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1、公司行政部門崗位職責及會議、檔案保密規章制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 行政部門的規章制度一.行政經理的崗位職責及規定（一）崗位職責1 全面領導行政部工作并具體主持行政事務工作，制定本部門每年、每月和每周工作計劃。2 管理行政部人員編制。3 負責制訂公司的行政規章，經總經理簽發后督促各部門貫徹執行，并注意收集執行情況，從公司的實際出發，不斷完善公司的規章制度。4 負責聯絡公司各部門的工作進展情況，注意收集各方面的意見、建議、先進事例和存在問題，并向總經理報告。5 負責協調公司各部門之間的關系，努力發揮公司的整體2、組織優勢。6 負責安排、督導辦公室各職能主管的工作，確保辦公室各項功能的有效發揮。7 負責審批各部門采購計劃，組織安排人中同按計劃實施物資采購。8 根據總經理指示，負責安排公司的各類會議，做好會議記錄，安排并做好會務工作，組織編寫會議紀要或有關的決議，檢查會議精神的貫徹落實情況，并及時編寫公司的大事記。9 負責起草、修改以公司名義送發的各類公文函件、請示、報告等。10 指導和督導辦公室有關人員做好公司文件及重要檔案資料的編號、打印、收發、整理、登記、歸檔和保管工作。11 按照總經理的指示搞好專項調查研究，擬寫調查報告，為總經理提供決策依據。12 負責擬寫公司的階段性工作總結和工作規劃，編制行政3、開支預算。13 嚴格管理和使用印章、介紹信，需經簽字批準并進行登記后方可用印。14 組織做好函電收發、書籍報刊征訂與保管工作。15 負責對外合同的審核蓋章及對外事務協調，審查公司內部文件、記錄及內刊。16 管理公司車輛，合理調度使用，安排人員進行年審，辦理車輛保險事務。17 組織與安排公司活動。辦理經批準的公司員工的暫住證、保險福利。 18 管理公司員工及住房，管理環境衛生，負責公司防火、防盜及交通等安全管理工作。19 安排外來賓客的住宿。20 組織落實公司關于創建文明單位和文明班組的計劃和部署，抓好公司的兩個文明建設。21 負責聯絡政府有關部門和社區有關方面的關系，搞好對外合作，并根據總經理4、的要求參與有關的社會活動。22認真完成總經理交辦的其它工作。（二）規定1 對得知公司出現重大異常情況后未及時向總經理反映，以致造成重大損失負責。2 對總經理辦公室行文的差錯，收集與整理資料失實而造成的后果負責。3 對機密文件和文書檔案管理不嚴，發生失密、泄密或丟失、損失負責。4 對公文、函件、報刊傳遞不及時，或發生誤傳現象，影響工作負責。5 對印章、介紹信管理不嚴或使用不當而造成的不良后果負責。6 對下屬工作質量造成的不良影響負責。7對未及時根據公司方針目標的有關要求，編制好本室方針目標或未及時檢查和落實負責。二部門管理制度（一）考勤管理制度第一條 本公司除各分部、各小區項目組外，其余部門均實5、行每天8小時、每周40小時，周六周日休息工作制。作息時間： 夏季：星期一至星期五8:3017:30，午休12:0013:30冬季：星期一至星期五9:0018:00，午休12:0013:00分部與小區項目組：每周工作六天，由分部經理安排休息時間（周六、周日必須上班）設于裝飾市場中的設計分部上下班時間應與所在裝飾市場營業時間一致。人力資源部不固定地抽查某個分部員工的在崗情況。午餐時間：11:4512:45。精品設計室上下班時間同公司規定。第二條 員工上下班時必須簽到、簽退。總部員工在行政部簽，分部設計師、業務人員在分部經理辦公室簽，遇公事外出遲到公司，提前向行政部經理或直屬分部經理說明。第三條 員6、工考勤包括遲到、早退、事假、病假、曠工。遲到：上班時間開始后1小時以內未到崗者。如電話請假經分部經理批準后補辦手續的，計半天事假；未請假者計曠工半天。早退：下班時間結束前1小時內提前離開公司者。下班提前1小時以上離開、經分部經理批準的，按事假計；未請假者計曠工。曠工：上班時間開始后1小時以上未到公司者，下班時間結束提前1小時以上離開公司者；超過遲到、早退時限到崗或離崗，且未提前請假的，記半天至一天曠工；以去工地、處理客戶事宜等為由未到公司上班，經查不實的，假期屆滿未續假不到崗者；代人簽到、簽退或偽造出勤記錄者，經查明雙方均按曠工論處。