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1、電力安裝公司工作技術檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 技術檔案管理制度為建立、健全公司技術檔案工作，完整地保存和科學地管理公司的技術檔案，充分發揮技術檔案在公司建設和發展中的作用，更好地為公司各生產技術部門服務。特制定本管理制度。一、機構設置和職責分工1、公司工程技術檔案管理機構總工程師綜合部工程部公司檔案室部門兼職檔案員工程資料室2、職責分工 1）總工程師總工程師負責整個工程的檔案管理工程，組織制度本項工程的歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件、組織審查，接受各部門編制的檔案文件。 2）綜合部a、公2、司檔案室的直接管理部門，負責建立規范的公司檔案室，設立專職工程技術檔案管理人員。b、負責根據國家和行業的檔案法規制定公司工程技術檔案管理制度，報公司批準后，印發個部門執行。c、及時向公司檔案室移交本部門的構成檔案元素的工程項目資料。3）公司檔案室a、負責公司工程技術資料及檔案的日常管理工作，負責圖紙、設備資料、合同文件、聯絡單、洽商記錄、技術安全交底記錄等綜合文檔的接受、發放、借閱及其登記、計算機錄入及編碼歸檔。b、負責歸檔數據庫的數據備份。c、負責指導公司各部門收集、整理相關工程技術資料。d、負責檔案設施、設備的維護管理、負責庫存工程技術檔案的安全和保密工作。e、負責在建工程項目的資料整理工3、作。4）工程部a、建立規范的工程技術資料室，設立專職工程技術檔案管理人員。b、督促參建單位包括（設備、材料供應單位、施工分包單位、監理單位、調試試驗單位）嚴格遵守公司工程技術檔案資料管理辦法，并納入合同條款中進行管理。c、協調參建各單位工程技術資料管理中的重大問題。d、審定經過監理單位審查的各類技術資料，并及時移交資料室。5）工程部資料室a、負責圖紙、設備、材料資料，技術安全協議，信函傳真文件，綜合文檔等的接收、傳遞及移交公司檔案室前的保管。b、負責各種工地會議紀要、施工措施、監理月（周）報、質檢報驗單等的接收整理、登記、發放和借閱。c、負責工作聯系單，變更單的接收、發放和登記。d、負責施工技4、術檔案全面收集整理。e、參加設備開箱驗收、收取設備開箱 資料。f、及時向公司檔案室移交上述各類需永久或長期保存的資料檔案。g、協助公司檔案室做好在建工程資料的整理工作。6）市場部a、負責提交本部門構成檔案元素的工程項目資料，包括工程項目的合同協議、工程項目開工報告和批復文件；工程開工前的施工審批方案；工程項目的技術和安全交底及其執行文件、紀要、備忘錄；工程的設備合同及其執行文件、紀要、備忘錄等；工程項目的施工合同及其執行文件、紀要、備忘錄；工程項目調試試驗合同及其執行文件、紀要、備忘錄等；工程項目招投標文件；本部門發出的有關工程前期的依據性文件、報告、紀要、備忘錄等。b、負責涉及到本部門的資料5、收集、積累以及移交公司檔案室之前的保存及管理。c、負責借閱檔案資料的妥善保管及時歸還。d、負責經手保密檔案和資料的保密工作。e、負責與設備供貨方在技術資料方面的聯系。f、負責在新到設備開箱時通知工程部收取開箱資料。7）技術部a、負責本企業的技術標準，系統圖等必備圖紙、操作票、工作票、運行日志等運行臺帳；員工培訓、事故分析、處理記錄及結論等。b、負責涉及本部門資料收集、積累以及移交公司檔案室之前的保存及管理。c、負責借閱檔案資料的妥善保管及時歸還。d、負責經手保密檔案和資料的保密工程。二、工程技術檔案資料的編制工程竣工技術檔案資料的編制做到三同步和五統一。所謂三同步是指單位工程一開始，就與建立施6、工技術記錄和竣工圖同步進行；工程進行中就與施工技術記錄和竣工圖的積累、整編、審定工作同步進行；工程交工驗收時，要與提交一套合格的施工技術記錄和竣工圖同步進行。所謂五統一是指工程的計劃管理、施工管理、施工圖預算、工程預算和竣工圖、施工技術記錄編制移交統一進行。