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集團(tuán)下屬子公司文書(shū)聲像檔案管理制度
集團(tuán)下屬子公司文書(shū)聲像檔案管理制度.doc
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上傳人:職z****i 編號(hào):1104196 2024-09-07 10頁(yè) 48.50KB

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1、集團(tuán)下屬子公司文書(shū)、聲像檔案管理制度編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): 目 錄第一章 總 則2第二章 文書(shū)檔案立卷歸檔辦法2第一節(jié) 文件資料的收集管理2第二節(jié) 歸檔范圍3第三節(jié) 平時(shí)歸卷4第四節(jié) 立卷4第三章 聲像檔案管理辦法5第一節(jié) 聲像檔案資料的收集5第二節(jié) 聲像檔案的管理6第三節(jié) 聲像檔案的保管7第四節(jié) 聲像檔案的開(kāi)發(fā)利用7第四章 檔案借閱8第五章 附則9第一章 總 則第一條 為加強(qiáng)公xx集團(tuán)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“集團(tuán)”)文書(shū)檔案、聲像檔案資料的管理工作,保證文書(shū)檔案、聲像檔案資料的及時(shí)歸檔和妥善保管,特制定本制度。第二條2、 本制度適用于整個(gè)xx集團(tuán)。集團(tuán)實(shí)行集團(tuán)總部和各分子公司檔案分級(jí)管理制度, 集團(tuán)總部的檔案管理歸口總裁辦(檔案室)檔案管理員,分子公司的檔案管理歸口各自指定的(檔案室)檔案管理員。集團(tuán)公司認(rèn)為重要的分子公司文件應(yīng)同時(shí)在集團(tuán)歸檔備案。第三條 檔案管理員負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。檔案員對(duì)檔案資料必須按年度立卷,各分子公司、職能中心/部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料,都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。第四條 實(shí)行部門(mén)收集保管、定期歸檔制度。各職能中心/部門(mén)負(fù)責(zé)人均應(yīng)指定專(zhuān)人(兼職檔案員)負(fù)責(zé)收集保管本中心/部門(mén)的檔案資料并督促其及時(shí)歸檔。公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件3、的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存),結(jié)案后及時(shí)交兼職檔案員歸檔。兼職檔案員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定,名單報(bào)送相應(yīng)的檔案室備案,如有變動(dòng)須及時(shí)通知檔案室。因工作變動(dòng)或離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。第五條 對(duì)保管的技術(shù)檔案,每年年終要進(jìn)行鑒定,鑒定工作由主管領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員、檔案員組成的鑒定小組進(jìn)行。對(duì)失去參考價(jià)值、無(wú)保存意義的資料應(yīng)及時(shí)清理,經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)后指定專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)。第二章 文書(shū)檔案立卷歸檔辦法第一節(jié) 文件資料的收集管理第六條 凡集團(tuán)公司或分子公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由集團(tuán)總裁辦或分子公司4、辦公室統(tǒng)一收集保管。分子公司的重要公文要報(bào)送集團(tuán)總裁辦備案。第七條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理在工作活動(dòng)中形成的文件資料,由主辦部門(mén)收集保管。會(huì)議文件由會(huì)議召集部門(mén)收集保管。第八條 各職能中心/部門(mén)兼職檔案員的職責(zé):(一)了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù),掌握本部門(mén)文件資料的歸檔范圍,收集保管本部門(mén)的文件資料;(二)認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。對(duì)本部門(mén)承辦的文件資料平時(shí)收集歸卷,每月初將上月應(yīng)歸檔文件資料歸檔完畢,并向檔案員辦好交接簽收手續(xù);(三)承辦人員借用文件材料時(shí),應(yīng)積極地做好服務(wù)工作,并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。第二節(jié) 歸檔范圍第九條 重要的會(huì)議資料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà)、典5、型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。第十條 相關(guān)政府部門(mén)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。第十一條 公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。第十二條 公司的請(qǐng)示與相關(guān)政府部門(mén)的批復(fù);公司反映主要工作活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。第十三條 公司內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要工作記錄(表單)及工作簡(jiǎn)報(bào)。第十四條 公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件資料。第十五條 公司管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。第十六條 公司的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、6、錄像等。第十八條 反映公司各項(xiàng)生產(chǎn)、技術(shù)、科研活動(dòng)的有保存價(jià)值的技術(shù)文件、圖紙、信息、人事、財(cái)務(wù)資料、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)資料等。第十九條 公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。第三節(jié) 平時(shí)歸卷第二十條 各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢的文件資料,由兼職檔案員集中統(tǒng)一保管。第二十一條 各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)用來(lái)歸卷文件資料的“案卷類(lèi)目”。