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1、公司發(fā)展規(guī)范文件要求管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 文件管理制度XX-ZD-03-021.目的 為規(guī)范對與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系要求有關(guān)的文件和資料進行控制，確保與體系運行有關(guān)的場所使用有效文件的最新版本，防止作廢文件使用特制訂本制度。2.適用范圍 適用于本公司的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件和資料有關(guān)的管理與控制3.職責與權(quán)限3.1管理者代表是本制度主管領(lǐng)導(dǎo)，負責組織安全質(zhì)量部編寫質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理手冊和修訂及換版，并負責審核，審批管理制度匯編?？偨?jīng)理負責批準質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康2、安全管理手冊。3.2行政辦公室是本制度的主控部門，負責本制度的制定、實施、更改、換版和改進的管理。負責公司全部文件的控制和管理。負責公司發(fā)文和外來文件的控制管理。3.3安全質(zhì)量部和工程管理部為本制度的協(xié)管部門，分別對體系文件和技術(shù)文件和法規(guī)性文件進行分管和控制。3.4其他各部室負責主責職能范圍內(nèi)的制度文件和管理文件的編制和修訂及換版。3.5公司各單位、部門及項目部負責執(zhí)行本制度，具體負責對本單位的文件控制和管理。4.管理要求標識4.1管理工作流程：收文流程：登記保管分發(fā)簽收分辦批示收文登記發(fā)文流程： 文稿歸檔發(fā)放標識編號批準編制標識外來文件批示分發(fā)登記登記發(fā)文件處置單修改處置流程：批準評審發(fā)放3、作廢文件處置作廢4.2 文件的分類4.2.1體系文件：管理手冊、制度文件、制度的支持性文件和其他。4.2.2技術(shù)性文件、資料：施工組織設(shè)計、項目質(zhì)量計劃、施工方案、施工圖集、施工圖紙等。4.2.3法律法規(guī)性文件：與工程質(zhì)量有關(guān)的法律、法規(guī)、標準、規(guī)范、工程合同、協(xié)議、規(guī)章及制度等（包括外部文件）。4.2.4記錄也是一種文件，是一種特殊類型的文件，按記錄管理制度進行控制。4.2.5外來文件：上級主管部門下發(fā)的指導(dǎo)施工生產(chǎn)、經(jīng)營活動的有關(guān)文件等。4.2.6其他文件:非上述的公司及外來的制式文件。4.3文件的編制和審批 4.3.1文件的制發(fā)與轉(zhuǎn)發(fā)由制發(fā)部門嚴格控制擬稿，部門負責人審核，需聯(lián)合行文的，4、在相關(guān)部門會簽后，呈主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。 4.3.2質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)安全健康管理手冊由安全質(zhì)量部負責編制，管理者代表審核后報總經(jīng)理批準。4.3.3管理制度匯編的編制由過程的主控部門負責組織編制、協(xié)控部門協(xié)助，主管領(lǐng)導(dǎo)審核，管理者代表批準。4.3.4其它文件由各部門起草，部門領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)批準。4.3.5各項目部的技術(shù)文件編制在項目質(zhì)量計劃或施工組織設(shè)計中進行規(guī)定；施工組織設(shè)計、項目質(zhì)量計劃、施工方案、作業(yè)指導(dǎo)書按施工技術(shù)管理辦法規(guī)定權(quán)限進行審批。其中工程項目的施工組織設(shè)計及重要施工方案及技術(shù)措施需經(jīng)公司主管部門審核、技術(shù)負責人批準后方可報監(jiān)理審批。4.3.6文件擬稿須使用規(guī)范文字,書寫時必須5、使用黑墨水鋼筆或簽字筆;用計算機打印擬稿必須由擬稿人簽字,作為底稿存檔。4.4文件的編號4.4.1公司各類制式文件經(jīng)審核批準后，由行政辦公室統(tǒng)一編號發(fā)布。