五統一是工程技術資料和工程管理的有機結合，是確保工程技術檔案資料完整、提高管理水平的重要手段。1、 工程技術文件的編制范圍1） 竣工技術文件包括：修改單、聯系單、技術記錄、驗收記錄、原材料合格證、材料質量證明書、施工測量記錄、設備及管線的安裝記錄、會議記錄及聲像材料、竣工圖等。具體內容為：施工管理資料；施工技術資料；施工測量記錄；施工物資資7、料；施工試驗資料；過程驗收資料；竣工質量驗收資料。2） 施工管理資料包括：工程技術文件報審表、施工進度計劃報審表、工程動工報審表、（ ）月工、料、機動態表、工程變更費用報審表、見證記錄。3） 施工技術資料包括：施工組織設計及施工方案、技術交底記錄、圖紙會審記錄、設計變更通知單、工程變更洽商記錄。4） 施工測量記錄包括：工程定位測量記錄。5） 施工物資資料包括：材料、構配件進場檢驗記錄、設備開箱檢驗記錄、設備及管理附件試驗記錄。6） 施工試驗資料包括：設備單機試運轉記錄、系統試運轉調試記錄、施工試驗記錄。7） 過程驗收資料包括：檢驗批質量驗收記錄、分項工程資料驗收記錄、分部工程質量驗收記錄、隱蔽8、工程驗收記錄。8） 竣工質量驗收資料包括：單位（子單位）工程質量竣工驗收記錄、單位（子單位）工程質量控制資料核查記錄、單位（子單位）工程安全和功能檢查資料核查及主要功能抽查記錄、單位（子單位）工程觀感質量檢查記錄、工程竣工驗收記錄、工程竣工報告。9） 竣工圖2、項目施工文件的編制1）質量驗評和施工技術記錄表應符合北京建筑工程資料管理系統GB-50300-2013要求，使用統一表式，不足部分由監理單位提出用表式樣，經建設單位核批后使用。2）過程驗收資料的填寫不得以“”或“”代替“不合格”或“合格”；應填數字處必須如實填寫數字，不得以“符合標準”、“符合設計規范”等字樣替代；試驗報告應填寫報告編號9、。3）記錄表格未填滿內容處必須該上“以下空白”或“空白”的紅色條形印章加以注明，各級驗收的簽名處不能蓋“此欄空白”。4）過程驗收資料中的分部工程、分部工程中的分項工程名稱、編號一定要與后續表式中的名稱、編號一致。5）隱蔽工程隱蔽前，要有隱蔽記錄并辦理現場簽證；簽證在前記錄在后。6）若一個“單位工程”由多家單位施工，由檔案部門視具體情況劃分案卷編號，各施工單位均應視為一個獨立的“單位工程”立卷整理。3、項目施工技術總結的編制各單位工程項目完工后，必須編制施工技術總結。施工結束總結主要內容：工程概況；施工管理（包括：施工組織機構、主設備及工程量、施工計劃管理、施工總平面及機械布置、新工藝、新技術、10、新設備、新材料應用）；工程管理（質量保證及環境保護體系、質量管理、焊接管理、試驗管理、安全管理、機械管理、設備材料管理、文件資料管理、培訓管理）；經營管理；勞動力管理。4、 其它項目施工文件的編制項目竣工后，項目施工文件中應附有：本工程所有驗收項目總數及項目清單明細、優良率、合格率統計；1） 為了提高工程竣工技術檔案資料的使用價值和利用率適應長期保管、重復查考和使用目的，在編制時必須符合建設單位檔案管理流程規定要求，做到表式規格統一，文字符號清楚，圖文整潔，數據準確、齊全、不得漏項。用紙規格和填寫要求如下：2） 用紙尺寸為A4型297mm*210mm（長*寬）。3） 文字填寫及繪圖，不得使用鉛11、筆、圓珠筆、易褪色的墨水，也不得采用復寫的文件資料歸檔。4） 印章或自制工程竣工技術檔案資料用表時，除應保證用紙幅面尺寸和紙幅面圖文尺寸外，在裝訂時應防止產生裝訂后內文覆蓋或裝訂不牢等缺陷。5） 工程竣工技術的檔案資料應按照有關規定采用統一的表式，在實際應用時可適當調整圖文尺寸和線路間距。6） 抄件和復印件。為保證工程竣工技術檔案資料的真實性和準確性，對于抄件與復印件，必須將出廠的廠家名稱、公章及原經辦人，產品的名稱、規格、數量、原件編號，出場的時間，性能參數等主要項目內容毫無遺漏地抄寫、復印清楚，并應有抄寫、復印人的簽字，以便于追蹤核查。三、技術檔案資料的組成主要由施工綜合資料、施工技術資料12、工程竣工圖組成。1、 資料編制的具體內容綜合資料主要有一下內容1） 工程總結：含工程量匯總表、材料用量匯總表。2） 竣工建、構筑物影像資料。