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公司會(huì)議室使用管理制度附表
公司會(huì)議室使用管理制度附表.doc
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文件會(huì)議
上傳人:職z****i 編號:1104111 2024-09-07 6頁 41.40KB

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1、公司會(huì)議室使用管理制度附表編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: 會(huì)議室使用管理制度一、目的為了進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)議室管理,提高使用率,明確各部門使用公司會(huì)議室的規(guī)定及申請使用流程,特制定此制度。二、定義本制度的會(huì)議室主要指的是 弄 樓會(huì)議室三、用途會(huì)議室用途:公司會(huì)議、部門會(huì)議、員工培訓(xùn)、員工工作面談、招聘面試、客戶接待以及適合在會(huì)議室舉辦的小型活動(dòng)、競賽活動(dòng)等的場所,無特殊情況不可挪為它用。四、會(huì)議室使用規(guī)定1.會(huì)議室均由行政人事部統(tǒng)一管理,統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用,并負(fù)責(zé)衛(wèi)生、安全以及對室內(nèi)設(shè)備物品的管理;2.部門或個(gè)人需要使用會(huì)2、議室時(shí),需提前半天向行政人事部前臺(tái)人員提出申請并填寫會(huì)議室使用申請表,經(jīng)行政人事部準(zhǔn)許后方可使用。臨時(shí)性使用會(huì)議室,必須經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人同意后方可使用;3.使用原則:先申請,后使用。沒有按規(guī)定申請的部門或個(gè)人,在沒有沖突的情況下,補(bǔ)充相應(yīng)手續(xù)后可使用;但如有沖突,必需禮讓先申請使用會(huì)議室的部門或個(gè)人;特殊情況下,經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。但行政人事部不負(fù)責(zé)協(xié)商,由使用者自行協(xié)商;4.遇公司層級的緊急及重要的會(huì)議時(shí),已申請使用會(huì)議室的部門或個(gè)人,在不能調(diào)換的情況下,部門或個(gè)人應(yīng)先讓公司層級的重要會(huì)議;5.部門及個(gè)人需在所預(yù)約的時(shí)間到達(dá)會(huì)議室并開始使用。超過10分鐘仍未到達(dá)會(huì)議室的,行政3、人事部有權(quán)對會(huì)議室的使用另作安排;6.部門及個(gè)人應(yīng)按預(yù)約的時(shí)間內(nèi)使用完畢,不得超時(shí)使用。如需延長使用時(shí)間,需及時(shí)通知行政人事部。如在緊接的時(shí)間段內(nèi)已安排給其他部門或個(gè)人使用,超時(shí)使用的部門或個(gè)人必須離開該會(huì)議室,終止使用該會(huì)議室;7.任何部門或個(gè)人在使用會(huì)議室期間,必須愛護(hù)會(huì)議室的設(shè)備設(shè)施并且安全使用。嚴(yán)禁私自接拉電源,私自移動(dòng)設(shè)備。如因個(gè)人原因造成設(shè)施設(shè)備損壞,須照價(jià)賠償;8.會(huì)議室內(nèi)的所有設(shè)施設(shè)備,未經(jīng)允許,不得帶出會(huì)議室;9.會(huì)議室使用期間,使用部門或個(gè)人自行負(fù)責(zé)會(huì)議的模式安排、人員接待、會(huì)議記錄等,但如有需求可申請由行政人事部予以協(xié)助;10.會(huì)議室使用期間,使用部門或個(gè)人需保持會(huì)議室的4、整潔。使用完畢后,務(wù)必將所有移動(dòng)過的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等還原,離開時(shí)需關(guān)閉空調(diào)、投影儀等電源設(shè)備;11.如部門或個(gè)人臨時(shí)取消申請,再需使用時(shí)需重新申請。五、程序1.申請流程1)部門或個(gè)人到前臺(tái)處查詢會(huì)議室的使用狀況;2)部門或個(gè)人向前臺(tái)申請,申請中需包括使用時(shí)間、規(guī)模大小、擬用設(shè)備等情況;3)前臺(tái)人員根據(jù)部門或個(gè)人的申請需求作出安排,并在會(huì)議室使用登記表上做記錄;4)前臺(tái)人員需將會(huì)議室使用申請表張貼在會(huì)議室指定位置處;5)部門或個(gè)人按時(shí)間使用會(huì)議室。2.使用流程1)部門或個(gè)人按會(huì)議室使用規(guī)定使用會(huì)議室;2)部門或個(gè)人自行指定人員安排會(huì)務(wù)工作。3.交還流程1)部門或個(gè)人使用完畢后,前臺(tái)人員需檢查會(huì)議室,發(fā)現(xiàn)不按規(guī)定使用的,及時(shí)要求部門或個(gè)人改正;2)如部門或個(gè)人不改正,前臺(tái)人員應(yīng)及時(shí)上報(bào)行政人事部負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào);3)如部門或個(gè)人拒絕改正,行政人事部將出處罰通告,對部門或個(gè)人作出處罰。4.會(huì)議室使用流程示意圖部門填寫會(huì)議室使用申請表部門負(fù)責(zé)人簽字行政人事部負(fù)責(zé)人簽字(僅限臨時(shí)性使用時(shí))行政人事部登記使用會(huì)議室xx年7月20日附件:1.會(huì)議室使用申請表2.會(huì)議室使用登記表會(huì)議室使用申請表申請部門使用時(shí)間會(huì)議主題擬用設(shè)備其它需求參加人數(shù)申請人申請部門負(fù)責(zé)人行政人事部意見會(huì)議室使用登記表使用日期使用時(shí)間使用部門會(huì)議主題參會(huì)人數(shù)聯(lián)系人簽字
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