文件編號執(zhí)行現(xiàn)行管理。如：電建辦201012號4.4.2公司管理體系文件經(jīng)審核批準后，由安全質(zhì)量部統(tǒng)一編號發(fā)布。4.4.2.1管理體系文件代號（1）管理手冊SC（2）管理制度ZD（3）制度的支持性文件ZDZ（4）記錄JL3.1.2管理手冊 XX-SC-B/0 版本號/修訂序號 “ 手冊”代號 公司代碼3.1.3管理制度 XX-ZD-xx-xx 制度序列號制度對應(yīng)規(guī)范章節(jié)號 制度代號公司代碼3.1.4管理制度的支持性文件 XX - ZDZ - 6、xx -xx 支持性文件序列號制度對應(yīng)規(guī)范章節(jié)號 制度的支持性文件 公司代碼 3.1.5記錄表格 XX-JL- xx xx-xx 表格順序號 制度序列號 所在制度對應(yīng)規(guī)范的章節(jié)號 記錄的代號 公司代碼4.5文件的標識4.5.1制式文件、體系文件及技術(shù)文件以“文件序號”和“受控”印章為受控標識，制式方件是否受控由文件制發(fā)部門確定。受控文件在發(fā)文稿紙密級欄內(nèi)注明“受控”。4.5.2受控文件序號采用阿拉伯數(shù)字,在其左上角標注“文件序號”。4.5.3體系文件應(yīng)有明確的版本和修改狀態(tài)標識,以便識別有效版本。4.5.4外來文件由承辦部門識別是否受控，由辦公室辦理受控登記和標識。4.5.5所有已被替代文件或7、作廢文件及仍需保留的文件應(yīng)進行明確標注。標明其為“作廢”或為“作廢保留”。4.6文件的發(fā)放4.6.1辦公室負責公司文件（紅頭文件）的發(fā)放，電子版文件由公司辦公室加蓋電子公章后發(fā)布到公司協(xié)同工作平臺上，給上級單位的報告、申請等上行文必須以電子版上報。體系文件及支持性文件由各主管部室負責發(fā)放,標注受控編號,辦理發(fā)放登記和簽收手續(xù)。4.6.2各部室、項目部所需的法規(guī)、標準、規(guī)范、由工程管理部提供光盤或文件查詢路徑。如需購買原文版本，應(yīng)向工程管理部提出申請。4.6.3項目部所需的公司文件、體系文件及法規(guī)、規(guī)范、標準可從公司網(wǎng)絡(luò)信息平臺、互聯(lián)網(wǎng)獲取。如需法規(guī)、規(guī)范、標準原文要自行購買。4.6.4確保與體8、系運行有關(guān)的場所及關(guān)鍵崗位操作使用人員使用的文件為現(xiàn)行有效版本。4.6.5工程管理部應(yīng)隨時掌握有關(guān)國家、地方、部頒、行業(yè)法律法規(guī)、技術(shù)標準、規(guī)范的制（修）訂情況，向各部室、項目部發(fā)布最新信息，以保證使用有效版本。4.6.6所有技術(shù)性文件由工程管理部和項目部技術(shù)部室負責職責范圍內(nèi)的技術(shù)文件的管理和發(fā)放。4.7文件登記4.7.1各單位、部門及項目部應(yīng)設(shè)專職或兼職資料員,負責文件的登記、編號、標識、發(fā)放、更改、回收及保管。4.7.2資料員應(yīng)按文件編號、受控編號、文件名稱等內(nèi)容填寫“收文登記表”和“文件發(fā)放回收登記表”。所有登記都應(yīng)字跡清晰、日期準確。4.7.3各單位、部門及項目部建立受控文件一覽表，9、公司行政辦公室發(fā)布受控文件總目錄。4.7.4各單位、部門及項目部資料員應(yīng)對所管文件的有效性進行核查清理。4.8文件的更換4.8.1當文件因破損嚴重影響使用時,應(yīng)到文件發(fā)放部門辦理更換手續(xù),交回破損文件,補發(fā)新文件。4.8.2新文件的受控編號仍沿用原文件的受控編號。資料員應(yīng)負責將破損文件銷毀。4.9文件的評審、更改4.9.1文件在每年1月份應(yīng)進行評審，根據(jù)文件的實施情況或出現(xiàn)變更的情況，由原編制部門決定是否需要修訂或更新，并按4.3條規(guī)定的權(quán)限再次進行審批，修訂或更新的文件須經(jīng)再次批準。4.9.2文件內(nèi)容需要修訂、更改時,由文件修訂、更改提出部門的負責填寫“文件處理通知單”。4.9.3文件更改的10、評審，應(yīng)獲得原審批所依據(jù)的有關(guān)背景資料，經(jīng)批準后更改。4.9.4文件更改批準后,由文件發(fā)放部門負責填寫“文件處理通知單”，按原文件發(fā)放范圍發(fā)放。4.9.5文件持有人接到文件更改通知后，必須按規(guī)定及時對文件進行修改。4.9.6文件更改時，與被更改文件相關(guān)的所有文件，必須同時進行修改。