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1、實業公司會議管理制度附決議事項追蹤表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、目 的： 為明確公司主要會議類型和內容、規范會議程序、提高會議的質量和效率，確保會議精神和各項決議能得到有效的貫徹和執行，特制定本制度。二、會議類型和名稱：1、公司年會（總結表彰大會）；2、公司半年總結會；3、公司季度經營分析會；4、公司月度總結會；5、公司周例會（部門聯席會議）；6、早會和部門早會；7、工作交接班會。 本制度所列會議不包括部門召集的內部會議或部門發起的專題會議,也不包括公司領導發起的臨時會議和其他會議。會議名稱時間/頻次主持人2、會議目的參會人員主要內容公司年會每年年末到陰歷春節前董事長、總經理總結、表彰、新年度目標確定、交流、娛樂身心。公司開完后各部門可以開本部門的年會公司全體人員各部門先分別提交總結和下年度計劃，公司匯總編制整個公司年度經營計劃書；綜管部起草總經理總結報告；安排各部門評選先進，予以表彰，文藝匯演、聚餐等聯誼活動公司半年總結會每年7月中旬或下旬總經理依據公司年度計劃執行情況，在總結上半年工作基礎上對需要調整的指標加以調整和修正中高層半年總結、目標調整、糾偏、改善、聚餐公司季度經營分析會每季度結束下個月上旬總經理在月度總結基礎上收集相關信息、各部門任務完成情況、經營中存在問題、分析原因、提出對策中高層對3、照業績目標要求，梳理問題所在、制訂應對策略、拿出具體措施公司月度總結會每月結束后下月上旬，如在季度末的月份與季度會合并總經理月度工作總結、及時糾偏。重點是財務經營分析和管理工作中高層各部門提交月度總結，財務另外需提交當月經營分析公司周例會每周六下午2:00-5:00總經理協調部門工作、解決重要問題、落實工作責任、確認任務時限公司高管、部門經理、廣州以外的項目部、大客戶部、業務部等可通過視頻會議參與根據各部門的周計劃內容、提前確定周會議題（提案）、決定解決方案、落實執行人、檢查人等早會和部門早會每日早班上班前半小時，各部門可自行決定具體時間部門在上班后10分鐘內完成部門負責人/車間主任上傳下達、4、溝通聯絡、工作要點、鼓舞士氣、鍛煉口才部門和部門全體員工公司指示傳達、問候禮儀練習、工作布置、輪流主持、一分鐘演講工作交接班會兩班交接前20分鐘之內交接班雙方 分清責任、無縫鏈接、秩序井然參與交接班的項目部人員和車間班組人員清點物品、工具、崗位職責交接、做好工作銜接三、對會議的一般要求： 1、會議不是解決問題的唯一方法，開會是有成本的，其計算公式：所有的參會人員的小時工資（即工資總額應出勤天數8小時）會議所消耗的時間（包括會議準備和在途時間）； 2、所有的會議都要做到：目的明確、議而有決、決而有行、行之有果； 3、重要會議會后必須下發會議紀要，綜合管理部跟蹤落實決議事項。四、會議相關人員的職責5、：（一）、會議召集人1. 確定會議主題和目的；確定會議主持人（除例會或大型會議總經理可安排會議主持人外，一般會議召集人即是會議主持人）、參加人員；2. 對各項議案所需時間做充分評估，會議時間控制在一個小時內為佳，原則上無特殊情況不得超過一個半小時。如議案過多可考慮刪減分成若干會議。3. 會議時間盡量選擇對與會人員工作影響較小時段開始。4. 謹慎確定參加會議人員，非必要人員不予邀請，盡量減少會議對正常工作造成的影響。（二）、會議主持人1. 確定會議通知人、記錄人；2. 