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1、公司企業內部文件資料管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄1 目的32 適用范圍33 文件的換版說明34 規范性引用文件35 文件管理流程46 文件層次架構及文件類別定義47 文件起草的基本原則58 文件資料各要素的基本要求59 正文各要素層次910 文件資料格式911 文件資料編號1112 文件資料的審批1313 文件的發放1414 文件的更改、作廢及銷毀1415 文件資料的管理16*有限公司文件資料管理制度1 目的為了使企業內部文件管理的規范化、標準化、科學化，同時也便于企業內部各環節的交流與協作，特制2、定本制度。2 適用范圍適用于企業各各部門、工段、處室所有文件資料的管理。3 文件的換版說明本制度為2011年第一版文件。4 規范性引用文件GB/T1.1-2000標準化工作導則 第1部分：標準的結構和編寫規則； GB/T13017-1995企業標準體系表編制指南GB/T15496-2003企業標準體系 要求GB/T15497-2003企業標準體系 技術標準體系GB/T15498-2003企業標準體系 管理標準和工作標準體系GB/T19001-2000質量管理體系 要求GB/T24001-2004環境管理體系 標準及使用指南GB/T28001-2001職業健康安全管理體系 規范GB/T220003、-2006食品安全管理體系 要求5 文件管理流程 圖1：文件資料管理流程圖6 文件層次架構及文件類別定義6.1 文件層次架構圖2：企業文件框架6.2 文件類別定義程序：為進行某項活動或過程所規定的途徑，當“程序”形成書面文件時，常稱 “程序文件”。程序文件是指導三級文件起草的依據。技術性文件：對產品、工藝、設備、采購物資等做出技術要求的文件稱為技術性文件，技術性文件也稱對“物”的全方位管理。管理性文件：主要針對如何實現技術性文件要求而制定的操作性文件，常見的作業指導書、各項規章制度等，管理性文件也稱對“事”的全方位管理。工作標準：針對崗位，對于本崗位人員應遵守的管理性文件和技術性文件的要求。工4、作標準也稱對“人”的管理。7 文件起草的基本原則符合國家的法律法規、公司企業文化和經營管理基本準則的精神。觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，文字簡練，詞字規范，標點正確，篇幅力求簡短。如需要人名、地點、數字、引文準確，結構層次一致。必須使用國家法定的計量單位。縮略語的使用要慎重，只有在文件中隨后多次使用某縮略語時，才能規定縮略語。文件第一次使用縮略語時，應在該縮略語后給出其完整的詞或詞組，并加上圓括號。8 文件資料各要素的基本要求文件資料是由封面、目錄、正文名稱、目的、適用范圍、換版說明、規范性引用文件、術語和定義、工作流程、正文等基本要素組成。文件分匯編本文件及單份文件兩種形式：（1）5、匯編本文件：由一個文件框架代碼下的多個子文件組成，其中每一個子文件有其單獨的文件編號。匯編本文件可以包括兩種形式：統編式（頁碼連貫式）：即匯編本內的所有子文件按編號次序依次編排頁碼。此種文件編排形式適用于頁碼較少的的匯編本文件（50頁）。匯編本內的所有子文件“實施日期”必須與封面上的“實施日期”保持一致，在其中某份子文件更新時，整個匯編本全部進行換版；分編式（頁碼獨立式）：如果匯編本文件的總頁數50頁，或者所轄子文件個數10個,文件起草部門可根據實際情況采用“分編式”的文件編排式。即：其中的每一個子文件可以不進行頁碼連貫編排，按單份文件編排頁碼。文件存檔時，可以將同一個文件框架代碼下的多個子文6、件放置在一個文件夾下，并設置封面和目錄。其封面不體現“實施日期”以便于子文件換版。（2）單份制度：對單一的工作事項或一個文件框架下多個工作事項做規定，一份制度僅有一個編號。8.1 封面匯編本的文件必須設置封面。“封面”要體現唐山市豐潤區益嘉塑料制品有限公司、文件編號、文件名稱、起草人、審批人、文件實施日期（“分編式”結構編排的匯編本文件，其封面不體現“實施日期”）、發布部門。單份文件可根據實際需要可設置封皮也可不設置封皮。8.2 目錄目錄為可選項，但是匯編本的文件必須要設置目錄。