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股份公司資產(chǎn)公文檔案等行政管理制度31頁
股份公司資產(chǎn)公文檔案等行政管理制度31頁.doc
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上傳人:職z****i 編號(hào):1104187 2024-09-07 31頁 72.63KB

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1、股份公司資產(chǎn)、公文檔案等行政管理制度編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): 為實(shí)現(xiàn)辦公規(guī)范化、程序化、制度化,進(jìn)一步加強(qiáng)管理與協(xié)調(diào), 明確辦公流程與程序,提高辦公質(zhì)量與效率,保障和促進(jìn)公司戰(zhàn)略目 標(biāo)的實(shí)現(xiàn)及各項(xiàng)業(yè)務(wù)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展,特制定本制度。公司辦公室負(fù)責(zé)本制度的組織實(shí)施和監(jiān)督管理,以及具體條款的 修訂與解釋工作。第一節(jié)資產(chǎn)管理1、基本規(guī)定11固定資產(chǎn):固定資產(chǎn)是指可供長期使用,并在使用過程中始 終保持其原有實(shí)物形態(tài)的勞動(dòng)資料和其他物質(zhì)資料,其使用期限較長 (兩年以上)和單項(xiàng)價(jià)值均在2000元以上者。1. 2低值易耗品:2、指單位價(jià)值在2000元以下或使用年限比較短 (兩年以內(nèi))的物品。2、IT辦公設(shè)備的配置原則2. 1基本原則以網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化辦公的先進(jìn)理念為出發(fā)點(diǎn),盡量采用多功能一體設(shè) 備聯(lián)網(wǎng)使用,減少不必要的單機(jī)設(shè)備,由股份公司集中采購。2. 2筆記本電腦除財(cái)務(wù)部外,股份公司編制內(nèi)員工配置臺(tái)式電腦;購置及報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn):股份公司編制內(nèi)員工配置個(gè)人筆記本電 腦,其主板、硬盤、內(nèi)存和電池等配置應(yīng)達(dá)到目前主流品牌的較高配 置水平,必須具有無線上網(wǎng)功能;單價(jià)不超過10000元的,公司承擔(dān) 60%費(fèi)用,個(gè)人承擔(dān)40%費(fèi)用;單價(jià)超過10000元的,公司承擔(dān)6000 元費(fèi)用,其余費(fèi)用由個(gè)人自行承擔(dān);股份公司公司不統(tǒng)一采購,在申 請(qǐng)得3、到批準(zhǔn)后,員工自行在上述標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi),到正規(guī)電子商場(chǎng)釆購并 開據(jù)發(fā)票;股份公司正式員工購買的筆記本電腦,在達(dá)到上述配置標(biāo) 準(zhǔn)并按要求提供發(fā)票的條件下,與股份公司人力資源部簽訂協(xié)議書后 予以報(bào)銷,涉及所有權(quán)等事宜,均以協(xié)議書簽訂之日為準(zhǔn);公司購置的公用筆記本電腦,單價(jià)不超過7000元;3、購置流程3. 1辦公室負(fù)責(zé)所有固定資產(chǎn)及低值易耗品的購置;2辦公室收集并匯總各部門獲得有效簽批的固定資產(chǎn)購置預(yù) 算審批表、低值易耗品購置預(yù)算審批表;3. 3將匯總后的固定資產(chǎn)購置預(yù)算審批表、低值易耗品購置 預(yù)算審批表通過(網(wǎng)0A系統(tǒng))逐級(jí)上報(bào)并獲得有效簽批;3.4價(jià)值在2萬元以內(nèi)(不含)的資產(chǎn)及易耗品,行政部應(yīng)依4、據(jù) “貨比三家”的原則購置;對(duì)于價(jià)值超過2萬元的資產(chǎn),須嚴(yán)格按照 公司規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)購置。4、資產(chǎn)管理4. 1責(zé)任制1. 1總經(jīng)理負(fù)責(zé)本公司固定資產(chǎn)的管理工作;4. 