在原文件更改處下面以“紅色刪除線”為更改標識。電子版本保留修訂狀態(tài)版本，發(fā)布為修改后的版本。4.9.7文件經(jīng)多次更改或大幅度修訂時，應(yīng)安排換版。4.9.8各部門應(yīng)經(jīng)常檢查各類有效文件的充分性、適宜性和有效性。4.10文件保管4.10.1文件應(yīng)清晰可辨，易于識別和檢索,防止丟失、損壞、錯用。4.10.2文件的保管方式采11、取分類保管、分類存放，便于查找。4.10.3文件的存放應(yīng)保持環(huán)境適宜，防潮、防霉、防損壞。4.10.4 每年年初各部室、項目部應(yīng)按中鐵電氣化局集團檔案工作規(guī)章制度（電辦2006141號文件）的規(guī)定，將上年歸檔文件及管理體系文件向公司辦公室辦理移交手續(xù)。4.10.5各單位、部門及項目部的作廢文件由資料員填寫“文件處理通知單”，報領(lǐng)導(dǎo)批準后由各部門資料員進行銷毀。4.10.6各部室應(yīng)建立受控文件目錄，每年4月份報公司辦公室，由辦公室進行匯總，及時發(fā)布受控文件目錄，各單位、部門及項目部負責對所管文件的有效性進行核查清理。4.10.7電子文件每年由公司辦公室統(tǒng)一歸檔，歸入電子檔案庫。4.11 文件的回12、收4.11.1各單位、部門及項目部的資料員，應(yīng)將舊版本或作廢的文件標注“作廢”及時收回，并在“文件發(fā)放回收登記表”上注明回收日期。需作資料保存的，由留用人部門提出申請，經(jīng)文件發(fā)放部門負責人同意后做出適當?shù)臉俗⒑蟊Ａ簟?.11.2當各單位、部門及項目部撤消時，資料員應(yīng)將竣工文件按規(guī)定向行政辦公室移交存檔。體系文件應(yīng)返還安全質(zhì)量部，其它文件由各單位、部門及項目部文件資料員填寫文件處理通知單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后由各單位、部門、項目部資料員進行銷毀。4.11.3當文件丟失時,責任人應(yīng)以書面形式說明原因,經(jīng)文件發(fā)放部門負責人批準后補發(fā)。4.11.4人員調(diào)離本單位應(yīng)及時完整地移交領(lǐng)用文件。4.12文件拷貝413、.12.1需要拷貝受控文件時，拷貝部門應(yīng)經(jīng)文件主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準后拷貝。4.12.2受控文件拷貝后應(yīng)進行標注區(qū)別，按4.5.2辦理。4.13外部文件的控制4.13.1辦公室負責外來一般文件的收發(fā)登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，存留或發(fā)放經(jīng)辦部門處理。4.13.2適用的的各類外部文件如：法律法規(guī)、國際標準、國家標準、地方標準和其他要求由工程管理部收集匯總核定公布后方可使用。4.13.3工程管理部應(yīng)與相關(guān)單位及部門保持聯(lián)系,核實所使用的國際標準、國家標準、地方標準、部頒標準、行業(yè)標準、法律法規(guī)等外部文件是否為最新版本，并應(yīng)及時公布更換新版本。4.13.4各部室、項目部應(yīng)根據(jù)工作需要主動收集有關(guān)依據(jù)文件，以保證體14、系運行使用要求。5.本制度支持性文件5.1中鐵電氣化局集團檔案工作規(guī)章制度（電辦2006141號文件）6.記錄6.1收文登記表 XX-JL-03-02-016.2文件發(fā)放回收登記表 XX-JL-03-02-026.3文件處理通知單 XX-JL-03-02-036.4受控文件一覽表 XX-JL-03-02-04XX-ZD-03-02-01 ( ) 收 文 登 記 表 辦1月 日來文單位來文編號受控編號份數(shù)文 件 名 稱收文 號承辦單位簽收備注XX-ZD-03-02-02 ( )文件發(fā)放回收登記表 辦2文件名稱：發(fā)文日期文件編號受控編號文件數(shù)量印號收文單位簽收人及日期或電話記錄回收日期印 號收文單位簽收人及日期或電話記錄回收日期印號收文單位簽收人及日期或電話記錄回收日期XX-ZD-03-02-03文件處理通知單文件名稱文件編號處理方式修訂 留存 作廢更改 歸檔 銷毀版本狀態(tài)具體內(nèi)容說明 編制 ： 日期 負責人： 日期：批示： 主管領(lǐng)導(dǎo)： 日期： 辦-3XX-ZD-03-02-04受控文件一覽表 辦4序號文件字號受控編號文 件 名 稱