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1、橡塑模具企業文件、檔案及會議管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 三級文件行政管理規章修改狀態：A/O生效時間：XX.3編號：Q/MY-W-G 1-01頁碼：1/19第一章 文件管理制度第一節 總則一、為適應公司全方位規范化科學管理，做好公司文件管理工作，使之規范化和制度化，特制定本制度。二、公司文件是傳達方針政策，發布公司行政規章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此，必須認真做好文件的管理工作，有效地為公司發展服務。三、公司全體員工都應發揚深入調查、聯系群眾、結合實際、實2、事求是和認真負責的工作作風，努力提高文件質量和處理效率。四、文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規定的時限和要求完成。公司文件由總經辦統一發放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。第二節 文件分類一、規定：發布重要的行政規章制度，采取重大的強制性行政措施，用“規定”。二、決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”。經會議討論通過并要求貫徹的事項，用“決議”。三、通知：轉發上級機關文件，批轉下級文件，要求下級辦理和需要共同執行的事項，用“通知”。四、公告：表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息，用“公告”。五、請示、報告：向上級請求批示與批準，用“請示”。向上級匯報工作、反映情況、提出建議，用3、“報告”。六、批復：答復請示事項用“批復”。七、函：商洽工作、詢問問題、向有關主管部門請求批準等，用“函”。八、會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求與會者共同遵守的，用“會議紀要”。 第三節 文件格式一、文件一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、正文、附件、發文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送）單位（部門）等部份組成。二、文件標題應準確簡要概括文件的主要內容。三、發文字號包括代號、年號、順序號。四、公司發文代號分為四種：“xxx發”、“xxx人發”、“xxx客發”。冠以上述發文代號的內發文件應對全公司具有效力，對外發文應代表公司的整體意志。發文一般應該是對公司各方面4、事務具有一定指導性或約束力的事項的宣告，日常的程序性、流程性文件則應以工單、請示、報告、簡報等形式流轉。力避隨意發文。“xxx發”用于公司及各部門的對內、對外發文，由行政管理部統一編號；“xxx人發”、“xxx客發”分別用于行政管理部的對內、對外發文及市場營銷部的對外發文，文件由發文部門自行編號，行政管理部統一認定。（公司其他部門均以“xxx發”的代號發文，以、代號發文，須在發文權限范圍內。）五、文件必須蓋章或簽字。六、密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”。七、緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。八、文件內容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準確。九、發文單位必須注明全稱。十、5、多頁文件應標明頁碼。十一、文字從左至右橫寫、橫排，左側留裝訂位。十二、文件紙一般使用A4型。第四節 收文一、收文一律使用重慶市明遠橡塑模具有限公司收文簿。二、外單位來文均由行政管理部指定專人收文、拆封、登記，根據文件屬性及時分送相關部門。第五節 辦文一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。二、辦文由行政管理部統一安排，包括文件的分送、傳遞和催辦。三、協辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。四、文件的催辦由行政管理部負責，防止漏辦或延誤。五、嚴格按照時限要求完成。六、文件傳遞必須保證安全，完善簽收手續，防止文件遺失。