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1、公司檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 十三、公司檔案管理制度第一條 管理部門1文書結案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門根據實際需要留存影本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經文書管理部門主管同意后妥善保存，文書管理部門以影本歸檔。2各分公司檔案分類目錄及編號原則，由各公司經理室或事業部經理室統一制定，總管理處各部門、中心檔案則由各部門自行編定并報送總管理處。第二條 文件點收文件結案移送歸檔時，根據如下原則點收：1檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查歸入。2文件如經過抽查，應有2、管理部門主管的簽認。3文件的處理手續必須完備，如有遺漏，應立即退回經辦部門補辦。4與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經辦部門。5有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門送指定保管部門簽收后，將文件歸檔處理。第三條 文件整理點收文件后，應依下列方式整理：1中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。2右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角、理齊釘牢。3文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。第四條 檔案分類1檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門區分，部門3、區分之后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。2檔案分類應力求切合實用。如果因案件較多，三級分類不夠應用時須在第三級之后增設第四級“細類”。如案件不多，也可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。3同一“小類”（或細類）的案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔案裝訂，并于小類（或細類）之后增設“卷次”編號，以便查考。4每一檔夾封面內首頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。5檔號的表示方式如下11 1 1 1A A B B C C D E E1 11 1 1 其中 A A 為經辦部門代號，B B 為大類號4、，C C 為小類號，D 為檔案卷次，E E 為檔案目次。第五條 檔案名稱及編號1檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。2各級分類、卷次及目次的編號，均以十進制阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多少，及增長情形斟酌決定。3檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。4檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。5檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改，必要應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表5、，以免混淆。 第六條 檔號編寫1新檔案，應就“檔案分類編號表”，查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，為此來編列檔號。2檔案如何歸屬前案，應查明前案的檔號并予以同號編列。3檔號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，再編列檔號。4檔號應自左而右編列，右方裝訂的檔案，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。第七條 檔案整理1歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。2檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。第八條 保存期限文件保存期限除政府有關法令或本企業其他6、規章特定者外，依下列規定辦理：1 久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊；（3）組織規程及辦事細則；（4）董事會及股東會紀錄；（5）財務報表；（6）政府機關核準文件；（7）不動產所有權及其他債權憑證；（8）工程設計圖；（9）其他經核定須永久保存的文書。2 10年保存：（1）預算、決算書類；（2）會計憑證；（3）事業計劃資料；（4）其他經核定須保存10年的文書。35年保存：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經核定保存5年的文書。41年保存：結案后無長期保存必要者。5各種規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。第九條 檔卷清理1檔案管理人員應隨時擦拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀7、腐朽。每年更換時，依規定清理一次，已到保存期限者，給予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核準，并于目錄表附注欄內注明銷毀日期。2保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“收（發）文登記單”第五聯附注在其保留文件上，并在第五聯上注明部分銷毀的日期。第十條 調卷程序1各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填寫“調卷單”，經其部門主管核準后向管檔人員調閱。2檔案管理人員接到“調卷單”，經核查后取出該項檔案，并于“調卷單”上填注借出日期后，將檔案交與調卷人員。“調卷單”則按歸還日期先后整理以備催還。3在檔案室當場借閱者，免填“調卷單”。4檔案歸還時，經檔案管理人員核查無誤后，檔案即歸入檔夾。“調卷單”由檔案管理人員留存備查。第十一條 調卷管理 1“調卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形應延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。2調卷人員對于所調檔案，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負責處理。3調卷人員調閱檔案，應于規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應變更調卷登記，不得私自授受。4調閱檔案限與經辦業務有關，如調閱與經辦業務無關之案件，應經文書管理部門主管同意。