目錄所列的內容和順序如下：（1）前言（為可選要素）（2）章（3）代有標題的條（為可選要素）（4）附件8.3 正文名稱7、為必備要素，名稱力求簡練，并應明確表示出文件的主題，并能與其他文件區分，名稱不應涉及不必要的細節。任何其他必要的說明都應在“適用范圍”中描述。8.4 目的為必備要素，它應置于文件正文的起始位置,語言應簡練。8.5 適用范圍“適用范圍”為必備要素，應明確表明文件所涉及的對象及各個方面，同時還應體現文件適用的部門，必要時也可指出文件不適用的界限。范圍不能包含要求。8.6 文件換版說明“文件換版說明”為可選要素，當文件換版時必須體現文件換版說明，具體內容如下：（1）管理性文件體現的內容為文件編號、文件名稱、更改的內容、作廢信息；（2）技術性文件換版內容除了滿足管理性文件的內容要求，文件在第二次換版時8、還應體現該文件的歷次更改信息，可通過如下表格體現：編號文件名稱文件實施日期更改內容8.7 規范性引用文件“規范性引用文件”為可選要素，根據實際情況設置即可。引用文件應注明編號和文件名稱，文件名稱用“”括起來。“規范性引用文件”順序為國家標準、行業標準、地方標準、其他相關要求（不包括企業內部制度）。8.8 術語和定義 為可選要素，用于對文件中專業術語或名詞做解釋。8.9 流程要求 工作流程見益嘉塑料制品有限公司規章制度運行管理制度中5要求執行。 工藝流程圖“工藝流程圖”以Microsoft Office Visio格式體現。Visio工藝流程圖作圖要求如下：（1）工藝流程流向把握，自上而下，自左9、向右原則；（2）每一圖標大小不要改變，圖標之間的間隔保持相同(兩格);（3）線與線之間盡量避免交叉；8.9. 崗位工作流程圖“崗位工作流程圖”以Microsoft Office Visio格式體現。Visio崗位流程圖作圖要求如下：（）崗位工作流程應以“角色”來定義，一個崗位可能由一個或多個角色來定義，而一個角色不能由多個崗位構成，必須通過一個崗位來實現；（）具體執行標準化體系“工作標準”的要求。9 正文各要素層次層次正文編號要 求篇匯編中每份制度或部分如需明確則稱之為“篇”，如匯編中的第三份制度可體現為“第三篇”章3每一章都應有標題，寫在阿拉伯數字“1、2、3”的后面；編號與標題之間空一個字10、的間隙。條3.1條是對章的細分，凡是章以下的編號層次均稱為條，條最多可分為五層，每一層次的條應有標題。必須有兩個以上才可設條，如無4.2就無需設4.1。條段無編號段是章或條的細分，段沒有編號。列項（1）、（2）、（3）；“”或“”在引出列項的句子的末尾要加上冒號“：”第一層次的列項序號為（1）、（2）、（3）等；第二層次的列項序號為“”；第三層次的列項為“”，列項的內容只在最后一個列項末尾用句號，其余用分號。附件附件1（1）制度匯編中每份子文件的附件附帶在子文件的后面即可；（2）單份文件的附件統一附帶在文件的最后。注： 記錄表單的編寫，以制度或標準的附件形式體現。表1：文件正文層次10 文件格11、式10.1 文件字體、字號要求文 件 內 容字體字號位置封面第一行公司名稱黑體一號居中文件編號黑體四號處于公司名稱的下方，并與公司名稱右對齊，前體現“編號”二字編號下劃線與編號之間無空格，居中文件名稱黑體一號居中起草、審核、審批、實施日期、發文單位黑體四號位于封皮最下端目錄標題黑體小二居中內容仿宋體三號左對齊，前無空格正文名稱黑體小二居中文件編號匯編本的文件編號在封面體現，見“封面”的字體、字號格式要求。單份文件或匯編本中子文件的編號體現在文件名稱下方仿宋體三號居中編號前要體現“編號”二字正文章、條黑體三號左對齊正文內容仿宋體三號首行空兩格兩端對齊流 程（VISIO中的字體要求）仿宋體10-112、2號居中加粗列項每條列項首行前空兩格圖、表（1）其圖、表內容根據實際情況調整字體及字號（2）圖、表下方必須有標注，圖的下方標準“圖1”；表的下方標注“表1”，字體為黑體，字號為小四。（3）單份文件中圖、表的標注順序順次排列；匯編本中每份子文件的圖、表標注以一份子文件為準，順次排列即可。附件/仿宋三號“附件”二字與上文空一行，本行前空兩格。多個附件表示為附件：1.* 2.*落款（單份文件設置）發文單位仿宋三號處于“實施日期”上方居中的位置實施日期仿宋三號簽發時，只寫“實施日期”具體日期待簽發后輸入或填寫。