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1、集團行政職場布置、采購及檔案管理制度匯編編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目錄一、職場布置管理制度1二、職場管理制度8三、集團行政采購管理制度12四、集團檔案管理制度18五、營銷合同管理制度22六、集團證照管理制度25七、集團網(wǎng)絡化辦公管理制度32職場布置管理制度自2016年12月 日起施行一、目的為規(guī)范公司辦公環(huán)境管理，營造良好工作環(huán)境，維護公司形象，特制定此制度。 二、對象 集團全體在職員工三、內(nèi)容3.1.辦公環(huán)境要求3.1.1 文件柜、茶幾、窗臺物品擺放要求： 文件柜頂部、茶幾和窗臺等臺面上除可放置盆景等少量裝2、飾美化物外，不得擺放其他物品，物品要定位擺放整齊。詳見圖一、二、三。3.1.2禁止在職場墻體和辦公家具上亂寫、亂畫、亂貼；如需張貼條幅、宣傳畫等，必須經(jīng)本部門上級領導同意；3.1.3會議室、培訓室要保持干凈整潔。使用部門或個人在使用完后，要進行恢復并關閉所有設備電源；3.1.4 職場公共區(qū)域內(nèi)不得隨意擺放和懸掛私人物品；3.1.5公司電腦統(tǒng)一使用公司要求的辦公軟件，所有員工不得將非辦公軟件裝入公司電腦內(nèi)，電腦桌面須統(tǒng)一使用“華晚”“愛福家”“頤眾商城”“易文網(wǎng)”“滿城芳”背景；3.2辦公桌擺放要求3.2.1辦公桌面只允許擺放與工作相關的物品，如電腦、鼠標、筆筒、鍵盤、文件框等，物品要定位擺放整3、齊，禁止在桌面擺放或粘貼與工作無關的物品（水杯、盆景、日歷、抽紙除外）參考圖四、五；3.2.2辦公桌下個人物品需擺放整齊，垃圾筒統(tǒng)一放在辦公桌內(nèi)側，電源線、電腦線用綁帶扎起，做到整齊有序，參考圖六、七、八；3.2.3員工辦公桌位區(qū)域的衛(wèi)生由員工個人負責，做到每天及時清理復位，保持干凈整潔。直屬上級要隨時巡查，確保本部門環(huán)境整潔優(yōu)美；3.2.4離開座椅時，須將椅子歸位。圖1：柜子頂部擺放規(guī)范圖2：茶幾擺放規(guī)范 圖3：窗臺擺放規(guī)范圖4：V型辦公桌面擺放規(guī)范 圖5：長條型辦公桌面擺放圖6：（右進位）V型辦公桌下方擺放規(guī)范圖7：（左進位）V型辦公桌下方擺放規(guī)范圖8：長條型辦公桌下方擺放規(guī)范，3.3 節(jié)4、日職場布置 3.3.1 集團專注老齡產(chǎn)業(yè)，響應國家關于弘揚中華民族傳統(tǒng)文化的精神，一律不宣傳西方節(jié)日（包括圣誕節(jié)、萬圣節(jié)等），不得采購相關物資或進行相應職場布置，相應節(jié)日職場布置請參照集團12個老齡節(jié)日進行相應布置。四、獎懲4.1違反以上任意條款樂捐20元/次，并作書面整改方案，拒絕樂捐者從當月工資雙倍扣除，累積三次檢查不達標扣除當月績效的1/3；4.2 各級行政及上級附有監(jiān)督管理責任（管理中心如無行政崗則由支持崗或管理督導負責；項目公司由行政督導或內(nèi)務督導負責；集團總部由內(nèi)務督導負責），如監(jiān)管不到位，當事人參照4.1條進行樂捐，各行政責任人及上級雙倍樂捐，并作書面整改方案。五、附錄 5.1 5、本制度由集團行政部制定； 5.2 若按本制度執(zhí)行，無助于實現(xiàn)管理目標，或與公司可持續(xù)發(fā)展的經(jīng)營理念相違背，任何層級員工均可向上級提交書面申請，報備至集團行政部后方可執(zhí)行； 5.3 本制度施行前公布的相關制度或通知自行廢止失效，之后將依據(jù)市場及管理需要作相應調(diào)整，如無公示則延續(xù)。職場管理制度自2016年12月 日起施行一、目的為規(guī)范公司職場日常管理，維護公司形象，營造良好工作壞境，特制定本制度.二、 對象 集團全體在職員工 三、內(nèi)容3.1 著裝要求3.1.1周一至周五工作時間須著全套工作服（夏季著短袖襯衫和夏褲，各地區(qū)由管理中心總經(jīng)理根據(jù)地區(qū)氣溫統(tǒng)一安排工作服著裝）。 3.2 辦公要求3.2.16、上班時間禁止喧嘩、閑談、吃東西或做與工作無關的事情；嚴禁任何人在辦公區(qū)域及物業(yè)規(guī)定禁止吸煙的公共區(qū)域內(nèi)吸煙，如因個人吸煙行為對公司造成經(jīng)濟損失，一切損失由當事人全部承擔； 3.2.3 各級行政劃分衛(wèi)生區(qū)，制定值日表安排人員進行打掃，各級行政人員及直接上級負有監(jiān)督檢查職責 ；3.3 節(jié)流管理禁止員工私人使用公司一次性紙杯、茶葉；3.3.2員工下班須關閉電腦，做到人走機關；因工作需要30分鐘以上離開工位，需關閉電腦；3.3.3 不得使用公司設備從事與工作無關的事情（如使用工作電話撥打私人電話等）；3.3.4 會議室（接待室）使用部門或個人在使用完后，要進行恢復并關閉所有設備電源； 3.3.5 因加7、班需要開啟照明設備，僅可開啟本工位照明，不得全部開啟； 3.3.6 辦公場所不得使用任何私人電器； 3.3.7 集團提倡無紙化辦公，詳情請參照網(wǎng)絡化辦公管理制度；3.4 考勤管理3.4.1上班遲到30分鐘以內(nèi)樂捐如下：級別遲到3次以內(nèi)（含三次）遲到3次以上客服中心專員10元20元主管20元40元經(jīng)理50元100元管理中心專員10元20元部門經(jīng)理/管理督導20元40元總經(jīng)理50元100元項目公司督導/專員10元20元總監(jiān)/項目經(jīng)理20元40元總經(jīng)理50元100元集團總部督導10元20元部長/主管20元40元總裁100元200元3.4.2 每月初各級行政（管理中心如無行政崗則由支持崗或管理督導負責8、；項目公司由行政督導或內(nèi)務督導負責；集團總部由內(nèi)務督導負責）須對上月樂捐款進行匯總后由項目公司行政督導或內(nèi)務督導提交至集團行政部內(nèi)務督導處；3.4.3集團行政部內(nèi)務督導收集樂捐匯總表與財務對接。 四、獎懲 4.1違反以上任意條款（考勤樂捐及與網(wǎng)絡化辦公管理樂捐相關除外）樂捐20元/次，并作書面整改方案，拒絕樂捐者從當月工資雙倍扣除，累積三次檢查不達標扣除當月績效的1/3；4.2 各級行政及上級附有監(jiān)督管理責任（管理中心如無行政崗則由支持崗或管理督導負責；項目公司由行政督導或內(nèi)務督導負責；集團總部由內(nèi)務督導負責），如監(jiān)管不到位，當事人參照4.1條進行樂捐，各行政責任人及上級雙倍樂捐，并作書面整改9、方案。五、附錄 5.1 本制度由集團行政部制定； 5.2 若按本制度執(zhí)行，無助于實現(xiàn)管理目標，或與公司可持續(xù)發(fā)展的經(jīng)營理念相違背，任何層級員工均可向上級提交書面申請，報備至集團行政部后方可執(zhí)行； 5.3 本制度施行前公布的相關制度或通知自行廢止失效，之后將依據(jù)市場及管理需要作相應調(diào)整，如無公示則延續(xù)。集團行政采購管理制度 自2016年12月 日起施行一、目的為使用集團行政物資采購流程規(guī)范化、合理化，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，最大限度節(jié)約成本，特制定本制度。二、對象集團總部行政部、各項目公司行政部、管理中心、客服中心三、內(nèi)容3.1行政采購申請統(tǒng)一規(guī)范 3.1.1行政費用申請模板以當前最新模板為準，模板以下10、發(fā)時間為起點更新使用期限為一星期替換期，過后舊式模板自動作廢所申請任何費用不予以受理； 3.1.2所有采購申請務必提供相應文件材料，否則不予通過。 