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1、科技公司綜合檔案管理制度（保管整理、底圖更改、標準）編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 綜合檔案保管工作制度 一、保管方法：本公司綜合檔案室集中分類保管。（1）科技檔案：按基建檔案、設備檔案、生產技術檔案、科學技術研究檔案、底圖檔案等分類保管。（2）文書檔案：按年代、保管期限：永久、長期、短期等分類保管。（3）會計檔案：按年代、賬簿、憑證、報表分類保管。（4）底圖檔案：按設備、備品、工程項目等分類保管。二、保管要求：（1）庫房、辦公室、閱卷室要分開，保持清潔衛生，提供良好的保管、利用條件。（2）庫房要有防光、防塵、防潮2、濕、防火、防盜、防鼠、防蟲、防高溫等措施。（3）庫房溫度保持在1424，濕度保持在4560%。（4）檔案要排列整齊、類別清楚，方便提供利用。（5）定期檢查、核對庫存檔案，做到賬物相符。（6）對破損的檔案要進行一定的技術處理，恢復其機械強度和耐久性。及時修補破損圖紙或重新復制。三、保管條件：（1）維護檔案的系統、整齊、嚴格執行檔案的收集工作，不齊全的檔案不予驗收。（2）維護檔案的準確性，嚴格遵守底圖保管、更改制度，隨變隨改，不得有誤，并與經濟責任制掛鉤，做到物檔相符。（3）保證檔案的安全，存放地點安全可靠，設施齊全，符合保密要求。（4）閱覽室，為利用者提供查閱、抄寫等方便條件，提高檔案的利用率。3、（5）庫房裝有防盜報警裝置，確保檔案安全。底圖保管、更改制度 一、底圖入庫的質量要求： 1、凡入庫底圖必須保證圖面清晰，圖紙完整無損，字跡端正、邊框尺寸標準化；2、底圖標題欄必須有各級職能人員的簽名；3、標題欄中的設備或工程題名準確，圖號便于分類歸檔和編目查詢；4、底圖檔案員有權拒絕不符合上述質量要求的底圖入庫。二、底圖保管：1、凡入庫底圖都在登錄底圖檔案分類目錄，進行統一歸檔管理。2、保管期限確認，對入庫底圖的保管期限原則上按藍圖（存檔的基建或設備原圖）所要求的保管期定。當存檔藍圖需銷毀時，應同時提取底圖一并銷毀，并且在底圖檔案分類目錄中注明。3、嚴格保管條件。庫房的溫度要控制在1424，相4、對濕度4560%較為適宜。并要做到防火、防光、防塵、防蟲、防鼠、確保底圖完好。4、所有底圖扎邊，存放采取平放裝入牛皮紙袋。5、每年春季投入一次滅蟲劑。每年四季進行一次賬、物、卡清點，達到賬物相符。6、對破損底圖及時修補，保證檔案無損、完整。三、更改制度：1、科技檔案是生產建設和科技活動的真實反映與記錄，為了保持其真實性和準確性，任何人不得擅自修改與涂抹。2、綜合檔案室應經常和各生產部門和科室取得聯系，掌握生產情況，檔案管理網絡人員要經常將實際生產中的變更情況，上報綜合檔案室，以便做到及時修改和補充檔案，保證檔案與現場實際相符。3、已歸檔的檔案，如需修改和補充，要由總工程師授權有關生產部門和科室5、，并按以下規定進行。4、修改歸檔的圖紙要有經過領導批準的圖紙修改、補充通知單。5、修改內容較少時，可直接在圖面“杠改”、“刮改”或者發送變更通知單，采取“杠改”、“刮改”時應在修改處標注“修改標記”。并簽署修改人姓名和修改時間。更改藍圖時必須同時更改底圖。6、修改內容較多時，應另出新圖代替，原來圖紙作廢。新圖列入原圖紙目錄，并且注明所代替的原圖圖號。作廢的圖紙應注明新圖的編號，根據需要另行保管。7、整個保管單位內圖紙作廢，由新圖代替時，應重拳編制保管單位，并且注明原保管單位編號。原保管單位標注新保管單位的編號后，根據需要另行保管。8、檔安管理人員應認真檢查更改后歸檔的圖紙，如發現未按規定更改的6、或更改模糊不清的，或只更改藍圖未更改底圖者，要責成有關人員限期更改。圖紙自制及底圖管理制度1 主題內容與適用范圍 1-1 為加強圖紙復制和底圖管理，既滿足生產要求，又防止圖紙差錯與浪費，特制訂本標準。1-2 本標準規定了圖紙審批手續、圖紙復制和底圖管理。