七、文件辦理完畢后，統一交由行政管理部指定專人保管、立卷歸檔。第六節 6、發文一、發文一律使用重慶市明遠橡塑模具有限公司發文簿。二、發文程序如下：公司內部發文:擬稿人部門主管核準主管副總經理 行政管理部統一編號打印蓋章（簽字）發文備案對外發文:擬稿人部門主管審核主管副總經理總經理核準行政管理部統一編號打印蓋章（簽字）發文備案第七節 其他一、時限要求：1、特急：限個工作時內完成。2、急：限個工作時內完成。3、平：限個工作時內完成。二、文件的保密要求：1、絕密文件：閱后應立即退回發文部門，并由發文部門保存在保險柜內。2、機密文件：閱后應立即保存在保險柜內。3、秘密文件：閱后立即保存在文件柜內。三、文件立卷歸檔按照檔案管理制度執行。第二章 檔案管理制度檔案是全面反映公司經7、營管理各項活動的歷史記錄，是實現今后決策科學化的重要依據。特制定本方法，各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。第一節 檔案范圍公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。其中，文件包括：規劃、計劃、技術資料、工程資料、財務資料、人事資料、會議紀要、項目方案、合同協議、內外行文等。第二節 檔案分類及編號一、檔案按其內容及關聯部門可分為七大類：1、行政類2、財務類3、人事類4、業務類5、工程類6、拓展類7、技術類二、機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密。具體劃分規則見本制度第三節第二條。三、檔案編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應先確定其8、主要類別進行編號。四、歸檔后須填寫檔案管理登記表（附表1）。第三節 機要檔案一、機要檔案按其內容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。其中：二、劃分標準：絕密檔案包括：公司經營發展中的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、戰略性的合作協議及金額在100萬元以上的重大合同。機密檔案包括：1、財務資料；2、公司重要會議紀要；3、公司經營情況；4、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同；5、技術資料；6、金額在10萬-100萬元的合同。秘密檔案包括：1、重要項目資料；2、項目合同協議。第四節 檔案裝訂一、以左方裝訂為原則，右上角標明檔案號。二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折9、疊，使其整齊，再裝訂。第五節 保存期限檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規章制度特定者外，一律按照下列規定辦理：一、永久保存：1、公司章程；2、股東名簿；3、股東會、董事會、監事會會議紀要；4、公司證照；5、各級批文；6、印鑒；7、公司年度經營計劃；8、公司年度經營總結；9、年度財務報表；10、技術資料；11、不動產所有權狀及其他債權憑證；12、人事資料；13、大型活動圖片、音像資料；14、其他核定須永久保存的文書。二、十五年保存：1、會計憑證；2、其他經核定須十五年保存的文書。(其它財務檔案的保存期限按國家相關規定執行)三、五年保存：1、期滿或解除的合同協議；2、完結后的項目方案；3、其10、他經核定須保存五年的文書。四、一年保存：1、部門工作計劃及工作總結；2、完結后的部門請求報告；3、完結后無長期保存必要文書。五、公司規章制度由行政管理部永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。第六節 保管部門一、財務專項機要檔案由財務部負責保管。二、人事專項機要檔案由人力資源課負責保管。三、股東會、董事會、監事會資料由董事會秘書保管。四、其他檔案均由行政管理部指派專人保管。第七節 檔案移交一、公司各類證照、批文在頒發之日起移交行政管理部。二、公司章程，股東會、董事會、監事會會議紀要、決議，應自簽發之日起三日內移交行政管理部。三、合同協議應在簽訂之日移交行政管理部。四、財務檔案、人事檔案由部門自11、行立卷、歸檔、管理。五、其余檔案半年移交一次，時間為每年的月和月。六、檔案移交須填寫檔案移交清冊（附表2）。