1.2公司配備給個(gè)人使用的辦公設(shè)備,實(shí)行使用人負(fù)責(zé)制的管 理辦法;4. 1.3辦公室負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的實(shí)物管理、維修管理及資產(chǎn)的保險(xiǎn) 工作。4.2日常管理4.2. 1固定資產(chǎn)實(shí)行編號(hào)和統(tǒng)一標(biāo)識(shí)管理,由辦公室會(huì)同財(cái)務(wù)室, 在固定資產(chǎn)交付使用的當(dāng)天,進(jìn)行登記、編號(hào),并貼上統(tǒng)一標(biāo)識(shí);對(duì)于專人使用的固定資產(chǎn),如個(gè)人使用的電腦等,依據(jù)“誰 使用、誰保管、誰負(fù)責(zé)”的原則,責(zé)任到人;對(duì)于公用固定資產(chǎn),如 公用的多功能一體機(jī)、數(shù)碼攝影和攝像機(jī)等,由辦公5、室負(fù)責(zé)并將責(zé)任 落實(shí)到個(gè)人;資產(chǎn)的租賃、出借、抵押、擔(dān)保、調(diào)入、調(diào)出、報(bào)廢等, 必須由使用部門提出書面報(bào)告,并辦理相關(guān)審批手續(xù);4. 2. 4各部門有義務(wù)維護(hù)其所負(fù)責(zé)的各項(xiàng)資產(chǎn),對(duì)本部門在賬的 物品,各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況,制訂相應(yīng)的管理辦法和措施,確保本 部門的資產(chǎn)安全;4. 2. 5各部門內(nèi)部使用的非固定資產(chǎn)類數(shù)碼辦公用品,如移動(dòng)硬 盤、數(shù)碼相機(jī)、錄音筆和U盤等,均由部門經(jīng)理簽收領(lǐng)用并負(fù)責(zé),可 指定部門內(nèi)專人保管;4. 2. 6如發(fā)生資產(chǎn)短缺、損毀、丟失等,均應(yīng)根據(jù)行政部的簽收 領(lǐng)用記錄,由責(zé)任人按照財(cái)務(wù)部核定的物品折舊價(jià)賠償。4.3維修管理4. 3.1 一般維修:使用部門提出維修計(jì)劃,并填6、寫辦公設(shè)施維 修申請(qǐng)單,報(bào)行政部批準(zhǔn)后方可維修;重大維修:重大設(shè)施設(shè)備維修需報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可進(jìn) 行維修。第二節(jié)公文管理1、基本規(guī)定11公文種類:決定、決議、通告、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、 批復(fù)、批示、紀(jì)要等,尤以通知、決定、請(qǐng)示、報(bào)告和會(huì)議紀(jì)要最為 常用;12擬定原則:堅(jiān)持實(shí)事求是,一事一議,簡明扼要,標(biāo)題清楚、 觀點(diǎn)明確、條理清晰、層次分明、語言措辭準(zhǔn)確規(guī)范;13紙張要求:編輯和打印公文時(shí),統(tǒng)一采用A4型紙;14字體要求:紅頭公文標(biāo)題使用二號(hào)或三號(hào)宋體,加黑;正文 使用四號(hào)宋體,其他公文根據(jù)需要可作調(diào)整;15排版要求:紅頭公文標(biāo)題可分一行或多行居中排布,回行時(shí), 要做到詞意完整、排列對(duì)稱7、間距恰當(dāng)。2、公文管理2.1股份公司辦公室是公文管理的流轉(zhuǎn)部門,由專人負(fù)責(zé)公文的 編號(hào)、存檔、發(fā)布和流轉(zhuǎn)工作;2. 2發(fā)文需經(jīng)公司總經(jīng)理簽批,由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)布;2.3審批紙質(zhì)文件,應(yīng)明確簽署意見,并簽名、標(biāo)注審批日期;2. 4文件編號(hào)具有唯一性,格式為:文件類別+流水號(hào)。電子公 文與紙質(zhì)公文均需要按照公文編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào),紙質(zhì)公文需交檔案 保管員存檔以備后查;2. 5公文編號(hào)原則2.5. 1編號(hào)采用實(shí)號(hào)(如:1號(hào));股份公司:中天發(fā)【】號(hào);3、工作總結(jié)和計(jì)劃3.1股份公司各部門應(yīng)定期向股份公司辦公室報(bào)送工作計(jì)劃和總 結(jié);3. 