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1、公司文件公文種類、行文規則及收發文辦理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 文件管理制度第一章 總則第一條：為了規范公司內的行文程序，加強對公司內文件的管理工作，根據國家對文件管理的相關規定特制定本辦法。第二條：公司文件包括收文、發文，是公司在進行經營管理活動中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是公司進行管理的重要工具。第三條：公司總裁辦是公司文件管理部門，負責處理公司的收、發文處理工作。各部門、事業部、研究院要設兼職人員管理本單位的文書處理工作。第二章 公文種類 第四條：公司公文主要種類有： （一）決定：適用于對2、重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員；（二）通知：適用于傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員，轉發上級機關公文。（三）通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。（四）報告：適用于向上級匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。（五）請示：適用于向上級機關請示事項。（六）批復：適用于答復下級單位請示事項。（七）意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（八）函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。（九）會議紀要：適用于記載、傳達會議民政部和議定事項.第三章公文格式第五條：公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文3、字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄送機關、印發機關和印發時間等部分組成。（一）公文字號由公司代字、年份和序號組成，在橫線上3MM處用3號仿宋字，居中排列，年份、序號用阿拉伯數碼標識，年份用全稱，用“”括入。（二）公文標題應當準確簡要概括公文的主要內容并標明公文種類。公文標題中除規章制度名稱加書名號外。一般不用標點符號。（三）公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。（四）公文除“會議記要”外，應當加蓋公章。（五）成文日期以領導簽發的日期為準。（六）公文應當標注主題詞。（七）抄送機關指主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規范的簡稱。第六條：公文中4、各組成部分的標識規則，參照國家行政機關公文格式國家標準執行。第七條：公文用紙采用國際標準A4型，左側裝訂。第四章 行文規則第八條：行文規則是指根據發文機關與收文機關之間的關系確定下來的行文規范和準則。國家對公文的行文規則有嚴格的要求，公司行文應遵照國家有關規定進行，強調以下幾點：1、行文應當確有必要，注重效用。2、行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。3、要分清主送、主報和抄送、抄報單位。主送、主報單位必須是公文的辦理單位，抄送、抄報單位則是公文內容涉及的其它有關單位，主報、抄報是上行文，主送、抄送是平行文或下行文，給上級單位的請示、報告，不能同時抄送同級或下級單位。4、5、“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式。“報告”不得夾帶請示事項。第五章 發文辦理第九條：發文程序由發文部門主辦人員起草（擬稿）交部門經理審核（審核）交總裁或主管副總裁簽發（簽發）交秘書部門復核后確定發文字號、分送部門、印制份數登記在案（繕印）由總裁辦負責打印初稿，并經擬稿部門校對后印制（校對）加蓋公章（用印）由擬稿部門負責分發（分發）由總裁辦公室負責已發文的歸檔（歸檔）第十條：各部門起草公文應當做到：（一）符合國家的法律、法規及其他有關規定。（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結結構嚴謹，條理清楚，直達不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。（三）公6、文的種類應當根據發文單位的行文目的、職權及與主送機關的行文關系確定。（四）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。（六）結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）、”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。（七）應當使用國家法定計量單位。（八）文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。（九）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭7、色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。第十一條：公文送負責人簽發前，應當由辦公室進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規定等。第十二條 以公司名義制發上行文，由主管副總裁或總裁簽發。第十三條：公文正式印制前總裁辦公室應當進行復核，重點是：審核、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。收文辦理第十四條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。信件、傳真各單位外部會議收文總裁辦簽收、登記由總裁辦主任填寫擬辦意見呈總裁或副總裁批示總裁辦登記并轉8、交承辦單位承辦承辦單位將辦理完畢文件交回總裁辦歸檔退總裁辦總裁辦催辦裁第十五條：承辦公文要求（一）承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明，對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦理的，應當及時退回交辦的文秘部門并說明理由。（二）公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請主管領導協調或裁定。（三）審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見。姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意，沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。送負責人批示9、或者交有關部門辦理的公文，總裁辦公室要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。第十六條：呈批件辦理：公司內日常工作的請示、報告需要用呈批件的形式送領導審批。呈批件的呈報及辦理流程：交部門經理核稿并簽字由擬稿人交部門行政助理登記各主辦人員擬稿，填寫“呈批件”，一事一呈報部門行政助理交總裁辦登記退承辦部門辦理并存檔總裁辦負責呈總裁或副總裁批示呈批件正文應有擬稿人或部門經理的簽字。第七章公文管理第十七條、上級機關下發的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，需經辦公室主任批準，可以翻印，翻印時應當注明翻印的機關、日期、份數和印發范圍。第十八條：公司發布公文，必須經公司領導批準后才可由總裁辦公室統一印發。第十九條：公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。第二十條：公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。第二十一條：公文辦理完畢后，應當根據中華人民共和國檔案法和公司檔案管理辦法，及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。第二十二條：部門合并時全部公文應當隨之合并管理。部門撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規定移交檔案部門。工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。第九章 附則第二十三條：本辦法未盡事宜，按國家行政機關公文處理辦法執行。第二十四條：本辦法自發布之日起施行