七、檔案移交清冊一式三份，移交雙方各一份，行政管理部留存一份。第八節 檔案調閱一、因工作需要需調閱檔案時，須填寫檔案調閱申請單（附表3），并經相應核準人核準后方可調閱。二、行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業務類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調閱須部門經理核準，跨部門檔案調閱須行政管理部主管核準，但僅僅限于檔案的查閱、復印，使用原件或調閱機要檔案資料須總經理核準。（保密性檔案的范圍見機要檔案管理制度）。三、檔案管理人員必須嚴格按照檔案調閱申請單的內容，將檔案調出，供調檔人查閱。四、調檔12、人必須是檔案調閱申請單里注明的查閱人。五、檔案調閱申請單由檔案管理人員留存備查。六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。七、如調檔內容更改、調檔時間延長，應按調檔程序重新辦理。第九節 檔案銷毀一、超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。二、需銷毀的檔案由保管部門填報檔案銷毀申請表（附表4），經相應核準人核準后方可銷毀。三、部門內部檔案由部門主管核準銷毀；機要檔案由總經理核準銷毀；其余檔案由主管副總經理核準銷毀。四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，行政管理部指定專人監督銷毀，并填寫檔案銷毀登記表（附表5）。五、檔案銷毀每半年進行一次，即每年的月和月。六、檔案銷毀申請表、檔案銷毀登記表各一式二份，申請13、部門一份，行政管理部一份。第十節 其他一、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。二、所有檔案應有專柜存放、加鎖，定期清理通風，防濕。三、所有檔案不得隨意查閱、復印，不得置于公共場所。四、本制度附件包括：機要檔案管理制度。五、以上表格均由行政管理部統一編號。六、各部門必須嚴格按照本制度相關規定保管檔案。第三章 印章使用管理規定一、根據公司不同業務的工作需要，公司印章有不同的使用范圍。為保證公司的合法權益不受損害，杜絕失誤發生，特規定如下印章使用辦法。二、印章刻制按公司業務需要由部門提出申請，公司領導批準后，由行政管理部統一辦理。印章刻好后由行政管理部辦理印章登記手續，填寫印14、章管理登記表（附表1），備案并留好印章樣圖。三、總經理通過授權賦予一些部門對其部門（專業）印章的保管權和使用權。由被授權人在行政管理部簽字領取印章，指定專人保管。各部門在使用印章時應嚴格遵守印章授權使用范圍、期限等規定。四、 公司印章使用范圍、保管人、使用印章審批人等規定見下表：序號印章名稱使用范圍保管部門使用審批人使用規定備注1公章公司對外所有正式文件,對內重大通知等正式行文行政管理部總經理或授權人2財務專用章公司正式財務文件、報告、證明、票據等財務部財務部主管財務報表使用時，由財務部主管審批，除支票用印按照財務管理制度相關規定外，其余均由總經理核準3合同專用章公司各類合同行政管理部參見參見15、合同管理規定財務合同需總經理核準4法定代表人印（支票）支票財務部見財務制度有關規定見財務制度有關規定5法定代表人印（除支票外）公司正式的合同，財務報表文件、票據行政管理部總經理或授權人合同管理規定6行政管理部章公司物品進出證明行政管理部行政管理部主管五、 印章由指定保管人專人妥善保管。保管人對所負責的印章丟失或盜用，所引起的經濟損失和法律責任等負全部責任。六、 當印章管理人變動或印章在經公司領導審批同意調走時，應及時辦理交接手續，填寫“印章管理登記表”。七、 印章的使用1、 每枚印章使用前要由經辦人填寫印章使用審批單（附表2），并經指定的審批負責人進行審核。審批人要按公司有關規定審查要加蓋印章16、的文本內容是否在授權的范圍內，審批通過后通知印章保管人員后，方可使用印章。審批人對文本加蓋印證后的一切經濟損失和法律義務負主要責任。印章保管人須將加蓋印章的文本連同印章使用審批單歸檔保存。2、 公司印章原則不允許攜帶外出，如確系特殊需要須經部門主管提出書面借用申請，并經總經理批準簽字后方可借走，借用時須填寫印章借用申請表（見附表3），并必須兩人以上一起辦理借用手續，在借用登記表上簽字。原則上借出的印章當天歸還，不得延誤。印章外借期間的使用由部門負責人全權負責。3、 員工如需要公司出具有關證明，本人應先提出書面申請，部門負責人審核，行政管理部簽字后方可蓋章。