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1、 投資發(fā)展集團公司會議形式及程序管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 總則為使xx集團公司（以下簡稱“公司”）的會議管理規(guī)范化和有序化，提高會議的效率，特制定本辦法。會議本著精減、有效、節(jié)儉原則運行。會議形式總裁辦公會出席人員：總裁、執(zhí)行總裁、行政總監(jiān)、營銷總監(jiān)、產業(yè)總監(jiān)、財務總監(jiān)、人力資源部部長、財務部部長、總裁辦主任、總裁秘書、各事業(yè)部總經理等常設成員。周期：根據(jù)需要隨時召開；會議內容：公司經營計劃事項，公司管理制度和管理辦法的擬定和審核事項，人事管理事項，公司合理化建議管理事項，公司其他重大經營決策和管理問2、題等。主持人：總裁。總裁質詢會出席人員：總裁、執(zhí)行總裁、行政總監(jiān)、營銷總監(jiān)、產業(yè)總監(jiān)、財務總監(jiān)、人力資源部部長、財務部部長、總裁辦主任、總裁秘書、各事業(yè)部總經理等常設成員；周期：每周一次；會議內容：上周業(yè)務工作總結、下周業(yè)務工作安排、公司情況傳達；主持人：總裁或執(zhí)行總裁全體員工會議出席人員：公司全體員工；周期：每半年或一年、或不定期；會議內容：公司經營、管理情況通報，討論職工關心的切身利益問題、與公司發(fā)展相關的合理化建議；主持人：總裁。每周晨會內容：對本周重大工作事項進行統(tǒng)一安排，協(xié)調跨部門工作；出席人員：總裁、執(zhí)行總裁、各相應總監(jiān)、各職能部門部長、各事業(yè)部總經理、公司內其他的重要人員等；主持3、人：總裁；周期：每周周初工作匯報會內容：下級向上級匯報指定內容；出席人員：上下級或有關責任人；主持人：上級主管；周期：定期或不定期。專題會議內容：某一問題討論和商定；出席人員：有關人員；主持人：相關主管；周期：不定期或定期。各部門會期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門小會不應安排在公司例會同期召開，（與會人員不發(fā)生時間上的沖突除外）應堅持小會服從大會，局部服從整體的原則。會議組織會議程序一般而言，公司的會議組織過程包括以下幾個步驟：確立會議議題；安排會議議程；發(fā)出會議通知；會務準備；做會議記錄和攝像、錄音；整理會議紀要、決議；相關領導閱改、簽批；印發(fā)有關部門、人員，并歸檔。確立會議議題會議的議題可能4、有以下的來源：公司領導提出和各部門提出，總裁辦收集等。經主管領導同意，即可召開會議。對定期的常規(guī)會議，在會前應明確該次會議主題和臨時出席或列席人員。對不定期的重要會議，承辦人應提出會議企劃報告，該報告包括：1、會議名稱；2、會議主旨和目標；3、會議議項；4、會議時間；5、會議議程；6、會議主持人；7、出席人員（名單）；8、會議財務（支出收入）預算；9、現(xiàn)有籌備情況及進展；10、籌劃備時間進度等。該報告批準后方執(zhí)行。提前發(fā)出會議通知通知內容包括：時間、地點、出席人、議題、議程、編組等；方式：由會議承辦人通過口頭或書面形式發(fā)出，注意口頭僅適用于例會召開的確認；出席會議的重要或主要人員，應通過電話等5、方式確認是否能如期出席，并做出相應安排。通知時間：根據(jù)會議要項擬訂會議通知，并提前發(fā)送。