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1、置業公司會議、例會管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1. 目的：為加強會議管理，提高會議效率，特制定本制度。2. 適用范圍：適用于公司各類會議。3. 職責：綜合管理部：負責組織公司級會議的會議記錄、存檔和會議決議的跟蹤。4. 內容4.1. 會議類型序號會議名稱主題/特點類別會議頻次主 持 人參加 人1每周例會固定時間、固定匯報程序公司例會每周一次總經理各部門經理2年度總結會議每年固定時間、固定匯報程序年度例會每年12月底總經理各部門經理3動員會發言固定、沒有討論程序公司臨時會議無固定時間會議提出人提出會議提出2、人提出4研討會對某一課題或問題切磋、探討，不一定有結果公司臨時會議無固定時間會議提出人提出會議提出人提出5其它臨時會議對于臨時召集會議公司臨時會議無固定時間會議提出人提出會議提出人提出6部門例會各部門固定匯報程序部門會議部門自定部門負責人自定備注：公司每周例會說明：a) 主持與記錄：由綜合管理部負責組織并記錄，并對會議決議進行跟蹤。b) 召開時間：每周一上午9：0010:00。特殊情況變更召開時間，綜合管理部需提前通知。c) 參加人員：總經理、各部門經理。由于出差等特殊原因不能參加例會的，應提前告知綜合管理部。 d) 會議內容： （1）各部門匯報上周工作任務完成情況，著重介紹在任務執行過程中出3、現的問題。 （2）匯報下周工作計劃。 （3）全體參會人員提出在工作中遇到的問題，但不對某一問題進行討論。 4.2. 會議提議4.2.1. 公司臨時會議由總經理直接提議或由涉及的業務部門提議，但均須知會綜合管理部，以便綜合管理部了解人員動向。4.2.2. 各部門會議由各部門自行安排，但會議時間、參會人員等不得與公司會議沖突。4.2.3. 會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優先順序為：公司例會、公司臨時會議、部門會議。因處置突發事件而召集的緊急會議不受此限。4.3. 會議準備4.3.1. 會議通知遵照以下規定：4.3.1.1. 公司例會，不再另行通知。特殊情4、況，變更時間，由綜合管理部負責通知。4.3.1.2. 臨時會議一般應提前一天以上時間通知，通知對象為參會人員及相關人員和部門。4.3.1.3. 會議通知按“誰提出，誰通知”的原則執行，也可由提出人指定專人通知。4.3.1.4. 會議通知可以電話、書面、電子郵件等各種形式，確保全部通知到位。4.4. 會議組織4.4.1. 會議主持人須遵守以下規定：4.4.1.1. 主持人應至少提前5分鐘到達會場，檢查會議落實情況，做好會前準備。4.4.1.2. 主持人一般應于會議開始后，將會議的議題、議程、需解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。4.4.1.3. 會議進行中，主持人應有效5、控制會議議程，必要時，有權中止與議題無關的發言，以確保會議有效進行。4.4.1.4. 主持人應將會議控制在規定的時間內完成。4.4.1.5. 屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議并作出結論；對需集體議決的事項應加以歸納和復述，適時提交參會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續安排統一意見。4.4.1.6. 主持人應將會議決議事項向相關人員明確。4.4.2. 參會人員須遵守以下規定：4.4.2.1. 應準時到會，重要會議須填寫會議簽到表。4.4.2.2. 會議發言應言簡意賅，緊扣議題。4.4.2.3. 遵守會議主持人對議程控制的要求。4.4.2.4. 參會期間應將手機調到振6、動或無聲，不允許接聽電話，特殊情況如須接聽，請離開會場。4.4.2.5. 參會人員會議期間不允許吸煙，會議中途不得離場。4.4.2.6. 做好本人的會議紀錄。4.4.3. 會議記錄員應遵守以下規定：4.4.3.1. 在會議記錄表上做好會議的原始記錄，會后進行整理。4.4.3.2. 會議記錄人員需在會議結束后的一個工作日內，以適當的形式將會議記錄送達參會人員，并將會議記錄存檔。4.4.3.3. 會議記錄人員負責會議考勤。4.5. 會議記錄、存檔4.5.1. 公司級會議由綜合管理部負責記錄、存檔。4.5.2. 各部門內部會議由各部門指派專人負責記錄、存檔。4.5.3. 其它會議由主持人指派專人負責7、記錄、存檔。4.6. 會議跟進4.6.1. 會議決議和決策事項須會后跟進落實，遵照“誰組織，誰跟進”的原則；會議主持人也可指派專人負責跟進。4.6.2. 公司級會議的會議決議和決策事項跟進由綜合管理部執行。4.6.3. 會議跟進的依據以會議記錄為準。4.7. 會議獎懲4.7.1. 遲到、早退、缺席。4.7.1.1. 遲到：所有參會人員在會議規定召開時間未到的，計為遲到。4.7.1.2. 早退：參會人員未經主持人同意在會議召開結束前離開會場的，計為早退。4.7.1.3. 缺席：凡必須參加會議人員未經請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的，計為缺席。4.7.2. 處罰。4.7.2.1. 無正當理由遲到、早退或中途離場每次處10元的罰款。4.7.2.2. 無正當理由缺席每次處以20元的罰款。4.7.2.3. 凡因通知原因造成應參會人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔。4.7.2.4. 未明確規定的獎懲，按獎懲管理制度有關規定執行。5. 本制度解釋權和修訂權歸屬綜合管理部，經總經理批準后生效。6. 本制度自起正式實施。