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1、發(fā)行集團(tuán)有限公司員工信息檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: xxxx發(fā)行集團(tuán)有限公司員工信息檔案管理制度第一章 總則第一條 為規(guī)范員工信息檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護(hù)和利用檔案，使之科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，在企業(yè)經(jīng)營活動中充分發(fā)揮員工檔案的作用，更好地為發(fā)行集團(tuán)各項工作服務(wù)，特制定本管理制度。第二條 員工信息檔案工作是集團(tuán)人力資源工作的重要組成部分，也是集團(tuán)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行集團(tuán)戰(zhàn)略、方針、政策服務(wù)的，是選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。2、第三條 本制度適用于xxxx發(fā)行集團(tuán)有限公司本部及各分公司。第四條 員工信息檔案管理工作由發(fā)行集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)。第二章 管理職責(zé)第五條 集團(tuán)人力資源部管理職責(zé)包括：1、負(fù)責(zé)制訂、修改和完善集團(tuán)員工信息檔案管理的相關(guān)工作管理制度與實施細(xì)則等規(guī)范；2、負(fù)責(zé)本制度在各分公司實施執(zhí)行的具體指導(dǎo)和監(jiān)督檢查；3、負(fù)責(zé)發(fā)行集團(tuán)各部門的員工信息檔案管理工作；4、負(fù)責(zé)對各子、分公司的員工員工檔案管理工作進(jìn)行檢查與督導(dǎo)。第六條 集團(tuán)人力資源部員工信息檔案管理的義務(wù)是指導(dǎo)各分公司按本制度要求建立規(guī)范的檔案管理程序、規(guī)范檔案管理行為。第七條 各分公司人力資源工作負(fù)責(zé)部門員工信息檔案管理的職責(zé)是負(fù)責(zé)執(zhí)行本制度，并按其3、要求建立規(guī)范的員工信息檔案管理。第八條 負(fù)責(zé)公司本部在崗正式員工及縣級分公司主要負(fù)責(zé)人的人事檔案管理工作。第九條 發(fā)行集團(tuán)聘用員工的人事檔案委托xx省人才流動中心進(jìn)行管理。第三章 員工信息檔案內(nèi)容第十條 員工信息檔案正本，是由歷史地、全面地反映員工情況的有關(guān)材料構(gòu)成，主要有如下幾類：1、履歷材料（包括個人的簡歷資料）；2、自傳材料；3、鑒定、考核、考察材料；4、學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料；5、獎勵及處分材料；6、合同、錄用、任免、聘用、離職材料；7、其他可供用人參考的資料。第十一條 員工信息檔案副本，是員工信息檔案正本中主要材料的復(fù)制件和其他材料構(gòu)成。1、近期履歷材料；2、主要鑒定、考核材料；4、3、學(xué)歷、學(xué)位、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料；4、獎勵及處分材料；5、任免審批表；6、培訓(xùn)記錄及外訓(xùn)協(xié)議等材料；7、目標(biāo)責(zé)任書、保密協(xié)議；8、身份證、戶口本等身份證明文件的復(fù)印件。其他類別如有重復(fù)的重要材料，也可歸入副本。第四章 檔案編號管理第十二條 集團(tuán)檔案實行編號管理，即按照部門崗位級別進(jìn)行相應(yīng)標(biāo)號，以方便檔案的查詢和管理。第五章 員工信息檔案的收集與整理第十三條 日常收集員工履歷表、轉(zhuǎn)正定級審批表、各種獎勵、職務(wù)任免、異動表、續(xù)簽合同等材料。日常新進(jìn)人員的員工信息檔案必須于辦理入職手續(xù)兩日之內(nèi)，將新進(jìn)員工的信息檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。第十四條 人力資源部門在以下幾個時段做好員工檔案資料的歸檔5、工作。1、新員工報到時新員工報到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面左上方按照檔案編號標(biāo)準(zhǔn)書寫上檔案袋編號、員工姓名、性別。2、員工辦理正式入職手續(xù)時辦理完入職手續(xù)后的三個工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔：（1）員工試用期臨時用工協(xié)議書；（2）聘用員工情況登記表；（3）入職通知單。3、員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，人力資源部必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋：（1）該員工的轉(zhuǎn)正申請表、轉(zhuǎn)正通知單；（2）勞動合同；4、員工辦理調(diào)動手續(xù)時各級人力資源部門，在完成員工調(diào)動手續(xù)的三個工作日內(nèi)，將員工調(diào)動手續(xù)資料裝入該員工的檔案6、案內(nèi)，具體的資料有：（1）員工調(diào)動審批表；（2）發(fā)行集團(tuán)人員調(diào)動發(fā)文文件。5、員工辦理離職手續(xù)時員工離職時必須裝入的資料有：（1）該員工的書面離職申請書；（2）合同終止書；（3）離職申批表；6、員工受到表揚等與人事相關(guān)工作時，需要歸檔的資料必須第一時間（三天以內(nèi)）歸檔。第十五條 在整理過程中,不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。第六章 員工檔案的借閱與移交第十六條 凡借用員工檔案，必須填寫員工檔案借閱登記表，由人力資源部門的負(fù)責(zé)人核實理由，經(jīng)分管人力資源的公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可借出，借出的檔案必須在3天內(nèi)歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。借閱檔案的人員，對檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不7、準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換，不得復(fù)印。第七章 其他規(guī)定第十七條 凡是公司的員工（正式員工、試用期員工、聘用員工和勞務(wù)派遣員工）都必須建立檔案正本，是否建立副本，根據(jù)工作需要由人力資源部自行確定。第十八條 檔案管理人員應(yīng)具有良好的思想素養(yǎng)，按受過正規(guī)的檔案管理培訓(xùn)，在工作中須嚴(yán)格遵守保密制度。第十九條 不得擅自處理或銷毀檔案材料，應(yīng)按公司檔案管理制度進(jìn)行檔案保管和檔案銷毀。第二十條 集團(tuán)人力資源部定期或不定期地對各子、分公司的員工信息檔案管理工作進(jìn)行檢查與督導(dǎo)。第二十一條 本制度最終解釋權(quán)歸發(fā)行集團(tuán)人力資源部。第二十二條 本制度從下發(fā)之起實施。員工信息檔案借閱申請表日期： 年 月 日申請單位申請部門申請人借用查閱員工檔案事由借用查閱員工檔案內(nèi)容被查閱單位部門被查閱人查閱檔案編號部門領(lǐng)導(dǎo)意見人力資源部意見分管領(lǐng)導(dǎo)意見員工信息檔案借閱登記表序號日期時間檔案借閱人信息檔案歸屬人信息歸還日期歸還時間檔案保管人單位/部門借閱人單位被借閱人檔案編號員工檔案移交表需調(diào)動檔案信息單位部門檔案歸屬人檔案編號1、2、3、4、5、6、7、8、手續(xù)會簽檔案調(diào)出單位檔案管理員檔案調(diào)出檔案人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字檔案調(diào)入單位檔案管理員檔案調(diào)入檔案人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字