3） 工程合同名稱、編號（或復印工程合同封頁、蓋章）。2、施工技術資料內容及要求1）施工管理資料包括：a工程技術文件報審表；b施工進度計劃報審表；c工程動工報審表；d（ ）月工、料、機動態表；e工程變更費用報審表；f見證記錄。2）施工技術資料包括：a施工組織設計及施工方案；b技術交底記錄；c圖紙會審記錄；d設計變更通知單；e工程變更洽商記錄。3）施工測量記錄包括：a工程定位測量記錄。4）施工物資資料包括：a材料、構配件進場檢驗記錄；b設備開箱檢驗記錄；c13、設備及管理附件試驗記錄。5）施工試驗資料包括：a設備單機試運轉記錄；b系統試運轉調試記錄；c施工試驗記錄。6）過程驗收資料包括：a檢驗批質量驗收記錄；b分項工程資料驗收記錄；c分部工程質量驗收記錄；d隱蔽工程驗收記錄。7）竣工質量驗收資料包括：a單位（子單位）工程質量竣工驗收記錄；b單位（子單位）工程質量控制資料核查記錄；c單位（子單位）工程安全和功能檢查資料核查及主要功能抽查記錄；d單位（子單位）工程觀感質量檢查記錄；e工程竣工驗收記錄；f工程竣工報告。3、工程竣工圖1）項目竣工圖是項目建設最終情況的真是反映，是項目工程建成后維護、保養必不可少的憑證和依據。因此，竣工圖必須準確、清楚、完整，14、真實反映工程竣工驗收時的實際情況。施工圖和施工圖數要相符。2）項目設計圖紙由設計單位編制，但施工單位要編制一份與現場實際相符的竣工草圖供設計院編制竣工圖用；設備圖紙由施工單位編制。3）竣工圖必須使用經審查簽字的全新施工圖編制，不得使用未經審查簽字、褪色、有污點的施工圖編制。4）無設計變更的施工圖，竣工圖編制單位必須逐張審核，確認與現場相符后方可在原圖標題欄正上方空白處或其他空白處加蓋、簽署“竣工圖”章，蓋印材料應用紅色印泥。5）編制竣工圖時，應編制“竣工圖編制總說明”（敘述竣工圖編制原則并包括各專業的竣工圖卷冊目錄）。對每冊修改圖紙，應編制分冊說明（包括修改內容、修改原因、修改依據文件等）。615、）凡有一般性圖紙變更，可在原圖（新圖）上進行修改，并標注“修改依據”，加蓋“竣工圖”章。7）竣工圖的 修改部分須用碳素墨水更改，改圖要工整、清晰。若修改部位狹小，可引至空白處繪制，在修改部位旁加蓋“修改依據”章，標出“變更單”編號；凡結構形式、工藝、平面布置等重大改變及圖面變更面積超過三分之一的，應重新繪制竣工圖。重繪圖按原圖編號，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標內注明“竣工階段”。四、各項資料的填寫、簽字、格式及整理規定1、所有資料的表格，電力建設工程應采用電力部頒發的電力建設施工質量驗收及評定規程或北京建設工程資料管理系統GB50300-2013以及業主單位頒發的資料歸檔制度與流程制度。2、16、資料的整理，必須保證內容與工程實際情況相符；各項資料之間必須交圈對口。3、整理歸檔的工程竣工技術檔案資料，必須正確地反映工程施工全過程的工程結果，不得擅自修改、仿造或事后補做。凡是文件資料在達不到要求的技術標準和對某些資料的準確性有懷疑時，必須經設計單位技術負責人和施工單位技術負責人審核，并簽署處理意見。處理后的結果要有技術負人的簽字認可，否則其工程不算完工，也不能驗收和結算，檔案資料不能歸檔。4、科學分類、規格統一、字跡清楚、圖形規整、無漏項，所蓋公章清晰。5、所有簽名必須齊全、真實、易于辨認，不能代簽和簡化。6、不準用鉛筆和其他易于褪色的墨水填表和繪圖，一律使用炭黑墨水。7、復印件、抄件注17、明原件存放單位，抄件應有抄件人、抄件單位的簽字和印章。8、匯總后的資料應有清晰的目錄、頁次。五、竣工技術資料的管理1、所有資料除施工日志外，均應在分發時預留竣工資料歸檔時的份數，施工技術資料應及時，不得寫“回憶錄”，更不得偽造。2、項目總工、項目技術負責人是資料管理的第一責任者，負有領導、主持、檢查、督促資料工作的職責和權限。3、項目施工員、質檢員、試驗員、測量員對各自分工的資料負有如實填寫、辦理簽證。分發并交檔的責任；生產技術組負責開工報告、竣工報告的辦理及交檔、工程承包合同的辦理及交檔；材料科負責各種原材料、成品、半成品、設備的出廠合格證必須隨貨（機）試驗、檢驗報告單的收集、歸檔。