會務準備會務準備包括以下內容：會議場所布置座次布局、會議需用設備的準備與調試、出席者主賓座次銘牌、資料袋（內裝鉛筆和記錄紙）、簽到簿、備用桌椅、墨水、電源插頭和延長線、麥克風和播放系統(tǒng)、錄音工具、茶水、飲料、水果或點心，投影儀、幻燈片和白板或黑板等。根據(jù)會議的內容和性質的不同進行相應的準備。各部門召開本部門會議，由本部門指定負責會議紀要的起草人。幾個部門召開聯(lián)席會議，由幾個部門協(xié)商指定一個部門負責起草會議紀要，且在會議室使用時間登記表上登記會議的召集人或主持人。一個部門召集，其他部門參加的，由召集的部門負責6、會議紀要的起草工作。各部門起草會議紀要的內容要求：必須全面記錄會議的內容；必須準確記錄與會人的意見，不能以個人的喜好、觀點而增刪內容，或加入記錄人自己的觀點；會議紀要必須做到全而精，要詳略得當，重點突出；起草會議紀要應采用打印體（其正文部分字體要求是宋體小四號）；時間緊急的情況也可采用手寫體；但為了長久保持要求用墨水筆寫，同時要保持紙面清潔；會議紀要應在會后的三天之內提交總裁辦存檔；會議紀要一般要由總裁或執(zhí)行總裁簽發(fā)，重要決議必須經所有參會人員閱讀簽字后存檔。會議效率管理判斷會議效率的高低有以下的標準：（一） 會議是否按預期進行目的及議題是否清晰，是否徹底討論會場準備是否完善資料是否齊全會議日7、程是否有計劃性參加者是否預先了解主題討論離題是否嚴重會議氣氛是否熱烈建設性發(fā)言數(shù)量是否得出結論或對策提高會議效率的要領要嚴格遵守會議的開始時間；要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明；要把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會者；在會議進行中要注意如下事項：發(fā)言內容是否偏離了議題?發(fā)言內容是否出于個人的利害?是否全體人員都專心聆聽發(fā)言?發(fā)言的內容是否朝著結論推進?應當引導在預定時間內做出結論；在必須延長會議時間時，應取得大家的同意，并決定延長的時間；應當把整理出來的結論交給全體人員表決確認；應當把決議付諸實行的程序理出，加以確認。會議禁忌事項發(fā)言時不可長篇大論，滔滔不絕；不可取用不正確的資料8、；不可打斷他人的發(fā)言；不要中途離席。會議管理技巧控制出席人數(shù)，與會無關者不參加；每次會議須明確主題；對重大或有分歧的議題，在會議上爭執(zhí)不下時，主持人應及時制止且擱置該問題，會后再議；會議發(fā)言應言簡意賅，相對控制每位發(fā)言時間；對多個議題的會議，每段時間只集中充分地討論其中一個議項。主持人可在每一議項或每隔一段發(fā)言時間做出小結，及時做出決定。會議室管理會議室使用登記手續(xù)凡需用會議室的部門及人員須提前做預約登記手續(xù)；會議室預約登記手續(xù)由總裁辦辦理；會議結束后將會議紀要送總裁辦備案。會議室必備的物品、用品和環(huán)境會議室備有會議桌、椅；會議室備有飲水機；會務準備有特殊要求的，請與總裁辦協(xié)商；會議室保潔。會議室使用環(huán)境衛(wèi)生的要求注意保持會議室的環(huán)境衛(wèi)生；嚴禁在會議室吃東西；嚴禁在會議室及桌面，堆放與會議室配套物品無關的設施；嚴禁在會議室處理與工作無關的事情。會議室維護費用由總裁辦編制預算并執(zhí)行。附則本辦法的擬定或者修改由總裁辦負責，報總裁批準后執(zhí)行。本辦法由總裁辦負責解釋。附錄：會議記錄簿時間地點主持人記錄人出席人缺席人列席人議題（記錄內容）決議執(zhí)行部門時間核查使用要點：重要會議，有言必錄，詳細記錄；一般會議，可摘其要點記錄；日常事務性會議，簡要記錄；對于重要會議記錄，與會人員須確認簽字；本簿裝訂成冊使用。