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1、集團科技檔案歸檔、保管處置管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: Xx 集團科技檔案管理制度1 總則11目的 科技檔案管理是生產管理、技術管理、科研管理的重要組成部分，為了建立、健全科技檔案管理工作，完整地保存和科學的管理科技檔案，根據中華人民共和國檔案法和科學技術檔案工作條例，結合xx集團具體情況，特制定本管理制度。12適用范圍 本制度適用于集團公司及各成員企業科技檔案的管理。13管理職責131xx集團科技檔案統一歸口管理部門為集團公司技術質量部科技檔案室（以下稱集團公司科技檔案室）。132集團公司科技檔案管2、理采用二級管理模式，第一級科技檔案管理部門為集團公司科技檔案室；第二級科技檔案管理部門為各成員企業技術部門。集團公司和各成員企業科技檔案管理人員根據具體情況可設專職人員，也可設兼職人員。133第一級科技檔案管理部門的基本職責是： （1）貫徹執行國家和上級部門有關科技檔案工作的方針、政策、條例和法規。 （2）負責制定集團公司科技檔案管理方面的各項規章、制度。 （3）統一集中管理集團公司各成員企業的重要科技檔案，做好科技檔案的接收、管理和提供利用工作。 （4）收集各職能部門和各成員企業的科技圖書及科技情報資料目錄，重要內容登錄上網，做到資源共享。 （5）負責監督、檢查各成員企業科技檔案工作情況，及3、各項管理制度的實施情況。134第二級科技檔案管理部門的基本職責是： （1）貫徹執行國家和上級部門有關科技檔案工作的方針、政策、條例和法規，實施集團公司科技檔案管理方面的各項規章、制度。 （2）參與本單位科研、生產、基建工程的鑒定、定型、驗收等重要活動。根據本單位科研、生產、基建工程情況制定科技檔案工作計劃。 （3）監督、檢查、協助有關部門、施工單位做好科技文件材料的形成、積累、立卷、歸檔和歸檔后的更改、補充工作。 （4）負責本單位科技檔案資料的收集、編制、整理、匯總和送交，提供使用服務，并兼管科技圖書、情報資料工作。2 歸檔21各成員企業重要科技檔案（科研、生產、建設工程檔案），送交集團公司科4、技檔案室統一集中管理，歸檔范圍、保管部門和保管期限見附錄A。22部門、單位因工作需要購買的科技圖書（見附錄A5.1），須到各自科技檔案管理部門登記，有檔案主管人員簽字，財務部門方準予報銷。23公派參加會議或參觀展覽收集的科技情報資料（見附錄A5.2），須上交各自科技檔案管理部門，登記后，集中管理。24歸檔時間 （1）科研類文件，應在一個課題、發明、專利等研究告一段落或全部結束后歸檔。 （2）產品類文件，應在產品、工藝定型后歸檔。 （3）管道工程類文件，應在單項工程竣工驗收合格后歸檔。 （4）建筑類文件，應在單位工程竣工驗收合格后歸檔。 （5）各二級檔案管理部門應于每月1日-3日三天之內，把上月5、登記的科技圖書、科技情報資料目錄及內容簡短介紹，送交集團公司科技檔案室。25科技檔案歸檔應符合下列要求： （1）卷宗整齊、完整、無破損、污跡等； （2）檔案應做到編制、整理及時，內容完整、項目齊全、數字準確、結論正確，有關方面簽證、認證手續齊全，確保檔案的真實性、準確性、完整性、系統性。 （3）檔案裝訂幅面一律采用A4幅面； （4）檔案材料可以是軟盤、照片、錄象帶等載體型文件材料。26科技檔案歸檔時應填寫歸檔單，見附錄B，經檔案管理人員檢查后，辦理簽收手續。3 科技秘級檔案管理31科技秘級檔案的劃分范圍： （1）由我公司產生的屬高新技術領域的技術文件； （2）與國家大地坐標系聯網的設計圖、資料6、和數據等； （3）大型項目的可行性研究報告、技術經濟評價及審查報告，重大改造項目技術文件； （4）技術談判產生的技術協議等文件； （5）公司核心技術訣竅，技術專利實施中對專利技術發展和創新的核心內容； （6）集團公司技術質量發展規劃。32集團公司科技檔案室為科技秘級檔案的歸口部門。其職責是：（1）指導、審查各成員企業科技秘級檔案的界定及歸口管理工作；（2）對集團公司職能部門及各成員企業科技檔案保密工作進行檢查，協助有關部門查處重大科技檔案泄密事件； （3）開展科技秘級檔案保密教育工作。33各成員企業負責本單位科技秘級檔案的日常管理工作。其職責是： （1）按照集團公司科技秘級檔案管理的規定，做好7、本單位科技秘級檔案的收集、整理、送交、保密工作； （2）界定本單位的科技秘級檔案。34科技秘級檔案的界定： （1）公司各職能部門及各成員企業應按照本制度的第十二條規定，界定科技秘級檔案，并在界定科技秘級檔案的同時，確定保密期限和保密范圍。 （2）公司各職能部門及各成員企業應根據本制度的第十二條規定的具體內容，確定界定科技秘級檔案的時間，確保不泄密。35科技秘級檔案解秘。 （1）超出保密期限，失去保密價值的應及時解秘； （2）要解秘的科技秘級檔案應由有關人員提出建議，報本單位技術主管領導審批后解秘。36集團公司各職能部門和各成員企業確定為秘級的科技檔案，應在確定后一周內報集團公司技術質量部備案，8、在該項目完成后三十日內，送交集團公司科技檔案室歸檔。4 保管與利用41科技檔案歸檔后應登記、編號、造冊，并根據實際情況把目錄和內容簡介在內部登錄上網（秘級檔案除外）。42科技檔案排列存放采用分類存放保管，每類中再按歸檔先后順序排放，并應有代號標簽，位置索引，以便于查找。科技秘級檔案單獨編號，單獨保管。43科技檔案的保管期限分永久、長期、短期三種。 長期：等于工程、建筑物、設備的使用壽命 短期：十五年以下5 處置51技術質量部門領導和檔案室管理人員定期（一年一次）對檔案資料進行清理鑒定，對過期、無使用價值的檔案進行清理，列出清單，報集團公司總工程師審批后，另處保存或報廢，并在相關登記上和網上注明9、或清除。52經審批報廢的科技檔案應徹底銷毀。6 其它61科技檔案 借閱、查閱見科技檔案借閱、查閱管理制度。62科技檔案庫房管理見科技檔案庫房管理制度。63科技檔案編號方法見xx集團科技檔案編號方法。64本制度實施后，在執行過程中，由集團公司技術質量部負責對制度的貫徹、落實情況進行監督、檢查。附錄A科技檔案歸檔范圍、保管部門及保管期限表 科技檔案歸檔范圍、保管部門及保管期限序號 歸 檔 范 圍保管部門保管期限備 注A1科研類 .01委托書、協議書（或合同） KJD 短期 .02課題任務書 KJD 短期 .03研究計劃、大綱 KJD 短期 .04制定研究方案 KJD 短期 .05實驗記錄 短期 .10、06工作日記 短期 .07設計原圖 KJD 短期 .08計算數據 KJD 短期 .09階段小結 短期 .10實驗報告 KJD 短期 .11科學論文 KJD 短期 .12專題報告 短期 .13專題著作 KJD 短期 .14鑒定推廣材料、記錄 KJD 短期 .15專利申報文件及批文 KJD 短期A2工業產品類A2.1產品技術標準 .01產品標準 KJD 短期 .02設計標準 KJD 短期 .03工藝、工藝裝備標準 KJD 短期 .04檢驗標準 KJD 短期 .05原材料標準 KJD 短期 .06外協件標準 KJD 短期 .07計量、測試儀器標準 KJD 短期 .08能源標準 KJD 短期 .09安11、全標準 KJD 短期 .10其它相關標準 KJD 短期續表1科技檔案歸檔范圍、保管單位及保管期限序號 歸 檔 范 圍保管單位保管期限備 注A2.2設計類 .01總裝配圖 KJD 短期 .02部件裝配圖 KJD 短期 .03全部零件圖樣 KJD 短期 .04安裝圖 KJD 短期 .05包裝圖 短期 .06計算書 短期 .07產品說明書 短期A2.3 工藝類 短期 .01工藝文件目 短期 .02工藝規程 KJD 短期 .03工藝裝備 短期 .04生產過程中有關技術、質量方面的原始資料 KJD 短期A2.4新產品鑒定類 .01新產品投產技術大綱 KJD 短期 .02產品技術標準和標準化審查報告 KJ12、D 短期 .03新產品試制總結報告（經濟效果分析）及單位鑒定結論 KJD 短期 .04新產品設計和主要工藝技術文件 KJD 短期 .05國內外同類產品對比及試用單位意見 KJD 短期 .06新產品檢驗、測試結果及例行實驗報告 KJD 短期 .07檢驗用計量器具、檢定合格證 KJD 短期 .08產品使用說明書 KJD 短期 .09環境保護措施報告 KJD 短期A3燃氣管道工程類A3.1綜合類 .01可行性研究報告 KJD 長期續表2 歸檔范圍、保管部門及保管期限序號 歸 檔 范 圍保管部門保管期限 備 注 .02建設工程設計合同 KJD 長期 .03建設用地規劃許可證 KJD 永久 .04征地拆13、遷協議、 KJD 永久 .05城市建設規劃許可證 KJD 永久 .06規劃設計 KJD 永久 .07項目投資許可證 KJD 長期 .08上級批文 KJD 長期 .09工程地質勘察報告 KJD 長期 .10施工許可證 KJD 長期 .11施工合同 KJD 長期 .12工程預算書 KJD 長期 .13工程質量監督委托書 KJD 長期A3.2圖紙類 .01外網燃氣管道工程竣工圖 KJD 長期 .02室外燃氣管道工程竣工圖 KJD 長期 .03室內燃氣管道工程竣工圖 KJD 長期A3.3施工類 .01開工申請報告 KJD 