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1、綠色能源開發(fā)運營企業(yè)檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 1 目的為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案管理的實用性和有效性，提高檔案的利用效率，特制定本規(guī)定。2 范圍本辦法適用于公司所有檔案的歸檔、保管、借用、鑒定、銷毀等過程。3 定義3.1 檔案檔案是指公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料（不包括人事檔案、財務(wù)檔案）。3.2 聲像檔案指公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的具有一定保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。3.3 檔案種類公司的檔案按門類型2、分類模式可劃分為：3.3.1 經(jīng)營策劃類：包括規(guī)劃、項目方案、圖紙、企業(yè)經(jīng)營決策、相關(guān)政府政策、協(xié)議、合同、會議紀(jì)要、文件等文件材料。3.3.2 計劃審計類：包括各種計劃、統(tǒng)計報表、計劃管理、統(tǒng)計分析及審計中形成的各種文件材料。3.3.3 物資供應(yīng)類：包括物資、原材料采購、庫存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。3.3.4 資產(chǎn)類：包括土地、房產(chǎn)信息；辦公家具、辦公設(shè)備出入庫、維修資料等；生產(chǎn)設(shè)備儀器的技術(shù)文件，安裝、調(diào)試和驗收過程中的技術(shù)性、憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運行、維修記錄，設(shè)備改進、改裝和報廢的文件材料等。3.3.5 行政管理類：包括系列公司制度、文件、規(guī)定，考勤表、各類總結(jié)3、等。3.3.6 技術(shù)研發(fā)類：包括質(zhì)量管理、技術(shù)引進、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計量、能源、環(huán)保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。3.3.7 產(chǎn)品生產(chǎn)類：有產(chǎn)品設(shè)計、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件，原材料檢驗、產(chǎn)品生產(chǎn)過程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件材料等。3.3.8 市場銷售類：包括經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟信息，廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。3.3.9 其他。4 職責(zé)4.1 總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)檔案管理工作。4.2 檔案室是公司檔案管理的專職機構(gòu)，是公司檔案資料的儲存基地和利用中心，負(fù)責(zé)公司主體檔案的組織和管理，并對公司各職能部門與各XX綠色開發(fā)有限公4、司的檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.3 總經(jīng)理工作部設(shè)專職檔案員一名，負(fù)責(zé)歸檔、立卷、制作案卷目錄，做到科學(xué)分類，陳列有序；并指導(dǎo)部門檔案管理員收集資料，科學(xué)分類，按時組卷歸檔，檢查重要資料是否遺失、殘缺、規(guī)范。4.4 各部門負(fù)責(zé)人必須保證本部門檔案、資料的完整性和及時性，納入部門考核；并指定專人兼任檔案管理員，負(fù)責(zé)將部門處理完畢或批存的文件統(tǒng)一歸檔保存，并按本規(guī)定的時間和頻率，將部門檔案匯到檔案室。該人員需保持相對穩(wěn)定，若有變動應(yīng)及時通知檔案室。總經(jīng)理工作部每季度組織一次歸檔檢查工作，作為部門考核。