病假：提前以口頭或書面形式通知人力資源部（視病情嚴重程度決定7、請假形式），設計師病假在一天以內由分部經理批準，登記考勤表，兩天以上報人力資源部批準。病假結束后需到行政部進行銷假，銷假時必須出具醫院證明、就醫記錄和買藥發票，否則按事假處理。事假：一天以內需提前請假，填寫請假單，經部門經理或分部經理批準后方可休假，報人力資源部備案；特殊情況不能提前請假的，需在上班后半小時內向分部經理請假，并在上班后補辦請假單；事假兩天或以上者，需提前由本人填寫請假單，分部經理簽署意見報公司人力資源部批準后方可按事假處理；未按上規定辦理的，均按曠工處理；年度內累積事假超過15天的，本年度若再休事假按雙倍扣發工資；年度內累積休假超過30天的，予以辭退。第四條 違反勞動紀律規定：8、1遲到、早退：次數第一次第二次第三次第四次第五次罰款20元30元50元按曠工一天計辭退 曠工： 曠工一天以內的，當月工資按全額工資扣除三天出勤天數計算工資； 曠工兩天或以上的辭退，視為自愿放棄所有未結款項。2事假： 當月事假累計不超過三天：當月工資=全額工資全額工資/26天事假天數=全額工資/26天出勤天數； 當月事假累計為四天或以上：當月工資=產值工資產值工資/26天事假天數=產值工資/26天出勤天數。3病假： 當月病假累計不超過三天：當月工資=產值工資（級別工資+補助）/26天病假天數； 當月病假累計為四天或以上：當月工資=全額工資/26天出勤天數。4自動離職：自動離職的，視同放棄所有未結9、款項。5.節假日依照國家有關規定執行，分店根據輪休表執行。6婚假 凡通過試用期的員工，憑結婚證可享受五天有薪婚假。 婚假限自結婚證開具之日起三個月內使用。7喪假員工真系親屬（指配偶、子女、父母、配偶之父母、兄弟、姐妹）去世，可申請三天有薪慰唁假。8分娩假凡符合計劃生育規定并在公司工作一年以上的女員工，憑醫院證明，經公司人力資源部核準后，可視情況享受四十天有薪產假。9有薪年假工作1年以上、無其它不良記錄，普通員工每年享受年假3天，主管級人員享受年假5天，經理級及以上級別人員享受年假7天。工作2、3年以上者，以此類推。10加班 公司不提倡加班，因工作應急需加班者，須提前通知行政部，并填寫加班記錄，10、設計師征得分部經理同意后方可加班。 加班費均在效益工資中體現。（二）會議管理制度會議是公司議事、決策的主要方式，是保證企業正常運行的必要手段。會議的目的在于集思廣益，促進溝通，統一思想，提高行動能力，進而解決問題。過多的會議必然導致形式主義、官僚主義，既耽誤工作時間，影響工作效率，又增加行政管理費用。因此，必須加強對公司會議的管理，精簡數量，講求質量，提高會議效率，為此，特制定本制度。第五條 會議構成 公司會議由董事會會議、公司例會、專業會議、部門會議（設計師會議）及其它會議構成。第六條 會議內容1、 董事會會議：每月至少召開一次，由公司董事長主持，參加人員為公司股東、總經理、副總經理等核心領11、導成員。會議內容： 討論、制定公司一定時期經營策略。并就一定時期工作事項做出研究、決策、部署和安排。 研究、分析公司在近期在經營發展中出現的重大情況和重要問題，并制定解決措施與方案。 研究制定總業務目標、長期、近期規劃及執行計劃。 評估各部門的工作表現，檢查及修正各經理及其所屬人員的委任。 部署各部門工作，并予以支持引導。2、 公司例會：每周召開一次，每周一下午4點舉行，由總經理主持，參加人員為公司總經理、副總經理和部門經理、店面經理、主管及其它管理人員。會議內容：總經理傳達董事會會議精神，貫徹落實做出的決議、安排。部門經理匯總本周的工作情況，匯報成績，指出錯誤，并提出改進措施，以及需請總經理12、或其他部門協調解決的問題。各部門經理概述下周工作計劃，具體實施步驟與完成日期。由總經理對本周各部門的工作進行講評，提出下周工作的要點，進行布置和安排。3、 專業會議：即公司各部門工程技術、業務綜合等會，根據具體需要不定期舉行。由具體分管的副總經理批準，主管部門經理負責組織，參會人員為相關部門人員及專業技術人員。4、 部門會議：每周至少舉行一次。由部門負責人或具體分管的副總經理主持。市場部會議：每周五下午4點舉行，參會人員為分管市場的副總經理、統裝部經理、分部經理、設計總監、業務主管和設計主管。