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1、房地產公司檔案收集鑒定銷毀管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則第一條 為健全公司的檔案管理工作，完整、系統、科學地管理公司檔案，充分發揮檔案材料在公司企業管理和開發經營中的作用，根據中華人民共和國檔案法及其他有關規定，結合本公司檔案管理工作的具體情況，特制訂本規定。第二條 公司檔案是公司在各項活動中形成的全部檔案總和。其構成是以科學技術檔案為主體，包括計劃統計、經營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、教育培訓和黨、政、工、團工作等方面檔案。第三條 公司檔案管理工作既是提高本公司基礎管理的重要內容，也2、是提高工作質量、工作效率的必要條件，是有利于公司各項工作的連續性、維護本公司歷史面貌的一項重要工作。第四條 本公司檔案工作由公司分管領導全面負責，各相關部門負責本部門分管檔案的收集、整理工作；辦公室下屬檔案室統一負責除財務檔案外的其他公司檔案的立卷、保管工作；辦公室負有指導、督促、檢查的責任。第二章 檔案分類及部門管理職責第五條 我公司檔案按性質不同可分為項目開發檔案、代建項目檔案、計劃統計檔案、人事檔案、勞資檔案、教育培訓檔案、文書檔案、會計檔案、銷售檔案及黨、工方面檔案等。第六條 項目開發檔案又分為項目前期檔案、項目建設檔案和技術經濟資料檔案。1、 項目前期檔案：由前期部和銷售部負責收集、3、移交辦公室；辦公室負責督促各相關部門移交、整理，統一移交檔案室。2、 項目建設檔案：由前期部、技術部、預算部、工程部、總師辦負責收集、整理；前期部、技術部、預算部、工程部整理完畢后移交總師辦；總師辦負責督促、審核，統一移交檔案室。3、 技術經濟資料檔案：由各部門負責收集、移交檔案室。第七條 代建項目檔案由代建公司負責收集、整理、立卷、保管；其中相關證書原件移交檔案室。第八條 計劃統計檔案又分為計劃檔案和統計檔案。1、 計劃檔案由辦公室負責收集、整理、移交檔案室。2、 統計檔案由財務部負責收集、整理、立卷、保管。第九條 文書檔案、人事檔案、勞資檔案、教育培訓檔案由辦公室負責收集、整理、移交檔案室4、。第十條 會計檔案由財務部負責收集、整理、立卷、保管。第十一條 銷售檔案由銷售部負責收集、整理、移交檔案室。第十二條 黨工檔案由黨支部負責收集、整理、立卷、保管。第三章 檔案歸檔范圍第十三條 項目開發檔案歸檔范圍：1、 項目前期檔案：項目可行性研究、任務書、各類會議紀要、各類許可證，及其上述材料取得所應上報相關材料。2、 項目建設檔案：設計基礎材料、設計文件、工程監理文件、施工文件、竣工文件。3、 技術經濟資料檔案：技術工具書籍、文獻、有關的技術文本、質量檢驗、驗收標準，各類定額、價格調整文件、信息資料等。第十四條 代建項目檔案歸檔范圍：從項目前期到設計、施工、竣工等全套文件材料。第十五條 計5、劃統計檔案歸檔范圍：1、 計劃檔案：公司長期計劃、年度計劃、月度計劃、檢查考核表以及計劃管理中形成的各種文件材料。2、 統計檔案：各類統計報表和統計分析中形成的各種文件材料。第十六條 文書檔案歸檔范圍：1、 直接針對本公司或本公司必須貫徹執行的上級來文。2、 反映本公司主要工作活動和基本情況的公司文件。3、 向本公司請示或反映重要活動的下級來文。第十七條 勞資檔案歸檔范圍：定崗、定員和工作調配及勞動工資、社會保險金支付等工作形成的各種文件材料。第十八條 教育培訓檔案歸檔范圍：公司員工教育和各類培訓的文件、教材等材料。第十九條 人事檔案歸檔范圍： 企業職工個人信息資料；企業招聘工作中應聘人員的信6、息資料等。第二十條 會計檔案歸檔范圍：成本核算、財務預決算、會計報表、帳冊、憑證等方面形成的各種文件材料。第二十一條 銷售檔案歸檔范圍： 在房屋銷售過程中所形成的銷售道具、銷售臺帳、合同、客戶資料等材料。第二十二條 黨工檔案歸檔范圍：有關公司黨務及組織、宣傳工作中的各種文件材料和工會工作中形成各種文件材料。