11半年度、年度工作總結(jié)及計(jì)劃按照集團(tuán)通知所規(guī)定的時(shí)間、 格式和相8、關(guān)審批要求報(bào)送,不得擅自更改;按照規(guī)定格式制作月度、季度工作計(jì)劃及總結(jié),并分別于 每月25日前和每季度最后一個(gè)月的25日前報(bào)送,提交季度工作總結(jié) 的當(dāng)月可不提交月工作總結(jié);3. 1. 3每周五下班前按照統(tǒng)一格式報(bào)送當(dāng)周的工作簡報(bào),報(bào)送內(nèi) 容僅限本周工作重點(diǎn),提交月度總結(jié)的當(dāng)周可不提交周工作簡報(bào)。第三節(jié)檔案管理1、基本規(guī)定股份公司須對(duì)所有能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、 實(shí)物、聲像、報(bào)表等資料作歸檔整理。2、歸檔范圍2.1公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記及終止、清算等方面的 文件材料;2. 2公司各類重要會(huì)議材料、內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件、大事記、 年報(bào)、發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)及計(jì)劃、政府機(jī)關(guān)9、發(fā)布的其他重要文件;3年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及說明、月報(bào)表和 季度報(bào)表;2.4勞動(dòng)人事、工資、法律、外聯(lián)事務(wù)管理(含禮品接收、領(lǐng)用 登記)等方面的文件材料;2.5各類合同、契約及招投標(biāo)文件等;2. 6公司各項(xiàng)有關(guān)經(jīng)營管理方面的文件材料;2. 7其他具有保存價(jià)值的文件材料,包括決議、決定、條例、規(guī) 章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)及各類會(huì)議紀(jì)要等;2. 8反映公司各項(xiàng)活動(dòng)及發(fā)展軌跡的各類媒體報(bào)道、文字、實(shí)物、 圖片、聲像等一切有效記錄資料。3、日常管理3. 1公司辦公室為檔案管理指導(dǎo)部門。檔案管理員:公司各部門負(fù)責(zé)人指定專人(可兼職)為檔案管理 員。3. 2檔案管理員須對(duì)具有保存、利用價(jià)10、值的文件資料立卷、分類、 歸檔,并確保資料的全面性和完整性;3. 3原則上運(yùn)用電子信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理,提高檔案管理安 全性及管理效率;4所有檔案的借閱均須按規(guī)定履行借閱手續(xù),未經(jīng)允許,任何 人不得復(fù)制、外傳,使用完畢后及時(shí)、完整歸還;3. 5為有效避免文件檔案的長期積壓,每季度定期清理過期、失 效的紙質(zhì)文件,超過三年時(shí)效的即可確認(rèn)、批準(zhǔn)后銷毀。3. 6所有電子文件資料均須采用定期刻錄光盤的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。第四節(jié)印章管理1、基本規(guī)定范圍:公司有效印章為公司公章、法人代表手章、財(cái)務(wù)專用章。2、印章的使用21所有人員須嚴(yán)格遵守用印審批流程;2.2使用人須填寫用印申請(qǐng)單,并詳細(xì)注明各項(xiàng)內(nèi)容,逐級(jí) 獲11、得所在部門負(fù)責(zé)人、分管副總經(jīng)理、公司總經(jīng)理的批準(zhǔn);不符合上 述要求的用印申請(qǐng),印章保管人有權(quán)不予加印;2.3加蓋印鑒后,除各類歸口存檔的合同、文件外,其他證明、 信箋等,辦公室要復(fù)印、建檔保存;2.4未經(jīng)允許,不得將公司公章帶到辦公區(qū)域以外使用;如因特 殊情況需要攜外使用,則必須經(jīng)由總經(jīng)理書面批準(zhǔn),并由行政部專人 隨行予以加印,其他人員不得動(dòng)用印鑒;如為辦公需攜帶外出使用, 必須兩人以上隨行。3、印章的保管3. 1印章管理實(shí)行專人保管制;3. 2總經(jīng)理為公司印章保管的第一責(zé)任人,可分別指定專人保管 并備案;3. 