1-3 本標準適用于全公司各單位圖紙復制及底圖管理。2 圖紙審批手續 2-1 凡運行系統圖由生產部門運行技術人員審核（或生產部門運行副主任審核），生技科有關專責人員審定，總工程師批準。 2-2 生產建筑平面布置圖、總體設計圖先經土建專責人員校核，生技科長或有關專責人員審定，總工程師批準。 2-3 心涉及生產建筑結構部分改變，或生產設備重要部分整7、體結構改進的總裝圖或系統圖，必須經生技科有關專責人員審核，總工程師批準，修改人簽字。 2-4 本公司加工的備品、配件加工圖及較小的改進圖由生產技術人員審核，主任批準。 2-5 凡外部訂貨的備品、配件圖由生產技術人員審核，生技科備品專責人員審定，生技科長批準。 3 圖紙復制 3-1 全廠系統圖，由總工程師規定發放范圍，綜合檔案室統一復制，統一發放。 3-2 電氣二次圖及熱工二次線圖，由分場負責描繪，綜合檔案室復制，但一次復制不超過10份，經統一登記后領取。 3-3 凡備品圖、改進工程圖、平面圖、系統圖經審批后，交綜合檔案室描，復制份數根據實際需要而定，一般不超過三至七份，復制后由檔案室統一登記后8、領取。 3-4 凡須復制的圖紙，均須經過繪圖（或設計）、審查、描圖、校對、批準等項簽字手續后，檔案室方能給予描繪或復制。4 底圖管理 4-1 凡全廠的各種系統圖、平面圖、建筑施工圖、設備結構圖、改進工程圖、備品加工圖等的底圖均應由綜合檔案室保存。 4-2 為有利于工作，凡電氣二次線圖和熱工二次線圖的底圖原則上由分場有關班組保存。4-3 綜合檔案室保管的底圖，原則上一律不外借。綜合檔案整理工作制度一、 檔案整理原則： 1、把企業檔案加以系統整理，并通過編目將其內容與成份揭示出來。2、企業檔案分類是以企業全部檔案為對象，依據企業職能，結合企業檔案構成的內容特點，保持檔案之間的有機聯系，便于科學管理9、與綜合開發利用。二、整理工作的內容：1、 分類。2、 編目。三、 整理工作的要求： 1、分類的要求按照電力工業企業檔案分類規則火電企業檔案分類表 一級類目：電力工業企業檔案分類設十個一級類目，即黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理、財務審計、人事勞資、產品（生產）、科學技術研究、基本建設、設備儀器。二級及二級以下類目的分類：黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理、人事勞資和除會計財務以外的財務管理等，大類按問題兼顧組織機構進行分類。財務管理類的會計財務按文件的形成分類。產品類根據專業性質分類。科學技術研究類按專業性質和課題分類。基本建設類按項目和專業性質分類。二級及二級以下類目的設置10、詳見分類表。分類表中的類目設置是電力工業企業檔案分類的基本類目。類目的級位表示上、下位的隸屬關系。本公司可結合實際情況自行決定使用到哪一級類目，沒有實體檔案的類目可空號不用。2、類目標識電力工業企業檔案分類的類目統一用阿拉伯數字標識。電力工業企業檔案分類表最多設有四級類目，各級類目都有用09標識。不同級類號之間直接聯接。3、編目要求總目錄，應按檔案的先后順序，以案卷為對象編制。分類目錄，應按檔案的分類排列次序，以案卷為對象編制。綜合檔案收集工作制度 一、收集內容： 1、科技檔案包括：電力生產（6）、科學技術研究（7）、基本建設（8）、設備儀器（9）等活動中形成的技術資料。 2、文書檔案包括：黨11、群工作（0）、行政管理（1）、經營管理（2）、生產技術管理（3）、財務審計（4）、人事勞資（5）形成有價值的文件材料。 3、會計檔案包括：會計賬簿、會計憑證、會計報表。 二、收集時間：科技檔案在各類項目完成后，按照不同的收集時間要求，盡快交到綜合檔案室。當年形成的文書檔案在第二年一季度上交綜合檔案室。每年形成的會義檔案，由會計部門整理立卷，當年的會計檔案在會義年度終了后，原則上由會計部門保管一年后，最遲不晚于兩年后一季度移交綜合檔案室。