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1、公司檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置及保管管理制度附表編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 目錄第一章、總則2第二章、檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求2第三條、檔案劃分及管理部門2第四條、各部門資料管理3第三章、檔案保管3第七條、要確保檔案的完整，破損的檔案文件要進(jìn)行修復(fù)處理。3第十條、公司檔案的分類：4第十一條、檔案的收集5第四章、歸檔及保存年限6第五章、檔案日常管理7第十五條、借閱手續(xù)：7第十六條、銷毀手續(xù)8第十七條、移交手續(xù)9第十八條、保密9第六章、附則9檔案員職責(zé)10檔案借閱申請單11檔案借閱申請單12檔案借閱申請單12 XX集團(tuán)公司檔2、案管理制度第一章、總則第一條、為了規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。第二條、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。第二章、檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求第三條、檔案劃分及管理部門一、公司設(shè)立檔案室，隸屬于辦公室，并設(shè)置檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責(zé)，檔案管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。二、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類，有規(guī)范的檔案編號和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類目錄。第四條、各部門資料管理一、公司所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門檔案管理，實(shí)行部門檔案與公司檔案歸口3、管理。二、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合公司檔案管理辦法，實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類管理。三、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。第三章、檔案保管第五條、檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。第六條、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。第七條、要確保檔案的完整，破損的檔案文件要進(jìn)行修復(fù)處理。第八條、檔案盒表面為檔案目錄，檔案盒內(nèi)文件沒有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。第九條、檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分4、表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。第十條、公司檔案的分類：一、計(jì)劃性文件資料：包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃、各職能部門的工作計(jì)劃等。二、批示性文件材料：包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)，如考核標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)劃指標(biāo)等；公司生產(chǎn)經(jīng)營過程中的各類命令、工作指示、調(diào)度命令等。三、法規(guī)性文件：包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件；公司內(nèi)部檔案管理制度的各類規(guī)章制度。四、公司重大決議：包括由公司股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。五、總結(jié)性文件：包括公司5、經(jīng)營活動中年度、季度、月度的工作總結(jié)；下屬單位的工作總結(jié)及單項(xiàng)性的各種總結(jié)報(bào)告。六、憑證性材料：包括公司各職能部門在經(jīng)營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)記錄，以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。七、匯報(bào)性材料：包括公司向各上級主管單位的匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等；公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等。八、勞資人事資料：包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認(rèn)識考勤、人才引進(jìn)和培訓(xùn)考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。九、調(diào)研性資料：包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材6、料等。十、聲像制品資料：包括經(jīng)營活動中、文化活動中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料。十一、證件性文書資料：包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽(yù)牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。十二、饋贈性資料：包括上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。第十一條、檔案的收集一、凡屬本檔案管理制度第十條所涵蓋的文件資料，均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)做好資料的分類立卷，交到辦公室統(tǒng)一歸檔，每年歸檔一次；會計(jì)歸檔類在年度終結(jié)后，由財(cái)務(wù)7、部門編造清冊，每兩年歸檔一次。二、銀行票據(jù)由財(cái)務(wù)部立卷留存；各類報(bào)表（應(yīng)收帳報(bào)表、銷售報(bào)表等）報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀，只財(cái)務(wù)部立卷留存。三、各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷留存；內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后，即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。四、公司員工應(yīng)注意隨時(shí)收集各種信息資料，并及時(shí)匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加個(gè)各種會議回到公司后，應(yīng)將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。五、凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。第四章、歸檔及保存年限第十二條、歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔8、，在一個(gè)卷內(nèi)要按問題或者文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)的排列并填寫卷內(nèi)目錄。第十三條、歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價(jià)值分為1年，5年，10年。一、永久保存：（1）公司章程、合同（2）股東名冊（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則（4）董事會及股東會記錄（5）財(cái)務(wù)報(bào)表（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件（7）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證（8）工程設(shè)計(jì)圖（9）公司規(guī)章制度（10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書二、10年保存：（1）預(yù)算、決算書類（2）會計(jì)憑證（3）事業(yè)計(jì)劃資料（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書三、1年至5年保存：（1）期滿或解除之合約（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書9、四、1年以下暫時(shí)保存：（1）結(jié)案后無長期保存必要的資料。第十四條、歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。 第五章、檔案日常管理第十五條、借閱手續(xù)：一、各部門經(jīng)辦人員因需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由其部門負(fù)責(zé)人出示書面借閱單向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。二、檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。三、檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。四、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，10、不得在文件上圈點(diǎn)、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。五、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負(fù)責(zé)人書面請示，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。六、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。第十六條、銷毀手續(xù)一、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的檔案銷毀登記表，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀。檔案銷毀登記表需注明：銷毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、銷毀時(shí)間。檔案銷毀登記表需永久保管。二、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷11、，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。第十七條、移交手續(xù)一、需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制檔案移交登記表，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。檔案移交登記表需注明：移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、移交方簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。檔案移交登記表一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。 第十八條、保密一、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。二、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。三、愛護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及12、隨意翻動。第六章、附則第十九條、本制度最終解釋權(quán)、修改權(quán)歸泛海集團(tuán)辦公室，第二十條、本制度從發(fā)布之日起實(shí)施。附表檔案員職責(zé)1、負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；2、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認(rèn)的資料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進(jìn)行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時(shí)所13、有資料都能隨手而得，避免盲目查找。5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。6、每年進(jìn)行一次檔案清理，編制或更新文件索引，以便查找。檔案借閱申請單姓名職務(wù)部門所借檔案借閱時(shí)間借閱原因部門領(lǐng)導(dǎo)檔案負(fù)責(zé)人檔案借閱申請單姓名職務(wù)部門所借檔案借閱時(shí)間借閱原因部門領(lǐng)導(dǎo)檔案負(fù)責(zé)人檔案借閱申請單姓名職務(wù)部門所借檔案借閱時(shí)間借閱原因部門領(lǐng)導(dǎo)檔案負(fù)責(zé)人檔案銷毀申請單銷毀檔案目錄銷毀原因銷毀時(shí)間申請人檔案負(fù)責(zé)人意見檔案銷毀申請單銷毀檔案目錄銷毀原因銷毀時(shí)間申請人檔案負(fù)責(zé)人意見檔案銷毀申請單銷毀檔案目錄銷毀原因銷毀時(shí)間申請人檔案負(fù)責(zé)人意見檔案移交登記表移交時(shí)間移交檔案目錄移交原因檔案負(fù)責(zé)人意見移交人接受人檔案移交登記表移交時(shí)間移交檔案目錄移交原因檔案負(fù)責(zé)人意見移交人接收人