八、 責任1、 印章使用責任人（簽字人17、）對印章負有經濟、行政、法律責任。監印人員對違反規定的簽印有權拒絕用章，印章保管人員不得私自動用印章。若非法使用印章，一經查出根據事件的嚴重程序給予嚴厲的行政處分或追究其經濟、法律責任。2、 若印章在使用、保管過程中不慎遺失，則追究責任人相應的行政、經濟責任，給予嚴厲的處分，并賠償所發生的一切費用。第四章 證照管理制度一、 公司證照由行政管理部指定專人統一管理。二、 證照是指由上級主管部門頒發的各類證書、批文等。如：營業執照、法人代碼證、法定代表人證書、稅務登記證、ISP經營許可證等等。三、 證照的使用包括借用、復印等。四、 證照使用必須填寫證照使用申請單。五、 證照借用程序：借用人申請部門負18、責人復核主管副總經理審核總經理核準辦理借用手續歸還，借用完畢后，應在時限內歸還證照保管人。六、 證照復印程序：借用人申請部門負責人復核主管副總經理核準辦理借用手續歸還如證照復印件未使用，應立即退還證照保管人。七、 如需使用原件，則須總經理核準。八、 證照復印件必須加蓋“再復印無效章”。九、 證照保管人必須做出登記，認真填寫證照使用登記表。第五章 證明函管理制度一、 證明函的范圍包括：介紹信、法定代表人證明書、授權委托書等。二、 公司證明函由行政管理部指定專人統一管理。三、 使用證明函必須填寫證明函使用申請單，經部門主管核準后方可。四、 法定代表人證明書、授權委托書須經主管副總經理核準。五、 使19、用證明函必須做好登記，填寫證明函使用登記表。六、 嚴禁開出空白證明函或外借證明函。七、 證明函開出后，使用人應妥善保管。如發生遺失或被盜，應立即向主管領導匯報，并迅速采取相應措施，避免造成損失；如證明函未使用，應立即退還行政管理部。八、 行政管理部應妥善保管證明函存根。第六章 會議管理制度一、總經理辦公例會：1、總經理辦公例會分工作例會和專題會議。2、工作例會于每月初召開，由總經理主持。會議由行政管理部召集。3、專題會議必須由主管副總經理提議，總經理同意后方可召開。4、總經理會議都應做好會議記錄，必要時應形成會議決議。二、部門主管工作例會：1、部門主管工作例會于每周一下午13：00定期召開。220、公司領導至少應有一人出席，總經理或副總經理主持。三、生產調度會議：1、每月15日和月末最后一天下午13：30-15：00定期召開，由行政管理部統一安排。2、會議由副總經理召集、主持，各部門主管、模具制造部課長、制品成型部課長、市場營銷部相關人員參會。四、部門內工作例會：1、部門內工作例會召開時間由部門自定。2、部門主管主持。五、早會： 1、公司早會（升國旗）：每月第一周周一早上08：30分，由公司副總經理以上領導主持，全體員工參加。 2、各部門（課室）早會早點名：周二至周六早上08：30分召開，各部門（課室）主管主持，部門（課室）人員參加。六、以上會議共同事項：1、專題會議的召開應填寫會議提21、案表。2、會議經核準召開后，由行政管理部發“會議通知”。3、所有會議應做好會議記錄。4、會后形成會議紀要，及時傳達會議精神。5、與會者應做好會議準備，準時出席。6、因故無法出席或無法準時出席者，應以書面或電話形式請假，經會議主持人同意方可，否則作無故缺席處理。7、由會議主持人負責會議考勤工作。8、會間應關閉通訊工具，或將其設置為振動狀態。第七章 物資管理規定為使辦公用品管理合理、有效，進一步做到規范、標準，結合公司的具體情況，特制定本規定。一、本規定將辦公用品分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。1、消耗品：鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、圖釘、回形針、筆記本、復寫紙、卷宗、標簽、告示貼、便條紙、信22、紙、橡皮、夾子、圓珠筆、釘書釘等。2、管理消耗品：鋼筆、簽字筆、白板筆、修正液、打（復）印紙等。3、管理品：剪刀、美工刀、釘書機、打孔機、計算器、印泥、筆筒等。二、辦公用品分為個人領用與部門領用兩種。“個人領用”系個人使用保管用品，如圓珠筆、簽字筆、直尺等。“部門領用”系部門共同使用用品，如打孔機、大型釘書機等。三、消耗品及管理消耗品每月5日申請一次，管理品每季度末的十日內申請一次，原則上不再另行申請。四、原則上，每月發放圓珠筆芯或簽字筆芯一支，便條紙及信紙各一本。每季發膠水一瓶、大頭針、回形針、釘書釘各一盒、筆記本一本。不夠用者，可經部門主管批準后另行申請。五、每人及每部門設立“辦公用品領用23、登記卡”一張，由行政管理部統一保管，并控制辦公用品的領用狀況。