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1、物流公司文件管理制度附傳真標(biāo)準(zhǔn)格式編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 1、發(fā)文程序：包括起草、校對(duì)、簽發(fā)、發(fā)送、歸檔等。1.1起草：發(fā)文的草稿由發(fā)文部門(mén)/主辦部門(mén)指定專(zhuān)人撰寫(xiě)，文稿擬成后，擬稿人填寫(xiě)發(fā)文稿箋，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人核稿后，到總經(jīng)辦領(lǐng)取文件編號(hào)，按會(huì)簽流程報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。1.2會(huì)簽：發(fā)文單位對(duì)涉及管理范圍文件或事關(guān)重大涉及面廣的內(nèi)容應(yīng)提請(qǐng)相關(guān)部門(mén)會(huì)簽。1.3發(fā)送：經(jīng)各部門(mén)會(huì)簽完畢，總/副經(jīng)理審批后，由總經(jīng)辦統(tǒng)一按發(fā)放對(duì)象發(fā)文發(fā)送。文件經(jīng)裝訂后由總經(jīng)辦按發(fā)文稿箋上注明的發(fā)放對(duì)象發(fā)文，整理歸檔，并請(qǐng)收文人員在發(fā)文登記表上簽2、字。收文單位做好收文保管與傳閱工作?？偨?jīng)辦將一份打印稿蓋章以傳真/郵件方式發(fā)送?？偨?jīng)辦保存原稿，發(fā)文稿箋及三份打印稿，并做好歸檔整理工作。具體詳見(jiàn)文件審批流程圖。3、發(fā)文格式與使用表單3.1發(fā)文稿箋3.2制度文件編制格式3.3發(fā)文格式3.4批復(fù)意見(jiàn)3.5傳閱表3.6發(fā)（收）文登記表對(duì)內(nèi)行文：指智聯(lián)集團(tuán)公司及其子公司、分公司、辦事處。分兩種：一、制度類(lèi)：如制度、規(guī)章、規(guī)定、辦法、通知等 二、申請(qǐng)類(lèi)：申請(qǐng)、報(bào)告、批示等一、制度類(lèi)行文的字號(hào)規(guī)定如下： 公司行文的字號(hào)為：X1X2X3字X4第號(hào)。X1X2為公司及地區(qū)別，X2為公司當(dāng)?shù)刈钔ㄓ玫暮?jiǎn)稱(chēng)；X3為部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)，X4為年份別，為公司各部門(mén)收(發(fā))文流水3、號(hào)。以總公司為例，具體簡(jiǎn)稱(chēng)如下：國(guó)際物流部為-國(guó)字2001第 號(hào)國(guó)內(nèi)物流部為- 物字2001第 號(hào)人力資源部為- 人字2001第 號(hào)財(cái)務(wù)部為- 財(cái)字2001第 號(hào)信息部為- 信字2001第 號(hào)辦公室為- 辦字2001第 號(hào)市場(chǎng)部為- 市字2001第 號(hào)二、申請(qǐng)類(lèi)X1X2X3字X4第號(hào)。X1X2為公司及地區(qū)別，X2為公司當(dāng)?shù)刈钔ㄓ玫暮?jiǎn)稱(chēng)；X3為批復(fù)意見(jiàn)簡(jiǎn)稱(chēng)，X4為年份別，為公司收(發(fā))文流水號(hào)。以總公司為例，具體內(nèi)容如下：批字2001第03001號(hào)。對(duì)外行文：除對(duì)內(nèi)行文即對(duì)外行文，指對(duì)智聯(lián)集團(tuán)公司及其子公司、分公司、辦事處以外的單位、組織、公司的行文。對(duì)外行文的字號(hào)規(guī)定如下： 公司對(duì)外行文的字號(hào)4、為：X1X2X4總字第號(hào)。X1X2為公司簡(jiǎn)稱(chēng)；X3為地區(qū)別，X4為年份別，為公司收(發(fā))文流水號(hào)。以總公司為例，具體內(nèi)容如下：智深總字2001第 號(hào)4、外來(lái)文件的接收與傳閱4.1外來(lái)的文件（含公文、郵件、傳真等）由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)簽收，并分類(lèi)登記，由部門(mén)負(fù)責(zé)人提出處理意見(jiàn)后，總經(jīng)辦應(yīng)及時(shí)按要求報(bào)送給有關(guān)部門(mén)，不得積壓遲誤。4.2需傳閱的文件由總經(jīng)辦按傳閱要求進(jìn)行遞送，并請(qǐng)傳閱人在傳閱登記表上簽署意見(jiàn)，經(jīng)傳閱的文件與傳閱登記表由總經(jīng)辦歸檔保管。 發(fā) 文 稿 件 日期： 年 月 日文件名稱(chēng)：發(fā)文部門(mén)：發(fā)文對(duì)象：擬稿：校對(duì)： 打印頁(yè)數(shù)： 頁(yè)總經(jīng)辦：發(fā)文編號(hào)：會(huì) 簽 意 見(jiàn)人力部：財(cái)務(wù)部：物流部：信息部：市5、場(chǎng)部：總經(jīng)理助理：總（副）經(jīng)理：制度文件編制格式*物流有限公司 *部文件 （隸書(shū)小四加黑） 制度（宋體三號(hào)加黑）1 （加黑、宋體小四）11 （宋體小四）1 2 （行距1.5倍）121 122 2 （加黑）21 22 221 密級(jí)：內(nèi)部（宋體小五）行文標(biāo)準(zhǔn)格式：*物流有限公司文件X字200X第XXX號(hào)主題詞：擬制： 校對(duì)： 簽發(fā)：抄報(bào)：抄送：抄發(fā)：傳真標(biāo)準(zhǔn)格式： 某某有限公司致(To) ： 日期（Date）： 聯(lián)系人 (Attn) ： 本件（Page）： 頁(yè)，附件 頁(yè)聯(lián)系電話(Tel) ： 請(qǐng)核對(duì)頁(yè)數(shù)，如有疑問(wèn)，請(qǐng)電話聯(lián)絡(luò)：傳 真(Fax) ： Please check the page numbers,if you發(fā)件人(From) ： have any questions, please phone us:主題(Subject) ： 電話(Tel)：86-*-8*-*1 批復(fù)標(biāo)準(zhǔn)格式：某某有限公司文件總批字XXXX第XXXXX號(hào)批復(fù)意見(jiàn) 公司：你公司于 年 月 日上報(bào)的關(guān)于 報(bào)告已收悉，經(jīng)審查做以下批復(fù)：1、 ；2、 ；3、 ；4、 ；5、 ；6、 ；7、 ；8、 。XXXX有限公司 年 月 日發(fā)（收） 文 登 記 表文件編號(hào)文件名稱(chēng)收（發(fā)）文部門(mén)收（發(fā)）文人收（發(fā)）文日期某某有限公司通知文件傳閱登記表文件編號(hào)文件名稱(chēng)傳閱人簽字：