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1、電商公司公文收發及流程管理制度附文件報送單編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、總則為加強公司的公文管理工作，使之規范化、制度化、科學化，提高公文質量和公文管理工作效率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司各部門的公文管理工作。三、管理責任1、行政部是公司公文的統一管理部門，主管本公司并負責指導各部門的公文管理工作。2、公司及各部門在公文管理中必須嚴格執行保密制度，以保證公司秘密文件及事項的安全。四、公文種類公文種類包括決定、公告、通告、通報、通知、報告、請示、批復、函 、會議紀要等。決定：適用于對重要事項或重2、大行動做出安排。公告：適用于向公司內外宣布重要事項。通告：適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。通知：適用于傳達要求下級單位或員工周知、執行或辦理的事項；批轉下級公司的公文；轉發上級機關或不相隸屬單位的公文；發布規章制度；任免和聘用管理人員。報告：適用于向上級匯報工作，反映情況、提出意見或建議，答復上級的詢問。請示：適用于向上級請求批示、批準。 批復：適用于答復下級請示的事項。函： 適用于不相隸屬公司、部門、員工之間相互商洽工作、詢問和答復問題。會議紀要：適用于記載會議情況和議定事項。五、行文規則1、為了維護正常的領導關系，維護組織系3、統中的合理分工和正常的工作秩序，防止工作上的脫節、被動或抵觸，具有隸屬關系或業務指導關系部門之間應當遵守逐級行文的規則，避免越級行文。2、公司各部門在本部門職權范圍內，可以互相行文，也可以對下屬其對應部門行文。3、對下屬部門的重要行文，應當同時抄送行政部及公司領導。4、對上級的“請示”不得同時抄送下屬公司或同級公司；“報告”中不得夾帶請示事項。5、必要時，公司內的有關部門可以聯合行文。6、公司內部門之間對有關問題未經協商一致時，不得各自向下行文。7、發文的內容涉及到其他部門的業務時，需經所涉及的部門會簽。六、簽收規則1、收文管理一般包括文件的傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、批辦、催辦、查辦、立卷4、歸檔、銷毀等程序。2、各部門要明確專門的文件簽收人員負責本部門文件的收收簽工作，對來文進行清點、核對與檢查并履行簽收手續。3、簽收人員對來文進行清點、核對后，要進行簽收登記，然后根據文件的性質、重要程度、涉密等級、辦理時限、所涉及的職權范圍以及各部門的責任分工，將簽收的文件分門別類地分送給有關部門（人員）辦理，并履行簽收手續，即填寫文件簽收登記表（見附表一）。4、公司領導批示后再行辦理的文件，收發人員應一并附上文件報批表（見附表二），公司領導要將批示意見、姓名及批示時間填寫在相應欄目中。5、凡屬公司領導批轉其他部門辦理的公文，收發人員要按要求進行公文批轉登記，即填寫批轉文件登記表（見附表三）5、，并將批轉的文件復制一份存檔。6、對于需要傳閱的文件，收發人員要附上文件傳閱表（見附表四），送達規定的傳閱范圍內的有關人員傳閱。7、辦理完畢的文件要隨時收集、及時歸檔（所有辦畢的文件歸檔時都要附上文件報批表；屬傳閱的文件歸檔時要附上文件傳閱表）。七、發文規則1、發文管理包括擬稿、校正、審核、簽發、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。2、公文一般由密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送部門、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄送部門、擬文部門、份數和印發日期等部分組成。3、草擬公文應當做到 符合國家和政府的法律、法規及公司的規章制度。如提出新的政策規定，要按制度審批。 篇幅簡短，觀6、點明確，情況確實，條理清楚，文字精確，標點準確。 人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。 公司的對內對外行文一律要求使用統一的文件格式。八、公文格式1、公文一律采用A4或B5型號的紙張打印，頁面邊距按標準版面。2、公文的字體采用“宋體”形式。3、所有正式的對外文件要求統一排序，各部門代字如下：總經辦 鄂晟總字行政部 鄂晟行字財務部 鄂晟財字 九、 公文的校正程序先由相關出臺文件的責任部門起草，行政部負責初步編制文件，按文件形式書寫并進行文字的修飾和校對。十、公文審批程序1、公司的公文采取逐級審批的程序，根據職務說明書的約定，應將擬制的公文報送直接上級審核。2、公司領導7、審批后，再由行政部統一發放相關部門3、文件審核（批）的重點是：是否需要行文；是否符合公司的規章制度；是否應與有關部門或公司協商、會簽；文種使用、公文格式、文字表述是否符合本制度規定等。4、公司頒布的規章制度以及涉及公司全局的文件，正式發文前應先經總經理審核。交公司領導審批公文審批表。十、公文簽發辦法1、按各部門、各級領導職權劃分的規定，各級領導負責簽發職權范圍內報送的文件；2、有關規章制度、管理辦法以及關系公司全局的文件由總經理簽發； 3、法律文件由法定代表人或法定代表人授權的人員簽發。十、 公文在公司領導簽字或用印后生效。5、文件收發人員負責本部門的發文工作：對于公司全部發文，要進行登記，即8、填寫發文登記表（見附表六）。6、文件收發人員將公文原件進行歸檔管理；將公文的復印件發至抄送部門；存檔公文應為原件。十一、收發效率與管理1、公司行政部負責公司的文件收發工作，所有上報、下達的文件一律由行政人事部人員進行登記，即填寫文件簽收登記表、發文登記表和批轉文件登記表。2、文件收發人員必須盡職盡責，在收文和發文的各個環節都要嚴格登記手續，使文件的流轉方向和辦理過程一目了然。3、文件收發人員應在收文后一小時之內將公文及時送達各收文部門（個人），不得在手中積存，以免造成辦公效率低下。4、文件審核人、審批人原則上應在24小時內將所交批公文簽署意見并批轉或交辦。5、所有辦畢文件都應立卷歸檔（具體辦法9、見另行發布的檔案管理制度）。附：本制度最終解釋權歸公司行政人事部。本制度自頒布日起生效。 行政人事部 公司文件簽收登記表編號文件名稱發文字號來文單位頁數簽收人（代收人）簽收日期及時間達文單位收文簽字 收文日期及時間公司文件報送單文件主題： 文件編號： 主 送： 抄 送： 呈文部門： 報送時間： 年 月 日擬 稿 人： 核 稿 人：報告內容：不足書寫，可后附詳細報告，此位置填寫報告內容中重要信息摘要。部門負責人： 年 月 日行政部：年 月 日財務：年 月 日副總裁：年 月 日公司文件批轉登記表編號文件名稱發文編號批轉人收文人 簽 字收文日期及 時 間批轉送達單位收文人簽字簽收日期及 時 間公司文件傳閱登記表文件名稱發文字號來文部門傳閱范圍閱后簽名簽閱時間閱后意見送出時間送達人公司公文審批表公文名稱擬稿部門擬稿人初稿時間成稿時間發文部門: 年 月 日行政部:年 月 日財務部:年 月 日總裁:年 月 日公司發文登記表編號文件名稱文件流轉性 質發文單位簽發人發文日期收發人員簽 字達文人簽 收簽收時間傳真 XX電商公司地址： 電話： 傳真： TO：（對方職務） Attn：（對方姓名）FaxNO：（對方傳真號） CC：（轉）Subject：（主題） From：（發傳真者）URGENT/緊急 FORREVIEW/請審閱 PLEASEREPLY/請答復PLEASERECYCLE/請傳閱