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1、公司品管部門溝通會議管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 品管會議制度1. 總則1.1. 制定目的為規范品質會議管理，健全品質溝通管道，特制定本規章。1.2. 適用范圍本公司品質管理的各項會議，除遵照公司有關會議規定外，悉依本規章處理。1.3. 權責單位1) 品管部負責本規章制定、修改、廢止之起草工作。2) 總經理負責本規章制定、修改、廢止之核準。2. 品管會議規定2.1. 會議類別品管會議可分為例行性會議與臨時性會議兩大類別。2.1.1. 例行性會議公司品管例行性會議有：1) 年度評審會議：進行品質管理體系評審2、，確認是否持續有效得到運行；討論確定公司年度品質目標、策略。2) 內部稽核會議：組織品質稽核小組對品管體系運行狀況作定期之稽核，分為起始會議與結束會議。起始會議作稽核前說明，結束會議作稽核報告。3) 月度品管會議：對上月品質狀況作檢討，就重大品質事項達成決議，制定次月品質管理的各項工作計劃，是本公司最重要之工作會議之一。4) 改善提案委員會會議：對改善提案及其成果進行評估，評選優秀提案，并制定次年度改善提案工作推行目標、計劃。5) QCC推行委員會會議：對QCC活動進行總結，并制定次年度QCC活動推行目標與計劃。6) QCC成果發表會：由各QCC發表推行成果，QCC推行委員會進行評審，表彰優秀3、的品管圈。7) 周品質檢討會：對上周品質狀況作檢討，及時解決品質問題，落實月度品管會議決議與計劃，確保達成品質目標。2.1.2. 例行會議一覽表序號會議名稱周期時間會議主席主持人參加人員1年度評審會議年1月總經理管理者代表各部門主管2內部稽核會議半年2、8月管理者代表稽核組長各部門主管3月度品管會議月5日總經理管理者代表各部門主管4改善提案委員會會議年1月主任委員推行干事評審委員5QCC推行委員會會議年1月主任委員總干事推行委員、輔導員6QCC成果發表會半年6、12月主任委員總干事推行委員、輔導員、各圈代表7周品質檢討會周周一管理者代表品管主管各部門主要干部2.1.3. 臨時性會議臨時性會議由4、總經理、管理者代表或品管主管依需要建議召開，一般召開時機有：1) 發生重大客戶抱怨或退貨時。2) 制程重大品質問題發生時。3) 供應廠商發生嚴重品質事故時。4) 發生嚴重違反公司品管體系的重大事件時。5) 重大品質貢獻、突破或其他需大力表彰或宣導事件發生時。6) 其他必要時機。2.2. 會議管理規定除遵照公司有關會議管理的規定之外，應遵照下列規定處理。2.2.1. 一般原則1) 例行性會議如已規定具體會議時間，則不另行通知；如未規定具體會議時間，應提前兩天以上通知各參加人員。2) 例行性會議如有變更，原則上應提前半個工作日通知各參加人員。3) 臨時性會議原則上應至少提前一小通知參加人員。4) 5、會議參加者必須準時出席并簽到，因故無法到會者，事先須向主持人或會議主席請假，并取得許可，原則上還須派代理人出席。5) 會議應事先明確主題，與會人員應依據本職工作做好各種準備（包括資料、數據、樣品等），并做好工作安排。6) 主持人應控制會議時程，盡量在規定時間內結束會議。7) 會議決議的落實實施情況，由會議主席指定人員追蹤，并作為下次會議追蹤議題之一。8) 會議應有會議記錄，并依規定分發相關人員。2.2.2. 會議記錄1) 由會議主席指定參加人員中的一人擔任會議記錄工作，必要時，也可安排一名非指定之參會人員作記錄工作（如助理或文書）。2) 重要會議的會議記錄，經會議主席簽認后，復印分發或傳閱參會6、人員或相關人員。3) 對會議決議涉及的工作安排，須確認追蹤結果，由會議記錄者填寫決議事項追蹤表，并作追蹤工作。3. 月度品管會議實施辦法注其他例行性會議可參照制定實施辦法。3.1. 會議目的1) 總結檢討上個月的品質狀況。2) 就重大品質事項達成決議。3) 制定次月品質管理的各項工作計劃。3.2. 參會人員1) 會議主席：總經理擔任會議主席，總經理無法出席時， 由其職務代理人擔任會議主席。2) 主持人：管理者代表擔任會議主持人，其無法出席時，由品管主管擔任主持人。3) 參加人員：副總經理、總工程師、各部門主管、品管部主要干部。3.3. 會議時機1) 月度品管會議每月5日14：0017：00召開7、，遇節假日順延一天。2) 會議時間如有變更，經總經理核準后，由品管部負責通知。3.4. 會前準備1) 品管部負責于每月4日將各部門品質狀況月報表匯總、填妥，并轉發各與會人員。2) 上次會議決議事項的各責任人員須在決議規定完成期限之前，完成所承擔的工作事項。3) 管理者代表在4日前應再度對各決議事項完成情況作追蹤確認（可授權他人進行）。4) 各與會人員依本部門品質狀況準備必要之資料、報表或樣品，以便在會議上報告或討論。5) 各與會人員應于會議開始前5分鐘到達會場。3.5. 會議議程1) 會議開始：由主持人宣布會議開始。2) 追蹤上月會議決議事項完成情況：由主持人追蹤上月決議事項，各擔當責任人員簡8、要回答完成狀況，其他人員可提出異議或補充。3) 各部門品質狀況報告：由品管部主管或各品管單位干部報告各部門上月品質狀況，簡要報告主要數據，并就重大品質事項提出分析或報告。4) 溝通協調事項：各與會人員提出需與其他部門協調之事項，由相關人員討論處理。5) 會議主席工作指示：會議主席就相關問題向責任人員提出質詢、贊揚、指示或要求，并就公司的品質經營方針或下月行動計劃做出指示。6) 形成會議決議：記錄人將會中達成的重要決議事項作整理，交由主持人作陳述，各與會人員可提出異議，若無異議則確認為決議事項。7) 會議結束：由主持人宣布會議結束。3.6. 會后工作1) 由會議記錄人員將會議狀況整理成會議記錄及必要之決議事項追蹤表，呈管理者代表、總經理審閱。2) 會議記錄應分發各與會人員人手一份。3) 決議事項追蹤表應分發至相關責任人員。4) 各決議事項之擔當者應在規定期限內完成要求之工作事項。5) 各與會人員應將會議精神傳達本部門相關人員，并貫徹至日常工作中。6) 管理者代表（或授權品管部）對會議事項作確認追蹤。