3公司公章、財(cái)務(wù)專用章和法人代表手章則由辦公室、財(cái)務(wù)部 指定專人保管,不得擅自更換12、保管人;3. 4印章保管人應(yīng)配置專屬保險(xiǎn)柜進(jìn)行保管;3.5如印章保管人因出差、休假等原因不在崗時(shí),應(yīng)在出差或休 假申請(qǐng)中注明臨時(shí)印章保管人,上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批,并在得到批準(zhǔn)后進(jìn)行 臨時(shí)印章交接,做好書面記錄;此間發(fā)生的任何印章方面的問題,由 臨時(shí)印章保管人負(fù)責(zé);3. 6印章保管人對(duì)印章的安全負(fù)有直接責(zé)任;發(fā)現(xiàn)印章丟失或被 盜后,保管人應(yīng)立即報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo),并按規(guī)定到政府主管部門申 請(qǐng)作廢。4、印章的收繳、報(bào)廢4. 1印章破損、遺失或因機(jī)構(gòu)變更、撤銷等原因不能繼續(xù)使用時(shí), 應(yīng)及時(shí)履行收繳或報(bào)廢手續(xù);4.2按要求收繳或報(bào)廢的印章應(yīng)在股份公司辦公室的監(jiān)督下,由 集團(tuán)統(tǒng)一收繳、保管或報(bào)廢,并做好記錄。第五13、節(jié)辦公用品管理1、基本規(guī)定11范圍1.1.1 一般辦公用品:日常使用的筆、膠水、紙張、計(jì)算器等日 常辦公用品;2、負(fù)責(zé)部門2.1辦公室負(fù)責(zé)辦公用品的采購、保管及發(fā)放工作;2未經(jīng)允許,其他任何部門或個(gè)人不得私自購買。3、審請(qǐng)及購買3. 1 一般辦公用品1. 1各部門須于當(dāng)?shù)匾?guī)定的日期前將辦公用品、耗材購置、 申請(qǐng)表提交至行政部;4、管理4.1按需購買、適量庫存、定期盤點(diǎn)和發(fā)放;2辦公用品的采購及發(fā)放須分別辦理入庫、領(lǐng)用手續(xù),并做好 定期盤點(diǎn)工作;4. 3嚴(yán)格辦公用品的報(bào)廢工作,須在報(bào)廢處理冊(cè)上詳細(xì)注明辦公 用品名稱、單價(jià)、數(shù)量及報(bào)廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng);4用人部門須提前為新人職員工申領(lǐng)辦公用品,員14、工調(diào)任或離 開該工作崗位時(shí)應(yīng)按要求將其領(lǐng)用的物品交還行政部。第六節(jié)辦公用車管理1、基本規(guī)定股份公司原則上只配置一輛辦公用車,由辦公室按固定資產(chǎn)購置的審批流程逐級(jí)上報(bào),由集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可購置。2、管理及維修2. 1日常管理2. 1. 1辦公室行使辦公用車的管理職責(zé),負(fù)責(zé)日常用車的管理與 審批工作,任何人不得擅自公車私用;2. 1.2駕駛員為所配辦公車輛的直接責(zé)任人,車輛丟失、發(fā)生事 故等造成的重大損失,應(yīng)按照公安機(jī)關(guān)的最終裁定,確定責(zé)任方并由 其承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任;因駕駛員個(gè)人過失造成的損失,由其本人承擔(dān)全 部責(zé)任。2.2用車管理2.2. 1辦公室負(fù)責(zé)辦公車輛的統(tǒng)一管理與調(diào)動(dòng),是辦公用車的監(jiān) 15、督檢查部門,負(fù)責(zé)監(jiān)督辦公用車的使用情況;用車人需事先填寫用車申請(qǐng)單,經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽 字同意后提交行政部審批,行政部經(jīng)理綜合權(quán)衡工作的輕、重、緩、 急,合理安排派車,未按規(guī)定申請(qǐng)用車者,一律不予派車;駕駛員接到經(jīng)批準(zhǔn)的用車申請(qǐng)單后方可出車,并填寫 出車登記表,按規(guī)定的路線行使,辦完公事后應(yīng)及時(shí)返回;2.2. 4公司用車若離開公司注冊(cè)所在城市,則必須提前獲得股份 公司行政部負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)。