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1、公司文書發(fā)放及處理管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 公司文書管理制度第一章總則第一條為確保文書事務(wù)正常順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，特制定本制度。第二條文書包括：業(yè)務(wù)工作上往來(lái)公文、報(bào)告會(huì)議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證書、各種帳簿、圖表參考書等一切業(yè)務(wù)用書與公文。第三條全部文書歸公司所有并收藏、任何個(gè)人不得私自占有。第四條必須嚴(yán)格保守文書的秘密。第五條文書按下列要點(diǎn)處置或辦理：1凡重要事宜的指示、請(qǐng)示、匯報(bào)、報(bào)告、傳達(dá)、答復(fù)等等，一律以“文書”的形式進(jìn)行。所有文書的處置都必須以準(zhǔn)確與迅速為原則，必2、須明確責(zé)任。2即使在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項(xiàng)，事后也必須以文書形式記錄下來(lái)。第六條文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由行政部負(fù)責(zé)。第二章文書的發(fā)放第七條到達(dá)文書全部由行政部接收，并按下列要點(diǎn)處置：1一般文書予以啟封，分送各部門。2私人文書不必開啟，直接送收信人。3分送各部門的文書若有差錯(cuò)，必須立即退回行政部。第三章文書的處理第八條文書按機(jī)密程度可分為以下幾類：1絕密。指極為重要并且不得向無(wú)關(guān)人員泄露內(nèi)容的文書。2機(jī)密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無(wú)關(guān)人員透露的文書。3秘密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。4普通。指非秘密文書。如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西，則另當(dāng)別論。3、5傳閱。指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書。第九條普通文書的處理原則：1由部門經(jīng)理以上級(jí)別的主管，負(fù)責(zé)對(duì)文書進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要的處理，或者由其指定下屬對(duì)文書進(jìn)行具體處理。2如果遇到重要或異常事項(xiàng)，必須及時(shí)與上一級(jí)主管取得聯(lián)系，按上級(jí)指使辦理。3各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)，必須與各部門商議后方能予以處置。第十條帶密級(jí)文書的處理原則：1帶密級(jí)文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。2指名或親啟文書，原則上由信封上所指名的人開啟，其他人未竟授權(quán)，不得擅自啟封。如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來(lái)件所指名者，不接受本條規(guī)定的約束。第十一條文書的閱覽原則：1某文書被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示已經(jīng)閱覽完畢。如果有必4、要，可在文書的空白處填寫閱覽后的意見，并轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。2.有必要在各部門傳閱的文書，必須附上“傳閱登記簿”，按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫，并最終交還行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人。第十二條與各部門有關(guān)的文書，在處理意見上如果存在分歧，則由文書的主管部門出面進(jìn)行協(xié)商，如果不能協(xié)商一致，上報(bào)或請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，由上級(jí)裁決。第四章請(qǐng)示審批第十三條請(qǐng)示審批是公司經(jīng)營(yíng)的一項(xiàng)重要程序，凡公司經(jīng)營(yíng)重要事項(xiàng)，都必須經(jīng)請(qǐng)示，獲得總裁審查、裁決和公文批復(fù)之后，方能執(zhí)行。特殊情況下需董事長(zhǎng)審批通過后方可執(zhí)行。第十四條須請(qǐng)示審批事項(xiàng)如下：1職務(wù)及重要人事安排；2各種制度性規(guī)定的變更；3重要契約的締結(jié)、解除與變更；4訴訟行為；55、與政府機(jī)構(gòu)有關(guān)的各種重要的請(qǐng)求回執(zhí)、申請(qǐng)等等；6土地、建筑物以及事務(wù)所權(quán)利的購(gòu)買與轉(zhuǎn)讓；7大額饋送、謝禮、以及宣傳廣告費(fèi)用的開支；8分支機(jī)構(gòu)的增減與升降；9預(yù)算與決算事宜；10.借款與貸款，以及借貸銀行的開設(shè)和變更；11重要或高額物品的采購(gòu)，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓或廉價(jià)出售；12定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除，以及費(fèi)用開支的修訂；13有關(guān)公司經(jīng)營(yíng)的重要計(jì)劃與企劃；14其他上述未涉及的重要事項(xiàng)。第十五條對(duì)請(qǐng)示審批的提案文書必須進(jìn)行仔細(xì)斟酌，以便能順利實(shí)施。第十六條請(qǐng)示審批的事項(xiàng)，必須以提案文書的方式，經(jīng)主管呈交總部。如果事情緊急，允許直接以非文書形式請(qǐng)示，但事后必須盡快書寫請(qǐng)示提案文書上報(bào)。6、第十七條請(qǐng)示提案文書的內(nèi)容包括標(biāo)題、正文、理由、說(shuō)明和附錄。提案文書應(yīng)一式多份，分送有關(guān)部門如業(yè)務(wù)部門、總務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門等。第十八條請(qǐng)示提案文書必須編號(hào)，注明起草者或請(qǐng)示者，所屬分支機(jī)構(gòu)及部門，并簽名蓋章。第十九條請(qǐng)示審批內(nèi)容一旦被上級(jí)認(rèn)可并作出決定，則以請(qǐng)示提案書（副本）替代批復(fù)返回，并請(qǐng)示部門予以執(zhí)行。第二十條請(qǐng)示提案原本由行政部保管。第五章文書的整理與保存第二十一條文書按內(nèi)容進(jìn)行整理后，分為兩類保管，一類是尚未完結(jié)的文書，一類是可以歸檔的文書。第二十二條全部完結(jié)的文書，分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。第二十三條制度7、規(guī)定、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利書、合同書、往來(lái)公文與特許專利等特別重要的文書，由行政部填寫“重要文書目錄”后，予以保存。第二十四條文書的保存年限如下：1永久保存文書，包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊(cè)文書；股票關(guān)系書類；重要的訴訟關(guān)系文本；重要的政府許可證書；有關(guān)公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。2保存十年文書，包括請(qǐng)求審批提案文書，人事任命文書，獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)帳簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表，以及永久保存以外的重要文書。3保存五年文書，指不需要保存十年的次重要文書。4保存一年文書，指無(wú)關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書。如果是調(diào)查報(bào)告原件，則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。第二十五條所有重要的帶密級(jí)文書，一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中。第二十六條保存期滿以及沒必要繼續(xù)保存的，經(jīng)主管決定，填寫廢除理由和日期后，予以銷毀。機(jī)要文書以焚燒或碎紙機(jī)銷毀。第二十七條如果職務(wù)或部門劃分發(fā)生變更，或者作出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更調(diào)整后的結(jié)果。第二十八條必須做好重要文件的借閱登記工作，并注明歸還日期。第二十九條本制度難以執(zhí)行時(shí)，須與行政部聯(lián)系，由行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人作出裁定。第三十條本制度自頒布之日起實(shí)施。