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1、大型上市公司文書收發處理管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第1章 總 則第1條 目的為使公司文書管理工作規范化，提高公文處理的效率和公文的質量，特制定本制度。第2條 范圍界定本制度所指的“文書”是指業務工作上的往來公文、報告、會議決策、規定、合同書、專利許可證、電報和各種賬簿等文件資料。第3條 適用范圍本制度適用于公司內部所有公文文書的管理工作。第2章 文書制作規范第4條 文書的制作要領1文書內容必須簡明扼要，一事一議，語言、措辭力求準確規范。2起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程，必要時需另附相關材料與文2、件。3必須明確起草文書人的責任，并正確署名。4修改請示提案書時，修改者必須認真審閱文書原件，修改后必須署名。第5條 文書的署名1公司內文書：如果是一般往來文書，只需主管署名；如果是單純的上報文書或不涉及各部門且內容不重要的文書，只需要部門署名；如果是重要文書，按責任范圍由總經理、副總經理、常務董事署名，或者署有關部門的主管姓名和職務。2對外文書：如合同、責任狀等重要文書，一律署總經理職務和姓名；如果是總經理委托事項，可由指定責任者署名；除上述規定以外的文書，也可署分公司或分支機構主管的職務和姓名。第6條 文書的蓋章1在文書正本上必須要加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門的印章。23、如果文書署名者不在，可加蓋代理者印章，并加蓋具體執行者印章，但在文書存檔前必須加蓋署名者印章。3以部門或公司名義起草的文書，須在旁邊加蓋有關責任者的印章。第3章 文書的收發第7條 到達處理到達文書全部由文書主管部門接收，并按下列要求進行處置。1一般文書予以啟封，并分送各部門。2私人信件直接送收信人。3分送各部門的文書若有差錯，必須立即退回。第8條 文書登記各部門在郵寄文書時，發送前必須在“發信登記本”與“郵資明細賬”上作好登記。第9條 特殊文書需要郵寄或專人遞交的文書，必須注明發送或接收單位、地址、收件人姓名等內容，必要時還需交文秘室回復或回執。如是公司內部文書，原則上不需封緘。第4章 文書的4、處理第10條 普通文書處理1部門經理以上級別的主管人員，負責對文書進行審批、答復、批辦以及其他必要的處理，或者由指定下屬對文書進行具體處理。2處理中如遇重大問題或異?，F象，需及時向上級匯報，并按領導指示辦理。第11條 機密文書處理1機密文書原則上由責任人或當事人自行處理。2親啟文書原則上由信封上所指明的人開啟，其他人不得擅自開啟。如果主管領導在職務上有權替代指明者，可不受本條規定約束。第12條 多部門文書對于與多個部門有關的文書，加各部門在處理意見上存在分歧，則由文書的主管部門出面協商；如果協商無法達成一致，則應請示上級領導，由上級領導裁決。第5章 文書的整理與保存第13條 文書的整理與保存15、全部完結的文書，在結辦后三天內，交行政主管歸存，按完整、有序的原則對文件進行整理和檢查，按類別、年代立卷，分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯，并在“文書保存簿”上做好登記，最后歸檔保存。2員工個人不得保存公司公文，凡參加會議帶回的文件，應及時交行政部登記保管。調離公司的員工應將文件和記錄本清理移交。3分公司或分支機構的文書分為兩類：一類是特別重要的文書，直接歸主管保存；另一類是一般的文書，由各部門保管。第14條 文書的保存年限1永久保存文書：章程，股東大會及董事會議事記錄，重要的制度性規定，重要的契約書、協議書、登記注冊文書，股票關系文書，重要的訴訟關系文書，重要的6、政府許可證件，有關公司歷史的文書、決算書和其他重要的文書。2保存10年文書：請求審批提案文書，人事任命文書，獎金工資與津貼有關文書，財務會計賬簿、傳票與會計分析報表，以及除永久保存以外的重要文書。3保存5年文書：指不需要保存10年的次重要文書。4保存1年文書：指無關緊要或者臨時性文書。如果是調查報告，則由所在部門主管確定保存年限。第15條 注意事項1對于重要的機密文件，一律放在保險柜或者帶鎖的文件柜中。2如果職務部門劃分發生變更或作出調整，必須在有關登記簿上注明變更與調整的理由，以及變更與調整的結果。第6章 文書的借閱與銷毀第16條 借閱說明各部門人員因工作需要借閱一般文件時，需經其部門負責人同意后方可借閱；對有密級的文件，須經總經理同意后方可借閱。第17條 借閱登記借閱文件時應嚴格履行借閱登記手續，并按時歸還。第18條 文書銷毀對于多余、重復、無保存價值的文件，行政部應定期清理造冊，并按有關規定辦理申請銷毀手續。機要文件一定要以焚燒的方式銷毀，任何人不得擅自銷毀文件或出售。不需立卷的文件材料應逐件登記，報公司領導批準后銷毀。第7章 附則第19條 行政部對本制度擁有解釋權。第20條 本制度自公布之日起實行。