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1、大型上市公司檔案檔號(hào)編訂、調(diào)卷管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 第1章總則第1條目的為加強(qiáng)公司的文書(shū)立卷工作，規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。第2條適用范圍本公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文字材料，均應(yīng)按本制度進(jìn)行管理。笫3條管理部門(mén)1. 文書(shū)結(jié)案后，原稿由行政部歸檔，經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要胡存影印木。如因業(yè)務(wù)處理需耍原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管，應(yīng)征得文書(shū)管理部門(mén)主管同意，文書(shū)管理部門(mén)以影卬本歸檔。2. 各分公司的檔案分類(lèi)目錄及編號(hào)原則，山公司辦公事務(wù)部門(mén)統(tǒng)一制定。第2章檔案管理第4條文件點(diǎn)收文件結(jié)案移送2、歸檔時(shí)，應(yīng)根據(jù)如下原則進(jìn)行點(diǎn)收。1. 檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。2. 文件如經(jīng)過(guò)抽查，應(yīng)有管理部門(mén)主管的簽字確認(rèn)。3. 文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)。4. 與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)。5. 如發(fā)現(xiàn)有一價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門(mén)。第5條文件整理點(diǎn)收文件后，應(yīng)按照以下方式對(duì)文件進(jìn)行整理。1. 中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。2. 右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角，并理齊釘牢。3. 文件如有皺褶、破損、參羌不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊3、劃一。第6條檔案分類(lèi)1. 應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、部門(mén)組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因索，按部門(mén)、大類(lèi)、小類(lèi)三級(jí)進(jìn)行檔案分類(lèi)。具體原則是先以部門(mén)區(qū)分，然后依檔案性質(zhì)分為若干大類(lèi)，再在同類(lèi)中依序分為若干小類(lèi)。2. 檔案分類(lèi)應(yīng)力求切合實(shí)川。如檔案較多、三級(jí)分類(lèi)不夠用，nJ在第三級(jí)Z后增設(shè)笫 四級(jí)“細(xì)類(lèi)”。3. 同一 “小類(lèi)”（或“細(xì)類(lèi)”）的案件以裝訂于-個(gè)檔夾為原則，如案件較多、一個(gè)檔 夾不夠使用吋，可分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于“小類(lèi)”（或“細(xì)類(lèi)”）之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考。4. 每一檔夾的封面內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè)“冃次表”，歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，并以一案一個(gè)“冃 次”編號(hào)為原則。5. 檔號(hào)的表示方式如下：A1A2B1B2C4、1C2D1E1E2其中A1A2為經(jīng)辦部門(mén)代號(hào)，B1B2為大類(lèi)號(hào)，C1C2為小類(lèi)號(hào),D1為檔案卷次，E1E2 為檔案冃次。第7條檔案名稱(chēng)及編號(hào)1. 檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表明檔案的內(nèi)容和性質(zhì) 為原則，并且要有一定的范疇，不能籠統(tǒng)和含糊。2. 各級(jí)分類(lèi)、卷次及冃次編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示，其位數(shù)使用視檔案多少及 增長(zhǎng)情形決定。3. 檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類(lèi)編號(hào)表”，將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代 表數(shù)字編號(hào)，按一定順序依次排列，以便查閱。4. 檔案分類(lèi)各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)公司規(guī)模擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多吋隨時(shí)增 補(bǔ)。5. 檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字5、一經(jīng)確定，不宜任意修改。如確冇修改必要，應(yīng)事 先審杏討論，并擬訂“新I口檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照表”，以免混淆。第8條檔號(hào)編訂1. 新檔案應(yīng)從“檔案分類(lèi)編號(hào)表”查明該檔案所屬類(lèi)別及其卷次、目次順序，以此來(lái) 編列檔號(hào)。2. 檔案如果歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號(hào)并予以同號(hào)編列。3. 檔號(hào)以“一案一號(hào)”為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類(lèi)者，應(yīng)先確定 其主要類(lèi)別，再編列檔號(hào)。4. 檔號(hào)應(yīng)自左向右編列。右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號(hào)填寫(xiě)于檔案首頁(yè)的左上角；左方 裝訂者，則填寫(xiě)于右上角。笫9條檔案整理1. 歸檔文件時(shí)應(yīng)依目次號(hào)以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類(lèi)別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“見(jiàn) 出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。26、. 檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類(lèi)編號(hào)及名稱(chēng)，以便查檔。笫10條保存期限文件保存期限除政府冇關(guān)法令或木公司其他規(guī)章特別規(guī)定者外，依下列規(guī)定辦理。文件保存期限規(guī)定保存期限范圍永久保存公司章程、股東名冊(cè)、組織規(guī)程及辦事細(xì)則、螢事會(huì)及股東會(huì)記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、政府 機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、工程設(shè)計(jì)圖、其他經(jīng)核定須永久保存 的文書(shū)10年保存預(yù)算書(shū)、決算書(shū)、會(huì)計(jì)憑證、事業(yè)計(jì)劃資料、其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)5年保存期滿(mǎn)或解除的合約、其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)1年保存結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者備注各種規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存，使用部門(mén)視其有效期予以保存笫11條檔案清理1. 檔案管理人員應(yīng)7、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽。每年更換時(shí)，依 規(guī)定清理一次，已到保存期限者，應(yīng)給予銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄附注 欄內(nèi)注明銷(xiāo)毀II期。2. 保管期限屆滿(mǎn)的文件屮，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將“收（發(fā)） 文登記單”笫五聯(lián)附注在其保留文件上，并在笫五聯(lián)上注明部分銷(xiāo)毀的日期。第12條調(diào)卷程序1. 各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)“調(diào)卷單”，經(jīng)其部門(mén)主管核準(zhǔn)后調(diào) 閱。2. 檔案管理人員接到“調(diào)卷單”，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于“調(diào)卷單”上寫(xiě)明借 出日期，然后將檔案交與調(diào)卷人員。檔案管理人員將“調(diào)卷單”按歸還F1期先后順序整理, 以備催還。3. 在檔8、案室當(dāng)眾借閱者，免填“調(diào)卷單”。4. 檔案歸還吋，經(jīng)檔案管理人員核查無(wú)誤后，檔案即歸入檔夾。“調(diào)卷單”由檔案管理 人員留存?zhèn)洳椤ｓ?3條調(diào)卷管理1. 借閱檔案須在檔案借閱登記簿登記，秘密級(jí)以上檔案文件須由經(jīng)理級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能借閱。2. 案卷不許借出，只供在檔案室查閱，未歸檔的文件及資料可借出。3. 調(diào)卷人員調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸述。4. 調(diào)閱的檔案應(yīng)與經(jīng)辦業(yè)務(wù)冇關(guān)，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的案件，應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門(mén) 主管同意。5. 借閱檔案的人員必須愛(ài)護(hù)檔案，保證檔案的安全，不得擅H涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽収、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞，否則按違反保密法追究當(dāng)事人的責(zé)任。6. 交述檔案時(shí)必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。7. 外單位借閱檔案時(shí)，應(yīng)持冇單位介紹信并經(jīng)木公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，但不得將檔案帶離 檔案室。8. 外單位摘抄卷內(nèi)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)本公司總經(jīng)理同意，并對(duì)摘抄材料進(jìn)行審杳簽章。第3章附則第14條本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋。第15條本制度白公布之口起實(shí)行。