六、行政管理部可向文具批發商采購，其必需品、采購不易或耗用量大者，應酌量存庫。七、新進人員入職后根據業務需要可到行政管理部領用，離職時，應將剩余辦公用品一并退還行政管理部。八、印刷品（如信紙、信封、表格等），除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由行政管理部統一管理。九、固定資產、辦公用品丟失或被盜、損壞，公司將根據具體原因追究當事人相關物品凈殘值予以賠償（保險公司賠付部分除外）。對于重大責任者，除追究經濟責任外，還將視情節給予相應的行政處罰，甚至追究法律責任。第八章 通訊費用管理制度一、本規定所指的通訊費是指公司內享有通訊費補貼的員工24、因公司的業務或工作需要，使用自己購買的或公司所有的通訊工具（手機）而產生的通訊費用。二、除特殊情況外，公司不為員工購買通訊工具（手機、傳呼機）和手機卡等，也不承擔因維修通訊工具所產生的費用。三、享受公司通訊費補貼的員工應將自己手機號碼在行政管理部登記備案，沒有登記的不予以報銷。四、員工應保證24時內開啟登記報銷的通訊工具，以保證聯絡的暢通。如無特殊原因在工作時間內關閉通訊工具而影響到公司正常工作的，公司將試情節輕重予以處罰，嚴重的將取消其報銷資格。五、補貼標準（正式員工）：類別標準補貼對象A300元/月總經理、市場營銷部部長B200元/月副總經理、技術部部長、業務課課長、售后課課長C100元/25、月總經理助理、財務部部長、管理部部長/課長、模具制造部部長/課長、制品成型部部長/課長、技術開發部項目組長、品質部部長/課長、采購員、業務員（不含實業務員）D50元/月駕駛員、售后課人員、技術開發部項目工程師、總務課主辦、人力資源專員第九章 合同管理制度第一節 總則第一條 為了加強公司合同管理，規范和完善公司各類合同的訂立、履行程序，避免合同漏洞，防止合同陷阱及合同欺詐行為，給公司經營帶來損失，特制定本辦法。第二條 公司以及各職能部門代表公司簽訂購銷、網絡接入及服務、財產租賃、房屋買賣、土地使用權轉讓、建筑工程、合資、合作、廣告發布、技術開發、專利權及專利申請權的轉讓和許可、非專利技術轉讓、技26、術服務等以明確當事人之間民事權利義務關系為內容的各類合同，除必須遵守國家有關法律法規外，應遵照本辦法。第三條 本辦法所稱重大合同是指法律關系復雜或者標的額巨大，其簽訂和履行將對公司的生產經營活動產生重要影響的合同，包括（但不限于）：房屋買賣、土地使用權轉讓、技術開發、技術轉讓與許可、合作、合資、重大工程施工等合同以及合同標的額超過如下標準的合同：非業務類：10萬元以上（非業務類合同指超出公司經營范圍，與公司業務無直接關系的所有合同，以營業執照上核準的經營范圍為準）業務類：10萬元以上（業務類合同指屬于公司經營范圍內的所有合同，以公司營業執照核準的經營范圍為準）第二節 合同的簽訂、變更、解除和履27、行第一條 簽訂、變更、解除合同，均應采用書面形式。第二條 公司的法定代表人以及由其授權的委托代理人有權對外簽訂合同，被授權人對外簽訂合同應辦理法定代表人授權委托書。第三條 法定代表人授權委托書的辦理機構為公司總經辦。法定代表人授權委托書必須明確委托代理的權限和有效期，加蓋公司公章，并由公司法定代表人簽字或蓋章。持有法定代表人授權委托書的人員應在授權委托書規定的權限的范圍內從事業務活動。第四條 合同簽訂程序：一般合同：特指包括在公司各部門年度計劃內、合同標的額為10萬元以下的合同。 不同意 銷項存檔合同立項審批 授權范圍內 簽訂合同要約（部門主管） 同意 合同草案 部門主管 授權范圍外 主管副總28、經理 重大合同：特指合同標的額屬于重大合同范疇內的、在公司各部門年度計劃外的合同。 不同意 銷項存檔合同立項審批 要約 （總經理） 同意 授權人合同洽談 合同草案 財務會計部律師審閱 修改合同 總經理 簽訂合同 存檔 第五條 對于單項購買合同標的為10萬元以上的合同(包括所有合同),必須采用招投標(或議標)的方式進行。合同的洽談由招投標委員會全權負責。公司常設招投標委員會，招投標委員會的職責為負責組織和監管各項招投標（議標）事宜，招投標委員會將根據每次招投標項目的情況，決定招投標的方式，并委派專人組成招投標小組負責實施招投標事宜。招投標小組向招投標委員會匯報工作，并接受招投標委員會的監管。招投29、標的結果由招投標委員會以多數通過方式決定。第六條 公司合同的審批權分為三級，即：總經理級、副總經理級及部門經理級。