4.5 各部門人員為檔案的形成與利用者，應(yīng)對自己所形成的檔案材料的真實性、準(zhǔn)確性及完整性5、和歸檔的及時性負(fù)責(zé)，對所利用的檔案負(fù)保護和保密責(zé)任。4.6 上述各相關(guān)人員的檔案管理職責(zé)范圍，納入KPI考核范圍。5 程序5.1 檔案的收集與歸檔 檔案的收集a) 凡公司繕發(fā)的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由總經(jīng)理工作部專人收集管理，在檔案資料歸檔期移交檔案室，并填寫“檔案移交表”交檔案室簽字后作為檔案移交的記錄。b) 一般性資料以部門為收集單位，由部門檔案管理員負(fù)責(zé)收集整理，在檔案資料歸檔期，填寫“檔案移交表”移交檔案室。如因業(yè)務(wù)處理需要，原件須由經(jīng)辦部門保管的，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后由該部門妥善保存，復(fù)印件歸檔檔案室。c) 由多個部門共同6、參與辦理的工作，以及活動中形成的文件材料，在工作結(jié)束后由主辦部門整理歸檔。后續(xù)作為部門檔案送檔案室。d) 員工外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等公務(wù)活動返回后，及時將有利公司發(fā)展和帶有保密性的培訓(xùn)資料、會議 文件等資料交部門檔案管理員，填寫“文檔登記表”交部門檔案管理員簽字證明后，并作為差旅報銷參考。 歸檔時間a) 公司各部門檔案每季歸檔一次，由部門檔案管理員負(fù)責(zé)辦理，每季度第一個月第二周為檔案資料歸檔期。b) 因計劃、審計的特殊性和保密性，一般存放于部門內(nèi)，直至第二年3月歸檔上年檔案。c) 新購置的固定資產(chǎn)資料應(yīng)在購置結(jié)束后3日內(nèi)歸檔。d) 差旅帶回資料應(yīng)在人員回到公司3日內(nèi)歸檔。e) 部7、門專項資料歸檔原則上為該任務(wù)完成后7天內(nèi)。f) 檔案室檔案管理員每年4月，匯總本年已經(jīng)歸檔資料編制檔案總目錄、檔案分類目錄，確認(rèn)單位交接清單與在存檔案的一致性，然后存檔。 歸檔a) 對各部門移交的資料由檔案員根據(jù)內(nèi)容、部門、項目、性質(zhì)進行分類，編號。編號規(guī)則詳見5.2。b) 文件均以左方裝訂為原則，對準(zhǔn)左上角、理齊訂牢。文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。c) 歸檔檔案應(yīng)依卷案號順序存于檔案盒內(nèi)，根據(jù)內(nèi)容填寫“檔案目錄”。d) 檔案盒封面、脊背正楷標(biāo)明檔案號、年度、保管期限等，依類依次存入檔案柜。5.2 檔案的編號 檔案編號結(jié)構(gòu)K Y 0000 AA 00 8、000 （）載體類型檔案卷案號資料小類資料大類年度號公司代碼 檔案編號的定義與規(guī)定a) 公司代碼：KY，為XX運營縮寫。b) 年度號：檔案形成年度。c) 資料大類：經(jīng)營JY，計劃JH，審計SJ，物資WZ，資產(chǎn)ZC，行政XZ，技術(shù)JS，生產(chǎn)SC，銷售XS，其他QT。d) 資料小類：以01開始數(shù)字編碼，詳見附件表。e) 卷案號，均以十進制阿拉伯?dāng)?shù)字表示，其位數(shù)視該類檔案數(shù)量多少，及增長情形斟酌決定，一般是采用3位。f) 載體類型：紙質(zhì)P，照片PT，電腦光盤CD，影象光盤VCD或DVD，聲音資料MP3等。 檔案編號填寫檔案編號填寫于資料首頁的右上角。 其他規(guī)定a) 檔案編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來9、隨時增補之用。b) 檔案編號一經(jīng)確定，不宜修改，如確有修改必要，應(yīng)事向總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)人申請，并擬訂新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。5.3 檔案的保管5.3.1根據(jù)檔案內(nèi)容公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。檔案存放期限由檔案歸屬部門與總經(jīng)理工作部協(xié)商劃分，一般存放慣例如下：a) 永久保管（10年以上）：公司章程、股東名冊、股東大會會議紀(jì)錄、董事會文件、政府機關(guān)許可證或任命書、合同、其他需要長期保管的重要文件和統(tǒng)計資料。