公司檔案管理制度附歸檔范圍及保管期限.doc
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上傳人:職z****i
編號:1104128
2024-09-07
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1、公司檔案管理制度附歸檔范圍及保管期限編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 檔案管理制度 一檔案室工作職責1 依照國家檔案法的規定,集中統一管理本公司各種門類和載體的檔案,確保檔案材料的安全完整、有序存效。 2所有移交檔案室管理的檔案資料均需按檔案管理的要求整理成冊,編寫目錄,分類存放,張貼標簽。 3提供檔案索引目錄,按各類檔案資料分類編號,整齊排列,并按類編寫查詢目錄,達到借調方便、查前迅速的要求。 4作好檔案保密工作,確保檔案安全完整。 5按規定審批程序,負責銷毀已過保管期限和無保存價值的檔案。 6努力學習檔案管理業務2、知識,提高檔案管理水平和服務質量。 二檔案管理保密制度 1 堅決貫徹執行保密法和有關保密法規,健全檔案管理和利用各項規章制度,依法管理各類檔案資料安全。 2檔案庫房禁止無關人員進入,非檔案人員未經許可不得隨意翻閱、摘錄檔案。 3本公司及外單位工作人員查閱檔案時,必須按規定辦理批準手續。 4各類檔案資料未經批準不得復制。查、(借)閱、復印保密檔案,須經總經理批準。 5嚴守檔案機密。任何個人未經同意,不得泄露檔案機密資料,各類檔案材料及有關機密文件不得隨意放置,謹防丟失或泄密。 6嚴格執行檔案的銷毀的審批制度,任何個人不得將檔案私自處理,更不允許出售和謀取私利。 三資料整理歸檔1歸檔范圍:財務檔案3、行政人事檔案、機要檔案、工程檔案等。(具體見各表)。2 歸檔時間:本單位各部門在工作活動中,形成的文件材料,要求按年度在次年五月份前立卷歸檔。工程施工檔案要求在本項目竣工后立卷歸檔。會議檔案必須在次年的五月份前立卷歸檔。設備資料在開箱驗收后及時歸檔。 3歸檔要求: 立卷歸檔的案卷形式,必須符合要求,具體規定如下:本單位發文歸檔一般一式二份,材料可以一式一份。必須按照立卷歸檔的范圍,將歸檔的文件材料收集齊全,整理成冊。歸檔的文件材料應保持相互聯系,科學分類,編制目錄,確定保定期限。案卷內要做到無金屬物,對破損文件用紙裱糊好,裝訂要結實、整齊、不掉頁、不壓字,線頭留在卷底并打活結。案卷標題要求文4、字簡練、扼要、準確,充分揭示卷內文件內容。格式規范。 4移交管理: 文書檔案按年度于次年五月底前向檔案室移交;投標檔案在開標后及時移交檔案室;工程檔案在該工程竣工后及時整理移交檔案室;會議檔案按年度于次年五月底前向檔案室移交;會計檔案可以在本部門保存一年后移交;案卷移交時,必須編寫移交清單,經雙方清點核對后,履行簽字手續后辦理。 四檔案查(借)閱1 本單位有關人員查閱檔案資料必須先填寫查閱檔案登記表,經批準后查看;機密以上文件,須憑公司領導批準后查閱。 2外單位人員查閱檔案,必須持所在單位介紹信,注明查用者身份和查用目的、范圍,經分管領導審批后,核準予查閱。 3查閱檔案,只限于在指定場所進行。5、未經批準,不得將案卷帶出本單位。 4要愛護檔案,不得將檔案任意折卷、撕頁、污損、涂改、劃杠、圈點、折角、添字等。 五檔案的鑒定和銷毀1檔案的保管分為永久、長期、短期三種。 2檔案鑒定應在本單位分管領導主持下,由檔案室和有關人員組成鑒定小組,根據檔案的不同保管期限和使用價值,定期對已到期限的檔案,重新進行審查、鑒定,作出處理意見。 3經過鑒定對需要銷毀的檔案,由鑒定小組提出意見,編造銷毀清冊,經總經理批準后銷毀。未經鑒定和辦理批準手續,任何人不得隨意銷毀檔案。 4銷毀檔案,必須有兩人以上監銷。監銷人員在銷毀前應認真清點核對,在銷毀清冊上簽字,并將銷毀情況報告單位領導,銷毀清冊應列入檔案保存。 六6、圖書借閱制度:1 工程所需圖書、雜志、資料(工程施工規程、規范、定額、工具書)等,由需用單位提出要求報公司辦公室匯總經分管經理批準,由公司統一購買和辦理訂閱手續。2 凡在檔案室借閱的各類書刊、雜志、資料等,必須在用后及時歸還或辦理續借手續。表一:財務檔案歸檔范圍及保管期限序 號應 歸 檔 范 圍保管期限1工程合同(包括工程施工合同、內簽合同)10年2應收應付工程款往來帳10年3財務憑證10年4年、季、月財務報表10年5統計報表10年6財務審計10年7設備造價購置、維修更新、折舊提潤15年8勞動工資報表10年9公司固定資產申報審計(不動產)15年10投資、擴大再生產10年11企業盈利10年12職7、工福利10年13年度財務總結10年備注:表二:行政人事檔案歸檔范圍及保管期限序 號應 歸 檔 范 圍保管期限1上級公文10年2公司文件【人事任命、機構設置、調整、招用(聘用)人才檔案、職工培訓、考核、晉升、獎勵、處罰、重要會議紀要、公司領導報告、決定、公司員工勞動合同、工資檔案等】10年3公司與分公司往來文件(各分公司綜合檔案資料,如管理人員、技術負責人、施工管理五大員、項目經理、財會人員等)10年4施工機械設備、施工能力、資金實力10年 備注:上述資料按年度整理,經公司辦公室主管、分管經理同意,按歸檔要求,登記造冊報檔案資料室簽收后存檔。表三:機要檔案歸檔范圍及保管期限序 號應 歸 檔 范 8、圍保管期限1黨支部文件長期2公司董事會文件長期3公司董事會決策長期4公司董事會重要會議紀要長期5678910111213 備注:表四:工程檔案歸檔范圍及保管期限序 號應 歸 檔 范 圍保管期限招投標檔案:5年1工程項目報名資料5年2招標文件5年3圖紙5年4會議紀要、補充通知、文件5年5投標書(商務標、技術標)5年6開標記錄5年7中標結果5年8910111213 備注:表五:工程檔案歸檔范圍及保管期限表序 號應 歸 檔 范 圍保管期限工程項目施工檔案:10年1項目施工合同、項目內簽合同、項目部班子組成10年施工設計圖紙10年項目施工計劃10年施工統計報表、設計修改聯系單10年施工方圖紙、施工聯系9、單、測量放樣資料10年階段驗收、交工驗收、工程維修保養資料10年竣工驗收10年竣工資料(施工總結、竣工圖紙、施工結算、工10年程質量評定資料)10年2施工安全管理:(安全統計報表、安全活動記錄、10年安全檢查、評比資料、安全事故調查處理)10年3工程質量管理:10年施工質量統計報表10年質量檢查驗收10年原材料質量檢測試驗10年質量評定資料、質量事故調查處理等10年4施工設備管理:15年施工機械設備資料15年設備維修保養15年特殊工種檔案(駕駛員、電工、重機操作工等持15年證上崗、培訓、考試等)15年5人力資源檔案:(包括公司、各分公司項目經理10年簡歷、工程業績、職務、職稱;項目施工管理五10年大員) 備注: