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1、企業辦公室文件資料清單管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 辦公室管理制度日常事項：（1）負責項目部人員的住房安排，設施的管理。（2）負責辦公用品的采購、維修、供應管理。（3）參與項目食堂的管理。（4）負責施工隊伍的住房安排，水、電、床等的使用管理。（5）負責生活區、辦公區的環境管理。（6）負責項目的安全保衛工作、消防器材的采購管理工作、辦公區和生活區的安全防火工作。（7）負責施工隊伍人員登記、暫住證的催辦工作。（8）負責食堂衛生許可證的辦理工作。（9）按照工服洗滌管理規定定時辦理工服洗滌事宜。（10）遵照有關規2、定執行門前三包、員工浴室、值班室、廁所、樓道等公共環境衛生的管理工作。（11）負責公司內部的公共場所和各處室的公共設施維修管理。（12）根據有關規定配備辦公桌椅、文具柜，做好低值易耗品的登記管理工作。（13）按標準定期發放勞保用品。（14）辦理各類人員工服制裝事宜。一、文件資料管理制度1、總則為保證項目施工現場使用的文件和資料得到有效管理，特制定本制度2、適用范圍本制度適用于對公司實施項目管理體系要求所形成的全部文件和資料，包括適當范圍的外來文件和資料的管理3、職責經理辦公室負責組織貫徹實施本制度經理辦公室綜合檔案室負責公司項目文件的收發，文件和資料的貯存和管理各職能部門負責職責范圍內支持性文3、件和資料以及作業指導書的編制、發放、更改的控制和管理項目經理部負責對接收的文件、資料和施工過程中形成記錄的控制和管理4、文件資料的編制與審批各職能部門按項目管理職責編制相應文件文件擬稿要求一律使用碳素墨水或藍黑墨水，字跡清楚文件底稿應保留，并附在一份印制的文件后面由經理辦公室綜合檔案室存檔備查項目管理職能部門編制的支持性文件，由職能部門領導審批，必要時，由公司主管領導審批。納入公司項目管理體系支持性文件范圍的國家法律以及上級部門頒發的有關管理辦法、文件等，由各職能部門領導確定。文件和資料內容需進行更改，由制定該文件的部門負責實施。文件和資料經多次或大面積內容更改后，要重新印制。文件和資料更改的4、審批由原審批部門或人員進行。若指定其他部門或人員審批時，該部門或人員要獲得原審批部門或人員所依據的有關背景資料。禁止未經授權和批準的任意更改文件更改時，與更改文件有關的其他文件的相關內容必須同時修改，以保證相關文件的有效性各職能部門編制文件修改記錄，記錄文件的修改情況對項目管理體系有效運行起重要作用的各個工作場所，都得使用相應文件的有效版本，及時撤出作廢文件5、文件資料登記、發放和回收1）文件和資料登記項目管理職能部門、項目經理部的資料員按文件編號、文件名稱等項目，填寫受控文件清單。項目經理部與業主、設計單位、監理單位之間涉及工程項目的來往函件也要進行登記，按本單位實際情況對文件、資料分門別類5、進行登記2）文件的收發文件的發放范圍，由該文件的批準人決定。資料員按規定發放，收文人員必須在發放回收登記表上簽字，以便備查項目經理部需要分發的文件和資料，如目標、指標及管理方案等，由主管領導確定發放范圍，資料員負責發放，并填寫發放回收登記表各職能部門下發的支持性文件應及時通知公司經理辦公室綜合檔案室3）文件資料的回收資料員對被替代或作廢、失效文件和資料，按發放范圍及時回收，并在發放回收登記表上注明回收日期資料員對調離本單位人員領取的文件和資料予以回收項目經理部解體時，各職能部門對其領用的文件和資料予以回收6、文件和資料的存檔項目管理職能部門和項目經理部的資料員每半年檢查一次在用文件和資料的有效6、性，并將檢查結果報送公司經理辦公室綜合檔案室作為資料留存的作廢文件和資料，由資料員將其及時交回公司經理辦公室綜合檔案室，并在登記此文件的相關表格上標識出“該文件作廢”字樣。