三、做好檔案的收集工作是保證檔案齊全完整的先決條件，必須做好以下幾點：1、做好會議歸檔，出差人員凡帶回的資料費收據，都要以綜合檔案室簽字，會議文件歸檔方可給予報12、銷。2、做好設備開箱驗收工作，及時參加設備開箱并將開箱時的說明書、圖紙、清單、合格證歸檔，認真填寫設備開箱驗收登記簿。3、加強重要基建工程資料的收集工作，及時參加工程竣工驗收會。3、 做好各類檔案的超前收集。綜合檔案管理標準 1、主題內容與適用范圍本標準規定了檔案管理職能，管理內容與要求，檢查與考核。本標準適用于我廠科技檔案、文書檔案和財務檔案的管理工作。2、引用標準及規范GB/T11822-科學技術檔案案卷構成的一般要求GB/T9705-文書檔案的案卷格式GB/T11821-照片檔案管理規范中華人民共和國檔案法中華人民共和國檔案實施辦法國營企業檔案管理暫行規定基本建設項目檔案資料管理暫行規定13、基本建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表科學技術檔案工作條例會計檔案管理辦法電力工業企業檔案分類規則火電企業檔案分類法（資料選編）河南省電力工業局企業標準Q/41DL201-檔案管理標準3、術語3.1 企業檔案企業檔案是企業有各項活動中形成的全部檔案的總和。其構成是以科學技術檔案為主體，并包括計劃、經營銷售、物資管理、勞動人事、教育衛生和黨政工團工作等方面的檔案。3.2 類目類目是檔案分類的基本單位，是構成檔案分類表的主要成份。3.3文件材料文件材料是指記錄和反映電力工業企業各項活動的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的文件總稱。4、 管理職能 4.1 公司綜合檔案室，負責全公司的科技檔案、文書14、檔案和財務檔案的全面管理工作，并指導、督促兼職檔案員的工作。 4.2 各生產、科室負責人，對本單位應歸檔材料的完整、準確、系統性負總的責任，為此應確定專人作為兼職檔案員，并經常督促檢查其工作。 4.3 各生產、科室兼檔案員主要負責各類歸檔材料的收集、積累、整理和按規定時間送歸公司綜合檔案室等工作，在業務上接受公司綜合檔案室的指導。5、 管理內容和要求5.1 文件材料的歸檔 歸檔范圍 .1 上級頒發和針對本公司職能活動要執行的各類文件材料。5.1.1.2 本公司召開的董事會、股東會等大型會議及專業會議所形成的各種文件材料。5.1.1.3 本公司政工團在各項管理工作中形成的文件材料。 .4 本公司15、在生產技術、基本建設、科學研究、教學管理、職工培訓、產品制造、儀器、儀表等技術管理中形碭科技文件材料。 .5 本公司在會計業務活動中形成的各類憑證、賬薄和報表等會計文件材料、審計工作中形成的審計材料。 .6 本公司在工作活動中產生的并具有保存價值的各種錄音、錄像、照片、底片等。 .7 本公司在其它方面產生的有保存價值的實物等材料。 歸檔要求及移交手續。 .1 歸檔的文件材料必須齊全、完整、層次分明，保持文件之間的歷史聯系，符合其形成規律。 .2 歸檔的文件材料必須真實、準確、可靠、反映基全過程。 .3 歸檔的文件材料必須經過系統整理，組成保管單位，做到分類科學，排列系統，保管期限劃分準確。案卷16、質量符合GB9705-88文書檔案案卷格式和GB/T11822-89科學技術檔案案卷構成的一般要求標準的規定。 .4 歸檔的文件材料應使用優質統一的A4紙，應使用符合檔案要求的字跡材料，不能用鉛筆、圓珠筆書寫，應使用碳素墨水和藍黑墨水書寫。 .5 歸檔的案卷要做到裝訂牢固（線裝）、整齊美觀、編目齊全完備、標題書寫工整，封面整潔。.6 歸檔的聲像材料，要經過編輯整理，并要附文字說明。.7 會計檔案歸檔，原則上應當保持原卷冊的封袋，個別需要折封重新整理的，應當會同財會部門和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。.8 歸檔的文字材料，應編制移交目錄一式兩份，交換時雙方應在移交目錄上簽字，各存1份。 