3.1.4固話寬帶 3.1.4.1必須提供協(xié)議或發(fā)票，兩者皆備優(yōu)先； 3.1.4.2若申請費用根據(jù)實際使用量來計算，不為固定費用，合同或協(xié)議中沒有體現(xiàn)并且無法提供發(fā)票者，請?zhí)峁┥显禄蛏洗卫U費發(fā)票或憑證，并且備注清楚實際為幾月費用發(fā)票或憑證； 3.1.4.3申請說明或付款事由請?zhí)顚憣嶋H報銷費用的具體時間，申請中需寫清楚套餐內(nèi)容，包括費用、期限、規(guī)格等。 3.1.5維修費 3.1.5.1嚴禁先維修再申請，違者一切費用由申請人自行承擔，特殊情況可提前報備11、上級行政部批準。 3.1.5.2若有必要，需提供損壞照片； 3.1.5.3申請單需注明維修所需配件的品名、規(guī)格、數(shù)量。 3.1.6差旅費 3.1.6.1車費、住宿費相關請咨詢財務部，超出標準多余費用由申請人自行承擔；機票、火車票、汽車票保險費，快遞費屬于個人費用，不在報銷范圍之內(nèi)；打車費一律不予報銷，如有特殊情況請寫情況說明由所屬上級領導簽字并向行政部報備； 3.1.6.2費用審核請?zhí)峁┌l(fā)票掃描清晰掃描件；出差申請：（需附上釘釘出差審批截圖）； 3.1.6.3因公自駕需提前報備行政部審批，報銷費用根據(jù)行程所對應的官網(wǎng)高鐵二等座票價進行報銷（如無高鐵，按照火車或汽車票價進行報銷），提交申請前可在12、網(wǎng)上查詢并且在申請上備注按標準報銷金額。此類費用可用油費發(fā)票抵充，發(fā)票金額需大于等于報銷金額。未報備者，一律不予報銷； 3.1.6.4住宿費用報銷需提供相應的真實發(fā)票，且必須為酒店相關住宿發(fā)票不得使用油票等其他種類發(fā)票抵充。 3.1.7房屋換址 3.1.7.1提交換址申請，注明換址具體原因，由客服中心、管理中心經(jīng)理簽字； 3.1.7.2提交3個選址方案并審查房東資質(zhì)（房屋所有權人、房屋無抵押），選址方案以WORD形式發(fā)送，內(nèi)容包括大廈周邊照片、所在地勢分析、交通情況、辦公房面積、租賃費用、辦公房內(nèi)部照片、室內(nèi)設施以及裝修情況、使用規(guī)劃、電梯數(shù)量等。 3.1.7.3具體細則： 交通便利，至少3條13、公交線路 周邊小區(qū)覆蓋率高，商場、銀行、餐飲、酒店、公園等設施成熟，至少3個小區(qū)，步行至 客服中心15min左右 優(yōu)先考慮老大廈，無門禁，樓層1-3樓最合適 面積400-500平方，（超出500平方，自行承擔所有相關費用）毛坯房不予考慮，優(yōu)先 3.1.7.4確定最終選址方案并提交選址方案，提交房屋租賃合同電子版以及房東資質(zhì)，并對接法務部審核合同，電子合同盡可能使用公司提供模板、押金不超過一個月房租，房東資質(zhì)包括房屋產(chǎn)權證、房屋平面圖、房東身份證復印件（若房東為公司，需提供三證以及法人身份證復印件） 3.1.7.5不得選用存在法律糾紛，抵押的房屋，不得選用房屋遭到嚴重破壞的房屋，房屋的基本照明設14、施必須完好。 3.1.8房屋續(xù)簽 3.1.8.1提交續(xù)簽說明以及目前房屋租賃合同，注明續(xù)簽房屋租賃費用、押金情況、租賃時間 （如：XXXX年XX月XX日-XXXX年XX月XX日）； 3.18.2提交房屋租賃合同電子版以及房東資質(zhì)，并對接法務審核合同； 3.1.8.3.根據(jù)修改意見確定最終合同版本； 3.1.8.4.提交房屋續(xù)簽采購需求單，并對接采供部審核價格； 3.1.8 5.簽定合同。 3.1.9房租 3.1.9.1提供房屋租賃合同； 3.1.9.2付款申請書中費用明細、付款事由中需注明面積、日租金、月租金、年租金、以及此次支付費用時間。（如：XXXX年XX月XX日-XXXX年XX月XX日）15、。 3.1.10物業(yè)費 3.1.10.1.提供物業(yè)協(xié)議或物業(yè)費發(fā)票，兩者兼?zhèn)鋬?yōu)先； 3.1.10.2付款申請書中費用明細、付款事由中注明實際費用使用具體時間（如：XXXX年XX月XX日-XXXX年XX月XX日）。 