“案卷類(lèi)目”的條款必須簡(jiǎn)明確切,并編上條款號(hào)。第二十二條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將處理完畢的文件資料,收集齊全,加以整理,送交本部門(mén)兼職檔案員歸卷。第二十三條 兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件資料,按照“案卷類(lèi)目”條款 “對(duì)號(hào)入座”,并在文件7、處理登記薄上注明。第四節(jié) 立卷第二十四條 立卷工作由相關(guān)部門(mén)兼職檔案員配合,檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。第二十五條 案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。第二十六條 歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。第二十七條 在歸檔的文件資料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開(kāi)。第二十八條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒(méi)有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立8、卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。第二十九條 卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;草稿在前,定稿在后;其它文件資料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。第三十條 卷內(nèi)文件資料應(yīng)按順序排列,依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)資料正面的右上角、背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。第三十一條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。第三十二條 有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說(shuō)明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明,也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以9、示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。第三十三條 案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。第三章 聲像檔案管理辦法第三十四條 公司的聲像檔案是指公司各部門(mén)或個(gè)人在實(shí)際工作或社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。第三十五條 聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、光盤(pán)、照片(含底片)及文字說(shuō)明等組成。第三十六條 聲像檔案是公司卷宗的組成部分,必須由檔案員集中統(tǒng)一管理。第一節(jié) 聲像檔案資料的收集第三十七條 收集范圍:(一)反映公司主要職能活動(dòng)工作成果和存在問(wèn)題的聲像資料;(二)各級(jí)政府領(lǐng)導(dǎo)人和著名社會(huì)人物參加的與公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料;(三)公10、司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議的聲像資料;(四)涉及公司權(quán)益的聲像資料;(五)其它單位形成的與公司有關(guān)的重要聲像資料;(六)其它具有保存價(jià)值的聲像資料。第三十八條 收集時(shí)間:(一)聲像檔案資料由各部門(mén)兼職檔案員負(fù)責(zé)收集,應(yīng)在檔案資料形成后一個(gè)月內(nèi)歸檔;(二)檔案員有責(zé)任隨時(shí)向兼職檔案員征集具有保存價(jià)值的聲像檔案資料。第三十九條 收集要求:(一)錄音帶、錄像帶、攝像帶、光盤(pán)、照片(含底片)和文字說(shuō)明要收集齊全,按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的,其形成費(fèi)用不予報(bào)銷(xiāo),以防散失;(二)接收原版、原件,特殊情況下可接收復(fù)制件;(三)聲像資料的內(nèi)容要真實(shí),底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。第四十11、條 聲像檔案費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo):兼職檔案員形成聲像檔案的費(fèi)用,應(yīng)按要求向檔案員辦理歸檔,經(jīng)檔案員簽字后相關(guān)財(cái)務(wù)部門(mén)才給予報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用。第二節(jié) 聲像檔案的管理第四十一條 聲像檔案的整理,包括分類(lèi)、組合、排列和編目,使其系統(tǒng)起來(lái),便于保管和利用。第四十二條 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé),相關(guān)的兼職檔案員協(xié)助。第四十三條 分類(lèi)、編號(hào):(一)照片檔案按年代、問(wèn)題分類(lèi)。同屬一類(lèi)的照片按時(shí)間順序編號(hào),同時(shí)填寫(xiě)其底片號(hào)。底片在卷宗內(nèi)編流水號(hào)。格式:卷宗號(hào)-流水號(hào);(二)錄音帶、錄像帶、攝像帶、光盤(pán)按年代-問(wèn)題分類(lèi),按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤(pán)的應(yīng)視為一個(gè)案卷,編一個(gè)案卷號(hào),然后每盤(pán)再依次編排序號(hào);(三)編注與其他載體檔12、案相聯(lián)系的參照號(hào)。格式為(檔案形態(tài))檔號(hào)/(檔案形態(tài))檔號(hào)。第四十四條 保管期限:應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱(chēng)、可靠程度、有效性等因素,劃定保管期限。第四十五條 文字說(shuō)明的編寫(xiě):(一)文字說(shuō)明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等;(二)編寫(xiě)文字說(shuō)明的要求:(1)準(zhǔn)確揭示檔案資料的內(nèi)容,概括其反映的全部信息,標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全;(2)照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫(xiě)文字說(shuō)明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫(xiě)文字說(shuō)明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說(shuō)明;(3)文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順;(4)時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。