確定會議議程：按順序詳細列舉會議需要討論的議案（按議案的重要性、緊急性等排列；如某些議案僅需部分與會人員參與的可放置最后討論可減6、少其余與會人員的會議時間）；3. 準時召開會議，控制會議節奏與時間，把握會議重點不偏離主題；4. 確保會議不受干擾，主動解決干擾會議行為；5. 平衡發言，確保與會人員充分發表意見；6. 善用群體專長，增加每位與會人員對會議結論的支持；7. 會議召開時間及議程變更的事前協調；8. 會議紀律的監督、違規行為的處理；9. 確保會議結束時所有提出之未完成事項，責任明晰、完成期限明確具體；10. 會議記錄的簽核；11. 會議決議或對策實施效果跟蹤驗證。（三）、會議通知人1. 發出會議通知（注：公司固定召開的例會，除臨時變更外，不另行通知）；2. 會議通知人須在會議開始前四小時用會議通知單通知與會人員，被7、通知人或其授權代理人應在OA上回復確認是否能夠參加；臨時會議通知也可采用OA、騰訊QQ或電話形式；3. 會議開始前準備會議資料并分發到相關與會人員；4. 異常狀況發生后5分鐘內知會會議主持人；5. 會議因故取消或延遲，須提前30分鐘通知相關人員。（四）、會議管理部門（記錄人)1. 提前十分鐘做好會場準備，落實好會場所需道具如投影儀、白板、水性筆、視頻、音頻等是否準備好。會議結束后及時整理會場；2. 組織簽到（列席人員不需簽到），發放并收回會議簽到表，在會議正式開始前向會議主持人報告會議缺席情況；3. 現場記錄會議內容，當場打印出會議決議，明確工作事項及完成標準、責任部門、責任人、完成時間、監督8、人。經會議召集人核準后由執行責任人當場簽字確認。4. 重要會議，會議召集人可要求會議記錄人在會議結束后1個工作日內整理完成會議紀要、報主持人審核簽字并發至各相關部門/人；5. 會議結束時公布違規情況，并做好違規樂捐記錄；6. 檢查、協調和跟進會議決議執行狀況并向會議召集人匯報。（五）、參會人員1. 事前準備相關會議資料和發言準備；2. 準時參加會議，臨時突發事件導致不能準時參加或缺席，提前30分鐘通知會議主持人并經主持人同意后，委任職務代理人參加；3. 緊急會議在會后1個工作日內向下屬及時傳達會議精神，非緊急會議通過部門例會或其它形式向下屬傳達會議精神； 4. 按會議決議規定，進行工作安排、付9、諸行動、落實會議決議。五、會議紀律：1. 與會人員參加會議時應帶記錄本、筆及會議相關資料，并提前做好發言準備；2. 與會人員應提前5分鐘到達會場完成簽到，做好會議準備；3. 會議期間將手機關機或調為振動；4. 會議期間禁止吸煙；5. 會議期間禁止接聽電話，如遇客戶、總經理等緊急來電必須接聽時，應先知會主持人同意后離場接聽；6. 與會人員遇突發事件急需離場處理時，應知會主持人同意；7. 會議期間，未經主持人許可，不許交頭接耳、隨意走動或處理與會議無關事宜；8. 需要提問時，首先征得主持人同意方可發言或在主持人的安排下發言；六、會議控制技巧：1. 會議主持人應該充分調動會場氣氛，確保相關會議人員討10、論互動良好，利用集體智慧解決問題。2. 會議主持人應該充分把握好會議進程，避免會議時間失控。如遇會議跑題時及時打斷，注意緊扣主題。3. 對無法會上解決及爭議較大無法形成決議的事項可暫時擱置，并確定下次討論時間。4. 對會議準備不充分的與會者提出警告,必要時可剝奪其發言權。對發言不精煉，思緒不清嚴重影響會議進度者及時終止其發言。各與會者需對發言內容進行組織，每次發言時間不得超過5分鐘。七、管理辦法（建議討論后確定）：1. 