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1、集團公司經營活動檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理制度1 目的為進一步完善集團公司檔案管理工作，準確、及時記錄企業經營管理活動中所產生的重要信息，積累有價值的信息資料，促進企業發展，特制定本管理制度。2 范圍本制度規定了公司檔案管理的相關職責、歸檔范圍、歸檔要求、借閱程序、保管與銷毀、考核辦法等內容。本制度適用于公司文書檔案、科技檔案、人事檔案的管理，財務檔案管理結合會計法規要求另行制定。3 職責3.1 行政人事部專人負責檔案資料的整理、歸類、存檔及借閱管理工作。3.2 行政人事部對檔案管理制度的2、執行情況進行不定期抽查。4 檔案資料歸檔范圍4.1 檔案形式檔案形式包括電子版、聲像、書面等形式，其中電子版、聲像等材料要在檔案室所配備電腦中留存備份，并刻錄磁盤備份。無論以何種方式存檔的資料，均須嚴格按照本制度規定進行管理。4.2 文書檔案歸檔范圍凡是企業經營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料均應歸檔，主要包括：a) 具有保存價值的本單位正式收文、發文，除文件的正文外，還應包括它的附件；b) 本單位在經營管理活動中產生的與上級領導部門間的往來文件（即外部文件），包括請示、報告、項目立項、重要函件、經營合同等；c) 本單位經營管理活動中產生的各種文件材料（即內部文件），如規章制度、調研材料3、計劃、總結、報表資料、條例、會議紀要、機構調整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責，工作質量標準等；d) 企業在發展過程中獲得的被國家或社會認可的證明其實力和相關資料的證書材料等。4.3 科技檔案歸檔范圍科技檔案可分三類，即產品類（包括新試制產品和成品）、設備類、基建類。a) 新產品在試制完成后要將所有技術資料，包括市場調查、采用的技術標準、工藝文件、方案、圖樣等等，移交檔案室。b) 現有產品的所有技術資料，包括采用的標準、技術條件、質量分析、工藝工裝、商標、廣告、產品質量評定等等，移交檔案室。（對于非標產品，除底圖移交資料室外，其余資料均在技術部門保存）。c) 設備類包括外購設備和4、自制設備，外購設備應當移交檔案室的資料包括隨機文件（包括產品說明書、保修單等）及有償文件、使用過程中形成的維修保養材料；自制設備應當移交檔案室的資料包括任務書、調查報告、標準計算書、設計圖樣、技術攻關記錄、調試記錄、說明書等。d) 基建類的技術資料在工程竣工驗收后移交檔案室，包括工程依據性文件材料（如項目申請、批復、來往文書、可行性報告、合同、概算等）、工程基礎性文件材料（水文、氣象、地質、交通運輸、動遷拆遷協議等）、工程設計性材料（工程設計全套圖樣、設計計算文件材料、預決算書）、施工及竣工驗收文件材料等。4.4 人事檔案歸檔范圍公司員工個人檔案。包括應聘員工信息登記表、居民身份證復印件、畢業5、證復印件，以及其它可得到社會承認的資質證書。關于人事的晉、降、調、離的決定或通知。人事考核的各項內容。包括定期考核或不定期考核成績，公司的表揚、處分決定。員工培訓的各項內容。包括接受外部專業培訓和內部公司規章制度、安全生產的基礎知識、產品的基礎知識等培訓材料。5 歸檔要求5.1 文書檔案各部門應及時做好檔案資料的整理存檔工作，已經辦理完畢并有保存價值的文件都應及時歸檔，任何人不得隨意留存，每季度應將歸檔的文件材料清理一次，登記造冊，對重要的文件要標注密級（絕密、機密、秘密）。文件歸檔時要有交接手續，做好收文登記，加強責任意識，避免檔案資料遺失。所存檔的文書檔案資料必須為原件。檔案管理人員應切實6、做好各項檔案資料的分類及編號工作，制定索引，以提高檔案的查詢提取效率。檔案管理人員要對檔案室所保存的檔案進行登記造冊，標明檔案內容摘要、存檔時間、報送部門、密級等信息。檔案密級分為絕密、機密、秘密、一般四級，檔案密級由檔案管理人員所在單位負責人確定。歸檔的文件材料要收集齊全（包括附件），按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的廢稿、重復稿和不重要的便條等。各部門員工和具體文職人員有責任協助檔案管理人員做好文件的收集和保管工作。5.2 科技檔案凡是需要歸檔的科技文件材料，都應當做到字跡工整、圖樣清晰，以利于永久保存。檔案管理人員對生產部移交的技術資料要進行分類、編目、登記、統計和必要的加工整7、理。