工程建設部會議根據需要另行確定。會議內容： 匯報本周工作進展情況，分析、解決本周工作中出現的問題。（如13、某重點客戶設計方案到何進度、某合同履行進展到何步驟等）。 提出下周工作計劃以及需請其它部門協調解決的問題。 由具體分管的副總經理或部門經理對本周各部門工作進行講評，提出下周工作要點，進行布置和安排。5、 設計師工作會議主旨：向設計師，分部領導宣傳企業文化、企業理念，加強分部、設計師與各部門的溝通了解，提高設計師的簽單力度。時間：每周五上午9:30舉行，主持人為分部經理。與會人員：分部經理、主任設計師及分部設計師。設計總監不定期參會。會議內容：1. 介紹公司經營管理動態及行業動態。2. 由公司有關部門介紹本部門工作職責、工作流程及與各分部交叉的工作及最近工作情況。（設計師對其他部分工作發表意見和14、建議。）3. 設計師對其他部門工作發表意見和建議。4. 總結本月各設計分部設計師的工作情況，針對設計師出現的問題，提出公司的處理意見。5. 聽取設計師對公司工作的意見和建議，并給予相應答復。6、 業務人員工作會議（待定）7、 其它會議：突發事件、重大問題等需臨時開會解決的，由事件的主管部門組織臨時召開。第七條 會議安排i. 董事會會議及公司例會：由行政部提前將會議內容通知參會人員，專業會議、部門會議、設計師、業務人員工作會議及其它會議由部門召集人通知。ii. 會議主持人和召集部門分別做好有關準備工作，擬好會議議程、提案、匯報總結提綱、發言要點、工作計劃草案等材料，落實會場，備好茶水、獎品、紀念15、品等。iii. 會議進行時，會議主持人首先宣講會議議程，引導參會人員按要求發言。發言人有偏題或跑題現象發生時，會議主持人應及時提醒，言歸正傳，把握全局。在必須延長會議時間時，應征得參會者的同意。iv. 會后兩天之內整理、發布會議紀要或會議記錄。董事會會議、公司例會由總經理助理整理記錄，部門（班組）會議由部門負責人指定人員記錄，專業會議由參會部門整理記錄，會議紀要或會議記錄發放后，報行政部備案一份。第八條 會議要求1、 開會前，會議召集人需明確會議議題，并將此議題通知會議人員。2、 參會者提前擬好會議發言提綱，發言時簡潔明了，嚴格遵守會議的限定時間。3、 會議參加者在會上要暢所欲言，各抒己見，允16、許持有不同觀點和保留意見。但會上一旦形成決議，無論個人同意與否，都應認真貫徹執行。4、 嚴守會議紀律，保守會議秘密，在會議決議未正式公布以前不得私自泄露會議內容，影響決議實施。5、 控制會議人數，與會議內容無關者，不必參加會議。6、 控制會議時間，公司會議時間為23小時；部門一般會議時間為3060分鐘。7、 會議期間，與會人員關閉手機或呼機，確因急事需會議期間聯絡，應將手機或呼機設置于靜音狀態，接聽手機時應自覺離開會議室，以免影響會議進程。8、 會議結束時，主持人要與全體參加人員確定會議結論。9、 參加會議人員不允許遲到，遲到者按公司考勤制度予以處罰。確因急事不能參加者，應在開會前20分鐘內通17、知會議召集人。（三）獎懲制度一、獎勵獎勵分為四種：嘉獎、記功、記大功、獎金。1、嘉獎(1)出色完成公司領導指派的重要任務者；(2)圓滿完成重大項目未出差錯者；(3)對操作技術或管理制度建議改進，經采納施行，著有成效者。(4)為公司節約成本，合理利用電腦耗材、辦公用品，充分利用廢棄品，成績顯著者；(5)檢舉違規或損害公司利益者；(6)全心全意服務，有具體事跡者；(7)遇有困難，勇于負責，處理得當者。(8)其它突出事跡應予獎勵者。2、記功(1)節約物料或對廢品利用，著有成效者。(2)發現職責外問題，予以報告或妥為防止損害足為嘉許者。3、記大功(1)遇有意外事件或災害，奮不顧身、不避危難，因而減少損18、害者。(2)維護公司重大利益，避免重大損失者。(3)有其他重大功績者。4、獎金(1)對公司有特殊貢獻，足為全公司同仁表率者，獎現金200元。(2)一年內記在功二次者，獎現金300元。(3)服務年滿三年，成績優良未曾曠工或受過記過以上處分者，獎現金500元。5、職員懲罰分下列五種：(1)警告：每次減發獎金二十元，并于年終獎金時一并減發。(2)記過：每次減發獎金三十元，并于年終獎金時一并減發。(3)記大過：每次減發獎金五十元，并于年終獎金時一并減發。