2. 3車輛維修2. 3. 1行政部在當(dāng)?shù)剡x定具有維修資質(zhì)的合法、正規(guī)修理廠作為 公司車輛維護(hù)的外協(xié)合作單位;公司車輛必須到當(dāng)?shù)刂付ǖ耐鈪f(xié)合作修理廠維修;獲得合法有效發(fā)票及書面維修報(bào)告后,依據(jù)費(fèi)用結(jié)算程序 申請(qǐng)16、付款或報(bào)銷。3、駕駛員工作要求3.1愛護(hù)公司車輛,定期對(duì)車輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng),發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)報(bào) 修,嚴(yán)禁帶故障行車;3.2按時(shí)、認(rèn)真參加安全學(xué)習(xí),做到:不出私車、不酒后駕車、 遵章守紀(jì)、安全駕駛;3. 3不得將車輛交給任何非本公司專職駕駛員使用,違反者將嚴(yán) 厲懲處,并承擔(dān)由此造成的一切損失;3. 4未經(jīng)審批,公司車輛不得借予本公司之外的任何人員使用;3. 5車輛必須停放至公司指定的停車場(chǎng),確保車輛的停放安全;3.6每日下班后,駕駛員不得私自將車輛開回家。4、費(fèi)用控制4.1耗品管理4. 1. 1行政部負(fù)責(zé)加油卡及車輛用品的統(tǒng)一購買與管理工作;設(shè)立車輛專用臺(tái)賬,每次加油后,駕駛員本人須在車輛 加油登記表17、上簽字確認(rèn)。第七節(jié)會(huì)議管理1、基本規(guī)定股份公司各部門、各地公司必須根據(jù)經(jīng)營管理需要,舉行各種會(huì) 議。2、會(huì)議分類2. 1半年工作會(huì)2. 1.1對(duì)半年以來的各項(xiàng)經(jīng)營管理工作進(jìn)行總結(jié)與匯總;2. 1. 2股份公司的半年工作會(huì)原則上于集團(tuán)半年會(huì)后舉行;2. 1. 3各地公司的半年工作會(huì)須于股份公司半年會(huì)舉行前完成, 并作詳細(xì)的會(huì)議紀(jì)要。2.2辦公例會(huì)股份公司總經(jīng)理辦公例會(huì),原則上每兩周一次,由股份公 司行政部負(fù)責(zé)收集會(huì)議議題,準(zhǔn)備會(huì)議資料,并制作、發(fā)布會(huì)議紀(jì)要;股份公司前勤、后勤、發(fā)展和財(cái)務(wù)系統(tǒng)月度例會(huì),每月一 次,由主管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)召集,采取視頻會(huì)議形式;股份公司、各地公司、各部門、各班組均要定期18、(如季度、 月度、周、日)召開辦公例會(huì),由相關(guān)負(fù)責(zé)人召集并主持;股份公司和各地公司各經(jīng)營類部門每周均要召開經(jīng)營分析類會(huì)議,由相關(guān)負(fù)責(zé)人召集。3、會(huì)議要求3. 1會(huì)議安排各類例行會(huì)議必須按時(shí)召開,不得隨意取消;3. 1. 2非例行會(huì)議需提前通知參會(huì)者,并告知會(huì)議內(nèi)容和預(yù)計(jì)時(shí) 間;3. 1. 3被委托參會(huì)人員發(fā)表意見,或在會(huì)議文件上簽署意見,應(yīng) 事先獲得委托人授權(quán),未獲授權(quán)者不得參會(huì);須明確會(huì)議主題并確定主持人,重大會(huì)議由行政部負(fù)責(zé)組 織。3.2會(huì)議紀(jì)要所有會(huì)議均需制作會(huì)議紀(jì)要,并及時(shí)發(fā)送給所有與會(huì) 人員;公司的總經(jīng)理辦公會(huì)及周經(jīng)營分析會(huì)的會(huì)議紀(jì)要須報(bào) 股份公司行政部。3. 3會(huì)場(chǎng)要求3. 3. 1與會(huì)者必須嚴(yán)格守時(shí),按規(guī)定將移動(dòng)通信設(shè)備設(shè)置關(guān)閉或 振動(dòng)狀態(tài);尊重他人的發(fā)言,認(rèn)真傾聽和記錄,在得到主持人允許后 發(fā)言,不得吵鬧或大聲喧嘩,自覺遵守會(huì)場(chǎng)紀(jì)律。3. 4行政部負(fù)責(zé)會(huì)議室的統(tǒng)一安排及會(huì)議室設(shè)備的管理工作。
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