歸檔17、份數.1 在各項工作活動中形成的各類文件材料一般歸檔一式一份,比較重要的利用頻繁的文件材料適當增加歸檔份數.2 基本建設工程歸檔份數,按照電力部電建1996666號文頌發的火力發電廠工程竣工圖文件編制規定辦理。 歸檔時間.1 集中統一管理全公司文書檔案。各部門當年辦理完畢的具有查考價值的文件，必須有專人收集齊全，分類組卷，在第二年一季度上交綜合檔案室。.2 集中統一管理財務檔案。每年形成的會計檔案材料，由財會部門按照歸檔要求，負責整理立卷；當年的會計檔案在會計年度終了后，原則上由財會部門保管一年后，最遲不晚于兩年后一季度移交綜合檔案室保管。.3 各部門產生的聲像材料，在拍攝、錄制工作完畢后，由18、攝錄部門及時歸檔。.4 本公司工作人員因公外出（包括出國）參觀學習、考察或參加會議，帶回的文件材料，應一月內歸檔。5.2 檔案的分類5.2.1 分類原則 企業檔案分類是以企業全部檔案為對象,依據企業職能,結合企業檔案構成的內容特點,保持檔案之間有有機聯系,便于科學管理與綜合開發利用。 檔案的一級類目.1 我公司檔案按照電力工業企業檔案分類規則、火電企業檔案分類表設置的十個一級類目分類。黨群工作（0）、行政管理（1）、經營管理（2）、生產技術管理（3）、財務審計（4）、人帶勞資（5）、產品（生產）（6）、科學技術研究（7）、基本建設（8）。 二級及以下類目的分類方法.1 黨群工作、行政管理、生產19、技術管理、人事勞動和除去會計賬務以外的財務管理等大類按問題兼顧組織機構進行分類。.2 財務管理類的會計賬務按文件的形式分類。.3 產品（生產）類根據發電生產職能按專業性質分類。.4 科學技術研究類按專業性質分類。.5 基本建設類按項目和專業性質分類。.6 設備儀器分類按專業、用途分類。 二級及以下類目位置、類目標識方法。.1 我公司檔案二級以下類目按分類表設置。.2 檔案分類的類目要統一使用阿位伯數字標識。.3 檔案分類的類目最多四級，各級類目都用0-9標識，不同級類號之間直接聯接。注：按“分類表”的有關規定：(1)從1992年歸檔的0-6大類開始（包括：8大類其中888輔助建筑）一律按火電企20、業檔案分類表分類組卷。(2)根據老廠、老機組可保持原分類組卷形式不變，我廠擴建的新機組從開始立項下達任務到竣工的文件、技術材料、圖紙將按火電企業檔案分類表分類組卷。5.2.5 聲像等檔案分類 聲像或其它不同載體的檔案不單獨設置一級大類，可采用分庫保管、統一分類編號的方法另行編目。5.3 檔案的編目與排架 5.3.1 0-5在類按照文書檔案整理規定進行編目，并按年度保管期限大類案卷順序號排架。 5.3.2 6-9大類和會計檔案、聲像檔案按電力曾頒發的電力工業企業檔案分類規則和河南省電力局“對火電企業檔案分類表使用過程中幾個問題的處理意見”的規定和要求進行編目、排架。5.4 檔案的利用 檔案借閱.21、1 公司人員借閱檔案，應辦理借閱手續。借閱的科技檔案最多不超過2份，兩周內歸還，借出歸還檔案都要嚴格清點，履行簽證手續。因工作需要到期不能還時，應辦理續借手續。底圖除集中更改外，一律不準外借。因工作需要借出時，須經領導批準，一周內歸還，并辦理歸還手續。如需復制以過檔案室負責人同意。由檔案人員負責復制。不允許復制與本人所查內容無關的檔案。5.4.1.2 查借閱檔案必須進行登記。凡解決的重大問題或取得較大經濟效益、社會效益的事例，應及時反饋檔案部門。.3 查閱涉密檔案應辦理必要的手續，“秘密”檔案由檔案管理人員同意，“機密”檔案由檔案室負責人同意，“絕密”檔案由主管檔案的企業負責人同意。.4 借閱22、人，應承擔保護檔案的完整與安全的義務。不得將檔案自行拆散或變更次序，不得將檔案轉借他人，轉抄、污損、涂改、遺失，不得自行影印或復制。.5 長期出差或請假人員所借的檔案材料，在離廠前必須歸還。若因公外出需攜帶檔案時，須經主管領導批準，檔案可帶復印件或副本，涉密檔案應通過保密渠道傳達室遞。 