b) 長期（310年）：與決策有關(guān)的重要會議紀(jì)錄和考查性文件、公司全體通告文件、市場調(diào)查匯總報告等。c) 短期（3年以下）：業(yè)務(wù)日志，一10、般請示，及部門可以獨立存放的文件。5.3.2 根據(jù)檔案內(nèi)容公司檔案密級分為絕密、機密、秘密、普通四個級別，具體見公司保密管理規(guī)定劃分。絕密級檔案需董事會2人以上批準(zhǔn)可檔案室內(nèi)閱讀；機密級檔案經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級檔案經(jīng)副總以上審批可以借閱，但借閱時間不得超過8小時。5.4 檔案的借閱 凡需借閱檔案者，均須填寫“檔案借閱申請單”，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能憑單閱檔。普通檔案資料，由借閱人所在部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)人簽批即可。 案卷一般僅供閱看，如要外借復(fù)印，必須在“檔案借閱申請單”上勾選“復(fù)印”項，詳細(xì)寫明用途由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 外11、借檔案者須在“檔案借閱登記簿”上注明預(yù)計歸還時間，最多不超過一個星期，具體視借閱目的和借閱案卷數(shù)量而定，原則上必須當(dāng)天歸還。檔案歸還時，借閱人和檔案管理員要將資料目錄和實際文件內(nèi)容當(dāng)面點清。 檔案資料借閱一次不能超過3卷，超過3卷的借閱人必須把原借出的檔案全部歸還后方可再借。5.4.5 借閱人必須愛護檔案，不得涂改、損壞、圈點、批注、私自復(fù)印等，不得私自轉(zhuǎn)借他人。 申請查閱本部門歷史檔案直接由部門負(fù)責(zé)人簽批即可查閱。5.4.7 申請查閱非本部門檔案，必須由借閱人部門負(fù)責(zé)人、需查閱資料的歸屬部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理簽批。 借出的檔案材料務(wù)必按期歸還，如需超期使用，補填“檔案續(xù)借申請12、單”由借閱人部門負(fù)責(zé)人簽字后交檔案室備案。 歸還檔案時，檔案員應(yīng)認(rèn)真檢查是否有缺損、涂改，及時填寫“檔案借閱登記簿”中的歸還信息。如發(fā)生丟失或者損壞，檔案員及時向簽批負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理工作部報告，根據(jù)批示意見處理。5.5檔案的保存與保護 各類檔案載體要按其材料性質(zhì)及用途分別裝入具有保護功能的資料袋、盒、夾等內(nèi)形成保護單位，防止破損，便于保存。各類檔案應(yīng)按類別整齊有序的排列保存于密集架、資料柜內(nèi)。磁盤、光盤等電子檔案應(yīng)置放在專門的防磁柜內(nèi)，密機檔案資料應(yīng)專人專柜保存。 檔案室要注意防盜、防火、防光、防塵、防潮、防污染、防有害生物，注意調(diào)節(jié)適宜的溫濕度。為保證安全，非檔案員不得隨意進入。 檔案員要經(jīng)常13、檢查各類檔案載體字跡變化、霉變、生蟲、破損等情況，及時修復(fù)破損、變質(zhì)檔案。5.6檔案的銷毀 公司檔案室每年5月申請銷毀公司檔案資料。 檔案銷毀的具體工作由公司檔案室承辦，對已失效的檔案和超出保存期限的檔案，由檔案管理員編制年度“檔案銷毀清冊”。 由檔案送交部門對年度“檔案銷毀清冊”中本部門需銷毀檔案進行初審，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，連同銷毀檔案的書面報告送總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。 檔案銷毀由檔案管理員執(zhí)行，由檔案送交部門派人監(jiān)銷，共同在銷毀清冊上簽字。