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1、公司文件管理規定制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司文件管理規定（一）總則第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種文件、資料。第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。表23-4 送發公文登記簿日 期文 號收文單位文 別事 由附 件附 本回涵內容表23-5 表格檔案處理工作一覽表部門表格檔案名稱聯數負責職別表格性質完成期限審2、核職別審核日期日報月報記錄其他（二）收文的管理第四條 公文的簽收1凡來廠公啟文件（除廠領導訂啟的外）均由廠收發員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。2對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。第五條 公文的編號保管1兩辦機要秘書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導3、親啟文件，廠領導啟封后，也應分別交兩辦辦理正常手續。2本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。第六條 公文的閱批與分轉1凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據文件內容和性質閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批后分送承辦部門閱辦，為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完緊急文件要月即辦。2一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系后再分轉處理。3為加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門如關系到兩個以上業務部門應按批示次序依次4、傳閱最遲不得超過2天（特殊情況例外）。第七條 文件的傳閱與催辦1傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。2閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。3閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。4文件閱完后，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。5兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦5、部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得兩辦同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。6按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。（三）發文的管理第八條 發文的規定1全廠上報下發正式文件的權力集中于廠部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。2各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應向廠部提出發文申請，并將文件底稿交廠辦審核。廠部同意發文，則由廠辦按機構設置與業務分工統一歸口以廠字發文。3對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須6、由廠長批準簽發。其余文件均由分管廠領導批準簽發。第九條 發文的范圍1凡是以廠部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。2廠部下發文件主要用于：（1）公布全廠規章制度；（2）轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；（3）公布工廠體制機構變動或干部任免事項；（4）公布全廠性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；（5）發布有關獎懲決定和通報；（6）其他有關全廠的重大事項。3廠部上行文、外發文主要用于：（1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；（2）同兄弟單位聯系有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營7、管理等事宜。4在工廠日常生產、技術、經營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部、署傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批準后，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用廠部文件發布。5凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用工作簡訊發會議紀要。6各業務科室與外單位發生的一般業務聯系，可用各科室的名義對外發函（應各自編號備查），不用廠部名義發文。（四）發文程序與要求第十條 發文程序規定1各單位需要發文，應事先向廠部提出申請；2廠部同意發文時，主辦單位應以國家法令、上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；表23-6表格管理登記表申請單位8、申請年月日表格名稱表格編號表格用途備 考3草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；4文稿擬就后，擬稿人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；5廠辦應根據廠部的要求和上級有關指示精神、有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；6經廠辦審查修改后的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；7對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬稿部門重新謄寫清9、楚； 8需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；9文稿審核會簽后，按批準權限的規定呈送廠部領導審定批準簽發；10經領導批準簽發后的文稿交廠辦機要秘書統一編號送打字室打印；11文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；12文件打字后，由廠辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發。（五）文件的借閱和清退第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱。第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷10、和在文件上勾畫等。第十三條 兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清）。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。第十四條 各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。（六）文件的立卷與歸檔第十五條 文件的歸檔范圍1凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：（1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復；（2）廠部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；（3）廠長辦公11、室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業例會記錄；（4）廠一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；（5）有保存價值的人民來信，來訪記錄及處理結果；（6）參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報發言材料等；（7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；（8）反映本廠生產、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音像攝制品；（9）工廠日志和大事記；（10）工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。2業務科室、各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。第十六條 立卷要求112、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。2立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件材料的完整性。3要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。4上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份（接交單位各留存一份備查）。（七）文件的銷毀第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，廠辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。第十八條 經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由廠辦機要秘書和正（副）主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷毀。