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1、資源投資開發(fā)有限責任公司檔案管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 內(nèi)蒙古xx資源投資開發(fā)有限責任公司檔案管理制度第一章總則第一條為加強公司檔案管理工作，規(guī)范公司檔案的收 集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性、系 統(tǒng)性，有效的保護和利用檔案，更好的發(fā)揮檔案的憑證與價 值作用，根據(jù)中華人民共和國檔案法及其他有關(guān)法律、 法規(guī)的要求，結(jié)合公司實際，制定本制度。第二條 本制度中的檔案是指公司及其工作人員在工作、社會活動中形成的反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理 及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件、圖件、影音 資料。第三條 檔案是公司的寶貴財富，任何部門和個人不得 將2、歸檔的文件材料據(jù)為己有。第四條 各類檔案要按照集中統(tǒng)一的原則進行管理，各 部門要按要求對檔案進行系統(tǒng)地整理及歸檔。第五條 本制度適用于公司及各部門檔案的收集、整理、 分類、利用及歸檔。第二章檔案的范圍第五條凡是反映公司工作活動，具有考查利用價值的 文件材料均屬歸檔范圍，包括綜合檔案資料、業(yè)務(wù)檔案資料、 人事檔案資料、財務(wù)檔案資料等。（一）上級單位的資料1. 上級單位召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件資 料。2上級單位頒發(fā)的有關(guān)公司主管業(yè)務(wù)的文件，以及需要 貫徹執(zhí)行的文件。3. 上級單位領(lǐng)導關(guān)于公司工作的重要指示、講話、題詞、 照片和具有特殊保存價值的影音資料等材料。（二）公司的資料1公司內(nèi)部職3、能活動形成的重要文件資料。包括但不限 于正式文件的簽發(fā)稿、印發(fā)稿，會談紀要，合同文本等。2公司制定的工作條例、章程、制度等材料。3公司財產(chǎn)、物資等交換的憑證、清冊。4. 公司的大事記、年鑒，反映公司重要活動時間的簡報、 影音資料，榮譽證書，有紀念意義或憑證價值的實物等資料。5公司及出資企業(yè)日常生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中形成的專業(yè)技術(shù)等方面的資料。6公司員工的履歷、鑒定（考核）、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等人事資料。7.公司及出資企業(yè)的財務(wù)報表、賬簿、憑證等財務(wù)資料。（三）下級單位的資料1.下級單位報送的重要文件資料。2具有特殊保存價值的影音資料、實物資料等。第三章各部門職責第六條 4、行政事務(wù)部門職責：（一）負責公司級收發(fā)文、會議紀要、工作條例、章程、 制度等材料以及行政事務(wù)本部門檔案的集中管理。（二）建立健全公司檔案管理制度，指導執(zhí)行情況。（三）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管部門的檔 案和其他資料。（四）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通。 第七條 其他各部門職責：（一）各部門需指派專人負責整理歸檔本部門的檔案, 并負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作。（二）負責本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、 標識、貯存、保管、利用、歸檔。（三）財務(wù)部負責按國家財政制度規(guī)定獨立建檔保管財 務(wù)檔案資料。第八條各部門負責人：（一）批準對自己部門資料或合同復(fù)印件的處置。（二5、）負責對檔案管理監(jiān)督檢查和審批。第四章工作程序第九條檔案資料的收集：(一) 各部門相關(guān)人員負責對本部門日常工作中形成的合 同及文件資料進行收集，并編制部門文件(合同)管理記 錄目錄。(二) 各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門 分別進行整理。1. 歸檔范圍：電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當及時存放 于指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進行編號保存。文件、合同資料要登記詳細信息，并編制文件(合同) 管理記錄目錄，以便檢索利用。文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒 內(nèi)，并加以標識，整齊排放在文件/檔案柜中。2. 檔案借閱：(1) 借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表。 6、借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱 的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導批準。(2) 檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)負責人 批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失 或損壞，應(yīng)立即報告直接上級。(3) 借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間， 須重新辦理手續(xù)。(4) 借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾 畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影, 不得轉(zhuǎn)借或損壞。3 檔案銷毀：(1) 對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫銷毀申 請，編制銷毀目錄，報部門負責人，經(jīng)批準后方可銷毀。(2) 執(zhí)行銷毀任務(wù)時，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀 目錄上簽字。7、最后，把銷毀目錄和部門負責人的批準手續(xù)文 件，一并存檔永久保存。第五章檔案歸檔細則第十條檔案歸檔內(nèi)容：（一）公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公 文。（二）公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公 司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核 準文件、證書等文件。（三）本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等。（四）公司領(lǐng)導的批示、指示。（五）重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、 領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。（六）反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、 工作備忘等。（七）公司的各種工作計劃、計劃考核、總結(jié)、報告、（A）本公看與有關(guān)單位、個人簽訂的合同8、協(xié)議書等 文件正本及過程材料。（九）本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、 考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件 材料等人事檔案資料。（十）本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料。（十一）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活 動的剪報、照片、錄音、錄像等。（十二）外出公務(wù)活動（如學習、考察、調(diào)查研究、參加 會議等）所獲得或形成的檔案資料。（十三）財務(wù)檔案資料。（十四）各種實物檔案。（十五）其他具有利用和保存價值的文件資料。第十一條檔案資料的歸檔要求：（一）歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和 批復(fù)，復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。（二）一般資料按一份原件歸檔，重要文9、件和高使用率文 件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要 留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部 門保管。（三）聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、 主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清 晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。（四）子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存, 并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。（五）各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、 牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。（六）下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理 結(jié)束或取得后即時歸檔：1 公司規(guī)定的密級文件。2重要文件，如政府批文、核準文件、證照等。10、3合同、協(xié)議書等正本及過程資料。4公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、 考核的文件材料。5. 其他認為需要即時歸檔的資料。第十二條檔案的保管（一）檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要, 以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能 籠統(tǒng)含糊。（二）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照檔案分類編 號表，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順 序依次排列，以便查閱。（三）檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴 大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補之用。（四）建立檔案目錄存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。 附件：文件（合同）管理記錄目錄文件檔案移交目錄部門內(nèi)部檔案移交清單表檔案借閱登記表檔案分類編號表受控文件清單表檔案目錄移交時間檔案交接登記表移交單位/部門序號題目文號形成日期頁數(shù)保管期限編制單位備注移交目錄記錄編號:日期：序號文件（合同）編號標題名稱頁數(shù)原/復(fù)備注移交部門移交人日期收件部門日期部門內(nèi)部檔案移交清單表記錄編號:日期：移交 性質(zhì)離職調(diào)崗 歸檔檔案所屬 年度案別 檔類保管期限數(shù)量永久長期短期合計移交說明移交人：接收意見接收人：接收人（部門） 經(jīng)辦人： 接收日期：日期:移交人（部門） 經(jīng)辦人： 移交日期：見證人:檔案借閱登記表借閱日期借閱部門 （人員）批準人借閱檔案名稱及檔案編號密級頁數(shù)歸還日期歸還情況收檔人備注