3.1.11 水電費 3.1.12提供水電費發(fā)票或物業(yè)出具水電繳費明細單并蓋有物業(yè)公章； 3.1.13付款申請書中費用明細、付款事由中注明實際費用使用具體時間（如：XXXX年XX月XX日-XXXX年XX月XX日）。 3.1.12日常費用審核 3.1.12.1日常辦公用品每月申請一次，申請金額不超過150元，規(guī)格需詳寫； 3.1.12.2快遞費申請寫明快遞日期、郵寄事由及金額，付快遞單16、及發(fā)票（快遞單字跡清晰）;凡因個人原因導致漏寄，寄出資料有誤等情況，需重新提交相關材料且自行承擔快遞費； 3.1.12.4飲用水費申請需寫明使用期限，每月不得超過70桶； 3.1.12.5嚴禁采供申請金額、日期跟付款申請金額、日期不符； 3.1.12.6刻章費，快遞費，健康證費用每個月提交一次（以管理中心為單位）。 3.1.13固定資產(chǎn) 3.1.13.1提供完整簽字版報廢表； 3.1.13.2提供簽字版采購需求單(申請說明中需寫清購買原因，用途，現(xiàn)有數(shù)量)、三家詢價單。 3.1.14花卉租賃、打印機租賃 3.1.14.1需備注清楚所申請費用的具體日期（如：XXXX年XX月XX日-XXXX年XX17、月XX日） 3.1.14.2采購申請需附上相關合同或協(xié)議。 3.1.15搬家費 3.1.15.1需提供搬家需求單、三家報價、搬家明細（備注所需搬運的物資以及數(shù)量，需經(jīng)理簽字） 3.1.15.2需求單通過后，提交采購付款申請。 3.1.16裝修費用 3.1.16.1需提供裝修需求單（標清裝修項目明細及數(shù)量），cad裝修設計圖（裝修前后）；裝修前，后照片（遵循一切從簡，節(jié)約成本的理念） 3.1.16.2需求，議價通過后，提交采購付款申請，裝修合同、裝修公司資質(zhì)； 3.1.16.3裝修金額不得超過7萬元，根據(jù)實際情況制定裝修方案。 3.1.17廣告宣傳費 3.1.17.1所有廣告宣傳費申請需寫明用途18、規(guī)格、數(shù)量、材質(zhì)、尺寸等； 3.1.17.2需求單通過后，提交采購申請和付款申請； 3.1.17.3申請次數(shù)為一月一次。 3.1.19注意事項 3.1.19.1所有申請嚴禁先采購（維修）再申請，違者由申請人承擔所有費用； 3.1.19.2所有申請需寫明具體日期； 3.1.19.3需要采購物資如在頤眾商城有售，請優(yōu)先于頤眾商城購買； 3.1.19.4申請表掃描件必須以分部具體名稱命名； 3.1.19.5管理中心對管轄客服中心申請表進行初審，并匯總至愛福家行政部進行終審； 3.1.19.6申請金額計算不得有誤；凡審核通過下發(fā)的單件必須留檔備查，嚴禁丟失。 3.1.20 獎懲 3.1.20.1違反19、以上任意條款樂捐30元/條，并作書面整改方案，拒絕樂捐者從當月工資雙倍扣除，當月累計違反三條扣除當月績效1/3。四、附錄 4.1 本制度由集團行政部制定； 4.2 若按本制度執(zhí)行，無助于實現(xiàn)管理目標，或與公司可持續(xù)發(fā)展的經(jīng)營理念相違背，任何層級員工均可向上級提交書面申請，報備至集團行政部后方可執(zhí)行； 4.3 本制度施行前公布的相關制度或通知自行廢止失效，之后將依據(jù)市場及管理需要作相應調(diào)整，如無公示則延續(xù)。集團檔案管理制度一、目的 為實現(xiàn)“通過提高凈利潤，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展”的目標，確保檔案的準確性、完整性、真實性，特制訂本制度。二、對象集團行政部檔案督導、項目公司檔案督導/行政專員 、各管理中心及20、客服中心行政專員三、內(nèi)容3.1 檔案類別 3.1.1普通級：各部門崗位說明書、工作手冊、員工培訓計劃、工作總結、內(nèi)部培訓記錄、外部培訓報告等普通級別原件。 3.1.2重要級：公司證照注冊變更注銷相關材料、公司項目申報資料、設計文件、CAD圖紙、重要會議紀要、合同、簽字版制度等原件。 