根據工作需要，綜合檔案室有權對借出的檔案抽回，調配使用。因工作調動、退（離）職人員應立即將檔案歸還綜合檔案室。 外單位人員借閱檔案要求：.1 外單位來本公司綜合檔案室借閱檔案，必須持單位介紹信，經主管廠長批準，在本室辦理查閱手續。查閱檔案可在閱覽室進行，離開公司前須歸還，并辦理歸還手續，一般不得借出或復制。 .23、2 個人或外單位需復制一般檔案時,應按規定履行批準手續并收取費用。 凡借出檔案發生遺失或損壞時，應立即報告檔案室負責人或檔案管理人員，采取彌補措施，對所產生的后果借閱人負全部責任，并按檔案法等有關規定處理。 檔案信息開發.1 檔案工作機構對室藏檔案必須編制必要的檢索工具，如案卷目錄、案卷文件目錄、全引目錄、科技檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄、聲像檔案目錄、專題目錄、文號索引、全宗介紹等。.2 要加強檔案管理現代化工作，盡快使用計算機聯網管理檔案，實現文件、檔案管理現代化工作，提高儲存和檢索檔案信息的能力和手段。5.5 圖樣的修改和補充 科技檔案是生產建設和科技活動的真實反映與記錄，為了保持其真24、實性和準確性，任何人不得擅自修改與涂抹。 綜合檔案室應經常和生產部門及科室取得聯系，掌握生產情況，檔案管理網絡人員要經常將實際生產中的變更情況，上報綜合檔案室，以便做到及時修改和補充檔案，保證檔案與現場實際相符。 已歸檔的檔案，如需修改和補充，要由總工程授權有關生產部門和科室，并按以下規定進行。.1 修改已歸檔的圖紙要有經過領導批準的圖紙修改、補充通知單。.2 修改內容較少時，可直接在圖面“杠改”、“刮改”或者發送“變更”通知單，采取“杠改”、“刮改”時應在修改處標注“修改標記”。并簽署修改人姓名和修改時間。更改藍圖時必須同時更改底圖。.3 修改內容較多時，應另出新圖氏替，原來圖紙作廢。新圖列25、入原圖紙目錄，并且注時所代替的原圖圖號。作廢的圖紙應注明新圖的編號，根據需要另行保管。.4 整個保管單位內圖紙作廢，由新圖代替，應重新編制保管單位，并且注明原保管單位編號。原保管單位標注新保管單位的編號后，根據需要另行保管。.5 檔案管理體制人員應認真檢查更改后歸檔的圖紙，如發現未按規定更改的或更改模糊不清的，或只更改藍圖未更改底圖者，要責成有關人員限期更改。5.6 檔案的鑒定、銷毀 檔案的保管期限我廠根據國家有關規定、編制檔案保管期限表，經企業負責批準后執行。檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。.1 對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存；5.6.1.2 對公司在一定時期內有利用價值的檔案分26、別為長期（十六年至五十年）和短期（十五年以下）保存；.3 凡是介于兩種保管期限之間的檔案、其保管期限一律從長。.4 為便于文件材料的立卷和歸檔，0-5大類檔案保管期限表可與案卷類目結合起來編制。 檔案鑒定與銷毀.1 檔案的鑒定必須貫徹執行黨和國家有關檔案價值原則，準確可靠地對檔案采取定期鑒定。.2 由專業人員組成檔案鑒定小組，在主管廠長或總工的領導下，綜合檔案室配合下進行工作。每次鑒定前要寫出鑒定方案。.3 超過保管期限的會計檔案，對其中未了結的債權債務的原始憑證，涉及對外事務和產權轉讓收支憑證；精減下放、離退休、退職、公私傷亡、職工調資名冊；落實政策、處理歷史遺留問題的支付憑證；建設單位的下27、馬工程、未完成建設項目的會計檔案，均應抽由另行立卷，補充到有關檔案內排架保管。.4 對經鑒定確無保存價值的檔案，進行造冊登記，并寫出銷毀報告，附上銷毀清冊經主管廠長（總工程師）批準后銷毀。要銷毀的會計檔案要經總會計師審查，報上級主管機關批準后銷毀。.5 銷毀檔案一定要到指定的地點銷毀。為防止檔案的遺失和泄密，銷毀時應和公司保衛部門一道，由保衛部門派兩人以上監銷，監銷人員對銷毀的檔案必須認真清點、核對，嚴格履行職責，銷毀人和監銷人均應在銷毀清冊上簽字、銷毀報告和銷毀清冊留存在綜合檔案室歸檔保存。