第四章 檔案材料收集、移交、裝訂第二十三條 檔案資料的收集移交應遵循及時、準確、全面的原則，移交時應辦理交接手續，填寫“檔案交接單”，數量較多時編制歸檔清單，交接雙方在“檔案交接單”上簽字，然后交接雙方各存一份。第二十四條 項目開發檔案材料：1、 項目前期檔案：在項目實施過程中逐步收集、整理7、及時移交辦公室，項目結束后由辦公室統一、完整移交檔案室進行立卷、裝訂。2、 項目建設檔案：在項目建設過程中分階段收集、整理、移交總師辦，項目結束后由總師辦統一、完整移交檔案室進行立卷、裝訂。3、 技術經濟資料檔案：在每一次購買、發放過程中收集，并及時移交，隨時進行整理。第二十五條 計劃統計檔案材料：1、 計劃檔案：在計劃下達后進行收集，每年結束后進行整理、裝訂。2、 統計檔案：在統計報表上報后收集，每年結束后進行整理、裝訂。第二十六條 文書檔案材料：在收到或發放后進行收集，每年結束后進行整理、裝訂。第二十七條 勞資檔案材料：在勞資工作過程中進行收集，每年結束后進行整理、裝訂。第二十八條 教育8、培訓檔案材料：在教育培訓辦理過程中進行收集，每年結束后進行整理、裝訂。第二十九條 人事檔案材料：在日常工作中進行收集，每年結束后進行整理、裝訂。第三十條 會計檔案材料：隨時收集、會計憑證一個月整理、裝訂，其他一年結束后整理、裝訂。第三十一條 銷售檔案材料：在銷售過程中進行收集，分項目、分階段進行整理，項目結束后統一、完整移交檔案室進行立卷、裝訂。第三十二條 黨工檔案材料：黨工檔案：在黨務、工會工作過程中進行收集，一年結束后進行整理、裝訂。第五章 檔案的管理第三十三條 檔案的整理分類：項目開發類檔案以開發項目進行分類；管理類檔案，按年代、組織機構分類。分類編號要遵循文件材料的形成規律，并且要便于9、保管和提供利用。第三十四條 所有提供的歸檔資料準確，填寫和復印等應力求工整、清楚、完整，手工填寫一律用鋼筆（黑色或藍黑色墨水）。第三十五條 按檔案分類要求，全部按其產生日期的先后并結合相互間的邏輯關系，編排卷內序號、目錄、卷面，依照規定裝訂成冊。第三十六條 對變化較大的檔案資料，其裝訂辦法應有利于資料的及時補充。對不宜裝訂的資料，按其先后編號分區整理。第三十七條 檔案室在檔案整理分類的同時建立公司檔案的索引目錄，便于提供利用。第三十八條 要做好檔案的保管工作，采取必要的措施，維護檔案的完整、準確、系統、安全，克服和限制一切可能損害檔案的因素。第六章 檔案的安全、保密第三十九條 凡屬本公司檔案的10、保密項目，不得私自向外提供，不準私自利用公開的宣傳工具泄密，查閱應嚴格審批手續，慎防失密。第四十條 做好安全、保密檢查工作，對發現各種失密現象應及時報告，認真追查，嚴肅處理。 第七章 檔案的借閱與開發利用第四十一條 凡利用檔案的部門和個人，都必須嚴格遵守保密制度，有密級的檔案一般不外借，如特殊需要，須經有關領導批準并備批條來借閱。第四十二條 各部門因工作需要查閱的，一般應在檔案室內進行，需進行復印或借閱的，應填寫“檔案借閱登記表”。復印或借閱期間要求將資料妥善保管，并按時歸還。第八章 檔案的鑒定、銷毀第四十三條 根據上級制訂的原則、標準和規定，運用全面的觀點、歷史的觀點、發展的觀點，合理、正確11、科學地制定檔案的價值，并確定其保管期限，保管期限分永久、長期、短期三種。第四十四條 凡對公司有長遠利用價值的檔案應作永久保存，凡對公司在一定時期內的有利用價值的檔案分為長期或短期保管，上級部門有規定的按規定執行。第四十五條 根據本公司形成的文件材料實際出發，制定合理的保管期限表，并在實施過程中不斷修改、補充、完整。第四十六條 對銷毀的檔案必須嚴格掌握，慎重從事，銷毀前要造具清冊，提出銷毀報告，經公司總經理審批，銷毀檔案時嚴格執行保密規定。第九章 附則第四十七條 本規定未盡事宜按下列各類檔案管理辦法或規定辦理：第四十八條 本規定由公司辦公室負責解釋。第四十九條 違反本規定有關條款，將按檔案法有關條例和公司規定進行處罰。第五十條 公司各類檔案應歸集材料明細清單以后作為本規定實施細則分批予以下達。