3.2 歸檔要求 3.2.1原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處；3.2.2使用頻繁的檔案，各使用部門應復印留存自用； 3.2.3對已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復再歸檔；每日17:00匯集各部門領導簽字版通知等文件進行歸檔，文件必須通過系統(tǒng)整理后再歸檔； 3.2.5集團總部須經(jīng)檔案督導簽字確認后方可歸檔，項目公司須由行政21、部檔案督導/行政專員簽字確認歸檔，各分部由行政專員簽字確認歸檔。3.3 歸檔手續(xù)各類文件歸檔時，歸檔部門應填寫文件歸檔表一式二份，由歸檔部門負責人和檔案督導審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查閱，由檔案督導填寫文件歸檔登記表，歸檔人和檔案督導共同簽字確認。3.4 檔案的整理 3.4.1檔案采用按類別區(qū)分的方式，做到層次分明，便于保管和利用。 3.4.2檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄便日后檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯數(shù)字組成，具體說明如下： ZC/ 01 *7、8、9位代表流水號001999。 5、6位為檔案柜號。 3、4位為二級分類的編號22、。 1、2位為一級分類的部門字母縮寫。 3.4.3 歸檔的資料，由檔案督導分類、編號，文件歸檔的當天入庫，并建立。電子備份歸檔資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一并建檔備份。3.5檔案使用和歸還 3.5.1 檔案使用 3.5.1.1文件復印：由使用人填寫檔案復印登記表，普通級文件集團總部由行政部部長、項目公司由行政部總監(jiān)、各分部由營運部經(jīng)理批準，重要級文件同時需經(jīng)上一級部門領導批準，由檔案督導（行政專員）復印、提供。 3.5.1.2借閱原始文件：由使用人填寫檔案借閱登記薄，經(jīng)相關部門負責人批準，于檔案室指定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要級文件及特殊情況同時報上23、一級部門領導批準。 3.5.1.3借出原始文件：由使用人填寫檔案借出登記薄，經(jīng)相關部門負責人批準，最長不超過十個工作日，重要級文件及特殊情況同時上報上一級部門領導批準；十日后仍未歸還的，由檔案督導（行政專員）跟催或重新辦理借出手續(xù)； 3.5.1.4檔案使用必須按規(guī)定審批，由當事人和檔案督導/行政專員在相應登記薄上登記并簽字確認方可使用檔案；未按要求操作者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對相關責任人處以50-100元/人/件的罰款并作出書面整改方案；造成經(jīng)濟損失的，由相關責任人承擔，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應處理。 3.5.2 檔案歸還 3.5.2.1檔案使用者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取24、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經(jīng)檔案督導/行政專員檢查無誤后，應在檔案借出登記薄登記，并由使用人和檔案督導分別簽字確認。 3.5.2.2重要或機密文件發(fā)生損壞、丟失的，對使用人處以200-1000元/人/件的罰款并作出書面整改方案；造成損失的，由使用人全部承擔，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應處理節(jié)特別嚴重者，應承擔相應的法律責任。 3.5.2.3檔案歸還時內(nèi)容發(fā)生變更的，使用人應及時知會檔案督導/行政專員進行更新并上報部門負責人，以保持檔案的準確性。