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1、公司行政辦公文件及固定資產管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 公文、文件審批管理第一條 公司的各類公文、文件、傳真、報告和資料，由公司行政部負責管理。第二條 收文、發文的簽批管理（一）收文：各級政府下發的公文、文件，政府和行業主管部門發來的公文、文件及與公司有業務往來的企事業單位的信函等，應由公司文員進行收文登記，并填寫收文處理單，由行政部部長簽署批轉意見后，呈送公司主管領導閱示，文員按主管領導的批示，轉送有關部門或相關人員傳閱辦理。（二）發文：公司對外發出的文件、報告、請示、信函等正式公文，應由與擬發2、文件內容相關的部門負責起草文稿，經主管領導審閱簽批后，傳至公司行政部打印、備檔和發送。（三）凡公司對外發出的正式公文、文件、報告、請示、信函等，以及公司下發的各種公文、文件，須由總經理、董事長簽批才能生效。（四）公司傳真件的接收和發出，均應由文員負責并做好記錄，對以公司名義發出的傳真件，將底稿存檔；接收的傳真件，要及時進行登記，收件人簽字并存檔。第三條 公文打印的管理（一）公司公文、文件的打印，由文員負責。（二）公司各部門需打印以公司名義發送的正式公文，須按程序填寫發文審批單；文員依據發文審批單中總經理的簽批，進行打印和發放。（三）凡經行政部打印的公文、文件，必須預留一份與原稿一起，統一存檔。3、第四條 文件借閱和復制的管理公司各部門管理人員，因工作需要借閱或復制公司存檔的各類文件時，按檔案管理中“檔案的借閱與復制”的規定執行。第二章 檔案管理第五條 歸檔范圍（一）上級政府和相關主管部門下發的文件、通知及相關許可證批件，企業上呈的報告、請示，企業發出的信函。（二）公司近遠期規劃、工作計劃、各類統計報表、規章制度、項目可行性研究報告。（三）公司各類會議記錄、紀要、決議等文件。（四）業務往來信函、合同、協議、項目工程內業資料等。（五）人事勞資檔案、企業營業執照、企業代碼證、資質證書等。第六條 歸檔要求（一）凡屬應歸檔范圍的收文，均應及時辦理歸檔手續。（二）相關業務部門獲得的批件手續，要及時4、登記歸檔，如要使用，可辦理正常借用手續；項目工程施工內業資料、文件（竣工批件），在工程結束后，由相關責任部門進行裝訂整理，并將其完整歸檔，同時辦理交接手續。（三）公司的檔案由檔案員負責整理歸檔，并按照檔案管理的有關規定，進行檔案的密級及類別劃分，針對不同密級的劃分，進行相應的檔案管理。 第七條 檔案的借閱與復制（一）公司董事會成員、經理班子成員需借閱檔案、文件時，在填寫文件借閱、復制記錄表后，可通過檔案員辦理借閱手續，提檔或復制，閱后返還。（二）公司其它人員因工作或業務活動需要借閱公司檔案時，在填寫文件借閱、復制記錄表、經行政部部長批準后，公司檔案員方可辦理檔案的借閱、提檔或復制手續。（三）公5、司檔案、文件的借閱人，應當愛護并保持借閱檔案的整潔和完整，嚴禁私自涂改、外借、翻印和抄錄，杜絕遺失現象的發生。如確屬工作或業務活動需要，對檔案文件進行摘錄和復制的，必須經行政部長批準后，方可由公司檔案員進行摘錄或復制。第八條 檔案的標識對于失效或已更改的文件如：公司有關規定、制度、管理及辦法等，公司檔案員要標識明確并做明顯的標記，以防止誤用。第九條 檔案的銷毀（一）公司的任何人未經總經理授權允許，無權隨意銷毀公司保存檔案資料。（二）對于超過規定保存期限無保存價值的檔案資料，應當按規定的時限予以銷毀。銷毀檔案資料時，應當由公司檔案員，提交檔案銷毀報告并附銷毀檔案資料明細表，經行政部長審核簽字，呈6、報副總經理批準，方可組織銷毀。銷毀的全過程至少應由兩人參加。第三章 介紹信和印鑒管理第十條 公司印信是指公司的印章、公司法定代表人的名章、財務專用章及公司的介紹信、證明信、營業執照、資質證書等。第十一條 公司印信由某某公司辦公室統一保管。第十二條 除公文外，需加蓋公司公章的文件、資料，由使用人提出申請，填寫印信申請單，經副總經理授權或批準，方可用印。 申請單應注明資料名稱、份數、經手人批準人。第十三條 公司的重大經濟合同須加蓋公章，應由主辦部門提出申請，報董事長批準后，方可加蓋公章。