第四十六條 案卷要求:(一)將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成13、案卷,集中編放;(二)卷內(nèi)目錄:照片、底片以自然張為單元填寫(xiě)卷內(nèi)目錄;錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫(xiě)卷內(nèi)目錄;(三)卷內(nèi)備考表,用于說(shuō)明卷內(nèi)聲像資料的整理、變動(dòng)情況。第三節(jié) 聲像檔案的保管第四十七條 聲像檔案入庫(kù)前要進(jìn)行檢查,對(duì)已被污損的,要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。第四十八條 保存條件:(一)底片、膠片保存溫度應(yīng)保持在13-15之間,相對(duì)濕度應(yīng)保持35%-45%;(二)照片保存溫度應(yīng)保持14-24,相對(duì)濕度應(yīng)保持37.5%-67.5%;錄音、錄像帶保存溫度應(yīng)保持18-24,相對(duì)濕度應(yīng)保持40%-60%。第四十九條 底片冊(cè)、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放,磁帶庫(kù)必須避開(kāi)磁場(chǎng),磁場(chǎng)盒與盒的間距不小于314、mm;存放磁帶最好不用鐵皮柜。第五十條 對(duì)庫(kù)存的照片檔案,要兩年檢查一次。第五十一條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度,做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫(kù)存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。第四節(jié) 聲像檔案的開(kāi)發(fā)利用第五十二條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具,為利用提供方便條件。第五十三條 建立聲像檔案借閱、利用制度,嚴(yán)格審批手續(xù),根據(jù)聲像檔案的秘密程度,確定利用范圍。第五十四條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要,經(jīng)集團(tuán)總裁辦主任或分子公司主管副總批準(zhǔn)后,方可限期外借,檔案員具體辦理,并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi),實(shí)行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞,借用單位負(fù)賠償責(zé)任。第五十五條 在不影響保密的15、前提下,各部門(mén)可利用聲像檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì),編輯綜合性或?qū)n}性畫(huà)冊(cè)、資料片等,積極開(kāi)發(fā)利用現(xiàn)存的聲像檔案。第四章 檔案借閱第五十六條 按集團(tuán)或分子公司有關(guān)密級(jí)劃分的規(guī)定,相關(guān)檔案員應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確的對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行密級(jí)劃分,并嚴(yán)格按保密制度履行查、借閱手續(xù)。第五十七條 公司員工因工作需要,可借閱技術(shù)資料,但必須辦理借閱手續(xù)。第五十八條 凡外單位借閱相關(guān)技術(shù)資料,須持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可查閱,但必須按保密制度要求,機(jī)密級(jí)以上資料不準(zhǔn)查、借閱。第五十九條 技術(shù)資料借出時(shí)間不超過(guò)兩周,預(yù)期不還需辦理續(xù)借手續(xù)。第六十條 凡屬絕密、機(jī)密技術(shù)資料與本人工作無(wú)關(guān)不得查、借閱,因工作需要必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)16、批準(zhǔn)方可查閱。第六十一條 絕密、機(jī)密資料,直接從事該項(xiàng)工作的人員可查閱,工作有部分相關(guān)的人員只能查閱相關(guān)部分、絕密、機(jī)密資料不能帶出檔案室。第六十二條 查閱機(jī)密、絕密檔案,必須進(jìn)行登記方可查閱。第六十三條 嚴(yán)禁私自復(fù)印、摘錄絕秘技術(shù)資料。第六十四條 凡屬保密的技術(shù)資料必須嚴(yán)格按密級(jí)分類(lèi)進(jìn)行查、借閱,任何人不得擅自借閱、借出,不得查、借閱與本人工作無(wú)關(guān)的技術(shù)資料。第六十五條 銷(xiāo)毀過(guò)期保密技術(shù)資料應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù),不得擅自銷(xiāo)毀。第六十六條 對(duì)保密技術(shù)資料每月應(yīng)清查校對(duì)一次,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo),并采取補(bǔ)救措施。第六十七條 查、借閱技術(shù)資料和使用相關(guān)技術(shù)文件的各類(lèi)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守“保守機(jī)密慎之17、又慎”的方針,不失密、不泄密。第六十八條 丟失技術(shù)資料者,應(yīng)及時(shí)書(shū)面通知相關(guān)檔案室和主管領(lǐng)導(dǎo)并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施,在未作出處理前暫停查閱相關(guān)技術(shù)資料。第六十九條 凡調(diào)離本公司的員工,必須歸還全部技術(shù)資料,方可辦理離職手續(xù)。第七十條 技術(shù)檔案資料不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借或代借,借出的資料只能帶到工作崗位,并妥善保管好,嚴(yán)禁私自攜帶出公司。第七十一條 凡借出的圖紙、資料,不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。第五章 附則第七十二條 本制度經(jīng)集團(tuán)公司董事會(huì)批準(zhǔn)后發(fā)布執(zhí)行,集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)制訂、修改并解釋。此前有關(guān)集團(tuán)公司對(duì)控(參)股公司管理的規(guī)定,凡與本制度有抵觸的,均依照本制度執(zhí)行。本制度由制定并負(fù)責(zé)解釋和修訂。第七十三條 本制度未盡事宜,執(zhí)行國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和集團(tuán)公司的有關(guān)規(guī)定。第七十四條 本制度從下發(fā)之日起執(zhí)行。
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