5.7 檔案保密 認真學習檔案法，嚴守有關的檔案保密制度，維護檔案的完整和相對保密。 嚴格執行按密級確28、定的借閱范圍，借閱機密的檔案資料必須經主管領導批準。 遵守各項保密紀律，檔案人員做到保密內容不外泄，各種檔案不私借，檔案內容不私抄。 借閱機密以上檔案資料不得隨意復制，要復制必須經主管領導批準，機密檔案不得帶到公共場所和家里使用，不得轉借他人。 外單位來人借閱、索取圖紙要經主管檔案的領導批準。 屬于保密的技術檔案、文書、財會檔案，必須放在加鎖的柜子里，發現有異常現象及時報告主管部門，以便及時追查。 在公共場所和私人通信中不得談及保密內容。 嚴禁私人長期保管占有國家的機密檔案，不許私自將任何人帶進庫房。5.8 檔案庫房管理 基本要求.1 檔案庫房內外，應做到整齊、清潔。資料排放合科學，便于查找利29、用。.2 走廊、通道不得堆放雜物、使之暢通無阻。.3 檔案管理人員辦公室、檔案閱文室、檔案庫房應分開。.4 檔案庫房要遠離污染源，防止電磁、射線和有害氣體（臭氧、氧化硫、硫化氫、氯等）物進與化學污染源的侵害。.5 定期對各種載體檔案進行清理核對，做到賬、物、卡相符，存毀有據。.6 對檔案的安全情況進行定期和不定期的檢查，發現有損壞和字跡模糊的情況及進進行修復和復制，盡可能延長檔案壽命。 溫、濕度控制.1 檔案庫房應根據檔案載體，保持特性，控制好溫、濕度。必要時安裝空調，去濕機、增濕器等設備。對庫房的溫濕度做定期的測量記錄，對不適應檔案載體保管的溫濕度要及時進行調整。.2 檔案庫房（含膠片、磁帶30、庫）的溫度應控制在14-24，相對濕度控制在45-60%。保存母片的膠片庫溫度應控制在13-15，相對濕度控制在35-45%。 庫房應防蟲、防霉、防鼠、防塵、防光、防火、防盜。.1 檔案柜內要投入有效防蟲、防霉變的藥物，要定期檢查，發現問題及時處理。.2 高溫和雨季要加強溫濕度的控制，防止檔案發霉。.3 要定期松動檔案，使案卷之間透氣，不可擠得過緊，在取入時盡量避免機械損傷。.4 庫房內禁止存放食品等其它無關雜品。.5 檔案入庫時朵經過檢查消毒，確無灰塵，無蟲害、無霉變后方可入庫。.6 庫房要配置防鼠設施，施放鼠藥或器械，做好防鼠滅鼠工作。.7 檔案庫房就配備除塵器，門、窗（雙層）必須嚴密，防31、止風沙、灰塵進入，并要經常除塵，清掃。庫房要控制照明，宜選用白熾燈做照明光源，防止陽光直射。庫房窗簾采用外淡內暗的雙層面料簾布，保持庫房暗淡。.8 檔案庫房門窗必須堅固、牢靠，必要時鑲嵌鐵皮、鐵欄、保險鎖、防盜門和報警器。庫房內嚴禁吸煙、動用明火，嚴禁存放易燃易爆物品。5.9 檔案的統計 檔案統計工作內容包括：機構設施、人員狀況、設備工具、室藏成分、數量、整理、鑒定、銷毀、保管、利用效果等。 檔案統計工作應認真做好平時的統計臺賬和基礎原始登記工作，如案卷目錄、全引目錄、全宗登記；各類檔案的收進、移出登記；檔案借閱、信息反饋、利用效果、鑒定、銷毀、五率（年度檔案歸檔率、年度檔案完整率、年度檔案準32、確率、年度檔案查全率、年度檔案查準率）計算等登記。 檔案統計工作，必須加可領導，專人負責進行此項工作，并遵守保密規定。統計數字必須真實準確。嚴防虛報、瞞報、拒報、遲報。每年度檔案的各項統計工作一定要按規定及時上報。6 控制措施與考核6.1 我公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，根據檔案法的規定，任何部門或個人都無權保存和據為已有，都應向檔案室歸檔。6.2 我公司檔案管理工作，列入企業發展規劃和年度、月度工作計劃，并認真組織實施。6.3 我公司要把文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入生產、基建、科研、經營等工作計劃和管理程序；列入有關部門的工作標準和崗位工作標準；列入經濟責任制，并嚴格進行考核。