第十四條 公司所有需要加蓋印鑒的介紹信、合同文本、協議文本，及以公司名義對外發出的所有公文，必須經行政部審核，并7、進行統一編號登記、存檔備查。第十五條 行政部應建立印信臺帳，每一個印信都應預留樣式，并存檔。第十六條 公司印鑒的使用，應當按公司發文的審批程序規定進行審核批準，公司文員方可蓋章。對于不屬于公司正式發文審批程序的，對公司利益會產生重要影響的文件的簽章，要通過主管副總經理的批準方可進行；如果違反此項規定而造成的后果，由違反規定的直接責任人負責。印信管理人員不得在審核手續不完備的文本上加蓋印章。第十七條 介紹信的填寫，必須注明辦事人、去往單位、辦理事由、時間等，不允許攜帶空白介紹信。嚴禁在空白介紹信和空白紙上加蓋印章。第十八條 公司印章除特殊規定外，一律用紅色印泥。第十九條 印信管理人員應在每年的三8、月前將上一年的介紹信存根歸檔，一本介紹信不得跨年度使用。第二十條 經公司加蓋印鑒的公文，如出現意外情況或不利后果時，應當由公文批準人和直接責任人承擔相應責任。第二十一條 使用公司法定代表人名章、財務負責人名章時，須征得公司法定代表人及財務負責人本人的同意。第二十二條 公司印章因特殊原因借出使用，需要報董事長批準，并認真填寫公司印章借據，印章借據應注明資料名稱、份數、經手人、批準人及借出時間和歸還時間，印章歸還后，該借據不得消毀，存檔備查。第二十三條 經董事長批準方可銷毀印章，銷毀時必須有兩人監督，并做好登記。第四章 會議管理第二十四條 公司召集的會議，由行政部負責通知并組織人員準時到會。第二十9、五條 公司級的會議只設有公司例會、專題例會和總經理辦公會。第二十六條 行政部負責上述會議的會務工作，必要時負責形成會議紀要。第二十七條 公司例會和總經理辦公會形成的決定，由行政部負責督辦和檢查落實情況；專題例會所做出的決定，由主管領導負責落實。第二十八條 公司例會是公司行政、業務及其他事務管理的會議，會議由總經理主持或授權主持，全體員工參加，主要是報告和處理公司臨時性重要問題，一周召開一次。第二十九條 專題例會是根據部門業務上的關系而召開的業務工作會議，由主管領導主持，對生產經營過程進行階段性分析和總結，并做出決定，報告董事長。第三十條 總經理辦公會不定期召開，會議主要討論、決定公司的發展規劃10、年度及月工作計劃及其他有關公司重大問題的會議。第三十一條 公司任何級別的會議，均要經過周密的準備工作，準備好議題、提案，不開無準備的會議。第五章 固定資產及設施設備管理第三十二條 為加強對公司固定資產及設施設備的管理，特制定如下規定：（一）公司固定資產及設備設施，由行政部指定專人負責，統一進行管理。（二）公司固定資產及設備設施，必須建立固定資產管理臺帳及設備設施（辦公設備）登記表。（三）固定資產除不動產之外，均應建立實物負責人制度，由責任人對所負責的設備設施定期提出保養和維護維修計劃，經行政部長審核，副總經理批準后，按計劃安排專業人員進行維修和修養，確保設備設施的完好。（四）因工作業務的需要11、，需更換或新增辦公設備設施的，應由各部門按規定填寫設施配置申請單，報經副總經理批準后，由行政部負責組織安排采購；日常辦公用品和低值易耗品，由副總經理批準后按需購買；（五）各部門責任人要認真管理和維護好本部門使用的資產設備，部門間不得隨意調換辦公設備，不得隨意把辦公所用的桌椅、沙發等搬出辦公樓外。（六）作好辦公樓外（如施工現場、售樓處等）的設備設施、辦公家具的管理，如因階段性工作結束而對設備設施及辦公家具停止使用時，應負責與行政部進行交接，或以其它方式妥善保管以備再用。第六章 保密管理總則 為增強公司全員的保密意識，加強公司的保密工作，特制定本制度。第三十三條 保密范圍和密級確定（一） 公司秘密12、包括下列秘密事項。1 公司重大決策中的秘密事項。2 公司正在決策中的秘密事項。3 公司內部掌握的客戶、意向客戶資料，合同、協議、意向書及可行性報告、主要會議記錄。4 公司財務預算報告及各類財務報表、統計報表。5 公司計劃開發的的、尚不宜對外公開的項目信息。6 公司職員人事檔案、工資性、勞務性收入及資料。7 其他經公司確定應當保密的事項。一般性決定、決議、通知、行政管理資料等內容文件不屬于保密范圍。