長期 .02管道測量定位記錄 KJD 長期 .03圖樣會審 KJD 長期 .0414、設計變更通知單 KJD 長期 .05技術交底 KJD 長期 .06施工組織設計、施工方案 KJD 長期 .07材料、管道附件、管件、閥門、設備等出廠合格證、質量證明書、化驗單、試驗報告 KJD 長期 .08防腐施工記錄 KJD 長期 .09防腐檢測記錄 KJD 長期 .10隱蔽工程檢查驗收記錄 KJD 長期 .11管道吹掃記錄 KJD 長期 .12強度、嚴密性試驗記錄 KJD 長期 .13焊接工藝評定 KJD 長期 .14焊縫外觀質量檢驗記錄 KJD 長期續表3 歸檔范圍、保管部門及保管期限序號 歸 檔 范 圍保管部門保管期限 備 注 .15焊接無損探傷及試驗報告 KJD 長期 .16施工工序15、質量驗收記錄 KJD 長期 .17管線通球記錄 KJD 長期 .18分項工程質量檢驗評定表 KJD 長期 .19單位工程質量檢驗評定表 KJD 長期 .20監理通知 KJD 長期 .21質量問題處理報告 KJD 長期 .22交工驗收證明 KJD 長期 .23施工日記、施工總結 KJD 長期A3.4竣工類 .01竣工報告 KJD 長期 .02竣工驗收簽證書 KJD 長期A4建筑類A4.1綜合類 .01單位工程申請報告 KJD 長期 .02上級批文 KJD 永久 .03規劃定點圖 KJD 永久 .04土地征用 KJD 永久 .05建筑設計任務委托書 KJD 長期 .06工程概算書 KJD 長期 .16、07工程地質勘察報告 KJD 永久 .08施工執照 KJD 長期 .09建筑工程規劃許可證 KJD 永久 .10建筑防火審核復函 KJD 長期 .11開工許可證 KJD 長期 .12遷址意見書 KJD 永久 .13建設用地規劃許可證 KJD 永久 .14工程勘察設計許可證 KJD 長期 .15城市建設工程驗線證 KJD 永久A4.2圖紙類(竣工圖) .01建筑施工圖 KJD 長期 .02結構施工圖 KJD 長期 .03給排水圖 KJD 長期 .04動力與照明電圖 KJD 長期續表4 歸檔范圍、保管部門及保管期限序號 歸 檔 范 圍保管部門保管期限 備 注 .05冷暖氣及通風空調等圖 KJD 長17、期 .06總平面圖(建筑物的層數和位置 KJD 長期A4.3施工類 .01工程開工報告 KJD 長期 .02測量定位和打樁記錄 KJD 長期 .03圖紙會審記錄 KJD 長期 .04設計變更通知單 KJD 長期 .05技術核定單 KJD 長期 .06地基釬探記錄 KJD 永久 .07重要部位技術交底 KJD 長期 .08計劃任務書、協議或合同 KJD 長期 .09施工組織設計和施工方案 KJD 長期 .10鋼材出廠證明及試驗單 KJD 長期 .11磚試驗單及出廠證明 KJD 長期 .12砂試驗單 KJD 長期 .13石子試驗單 KJD 長期 .14水泥試驗單及出廠證明 KJD 長期 .15瀝青18、試驗單 KJD 長期 .16卷材試驗單 KJD 長期 .17焊接試驗單(焊接評定) KJD 長期 .18預制構件出廠證明 KJD 長期 .19馬蹄脂配合比通知單 KJD 長期 .20砼試塊配合比通知單 KJD 長期 .21砼試塊強度試驗報告 KJD 長期 .22砂漿配比通知單 KJD 長期 .23砂漿試塊強度試驗報告 KJD 長期 .24土壤試驗報告 KJD 永久 .25結構吊裝及結構驗收記錄 KJD 長期 .26隱蔽工程記錄(包括基礎、結構、電氣、水暖) KJD 長期 .27沉降觀測和地基復查記錄 KJD 長期 .28分部分項工程質量評定表 KJD 長期 .29竣工（中間）驗收證明 KJD 19、長期續表5 歸檔范圍、保管部門及保管期限序號 歸 檔 范 圍保管部門保管期限 備 注 .30單位工程質量評定表 KJD 長期 .31工程質量事故處理報告及形成材料 KJD 長期A4.4竣工類 .01竣工報告 KJD 長期 .02竣工決算 KJD 長期 .03建設工程竣工質量核驗證明 KJD 長期 .04建筑竣工啟用通知 KJD 長期A5科技圖書、情報資料 A5.1科技圖書 .01專業書籍 永久 .02工具書 永久 .03國家標準、行業標準、地方標準 短期A5.2科技情報資料 .01科技會議文件資料 短期 .02科技展覽資料 短期 .03技術交流資料 短期注：保管部門注明KJD的是必須送交集團公司科技檔案室的文件。 短期保管的文件保管時間根據文件具體內容，由各成員企業科技檔案室注明。 科技檔案歸檔單送交單位 歸檔日期 年 月 日 序號檔案種類 具 體 名 稱 檔 案 編 號份 數頁數備注送交人簽字接收人簽字