會議遲到者，按參會人數進行樂捐，以每分鐘每人0.5元，以30元為最高限額。超過20分鐘按曠會處理，曠會一次樂捐30元；2. 未經會議主持人同意私自早退會議的，樂捐30元/次；311、. 未按期完成會議決議且未提前向主持人申請或申請未得到主持人同意的，總經理每次樂捐200元、高層每次樂捐100元、中層樂捐50元、基層樂捐30元；4. 會議記錄人未在會后1個工作日內完成整理會議記錄、決議并呈報主持人確認后分發至相關部門的，樂捐10元/次；5. 會議期間手機鈴聲響、未經主持人同意在會場接聽電話的，樂捐10元/次；6. 參會人員在會后未在規定時間內向下屬傳達會議精神的，樂捐10元/次；7. 會議主持人不得擅自調整例會時間，否則主持人樂捐10元/次，更不得擅自取消例會，否則主持人樂捐30元/次，客觀特殊情況不能召開例會的，須經總經理同意方可調整或取消；8. 在會議上有罵人、拍桌子、12、扔物品、中途惡意離場及其它嚴重擾亂會議秩序行為者，視情節輕重處以100300元樂捐/次；9. 違反其它會議規定（紀律）或未履行相關職責的，樂捐10元/次； 10. 總經理根據當月工作負荷投入一定金額的執行力基金，所有樂捐全部統一納入公司執行力基金，對執行力積分排名前三名的責任人和檢查人按照3:2:1的比例進行獎勵。八、附則：1. 本制度由總經辦負責制訂、修改、解釋；2. 本制度自頒布之日起實施生效。九、相關表單：1. 會議通知單2. 會議記錄表3. 決議事項追蹤表4. 附規范的早會程序會議通知書主題: 時間: 地點: 主持人： 參加人員:議題一、議題二、要求：請各相關人員準備針對議項提前做好相13、關準備，在會上提出有益的建議。一般會議記錄 會 議 記 錄時間: 地點: 主持人:參加人員:會議主旨:會議內容:核準: 審核: 記錄: 決議事項追蹤表序號決議事項及完成標準責任人跟蹤人跟蹤結果責任人簽名完成時間樂捐記錄主持人確認日期4.附規范的早會程序:一、相關要求：1)可以以部門、班組為單位組織召開早會；2）早會開始時間：部門為上班開始時間的10分鐘；2)列隊站立：根據現場空間大小,可以排列一排或兩排，主持人面對隊列站在中間。3)主持人：采取輪流主持方法。所有員工輪流主持。二、早會程序：1、立正： 整體狀態混亂時要再說一次“立正”，然后喊“稍息”。 2、早上好！ “月日的早會現在開始”“請各14、組確認出勤情況”各組組長依次回應“某某組多少名員工全部到齊”沒到的說明原因。 3、各部門出勤情況確認完畢，下面進行問候禮儀練習，請連續跟我說兩遍。早上好！歡迎光臨！謝謝！每個問候語說完后要鞠躬，員工回應后也要鞠躬。4、齊誦經營理念：“誠信、品質、服務、創新”（或齊頌：服務宗旨：“專業、高效、傳遞價值”）等5、下面是一分鐘演講，我演講的題目是：演講完畢，謝謝！6、聯絡事項和今天的計劃：（主要是部門負責人、各車間班組、后勤人員需要大家協助或知曉的事宜）7、請部門負責人（經理）講話：（主要講昨天完成工作任務、業績情況、周末、月末分別講上周、上月完成情況、注意的事項、公司的指示等）8、明天的早會由主持： 被叫到的第二天主持人要回應：“是，知道了”9、今天的早會到此結束，今天一天請大家多多關照。大家要回應“請多多關照”說完后要鞠躬。9、解散注意：1、一分鐘演講是為了鍛煉員工口頭表達能力，鍛煉員工在眾人面前敢講話、有條理地表達自己的能力，所以部門經理要高度重視；但是對員工演講的主題要界定：結合工作實際，積極向上，傳播正能量的話題；2、早會結束后員工按次序撤離，迅速返回各自工作崗位。