4、項目18、部資料員負責資料的收發、復制、收集、校核、送審、歸檔等工作。5、竣工資料的份數及移交事項a、項目部資料的份數一式四份，施工方存二份，接受方存二份；b、裝訂標準規格必須按工程監理或業主以及檔案館的有關要求執行；c、資料移交有關部門后必須索取收條備查；d、竣工技術資料屬企業的技術機密，必須按保密制度進行保管，嚴防泄密或遺失。六、 技術檔案的鑒定和銷毀1、 認真做好技術檔案的內容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質的檔案，復制后，原檔案保管期限為半年。因修改內容而更換的檔案，原檔案報廢，保管期限為一年。 2、凡要銷毀的技術檔案，必須造具清冊，經主管領導審批后，在指定監銷人監督下進行銷毀，防止失密。有關19、鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。七、技術檔案的保管和借閱1、對接受來的技術檔案進行分類、編目、登記、統計和必要的加工管理，編制檔案查閱目錄，做到定位存放，妥善保管，方便利用。2、認真執行技術檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并與12月30日以前整理出檢查報告，交技術主管審查。技術主管根據檢查報告的結果，對出現的問題勒令檔案管理員進行整改，并對檢查報告的真實性進行復查。3、做好技術檔案的安全、保密工作，并履行批準和借閱手續。經常保持室內清潔通風，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉爛等。如有破損或變質的檔案，管理人員要及時修補和提出復制。 20、4、技術檔案的保密制度： 1）全公司職工必須嚴守機密，維護技術檔案的安全。凡借閱重要的檔案（包括外來、外購的資料，隨儀器、設備回公司的文件資料，原始底圖等），要由技術主管批準后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。2）技術檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應立即上報并采取措施作妥善處理。3）非工作人員未經允許，不得隨意翻閱技術檔案。 5、技術檔案的借閱：1）凡本公司技術人員、工作人員，因生產需要都可借閱技術檔案。由管理人員填寫文件借閱登記表，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經管理人員檢查后，方可辦理注銷手續。2）技術檔案和各種設備說明書等，均在公司內控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅21、供在室內查閱。若需借出室，應辦理手續，借出副本。如無副本時，需經技術主管批準方能借出。3）經同意借出之檔案，每次最長時間為三天。如工作需要，到期后需繼續使用的，應辦理續借手續。如遇假期，必須將所借技術檔案退回。到期未歸還或未辦理續借手續者，由檔案管理員負責催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據所借資料的實際價值（各類書籍按標價、資料按制作價格）報技術主管審查，總經理批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案，根據其時間的長短，可按處罰金額的1/2至全額返回。4）借閱者應保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應共同清點份數、頁數，并檢查完整情況，做到認真負責。如發現問題或有損壞者，及時向主管領導匯報。并根據其完整或損壞的程度及檔案的重要性進行處罰，由檔案管理員報技術主管審查，總經理批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。北京億華金龍電氣安裝工程有限公司