3.6 檔案銷毀3.6.1對需要進行銷毀處理的檔案，由檔案督導填寫檔案銷毀申請表，并制作檔案銷毀清冊，包括：該檔案簡短的歷史情況、銷毀檔案所屬25、年代、保管期限及其數(shù)量和詳細內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報告，經(jīng)相關部門負責人、檔案管理部門負責人及上一級部門領導審核簽字同意后，方可銷毀。3.6.2由檔案督導/行政專員進行檔案銷毀，相關部門和檔案管理部門各指派一人進行監(jiān)銷，檔案銷毀須協(xié)同處理。3.6.3檔案銷毀時檔案督導/行政專員要在銷毀清冊上“銷毀情況”一欄注明“已銷毀”字樣和日期，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字確認。四、獎懲 4.1違反以上任意條款樂捐30元/條，并作書面整改方案，拒絕樂捐者從當月工資雙倍扣除，當月累計違反三條扣除當月績效1/3。五、附錄 4.1 本制度由集團行政部制定； 4.2 若按本制度執(zhí)行，無助于實現(xiàn)管理目26、標，或與公司可持續(xù)發(fā)展的經(jīng)營理念相違背，任何層級員工均可向上級提交書面申請，報備至集團行政部后方可執(zhí)行； 4.3 本制度施行前公布的相關制度或通知自行廢止失效，之后將依據(jù)市場及管理需要作相應調(diào)整，如無公示則延續(xù)。營銷合同管理制度 一、目的 為加強集團合同管理規(guī)范化，預防、減少合同糾紛，維護集團及客戶合法權益，提高經(jīng)濟效益，制定本制度。二、對象項目公司檔案督導、管理中心財務部經(jīng)理、客服中心總經(jīng)理、客服中心財務會計三內(nèi)容3.1 合同申請及流程3.11已注冊完成并開業(yè)的子公司，申請合同時，財務人員需按要求填寫協(xié)議使用登記表【注：公司統(tǒng)一模板】；新成立且首次申請合同的客服中心無需填寫協(xié)議使用登記表，只27、需提交營業(yè)執(zhí)照和開戶許可證掃描件。3.12周一至周五中午12:00之前申請人將合同申請單提交至項目公司檔案督導處，并備注最新的合同收件地址、收件人及聯(lián)系方式，項目公司檔案督導審核通過后當天統(tǒng)一安排郵寄【注：南京地區(qū)自行提取】。3.13客服中心財務收到合同后需及時清點并與項目公司檔案督導確認合同數(shù)量是否有誤。3.2合同的使用3.21合同借出要求所有營銷合同只允許借出復印件，不得借出合同原件，合同借出需到財務會計處申請并做好相關登記，使用完后應及時歸還；特殊情況必須借出合同原件的，需按要求填寫合同領取明細表并經(jīng)總經(jīng)理簽字批準后方可借出【注：統(tǒng)一模板】，用后及時歸還，由財務會計核查合同完整性，如有遺28、失，責任人賠償500元/份。3.3.合同簽訂3.31 為避免合同作廢及相關法律風險，合同簽約必須在客戶交款取得收據(jù)后進行，不得在客戶未交款時簽訂合同，違者樂捐200元/次，并作書面整改方案。3.32 合同內(nèi)客戶姓名必須由客戶本人進行填寫，不得代簽；金額一律頂格填寫且不得含有錯別字；3.33 合同填寫完畢后由財務會計審核合同內(nèi)容填寫是否有誤，審核無誤后在對應位置加蓋公司合同章，合同一式兩份，一份交給客戶，一份公司留存。由于填寫失誤造成合同作廢的，責任人樂捐100元/份。3.4 合同的變更、解除和到期3.41 根據(jù)公司規(guī)定客戶手中變更、解除或到期合同需收回，按合同收回原因分別填寫合同收回登記表，最29、后將各類收回合同與對應合同收回明細表一起封存，統(tǒng)一移交至項目公司檔案督導處。未按要求分類整理郵寄合同者，快遞費一律不予報銷，并樂捐50元，作書面整改方案。3.42 作廢合同應正常記入?yún)f(xié)議使用登記表并在備注中注明原因，客服中心不得自行銷毀公司合同（包括作廢合同），須移交至項目公司檔案督導處統(tǒng)一進行處理，違者樂捐100元，并作書面整改方案。