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1、汽車配件制造企業(yè)文件編號及格式管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 文件編號及格式管理制度1.目的確定文件的編號規(guī)則是為了使文件有分類標(biāo)準(zhǔn)，以便全公司內(nèi)統(tǒng)一，便于區(qū)分、傳遞、查找和存檔。2.適用范圍適用于XX市XX汽車配件制造有限公司所有部門的行政文件、工藝技術(shù)文件、質(zhì)量管理體系文件。3.術(shù)語和定義無4.職責(zé)與權(quán)限4.1 總務(wù)人事部負(fù)責(zé)行政文件編號規(guī)則的制定和管理；4.2 質(zhì)檢部負(fù)責(zé)公司總體質(zhì)量管理體系文件編寫規(guī)則的制定和管理；4.3 各部門負(fù)責(zé)本部門文件編號的正確運用。5.工作程序5.1代號說明5.1.1公司及2、部門代號說明代號由兩位字母組成，其代號規(guī)定見下表：序號部門代號1總務(wù)人事部ZW2質(zhì)檢部ZJ3財務(wù)部CW4精益監(jiān)察科JY5生管物流部SG6設(shè)備科SB7銷售科XS8庫房KF9凈化器車間CJ10工藝科GY 5.1.2文件類別代號說明序號名稱代號1通知TZ2通報TB3申請SQ4會議紀(jì)要HY5聯(lián)絡(luò)書LL6報告BG7制度ZD8計劃JH9調(diào)令制度DL10任命書RM11方案FA12合同HT13月報YB14周報ZB15日報RB如有其他類型的文件應(yīng)取拼音字母前兩個。5.2文件編號及識別號編制規(guī)則5.2.1行政文件編號規(guī)則參照總務(wù)人事部下發(fā)的行政文件編制規(guī)則進(jìn)行，其中各部門代碼按照本規(guī)定5.1.1執(zhí)行。5.2.2體3、系文件編號編制規(guī)則5.2.2.1體系文件編號構(gòu)成如下：TYM / 體 X- -文件序號過程條款文件類別體系文件縮寫企業(yè)代號5.2.2.2體系文件編號說明a）體：代表質(zhì)量管理體系文件b）文件類別：X代表I-V類文件夾，也就是ISO9001標(biāo)準(zhǔn)條款a)-e)類文件，用a-e書寫(a代表質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)。B代表質(zhì)量手冊.c代表程序文件.d代表支持文件.e代表記錄、表單)c）TYM：XXXX汽車配件制造有限公司d）XX：ISO/TS16949：2009標(biāo)準(zhǔn)條款e）XX：文件序號，從01-995.2.3體系文件識別號編制規(guī)則5.2.3.1公司級體系文件識別號構(gòu)成如下：TYM/XX- 00-000文件順4、序號年代號文件類別代號企業(yè)名稱代號5.2.3.2部門級體系文件識別號構(gòu)成如下： TYM/XX/XX-0000-00文件順序號年月代號文件類別代號部門代號企業(yè)名稱代號5.2.3.3使用說明a)年代號取最后兩位數(shù)，月代號按當(dāng)前月份取; b)文件順序號：各部門分別按文件類型每月從01開始順序編號, 例：2011年4月第一個發(fā)布的文件取“110401”。5.2.4技術(shù)文件識別號編制規(guī)則5.2.4.1技術(shù)文件識別號構(gòu)成如下：TYM / SG/ * - 文件順序號 年份代號 工藝技術(shù)文件代號 生管部簡稱公司代號 5.2.4.2技術(shù)文件識別號編制說明：a) 技術(shù)文件代號由技術(shù)文件名稱的漢語拼音縮寫組成，由25、4位大寫字母構(gòu)成。