5.7 檔案管理流程圖外訓(xùn)文件、資料定期歸檔，移交部門收集整理檔案員接收開 始檔案員分類鑒定編號檔案員裝訂整理入盒、入柜保存定期核對、檢查歸還借閱如過期14、做銷毀申請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批借閱需求 結(jié) 束如期未使用完辦理續(xù)借如期使用完總經(jīng)理批準(zhǔn)銷毀6 相關(guān)文件7 記錄7.1 檔案編號附表（KY-GL-G-13-A-01）7.2 檔案移交表（KY-GL-G-13-A-02）7.3 文檔登記表（KY-GL-G-13-A-03）7.4 檔案借閱申請單（KY-GL-G-13-A-04）7.5 檔案借閱登記簿（KY-GL-G-13-A-05）7.6 檔案續(xù)借申請單（KY-GL-G-13-A-06）7.7 檔案銷毀清冊（KY-GL-G-13-A-07）7.8 檔案目錄（KY-GL-G-13-A-08）7.9 檔案臺帳（KY-GL-G-13-A-09）檔案編號附表資料大15、類資料小類資料大類資料小類資料大類資料小類經(jīng)營JY01公司年度經(jīng)營管理分析報告審計SJ01年度審計計劃物資WZ01采購?fù)ㄖ獑?2公司月度經(jīng)營管理分析報告02財務(wù)收支審計02項目采購匯總表03開發(fā)公司目標(biāo)責(zé)任書03報表決算審計03招標(biāo)文件04開發(fā)公司經(jīng)營管理年度報告04合同簽證審計04廠家投標(biāo)標(biāo)書及價格表05開發(fā)公司經(jīng)營管理季度報告05專題調(diào)查項目審計05開標(biāo)價格庫06開發(fā)公司經(jīng)營管理月度報告06任期經(jīng)濟責(zé)任審計06物資、原材料信息臺帳07投資項目可行性評估報告07經(jīng)濟效益審計07物資、原材料相關(guān)批示08投資合同談判過程資料08經(jīng)濟案件項目審計08物資、原材料采購協(xié)議09投資合同09物資、原材料16、采購合同10專題會的會議紀(jì)要10合格供方名冊11公司年度預(yù)算11庫存保管信息計劃JH01資金計劃資產(chǎn)ZC01土地02戰(zhàn)略計劃02房產(chǎn)03項目計劃03辦公家具04綜合計劃04辦公設(shè)備05統(tǒng)計分析05生產(chǎn)設(shè)備儀器資料大類資料小類資料大類資料小類資料大類資料小類行政XZ01制度生產(chǎn)SC01工程管理規(guī)定銷售XS11招標(biāo)文件02公司公文02現(xiàn)行有關(guān)電力行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)12項目可研報告03系列公司公文03電力建設(shè)預(yù)算定額13項目環(huán)評報告04外來文件04有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)資料14項目設(shè)計文件05法律法規(guī)05生產(chǎn)工作計劃15項目概念書06工作日志06生產(chǎn)工作會議紀(jì)要16分承包方檔案07辦公用品07工作簡報08宣傳資料017、8生產(chǎn)經(jīng)濟分析材料其他QT09活動照片09安全監(jiān)督工作通報10辦公固定資產(chǎn)銷售XS01市場信息技術(shù)JS01調(diào)研報告02發(fā)布廣告02可行性報告03購買合同03評估報告04購買協(xié)議04質(zhì)量管理05談判諒解備忘錄05重大技術(shù)改造資料06項目開發(fā)協(xié)議06新技術(shù)應(yīng)用成果07投標(biāo)文件07設(shè)備檢修及改造工程合同及技術(shù)協(xié)議08項目成本09方案圖紙10結(jié)算情況檔案移交表表格編號記錄編號建檔時間建檔部門部門檔案編號檔案頁數(shù)檔案名稱主要內(nèi)容備注檔案載體檔案移交人移交時間檔案員核查簽字文檔登記表表格編號記錄編號發(fā)生時間經(jīng)辦人文檔名稱發(fā)放單位數(shù)量檔案移交人移交時間檔案員核查簽字借閱申請單表格編號： 記錄編號： 借閱申請18、人借閱申請部門借閱期限自 年 月 日 時起 至 年 月 日 時止檔案號檔案資料名稱密機普通 秘密 機密借閱項目參考 復(fù)印 其他：借閱理由:部門負(fù)責(zé)人批示：公司領(lǐng)導(dǎo)批示：檔案員簽字借閱登記簿表格編號： 記錄編號： 借閱日期檔案編號檔案名稱申請部門申請人用途歸還時間備注續(xù)借申請單表格編號： 借閱申請人借閱申請部門原借閱期限自 年 月 日 時起 至 年 月 日 時止檔案號檔案資料名稱續(xù)借期限自 年 月 日 時起 至 年 月 日 時止密機普通 秘密 機密借閱項目參考 復(fù)印 其他：部門負(fù)責(zé)人批示：檔案員簽字檔案銷毀清冊表格編號： 記錄編號：建檔日期建檔部門檔案編號檔案名稱期限密機用途銷毀批準(zhǔn)人銷毀辦理人監(jiān)銷人