3.5合同的保管3.51 合同檔案電子文件的備份 財務會計需按照對應項目公司要求的時間節(jié)點對簽單合同進行掃描存檔，并將掃描件發(fā)送給所屬管理中心財務經(jīng)理，每周發(fā)送一次；管理中心財務經(jīng)理收集該區(qū)域的合同掃描件并發(fā)送至項目公司檔案督導，每周發(fā)送一次。掃描件未按時發(fā)送的30、，相關責任人樂捐50元，并作書面整改方案。 3.52 合同原件的保管財務會計需根據(jù)協(xié)議編號、客戶姓名、簽約日期按月編制合同明細，并檢查合同是否缺失，按月裝箱封存簽約合同并在箱內(nèi)附上合同明細表。各客服中心需按集團公司要求每月15號將上月封存的合同移交至項目公司行政部。由項目公司行政部集中保管和銷毀。【注：合同移交前統(tǒng)一由各自分部的財務保管，經(jīng)理協(xié)助保管】。保管期間如有遺失，財務及客服中心經(jīng)理分別賠償500元/份，造成嚴重影響不足彌補損失的，應據(jù)實賠償。所有合同相關樂捐，必須以管理中心為單位，每月底匯總樂捐表發(fā)送至項目公司檔案督導處。一旦發(fā)現(xiàn)虛假上報，雙倍處罰。四、附錄 4.1 本制度由集團行政部31、制定； 4.2 若按本制度執(zhí)行，無助于實現(xiàn)管理目標，或與公司可持續(xù)發(fā)展的經(jīng)營理念相違背，任何層級員工均可向上級提交書面申請，報備至集團行政部后方可執(zhí)行； 4.3 本制度施行前公布的相關制度或通知自行廢止失效，之后將依據(jù)市場及管理需要作相應調(diào)整，如無公示則延續(xù)。集團證照管理制度一、目的 為規(guī)范公司證照管理，適應集團發(fā)展，滿足集團資質(zhì)審驗及經(jīng)營管理需要，特制訂本制度。二、對象集團總部證照督導、項目公司行政專員、各管理中心及客服中心行政專員 三、 內(nèi)容 3.1證照種類公司證照包括：企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、銀行開戶許可證、食品經(jīng)營許可證、增值電信業(yè)務經(jīng)營許可證、各種認證證書及其它32、證件。 3.2 各證照管理部門職責 集團行政部是集團證照管理的主管部門,負責公司證照的動態(tài)管理；辦理集團總部證照的年檢、升級、注銷；集團總部及項目公司證照原件保管；指導、幫助、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查下屬各項目公司的證照管理工作。 各項目公司行政專員負責辦理項目公司各類證照年檢、升級、注銷等工作，督促、指導、檢查下屬管理中心證照管理工作。3.2.3各管理中心行政專員負責辦理管理中心公司各類證照年檢、升級、注銷等工作，督促、指導、檢查下屬客服中心證照管理工作。 各客服中心行政專員負責辦理客服中心證照的年檢、升級、注銷等工作。3.2.5證照管理人員發(fā)生變更時，應做好證照交接工作。3.3證照辦理集團總部、項33、目公司、管理中心、各分部行政人員應根據(jù)所屬公司經(jīng)營范圍的調(diào)整或擴大經(jīng)營種類等的需要，依據(jù)國家相關政策規(guī)定，及時提出證照申報、登記、變更、年檢、注銷等方案，經(jīng)批準后方可組織實施。集團行政部負責收集、整理、匯總和填報涉及集團公司總部證照的申報、登記、變更、年檢、注銷等相關資料；所屬各公司行政人員負責收集、整理、匯總和填報本公司證照的申報、登記、變更、年檢、注銷等相關資料，并報集團行政部備案（備案流程：客服中心管理中心項目公司集團總部）。集團總部、項目公司、管理中心、各分部應按照國家有關政策規(guī)定及時辦理證照的申報、登記、變更、年檢、注銷等手續(xù)。集團總部、項目公司、管理中心、各分部若發(fā)生證照遺失或損毀34、，應立即向證照管理上級部門報告，同時按有關規(guī)定刊登公告，聲明作廢，并及時向國家有關發(fā)證機構履行掛失及補辦手續(xù)。