b) 年份代號由當(dāng)前年份的后兩位數(shù)字構(gòu)成。c) 文件順序號由三位數(shù)字構(gòu)成，不夠三位的用“0”補(bǔ)齊。5.3文件的頁面設(shè)置5.3.1頁眉采用公司標(biāo)識，放在文件的左上方，與正文的左側(cè)平齊。頁眉的顏色統(tǒng)一采用黑色，不包括委外制作復(fù)印的稿紙、單據(jù)等。尺寸要求為：a)A3格式：高1.30cm，寬9.62cm；b)A4格式：高0.90cm，寬6.69cm；c)B5格式：高0.80cm，寬5.87cm；5.3.2 頁腳將企業(yè)文化和公司口號的內(nèi)容融入到頁腳之中，具體要求為：a) 放在文件的右下角，與正文的右側(cè)平齊；b) 字體：統(tǒng)一采用華文行楷，傾斜，字與字之間留一空格；c) B5格式字號為126、，A4格式字號為14，A3格式字號為16；d) 顏色統(tǒng)一采用黑色，不包括委外制作復(fù)印的稿紙、單據(jù)等。5.3.3序號標(biāo)點a) “一”“二”“三”后面用頓號。b)（一）（二）（三）（1）（2）（3） 等等，做序號時不加頓號及其他標(biāo)點。c) 1 2 3 A B C a b c 等等，阿拉伯?dāng)?shù)字和拉丁字母做序號時后面須用原點號“.”d) 各層次序號依次為：一、（一）1（1）5.3.4分界線必要時（如在ord中）可在頁腳與正文中間加一條分界線，具體要求如下：a)頁腳上方分界線統(tǒng)一使用雙線，長度與文件尺寸相符，選用上粗下細(xì)的線條；b)線條顏色為黑色，不包括委外制作復(fù)印的稿紙、單據(jù)等；d)線條磅數(shù)為：A4格7、式磅數(shù)為4磅；B5格式磅數(shù)為3磅；A3格式磅數(shù)為5磅。5.3.5 正文 a)正文字體：統(tǒng)一為宋體，字號為：小四號或者四號，特殊情況可自行調(diào)整； b）行間距要求為固定值：28磅，特殊情況可自行調(diào)整。5.3.6頁邊距a) A3格式為上下、左右各2.5cmb) A4格式為上下、左右各2cmc) B5格式為上下、左右各1.5cm根據(jù)版面情況可做適當(dāng)調(diào)整。5.4文件編號及格式管理5.4.1行政類文件的編號及格式按照行政文件編制規(guī)則執(zhí)行；5.4.2各部門編制的體系類文件在文件發(fā)放前需報請質(zhì)檢部的體系專員進(jìn)行編號備案后方可發(fā)放；體系內(nèi)所需記錄表格由責(zé)任部門進(jìn)行編制，并報請質(zhì)檢部體系專員進(jìn)行編號備案后方可使用8、；5.4.3體系文件的識別號由各發(fā)文部門進(jìn)行編號并記錄后即可發(fā)放；5.4.4體系內(nèi)制度文件格式按照質(zhì)檢部部統(tǒng)一要求執(zhí)行。5.5文件編號及格式的控制5.5.1文件在發(fā)放前須按照文件編號管理要求進(jìn)行編號后發(fā)放，如未按照上述要求執(zhí)行，各接受部門可拒絕接收；5.5.2記錄表格格式按照主責(zé)部門下發(fā)的表格執(zhí)行，如現(xiàn)行記錄格式不能滿足要求，由主責(zé)部門調(diào)整并上報質(zhì)檢部備案后方可變更；如現(xiàn)有表格不能滿足需要，主責(zé)部門可自行設(shè)計表格并編號備案后方可使用。6.相關(guān)支持性文件序號文件編號文件名稱1TYM/XZ-ZD-001-2012行政文件編號規(guī)則7.質(zhì)量記錄序號記錄編號記錄名稱保存期限1TYM/體e-03文件發(fā)放/回收記錄3年2TYM/體e-01受控文件清單3年3TYM/體e- -06文件更改通知單3年4TYM/體e-07文件銷毀申請單3年8.更改欄更改欄標(biāo)記處數(shù)更改文件號簽名日期9.工作流程無10.附表（電子版）