二、開除、解雇1、有下列情形之一者，予以警告：(1)違反公司管理規定，情節輕微者；(2)著裝不整或不佩戴規定標志、員工牌；(3)不能按時完成工作任務者19、；(4)因過失導致工作失誤，情節輕微者；(5)不服從上級合理指示，情節輕微者；(6)浪費公物，情節輕微者；(7)上班時間、躺臥休息，擅離職守，怠忽工作者；(8)破壞環境者；(9)說長道短，影響團結者。2、記過(1)違反公司管理規定，不聽勸阻者；(2)在工作場所喧嘩、嘻戲、吵鬧、妨礙他人工作而不聽勸告者；(3)對同仁惡意攻擊或誣害，偽證，制造事端者；(4)投機取巧，謀取非法利益者；(5)因疏忽或過失使公司遭受損害或傷及他人者；(6)未經許可攜帶外地人入公司閑談。3、記大過(1)擅離職守，致公司蒙受重大損失者；(2)違反公司管理規定，頂撞、污辱管理人員者；(3)泄露公司重要機密者；(4)遺失經營的20、和重要文件、機件和其它物品；(5)一個月內曠工達五日者；(6)電腦等具技術性設備，非經使用人員及主管同意，擅自操作并造成損害者。(7)拒絕聽從主管人員合理指揮監督，經勸告仍不聽從者；(8)其他重大違規行為者。4、開除（不發資遣費）(1)對同仁暴力、恐嚇，嚴重妨礙工作者；(2)在公司內毆打他人或相互毆打者；(3)故意損壞設備或財物者；(4)張貼、散發煽動性文字，圖畫破壞勞資感情者；(5)偷盜同仁或公司財物者；(6)侵占、貪污公司財物者；(7)無故損毀公司財物，損失重大或第二次損毀、涂改重大文件或公物者；(8)未經許可兼任其他職務或兼營與本公司同類業務者；(9)在公司服務期間受刑事處分者；(10)21、一年內記大過滿二次，功過無法平衡抵消者；(11)無故連續曠工三日或全月累積曠工六日或一年內曠工達十二日者；(12)吸食毒品者；(13)偽造、編造或盜用公司印信者；(14)在工作場所內制作私人業務或喚使他人制作業務者；(15)故意泄露公司技術，營業上的機密致使公司蒙受重大損失者；(16)其他違反法令或勞動法或本制度規定情節重大者。5、功過相抵(1)嘉獎與警告相抵消；(2)記功一次或嘉獎三次可抵消記過一次或警告三次；(3)記大功一次或記功三次可抵消記大過一次或記過三次；(4)前功不能抵后過。(5)職員功過抵消以發生于同一年內的為限。6、減發獎金受警告以上處分者，于年終獎金發放時按下列標準減發：警告22、減發15天工資的獎金；記過減發25天工資的獎金；記大過減發45天工資的獎金。7、福利為了員工老有所依，健康有保障，按國家有關規定，結合公司具體發展情況，逐步建立養老、醫療等社會保險制度。本手冊由祥和園裝飾工程有限公司行政部負責解釋和修改（四）檔案保密制度1、檔案按類別、按級別、按時間的先后順序進行歸類管理，所有檔案分為三類：一般檔案、保密檔案、絕密檔案。一般檔案各部門經理均有權查閱；保密檔案各部門經理如要查閱的，必須由行政部經理簽字才能查閱；絕密檔案一般不準任何人查閱（注：副總、總經理除外），如有特殊情況需要查閱的部門經理，必須要總經理簽字同意，且必須在行政部所指定的地點進行查閱，公司檔案不準23、任何人帶出公司。2、除本部門工作人員外，未經許可，任何人不得私自進入其他辦公場所，未經許可，不得使用其它部門人員電腦，不得查看U盤、光盤及軟盤中的文件資料，更不能翻閱、抄錄其他部門資料。3、在打印、復印文件或資料中，應樹立保密意識，不得隨意將文件、資料內容泄露給公司外部人員及其他無關人員，打印、復印錯誤的重要文件應及時銷毀，不得亂丟亂放。4、負責文件及檔案的管理人員應具有高度保密意識，不得向任何人有意無意泄露公司的機密。公司員工應做到“不該說的話不說”，“不該問的事不問”。廢舊文件不得隨意丟棄，經公司認定作廢的文件應定期銷毀。5、公司員工不得擅自更改公司各種文件或資料。6、財務人員應妥善保管好帳務、報表、資料，不得將公司機密泄露給予任何人。7、合同文件、財務狀況及其它重要的公司內部文件應特別注意保密原則，各種資料應妥善保存，更不能泄露給其他人。8、凡重要文件，未經上級允許，不得復制、抄錄。9、員工的薪金、獎金公司予以保密，嚴禁任何人互相打聽、攀比。10、不得向無關人員泄露商品進價和公司的重要數據資料，做好保密工作。11、員工應盡忠盡職、努力工作，珍惜公司信譽，工作中不得泄露公司商業秘密或資料