生產部有責任配合協助檔案管理人員做好科技檔案的收集和保管工作，達到科技檔案完整、準確、系統、安全和有效利用的要求。生產部向行政人事部移交技術資料時要履行交接手續，并標注密級。科技檔案歸檔后，如要修改、補充，必須經運營副總、總經理審批。生產部應把科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入技術工作程序和科研、生產、基建等計劃中，列入有關部門和有關人員的職責范圍。5.3 人事檔案收集歸檔的材料必須手續完備，凡規定由上級領導部門審查蓋章的，須有上級部門蓋章。不屬于規定歸檔范圍的材料，嚴禁擅自歸檔，經過鑒別，可視情況予以處理。凡需銷毀材料必須詳細登記，并報請有關負責人批準。凡屬于應歸入檔案的材料，均應8、進行整理立卷。人事檔案材料的載體必須按統一規定，使用A4規格的辦公用紙，材料左邊應留2-2.5厘米裝訂邊。文字須是鉛印、膠印、油印或者用蘭黑墨水、黑色墨水書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純蘭墨水和復寫紙書寫。除電傳材料需復印存檔外，一般不得用復印件代替原件存檔。人事檔案歸屬按照人事管理權的歸屬確定。6 檔案資料的借閱6.1 借閱檔案資料須在檔案資料借閱登記表上登記，作為檔案資料借閱的備查依據。6.2 借閱檔案資料應由借閱人寫出檔案資料借閱申請，標明所借閱資料的名稱、借閱期限、借閱用途等信息，同時按如下情況辦理借閱手續：a) 借閱一般類檔案，借閱申請須經借閱部門負責人、檔案管理部門負責人簽9、字批準后方可借閱；b) 借閱秘密、機密類檔案，借閱申請須依次經借閱部門負責人、檔案管理部門負責人審核，主管副總裁、執行總裁簽字批準后方可借閱；c) 借閱絕密類檔案，借閱申請須依次經借閱部門負責人、檔案管理部門負責人、總裁簽字批準后方可借閱。6.3 秘密類、機密類檔案由檔案管理人員監督借閱人使用，使用后立即歸還；絕密類檔案由檔案管理人員、檔案管理部門負責人共同監視借閱人使用，使用后立即歸還。此三種檔案資料一般不允許復印，確因工作需要復印的，秘密、機密類檔案資料須經檔案管理部門負責人審核、行政副總批準，絕密類檔案資料須經總經理批準后方可復印。復印件使用完畢后應隨同原件及時歸還檔案室，個人不許留存。10、6.4 檔案管理人員每星期檢查一次借閱登記薄，對到期未還的檔案應及時催還，歸還時要當面點清并放回原處。6.5 借閱人應妥善保管所借出的文書檔案，不得損壞、遺失、涂改或轉借他人，否則將視實際情況給予處罰；如發生泄密現象，要及時匯報所屬領導，采取補救措施，并追究相關人員責任（含監視人），給公司造成經濟損失的，要給予相應的經濟處罰，情節嚴重的給予辭退或開除處理。7 檔案的保管及銷毀7.1 檔案管理員要做好檔案室的防火、防盜、防鼠、防潮等安全工作，確保檔案資料的完整無缺。保管科技檔案必須有專用庫房，庫房內應保持適當的溫度和濕度。7.2 對重要的科技檔案及文書檔案應當制作副本，分別保存，以保證非常情況下11、檔案資料的安全和提供利用。7.3 檔案管理人員要定期（不超過一周）對檔案資料的完好性進行檢查，對有缺失的資料，要立即采取措施補齊。7.4 檔案資料的保管期限分為永久、長期、短期（或定期）三種，檔案資料的具體保管期限由檔案管理單位負責人依據國家相關規定確定，檔案管理員操作執行。7.5 對超過保管期限的文書檔案資料，檔案管理員要及時寫出銷毀申請，一般、秘密級檔案經檔案管理部門負責人、主管副總批準后，機密、絕密級檔案由總經理批準后，由部門負責人監督銷毀，同時檔案管理員建立檔案銷毀清冊。科技檔案的銷毀還應由生產部負責人確認并指定技術人員監銷；人事檔案由行政人事部負責人確認并指定人員監銷。銷毀后監銷人員12、經辦人員應在銷毀清冊上簽字。8 檔案移交8.1 因工作需要檔案資料在集團內部移轉時應保證檔案資料的完整性，并保留移轉記錄。8.2 由于人員變動或機構改變等原因檔案需要移交時，必須辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。監交人由檔案管理上級部門負責人擔任。8.3 在移交時如發現檔案有短缺，丟失現象，應由移交人負責查明原因，能追回的及時追回，確有丟失的應在移交清冊上注明原因，由移交人承擔責任。9 其它9.1 檔案管理員要努力學習檔案管理方面的專業知識，不斷提升檔案管理水平。9.2 鑒于檔案管理員工作崗位的重要性，檔案管理員在履行本崗位職能以前，要與集團公司簽訂保密義務責任書。9.3 違反本制度規定，視情節輕重給予15分的處罰和行政處分，特別嚴重者追究法律責任。10 附則本制度由公司總經理批準后，自下發之日起執行。