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1、XXXX有限公司 XXXX管理制度房地產開發公司檔案借閱與復印、保密管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 房地產開發有限公司檔案管理制度第一章總 則第一條為了加強檔案管理、收集和整理工作，有效地保護和利用檔案，充分發揮檔案在公司發展中的作用，結合我公司實際情況，特制定本制度。第二條本制度所稱檔案指我公司在工程建設、質量管控、銷售招商、設備器械、人事、財務及培訓、會議等工作活動中形成的對公司有保存價值的圖表、文字、聲像資料等不同形式的歷史記錄。第三條我公司各類檔案是公司發展過程中各項活動的真實記錄和反映，是全體員工2、的智慧結晶，全公司各部門和員工都有保護的義務。第四條為了維護檔案的完整與安全，充分發揮其作用，由公司綜合辦公室對各部門產生的檔案資料進行統一收集和集中管理，其它任何部門和個人不得以任何理由分散保管或據為己有。第二章公司檔案管理機構及職責第五條綜合辦負責公司的檔案統一管理工作，對公司各種檔案進行收集、整理、登記、編碼、立卷、歸檔管理。第六條公司各部門、個人根據制度規定定期或不定期將需歸檔文件交綜合辦統一立卷歸檔，任何部門和個人不得自行留存。第七條 檔案管理人員的職責 1、負責公司文件材料的形成、積累、保管和整理、立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。 2、堅持平時整理。根據公司不同類別3、文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。 3、歸檔案卷做到頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。 4、在保管好歸檔案卷的同時，要注意文件材料的安全和保密。 5、按要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具，要求能夠實現快速、準確地查詢所需檔案。第三章 歸檔范圍第八條 公司資料歸檔范圍是指公司在各項工作中形成的具有保存價值的，或者相關政府部門下發的與本公司關系密切的各類文件材料(包括公文、信函、紀要、合同、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、影音資料等)。1、公司內部各項會議記錄、會議紀要、決議。2、會同關系單位召開的工作會議、專業會議的會議記錄、會議紀要。3、公4、司發出的各類工作計劃、方案、安排、總結、匯報、簡報、通知等文件。4、各項規章制度。5、向主管部門請示的文件以及上級批復的各類文件。 6、各種綜合的或專題的可行性研究、考察等報告。7、工程建設底圖、藍圖及文字材料。8、經批復的工程設計圖紙及文字材料。9、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。10、宣傳或反映本公司重要活動以及在外學習、考察時的影音資料。11、本公司獲得的獎狀、獎證、獎章、牌匾等獎品，包括上級領導或關系單位、個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。12、各項財產權利證明、憑證，各種證明存根，各項許可證。13、本公司編輯、出版的刊物。14、本公司招聘、試用、轉正、晉升、加薪等各類人事資5、料。15、有關單位與本公司簽訂的合同、合約、協議。16、代理公司、招商部門制作的銷售（招商）合同、營銷計劃、宣傳廣告及銷售客戶資料。第四章 歸檔要求第九條 凡公司發出的文件，由綜合辦負責收集，交由資料員歸檔。第十條 當一項工作已完成時，經辦人需將進行該項工作形成的全部文件材料系統整理后，主動送交資料員歸檔。1、無論是內部文件還是外來文件資料，事情完畢后，三日內原稿統一交由資料員歸檔，任何部門及個人不得自行留存。2、項目證件辦理完畢后需兩日內歸檔，綜合 辦負責督辦。3、工程圖紙、工程標書等項目文件材料應在取得后及時分階段、單項歸檔。4、員工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后一周內歸檔。6、5、會計文件材料應在會計年度后由財務部門自行整理歸檔。6、變更、修改、補充的文件材料、內部機構變動和員工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料應在離開前全部及時歸檔。第十一條當一項資料由經辦人交檔案專管員歸檔時，應在檔案交接表上登記并雙方簽名，并由綜合辦經理簽字確認。第十二條 正文與底稿(簽發稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文應放在一起歸檔。歸檔的文件材料原則上應是原稿或原件，一般不用復制件。第十三條 歸檔的影像音資料應附文字說明。第十四條 同類的歸檔文件材料必須經過整理，原則上按文件的先后形成時間排列。 第五章 檔案的借閱與復印第十五條 經有權審批人批準后，可辦理檔案調閱手續。檔案調閱7、遵循授權有限的原則：1、總經理有權審批調閱公司所有檔案。2、分管副總經理、總經理助理 有權審批調閱分管工作的相關檔案。3、部門經理有權審批調閱本部門相關檔案。第十六條 調閱檔案人如需外借檔案，需在借閱登記表上簽字、注明歸還時間，并經有權簽字人審批后方可借出。到期后，由綜合辦負責催還。第十七條 調閱者不得發生涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調換等損壞檔案行為。第十八條 確因工作需要復印、翻印檔案內容的，必須經過批準后方可實施。第十九條原則上不允許外單位調閱檔案。如確因工作需要調閱的，調閱人必須持有本單位介紹信，并報經總經理批準后方可查閱或復制。第六章 檔案的保密管理第二十條 資料員和公司工作人員均8、應遵守保密制度，嚴格遵守保密原則，確保檔案的安全。第二十一條 凡是調閱檔案，必須經資料員提供，任何人不得直接查找。 第二十二條 借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱程序辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案時資料員要認真檢查核對，發現問題及時追查。第七章 檔案的整理、保管和統計第二十三 條 檔案必須分門別類進行系統整理，嚴格按照其自然形成規律和內部的有機聯系進行裝訂及登記，按照檔案類別的編號及排列順序，建立檔案管理臺帳。第二十四條 檔案必須用科學的方法保管和保護，需建立電子文檔及備份，最大限度地延長檔案的保存和使用壽命。第二十五條 檔案資料需單獨存放保管，要防盜、防潮、防蟲、防高溫、防日光直射，室內嚴9、禁吸煙，不得存放易燃、易爆和其它有害物品。第二十六條 每年要進行一次全面、徹底的清查整理工作， 做到帳、物相符，對破損、字跡褪色和載體變質的檔案及時修補和復制。第二十七條 認真做好檔案統計工作。對檔案的收進、借閱、整理、保管等情況要嚴格登記，所有統計數據以原始記錄為依據，做到準確、可靠。第八章 檔案的鑒定和銷毀第二十八條公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定檔案保管期限的原則是：凡是反映本公司主要職能活動的，對本公司有長遠利用價值的檔案，應為永久保存；凡是反映本公司一般工作活動，在較長期內對本公司工作查考有利用價值的各種資料，為長期保存；凡是在較短時間內，對本公司有查考利用價值的資料，為短期保存。第二十九條對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，經 綜合辦經理確認簽字后，報總經理簽字審批方可執行。第三十條 檔案銷毀的具體工作由綜合辦執行。銷毀檔案時，需有兩人以上鑒銷；銷毀完畢后，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明“某日已銷毀”并簽名。- 8 -