（二） 公司秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權力和利益遭受特別嚴重的損害；機密是重要的公司秘密，泄露會使公司權力和利益遭到嚴重的損害；秘密是一般的公13、司秘密，泄露會使公司的權力和利益遭受損害。（三）公司密級的確定1 公司經營發展中，直接影響公司權益的重要決策、文件資料和正在洽談的尚未公開的新項目為絕密級。2 公司的規劃、財務報表、統計資料、重要會議記錄、公司經營情況為機密級。3 公司人事檔案、合同、協議、員工工資收入的各類信息為秘密級。4 屬于公司秘密的文件、資料，應當依據規定標明密級，并確定保密期限。保密期限屆滿，自行解密。第三十四條 保密措施（一） 屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由主管經理委托專人執行。（二） 對于密級的文件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施1 未經總經理或主管副14、總經理批準,不得復制和摘抄.2 收發、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔任，并采取必要的安全措施。3 保存在設備完善的保險裝置內。（三）屬于公司秘密的，由公司指定專門部門負責執行，并采用相應的保密措施。（四）在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應當事先經總經理批準。（五） 具有屬于公司秘密內容的會議和其他活動，主辦部門應采取下列保密措施：1 選擇具備保密條件的會議場所。2 根據工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項會議的人員予以指定。3 依照保密規定使用會議設備和管理會議文件。4 確定會議內容是否傳達及傳達范圍。（六）不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密15、，不準通過其他方式傳遞公司秘密。（七） 公司工作人員發現公司秘密已經泄露或者可能泄露時，應當立即采取補救措施并及時報告總經理；總經理接到報告，應立即做出處理。第三十五條 責任與處罰（一） 出現下列情況之一者，給予警告。1 泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果或經濟損失的。2 違反本制度規定的秘密內容的。3 已泄露公司秘密但采取補救措施的。（二）出現下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償經濟損失，情節嚴重者，直至追究其法律責任1 故意或過失泄露公司秘密，造成嚴重后果或重大經濟損失的。2 違反本保密制度規定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的。3 利用職權強制他人違反保密規定的。第七章 公務車輛管理16、 （一）公務車輛由行政部負責管理，統一調度。（二）公務車輛負責公司組織的大型活動、對外接待、招待、財務部存取款（現金）及各部門公務用車。 （三）各部門用車必須填寫用車記錄，經部門負責人審批后報行政部派車。（四）公務車輛的所需費用，如：保險費、養路費、車船使用稅、車輛檢驗費、小修、正常保養、道橋和停車費，以及因工作需要駕車到外省市往返費用由公司承擔。（五）建立車輛臺帳，實行單車百公里耗油考核，單車核算，節約用油。 （六）外單位需借用公司車輛的，必須經主管經理批準后方可安排。（七）要加強對車輛的定期保養和維護，保證車輛的正常運轉和完好，正常保養按車輛行駛公里數的標準進行，需修理的填寫車輛維修單，按審批程序得到批準后，由行政部統一安排維修，并填寫車輛保養記錄。 （八）司機必須遵紀守法，按章行駛，確保安全。如因其違章駕駛、亂停亂放、酒后駕車、私自出車被取締、罰款、吊扣等一切后果，均由司機自己承擔。公司將根據情節輕重對其進行扣發獎金、取消駕駛公司車輛資格、直至辭退等處理。 （九）公司車輛配備專職司機，其他人不準駕駛公司車輛，否則發生事故均由駕車人承擔，并視情節輕重追究司機責任。