3.4證照管理公司證照的管理內(nèi)容：證照的保管、登記、備案、歸檔等。集團總部、項目公司、管理中心、各分部證照在申報、登記、變更、年檢、注銷辦理完畢后，其相關文件和材料一律交由檔案室妥善保管，按發(fā)證機關要求在經(jīng)營地點顯著部位正照上墻，副本、副證入柜。集團總部、項目公司、管理中心、各分部應嚴格執(zhí)行借用、審批、及時登記的管理制度。持有證照的公司（部門）應設專職人員負責保管證照，并建立證照使用、管理臺帳。【注：表格見附件一、二、三】如需借用證照必須經(jīng)相關部門負責人審批，說明使用范圍和使用時間，辦35、理外出攜帶手續(xù)后方可攜帶外出。集團總部、項目公司、管理中心、各分部證照未經(jīng)相關部門負責人同意和批準，任何人不得隨意復印、外借。復印件證照份數(shù)應嚴格控制并做好登記并在復印件上標注僅供xx使用再次復印無效字樣，未使用的復印件證照應在自復印之日起15日內(nèi)歸還借出部門。嚴禁擅自使用集團總部、項目公司、管理中心、各分部的證照進行各類擔保。集團總部、項目公司、管理中心、各分部證照保管人員要及時將證照登記管理，形成書面及電子臺帳，證照管理登記內(nèi)容包括：證照名稱、登記注冊證號、登記日期、使用期限、年檢時間、保管人等。集團總部、項目公司、管理中心、各分部的認證證書、商標可以在有效期內(nèi)正確運用于廣告和有關宣傳媒體36、，以獲得合法的社會效益和經(jīng)濟效益，但應當遵守認證機構有關證照使用和管理規(guī)定。集團總部、項目公司、管理中心、各分部經(jīng)有關部門核準后的證照，每次換領新證均需到證照管理上級部門進行備案（備案流程：客服中心管理中心項目公司集團總部）。各種證照要分類歸檔。集團總部、項目公司、管理中心、各分部各種證照歸檔資料要齊全完整，自申報到各種相關手續(xù)辦理完畢的資料都要歸檔。歸檔的證照要復印全套資料隨法人執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照一并歸檔。3.5 違規(guī)處罰 集團總部、項目公司、各分部有下列違規(guī)情形之一的，給予責任人通報批評，并按照造成的不良社會影響、名譽損毀和經(jīng)濟損失程度，對相關責任人給予相應的處罰：（一）不按規(guī)定上報資料，造成37、證照申報、登記、變更、年檢、注銷等不能按時辦理的；（二）證照使用、保管單位（部門）和個人，未經(jīng)批準擅自借出、轉借證照的樂捐2000元并作書面整改，情節(jié)嚴重的交司法機關處理；（三）未經(jīng)批準同意擅自使用證照復印件樂捐100元并作書面整改；（四）集團總部、項目公司、各分部各種認證證書、商標未按認證機構有關證照使用和管理規(guī)定，造成不良后果的樂捐2000元并作書面整改；（五）不按公司證照管理辦法使用證照而被投訴，造成集團總部、項目公司、各分部名譽損毀和其他利益受到侵害的樂捐2000元并作書面整改。違反公司證照管理辦法造成集團總部、項目公司、各分部重大經(jīng)濟損失和責任事故的，相關領導和責任人樂捐2000元，38、批準直接責任人主動離職；出賣或變相出賣集團公司及下屬公司證照的，相關領導和責任人樂捐6000元并作書面整改方案，情節(jié)嚴重者移交司法機關處理；使用集團公司及下屬公司證照沒有在批準使用期限內(nèi)歸還，又無正當理由的，對借用證照經(jīng)辦人樂捐1000元并作書面整改方案。經(jīng)證照主體持有部門或證照管理部門催促后卻仍然無正當理由不及時歸還的，樂捐2000元，并作書面整改方案；遺失或損毀公司證照的，直接責任人樂捐5000元并作書面整改方案。四、附錄 4.1 本制度由集團行政部制定； 4.2 若按本制度執(zhí)行，無助于實現(xiàn)管理目標，或與公司可持續(xù)發(fā)展的經(jīng)營理念相違背，任何層級員工均可向上級提交書面申請，報備至集團行政部后方可執(zhí)行； 4.3 本制度施行前公布的相關制度或通知自行廢止失效，之后將依據(jù)市場及管理需要作相應調(diào)整，如無公示則延續(xù)。附件1附件2附件