起草人、審批人仿宋三號至于文件末頁最下方表2：文件字體、字號要求10.2 文件資料版式要求文13、件資料版式一般采用國際標準A4型（210297），左側裝訂。頁邊距設置要求：上邊距37mm，下邊距35mm，左邊距28mm，右邊距26mm。 “行距”設置成“單倍行距”，或可根據實際情況調整“固定值”。紙張頁面方向的設置要求，正文需設置為“縱向”排版；圖、表、附件可根據實際需求設置成“縱向”或“橫向”排版。紙張大小的設置要求為標準A4打印紙。10.3 文件資料頁碼的要求文件資料需插入頁碼，并體現在文件下邊距居中的位置。首頁不顯示頁碼。匯編本的技術性文件。如：子文件不是同匯編本同時發放時，可單獨設置頁碼。其它類型文件頁碼必須連貫。10.4 征求意見稿的特殊要求管理性文件應在審核、標化前征求相關執14、行部門意見。征求意見稿不可以體現文件編號。征求意見稿的文件必須在文件名稱后標注“征求意見稿”字樣。征求執行單位意見的文件，起草部門至少給執行部門3個工作日進行反饋。針對反饋意見是否采納或不采納的理由，起草部門必須通過書面或口頭電話的形式通知到相關反饋單位、部門或人員處。11 文件編號11.1 企業文件編號的組成“企業標準編號”由公司代碼、部門或處室代碼、文件類別代碼、文件框架代碼、文件順序號、發布年份號和版本號組成。匯編本文件封皮的編號中不需要體現文件版本號，且匯編本中所有子文件必須設置編號，其子文件編號內容由匯編本的編號和子文件在匯編本中的順序號以及版本號組成。作廢的文件編號不能重復使用。 15、代碼解釋單 位 名 稱代碼單 位 名 稱代碼唐山市豐潤區益嘉塑料制品有限公司Q/YJ物流WL總經辦（行政中心）JB生產SC設備SB倉儲CC表3：代碼解釋 文件類別代碼文件和資料類別類別代碼文件和資料類別類別代碼企業經營管理基本準則SC程序文件CX管理性文件GL 流程LC技術性文件JS記錄表單JL表4：文件類別代碼 文件框架代碼 1 企業基礎標準2 企業經營管理基本準則3 企業項目推進4 企業行政管理4.1 企業公寓管理4.2企業餐廳管理4.3企業車輛管理4.4企業物業管理5 工作標準5.1決策層工作標準5.2管理層工作標準5.3操作層工作標準6企業其他行政管理7 人力資源管理7.1招聘管理7.16、2人事管理7.3薪酬福利待遇管理7.4培訓管理8.基礎設施管理8.1生產設備管理8.2能源設備管理8.3計量、檢驗設備管理9 信息化管理10自然資源和環境管理10.1企業環境管理10.2企業安全管理11財務管理11.1資金管理11.2財務體系管理11.3財務會計作業管理11.4.項目投資預算管理12 營銷管理12.1 產品管理12.2 銷售計劃與訂單管理12.3客戶服務與客戶管理13產品標準13.1原輔料質量標準13.2產品內控標準13.3產品交付標準14 倉儲管理14.1采購管理14.2供應管理14.3 供應商管理14.4產成品管理14.5運輸管理備注：可根據公司實際情況添減模塊圖4：文件框17、架代碼11.2 文件編號基本格式單份文件編號組成部分：公司代碼-部門或處室代碼-文件類別代碼-模塊代碼-文件順序號-發布年份號-版本號代碼。匯編本文件編號組成部分：公司代碼-部門或處室代碼-文件類別代碼-模塊代碼-文件順序號-發布年份號子文件編號組成部分：公司代碼-單位代碼-文件類別代碼-模塊代碼-文件順序號-發布年份號-子文件在匯編本中的順序號-版本號。其它：記錄表單執行時間小于或等于半年的，可不予以編號。（1）公司各部門或處室文件編號格式如下： （5）匯編本文件編號如下：（6）匯編本子文件編號如下：12 文件資料的審批文件資料在發布前必須得到審批，起草部門保留簽字文件存檔。現場出現的沒有審18、批的文件視為無效文件。公司或企業內部適用的文件由公司第一負責人審批。13 文件的發放文件的發放可分為紙版和電子版兩種形式。文件的發放范圍需要在文件的“適用范圍”中說明。文件在發放過程中填寫文件發放記錄 ，換版時須要將舊版文件收回，并填寫文件回收記錄。文件需要在實施日期的前兩日下發到使用部門或處室。下發的文件必須為紙板文件，電子版文件格式為PDF或是word的只讀模式，電子版文件只允許行政中心及及總經辦電腦保存，公司內部不得傳閱電子版文件。14 文件的更改、作廢及銷毀14.1 文件的更改 文件不同類別的更改要求匯編本文件的更改滿足如下要求：（1）匯編本中子文件更改時必須簽發文件更改（作廢）單。