總經理為公司合同最高審查責任人；總經理向副總經理授權，副總經理向部門經理授權，其授權如下：總經理級副總經理級部門經理級公司合同最高審查權合同標的額10萬元以下（含）由副總經理授權注: 以上授權范圍特指在公司各體系、各部門年度計劃內之合同，對于年度計劃外所產生的所有合同均需提請總經理批準。第七條 簽訂合同應盡量使用國家有關機關公布的合同范本。第八條 簽訂合同應使用公司合同專用章或公司公章，部門印章及其它印章不得用于簽訂合同。合同專用章應用于業務合同（以公司營業執照核準的經營范圍為準）30、；公章應用于非業務合同。公司公章及合同專用章由行政管理部管理。第九條 加蓋合同專用章時應審查下列內容：（一） 合同經辦人員是否超越權限；（二） 按公司的規定應當由有關部門審查的合同是否已獲審查批準；（三） 按照國家法律規定應當經過政府有關部門批準或辦理有關手續的合同是否已獲批準或辦理了有關手續；（四） 對方當事人是否具備簽約資格和簽約能力；（五） 合同是否具備法律規定的主要條款，合同內容是否完備、合法；（六） 合同若有擔保或抵押，應審查擔保人是否合格、具有擔保能力或抵押手續是否完備、合法。第十條 重大合同和其它需要加蓋公司公章的合同必須經過法律顧問的審查，其他合同各部門必須采用經律師審閱后的標31、準合同格式（如：寬帶業務標準合同、工程施工標準合同等），如對標準合同的重要內容有所修改，也必須經律師審閱后方可簽訂。第十一條 任何人不得在空白合同上加蓋合同專用章或公司公章。第十二條 合同必須經法定代表人或其授權人簽字，并加蓋公章或合同專用章方可生效。第十三條 合同經辦人員在簽訂合同過程中必須注意以下問題：（一） 簽訂合同前應對對方的資金、技術、設備、產品質量和信譽等情況進行必要的調查了解，并可要求對方出示或提供營業執照、稅務證、銀行帳號等有關證明文件或信息，必要時可要求對方提供擔保。（二） 在簽訂合同時，應查驗對方簽約人員的法定代表人身份證明書或法定代表人授權委托書。（三） 合同中涉及知識產32、權的條款，應遵守公司知識產權管理方面的有關規定。（四） 在各類合同的“解決糾紛的方式”條款中，應明確：“本合同簽訂地為重慶市XX區”、“如果在合同履行過程中發生糾紛應向重慶市仲裁委員會申請仲裁”或“向合同簽訂地法院或有管轄權的法院提起訴訟”。第十四條 合同簽訂生效后，我方應全面嚴格履行合同。合同履行過程中任何錢或物的交付、驗收以及其他履行行為都必須取得相應的有效書面憑證。第十五條 合同簽訂之后履行之前，如果有證據證明對方完全沒有履行能力或根本不準備履行合同，我方可在征求律師意見后,提出解除合同或要求對方提供擔保后再履行合同。第十六條 合同履行過程中，如果有證據證明對方實際未履行合同或沒有完全履33、行合同，我方應中止履行合同或及時解除合同，合同經辦人員應將前述情況及時報告主管領導，并征求律師意見，共同提出補救方案，采取必要措施減少損失。第十七條 合同簽訂后以及履行過程中，根據需要按約定或法定條件可以提出變更或解除合同，變更或解除合同須經主管領導批準，并征求律師意見，若原合同還有其他批準或審查機構，則還應取得原批準或審查機構的同意。變更或解除合同應以書面形式通知對方，說明變更、解除合同的原因及答復期限，以達成變更或解除合同的協議。第三節 合同檔案管理第一條 除勞動合同和財務合同外，其他合同一律由行政管理部保管。第二條 合同檔案除包括合同的正文及附件外，還包括與合同事宜有關的來往信函、電話記34、錄、傳真、票據、圖表、音像資料以及合同雙方變更或解除合同的協議等。第三條 簽訂任何有款項往來的合同，應保證公司至少有兩份原件，一份由行政管理部存檔，一份由財務會計部作付款憑據。其它合同由行政管理部保留原件，簽訂合同部門均應保留一份復印件備查。第四條 未經領導同意，合同文本不得隨意復印，合同內容不得隨意透露他人。第五條 合同檔案應為永久保存。第六條 各部門應建立本部門的合同檔案，記錄合同的簽訂、履行情況。第四節 合同糾紛處理第一條 合同履行中若產生糾紛，應及時向主管領導及律師匯報，采取必要的措施，并根據實際情況決定是否聘請律師，通過法律途徑解決，其間的往來函件，必須經過律師的審閱。第五節 獎懲及附則第一條 在簽訂、履行和管理合同工作中成績顯著，避免和挽回重大經濟損失的，由行政管理部報請公司領導根據有關規定予以獎勵。第二條 違反本辦法有關規定，給公司造成損失的，行政管理部將依據損失大小報請公司領導批準，對直接責任人員追究相應的法律責任。第三條 本辦法如因情況變化而與國家有關法律法規的規定不相符合時，以國家有關法律規定為準。公司有關規定與本辦法不符的，以本辦法為準。第四條 本辦法自公布之日起施行，由行政管理部負責修改或解釋。編 制：審 核：批 準：