該文件由發放部門銷毀經理辦公室綜合檔案室保管體系管理文件和職能部門移交的全部文件和資料綜合檔案室于次年一季度前收回替代或作廢、失效的管理文件。填寫文件銷毀（留用）申請表，報部門領導批準后統一銷毀。附表：受控文件清單附表11-12序號文件編號文件名稱份數備注注：文件作廢或換版時，在備注欄中注明。資料管理清單附表11-13類別目錄資料盒設立備注文件收文規范性文件項目部發文部門聯系單（函）外來文件發文對外報告對內報告申請部門事項聯7、系單資料ISO9002宣傳資料宣傳資料采購資料采購資料合同資料合同資料供應商資料供應商資料對供應商的選擇、評價質量資料材質書各類質量記錄表往來帳戶往來帳戶報表報表其他資料其他資料發放回收登記表附表11-14序號文件編號文件名稱接收人簽字接收日期回收日期備注文件和資料現行狀態清單附表11-15序號文件名稱修訂次數生效日期現行狀態文件修改記錄附表11-16序號文件編號文件名稱修改時間修改性質備注文件銷毀（留用）審批表 附表11-17序號文件編號文件名稱批準人批準時間原因份數備注文件和資料借閱登記表附表11-18序號名稱及編號領導簽批借閱者借閱日期歸還時間備注外來文件管制表附表11-19序號文件名稱8、文件編號份數版本持有部門登記日期二、文印管理制度文件資料的復印、打印須經所在部門負責人簽字同意后才予辦理。部門經理不在時，可經總經理辦公室主任同意后辦理（機密件除外）私人資料不得在公司打印、復印文印室工作人員應認真做好本職工作，按時完成任務。對收到的文件資料，文印室工作人員應及時給有關部門、人員送發，或及時通知有關人員到文印室取回，不得延誤文印室工作人員應樹立嚴格的保密觀念，不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業秘密或企業管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件對送來打印、復印、傳真的文件資料，文印室工作人員應做好登記，并在月終統計核算。涉密文件的復印廢件應及時銷毀不得擅自復印絕密文件9、和個人資料。復印機密文件需經公司領導批準復印機由專人保管使用，其他人員非經允許不得自行開機文印室工作人員應按規程操作文印設備，定期對設備進行維護、檢測、保養，下班時注意檢查設備電源的關閉情況，斷開電源三、辦公用品管理制度為規范辦公用品的管理，提高工作效率，特制定本制度公司辦公用品采用定額預算管理制公司各部門必須將所需辦公用品提前半個月報至行政辦公室，行政辦公室根據實際用量和庫存情況制定購置計劃，經總經理批準后購置每月月底前，物資部統計各部門的辦公用品清單報行政辦公室對于預算限額內的辦公用品領用，職員須填寫辦公用品申領單，經部門經理根據預算審核簽字后，直接到物資采購中心領取備品發放采取定期發放制10、度，每月的1日和15日辦理，其他時間不予辦理備品倉庫設專人負責。備品入庫需根據入庫單嚴格檢查品種、數量、質量、規格、單價是否與進貨單相符，按手續驗收入庫，登記入帳。為辦入庫手續，財務一律不予報銷備品保管要材料清、帳目清、數量清，擺放整齊、庫房整齊，帳、卡、物一致，做到日清月結。做好出庫管理。在日清月結的條件下，倉庫負責人月末必須對所有單據按部門統計，及時轉到財務部結算各部門設立耐用辦公用品檔案卡，由行政辦公室定期檢查使用情況，如非正常損壞或丟失，由當事人賠償公司員工離職時，須如數退還辦公用品（易耗品除外）。