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1、礦業有限責任公司文書檔案立卷、保管管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 文書檔案管理制度第一章 總 則第一條 為加強xx市礦業有限責任公司（以下簡稱“公”）文書檔案管理工作，依據國家、省的有關法規和各級保密規定，特制定本管理制度。第二條 本管理制度適用于xx市礦業公司。第二章 管理權責第三條 公司綜合部負責公司文書檔案工作的管理和指導工作。第四條 公司各管理部門負責收集、整理本部門形成的各類文書檔案材料，并在材料最終形成后，及時送交綜合部歸檔。第五條 公司各管理部門均應指定兼職文書檔案管理人員，負責管理本部門的歸2、檔材料，并保持相對穩定。人員變動后應及時通知人事行政部文書檔案管理人員。第六條 兼職文書檔案管理人員的職責1、了解本部門的工作業務，掌握本部門文書檔案材料的歸檔范圍，收集管理本部門的歸檔文書材料。2、認真執行及時歸檔制度，對本部門承辦的文書檔案材料及時收集歸卷，每年三月份前將上一年度應歸檔的文書檔案材料整理完畢，并列示材料明細，向綜合部辦理交接手續。第三章 文書檔案材料的收集第七條 以公司名義發出的公文，由綜合部統一收集管理。管理部門形成的本系統文書檔案材料，由文書檔案材料的形成部門負責收集。第八條 一項工作由幾個管理部門參與辦理，在辦理過程中形成的文書檔案材料，由主辦部門負責收集立卷，并按時3、移交綜合部歸檔。會議文件由會議主辦部門負責收集立卷，并按時移交綜合部歸檔。第四章 文書檔案的歸檔材料第九條 文書檔案的歸檔材料1、重要的會議材料包括會議的通知、報告、決議、總結、領導講話、會議記錄、會議紀要等。2、公司接收的上級機關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等材料。3、公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。4、公司的請示及上級機關的批復。5、公司反映主要管理職能活動的報告、總結及統計報表、簡報等。6、公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。7、公司人事任免文件及獎勵、處分的文件。8、公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等。第五章 文書檔案材料的4、立卷第十條 文書檔案材料立卷的要求遵循文書檔案材料的形成規律和特點，保持文書檔案材料之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。第十一條 歸檔文書檔案材料的種類、份數以及每份材料的頁數均應齊全完整。第十二條 在歸檔的文書檔案材料中，應將每份的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發件與原件、多種文字形成的同一檔案，立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文電有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。第十三條 不同年度的文書檔案材料一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結5、放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。第十四條 卷內材料應區別不同情況進行排列，密不可分的材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；其它材料依其形成規律或特點，應保持檔案材料之間的密切聯系并進行系統的排列。第十五條 卷內材料應按順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角和背面的左上角列印頁號。第十六條 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內檔案目錄。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。第十七條 有關卷內材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。第十八條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：案卷裝訂前，卷內材料要去掉金屬物，對6、破壞的材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。第六章 文書檔案的保管第十九條 放置文書檔案的庫房應堅固、防火、防潮，配置鐵質的檔案柜以及其它文書檔案保管必需的硬件設施。第二十條 對庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經常檢查。同時，應保持庫房的清潔和適宜的溫度、濕度。第七章 文書檔案的借閱第二十一條 借閱文書檔案應經綜合部部長批準后，方可借閱。第二十二條 借閱文書檔案應嚴格履行登記手續，寫清借閱時間、文件名稱、文件編號及份數等情況。第二十三條 文書檔案管理人員與借閱人雙方應核對清楚，借用人簽名后，方可借閱文書檔7、案。第二十四條 借閱人交還文書檔案時，經文書管理人員核對無誤后，應立即注明歸還日期。第八章 文書檔案的留存與銷毀第二十五條 文書檔案的留存、銷毀，應按國家、省的相關規定辦理。第二十六條 允許留存的文件，紙質文件留存一份，電子檔文件留存二份。留存的文件公司檔案室保存，并備有文件目錄以供借閱時參考。第二十七條需銷毀的文書檔案要登記造冊，經綜合部部長審批后，予以監督銷毀。第九章 附 則第二十八條 本制度由公司綜合部負責解釋、修訂與完善。第二十九條 本制度自下月1日起施行。附件1：文 書 檔 案 材 料 交 接 清 單序號 材 料 名 稱份數頁數交接人接收人交接日期備注 附件2：文 書 檔 案 借 閱 登 記 表序號文件號 文 件 名 稱份數頁數借閱人批準人借閱時間歸還時間備注附件3： 序號材 料 名 稱份數頁數銷毀人批準人銷毀日期備注文 書 檔 案 材 料 銷 毀 登 記 表 1一 月二 月三 月產品名稱數量金額利潤產品名稱數量金額利潤產品名稱數量金額利潤合 計合 計合 計四 月五 月六 月產品名稱數量金額利潤產品名稱數量金額利潤產品名稱數量金額利潤合 計合 計合 計