（19、見附件1）；（2）匯編本文件只修改子文件時，文件更改（作廢）單下發時需將更改后的子文件同匯編本文件同時下發使用現場，使用現場將作廢的匯編本文件予以刪除；（3）單份文件更改時只需在“文件換版說明”中體現更換信息即可，不需要簽發文件更改（作廢）單。表單的簽發與更改需滿足如下要求： （1）表單的執行時間超過半年以上的，必須應有其獨立的編號。 （2）新、舊表單更替時，如舊版表單仍有儲備，可待舊表單使用完畢后再更新。此情況根據實際需要由表單制訂部門確定。 文件換版時編號的更改要求文件發布時“文件發布年份代碼”是當年的年份號。在本年度文件發布時文件的“版本號”為“0”，第一次修改為“1”第二次修改為“2”20、，依次類推。當到了第二年修訂此文件時，文件的年份號為第二年的年份代碼，文件版本號為“0”當文件在此年份再修訂時第一次修改為“1”第二次修改為“2”，依次類推。文件使用部門，如果接收到換版文件時，需要將作廢文件回交，現場不允許出現作廢文件與非作廢文件同時保存的現象。如果因工作需要必須保留作廢文件，需要特殊說明。14.2 文件的作廢文件廢止信息可通過如下兩種途徑體現：（1）可在新版文件中“文件換版說明”體現，并將廢止的文件名稱、編號、實施日期描述清楚；（2）如該文件為最后一版，不再更新換版，起草部門須每年12月份統一評審并簽發文件更改（作廢）單（見附件1），將本單位所起草的廢止的文件予以公布；（321、）作廢的文件，應在使用場所標注（已作廢的標識）。電子版文件可在文件右上方或文件名稱上標注。紙版文件應在文件的右上角標注作廢標識。14.3 文件的銷毀文件作廢不等于對該文件做銷毀處理。廢止的文件，起草部門必須存檔并依據先關制度及法規的要求對文件實施銷毀處理。15 文件資料的管理15.1 文件資料的管理權限文件總的歸口為總經理辦公室，具體職責如下：（1）負責對公司文件資料整體的策劃、制度的建立健全，并定期更新本制度；（2）負責對各部門或處室文件的訂立情況進行輔導及相應的技術支持；（3）定期對公司管理性文件和技術性文件的實施情況進行檢查。15.2 技術性文件的管理權限技術性文件的總歸口部門為技術中心22、，具體職責如下：（1）根據本制度的控制要求，起草集團技術性文件的管控要求； （2）定期對公司技術性文件進行輔導、監督檢查。各本部需對本單位所產生的技術性文件進行管控，定期對各事業部技術性文件的執行情況進行檢查。15.3 管理性文件的管理權限管理性文件的歸口部門為總經理辦公室。 15.4 文件的補充及引用公司的各部門或處室發布的文件具有系統權威性，當下級文件與上級文件發生沖突時，以上級部門的文件條款內容為準，下級部門必須在本季度內修改制度。上級部門所起草的文件，不能滿足各單位或部門的需要時，或管理權限涉及不到具體部門的相關要求時，下級單位可以補充文件。15.5 文件資料歸檔管理按照檔案管理制度執23、行。所有表單必須按照編號情況形成記錄，并存檔。15.6 記錄的管理 記錄的填寫填寫記錄時，要嚴格按規定格式用中性筆或鋼筆填寫，不允許用鉛筆或圓珠筆填寫。使用人員需嚴格按照其格式和內容要求進行填寫，填寫記錄時要清晰，一般不允許有空項，不需要填寫的格，一般以“”填充,且每份有簽字要求的記錄必須有相關人員簽字（以電子郵件形式傳遞的記錄可以不用單線劃去）。記錄的內容一般不允許隨便更改或亂涂亂寫。如需更改最多不超過二處，且更改處必須由相關填寫人簽字或加蓋手章。 記錄的保存記錄表單的起草部門應對所發放的記錄的保存期限進行評審，評審把握的原則是滿足法律法規的最低要求及工作實際需求。評審的形式可選擇在制度中體現或通過會議評審或其它形式確定。 記錄的收集、歸檔各部門或處室根據工作需要和檔案管理制度中要求自行規定。15.7 文件的借閱/復制執行檔案管理制度。15.8 文件資料監督檢查總經理辦公室每年對各部門或處室文件（包括技術性文件和管理性文件）的管控情況進行抽查并出具考核結果。15.9 外來文件的處理有效外來文件（泛指法律、法規）的處理執行相關法律法規的相關要求執行處理。附件1：文件更改（作廢）單編號： 文件更改單 文件作廢單原文件名稱：新文件名稱：原文件編號：新文件編號：更改（作廢）時間：新文件實施時間：更改（作廢）原因：更改項目：起 草審 批簽發部門：發文時間：