如有遺失按公司規定賠償，否則，不予辦理離職手續附表：辦公用品采購計劃表 附表11-20填11、表日期： 年 月 日采購辦公用品明細辦公用品名稱規格單位數量使用目的備 注領導意見簽字：辦公用品采購計劃表 附表11-20 填表日期： 年 月 日 采購辦公用品明細辦公用品名稱規格單位數量使用目的備 注領導意見 簽字：辦公用品領用申請 附表11-21 填表日期： 年 月 日申請人姓名工作崗位職稱領用辦公用品明細辦公用品名稱規格單位數量領用目的備 注領導意見 簽字：辦公用品領用申請 附表11-21 填表日期： 年 月 日申請人姓名工作崗位職稱領用辦公用品明細辦公用品名稱規格單位數量領用目的備 注領導意見 簽字：辦公用品耗用統計表附表11-22部門上月耗用金額（元）本月耗用金額（元）差異額（元）差12、異率（%）人數說明代號名稱總務部經理： 經辦人：注：差異額為本月耗用金額減去上月耗用金額的代數差。重要辦公用品登記表 附表：11-23管理部門：總經理辦公室使用部門：名稱編號規范廠名或牌名構造附屬設備存放地點耐用年限原價日期增加價值憑證號數單位數量增加減損結存年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日重要辦公用品登記表 附表：11-23管理部門：總經理辦公室 使用部門：名稱編 號規范廠名或牌名構造附屬設備存放地點耐用年限原價日期增加價值憑證號數單位數量增加減損結存年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日辦公用品管理檢查表 附表11-24類別品名常備數因故損壞修理中無13、法修理丟失不明須補充四、車輛管理制度為規范公司車輛使用管理，特制定本制度單位和個人因公使用車輛，要首先綜合辦公室提出申請，經批準后方可用車派車人派車須填寫派車單，使用車輛人員僅限于在所申請的地點使用車輛駕駛員要定期檢查車輛情況，確保車輛始終保持良好狀態嚴禁酒后駕駛車輛，違者一次罰款500元，并處停止其在單位6個月的駕駛資格，造成后果由本人承擔責任車輛使用中發生的費用，按規定審批報銷。附表：車輛使用申請表 附表11-25 申請部門： 申請人： 年 月 日使用車輛預定起止時間自 月 日時使用車輛實際起止時間自 月 日 時至 月 日 時到達地點達到地點任務任務備注備注部門主管： 總經理：車輛使用申請14、表 附表11-25 申請部門： 申請人： 年 月 日使用車輛預定起止時間自 月 日 時使用車輛實際起止時間自 月 日 時至 月 日 時到達地點達到地點任務任務備注備注部門主管： 總經理：派車單附表11-26填單日期： 年 月 日申請單位需車時間年 月 日 時 分車號預計返回年 月 日 時 分 需車理由到達地點用車人簽字：派車人簽字：派車單 附表11-26填單日期： 年 月 日申請單位需車時間年 月 日 時 分車號預計返回年 月 日 時 分 需車理由到達地點用車人簽字：派車人簽字：派車單 附表11-26填單日期： 年 月 日申請單位需車時間年 月 日 時 分車號預計返回年 月 日 時 分 需車理15、由到達地點用車人簽字：派車人簽字：車輛使用記錄表 附表11-27月-日事 由地點時間 里程（表數）車輛使用單位核準起時止時 起/止/合計/五、辦公管理制度為規范本項目部的辦公管理，特制定本制度準時上下班，不遲到、不早退，有事外出要提前請假為提高辦公效率，辦公室內禁止大聲喧嘩，商討問題以不影響他人工作為原則，盡量不在辦公室會客經常保持辦公室整潔，無關物品不準放在辦公室內。辦公室桌上的圖紙或資料的放置要整齊，看完報紙要隨時即把報夾掛回報架上，不準隨便亂扔紙屑和果皮職工一般不能進辦公室玩耍，更不得任意翻閱圖紙和資料或開翻抽屜本項目部決定工作每月召開一次本月工作總結及保證下月工作進度和質量安全等工作會議，任何應參加會議人員不得缺席，若有特殊情況，應提前向工地主管說明，否則將處50-100元的罰款。