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1、測繪院檔案管理制度及崗位職責(zé)編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: xx省第一測繪院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)一、認(rèn)真貫徹檔案法和有關(guān)檔案工作的方針、政策、法規(guī)；二、負(fù)責(zé)制定本機(jī)關(guān)檔案工作計(jì)劃、管理辦法、規(guī)定、制度，并組織實(shí)施；三、加強(qiáng)對本單位檔案工作的管理、組織協(xié)調(diào)和地方檔案部門的關(guān)系；四、定期對檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確判斷檔案的保留與銷毀。綜合檔案室工作職責(zé) 一、貫徹執(zhí)行檔案法、保密法及有關(guān)法規(guī)、政策； 二、負(fù)責(zé)接收本院各種門類和載體的檔案及有關(guān)保存價值的文件資料； 三、積極開發(fā)檔案信息資源，為院各部門的工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提高檔案2、的利用價值； 四、嚴(yán)格遵守保密法規(guī)并組織實(shí)施，對本院的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、業(yè)務(wù)指導(dǎo)； 五、積極主動向上級主管部門及地方檔案部門匯報(bào)工作，反映情況，接受檢查和監(jiān)督、指導(dǎo)；六、配合檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期對各類檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的完整與安全。檔案人員崗位職責(zé)一、嚴(yán)格遵守并執(zhí)行中華人民共和國檔案法和xx省檔案管理?xiàng)l例，認(rèn)真貫徹黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策。二、堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，努力實(shí)現(xiàn)“三個代表”重要思想，熱愛本職工作，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，勇于開拓創(chuàng)新，不斷提高自身政治、文化、業(yè)務(wù)素質(zhì)。三、負(fù)責(zé)對本院各部門文件材料的歸檔整理工作。四、負(fù)責(zé)收集保管利用本單位全部檔案，并對其進(jìn)行整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)，積極開3、發(fā)檔案信息資源，提高檔案利用率，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和本單位各項(xiàng)工作服務(wù)。五、忠于職守，確保檔案載體與檔案機(jī)密的完整與安全。xx省第一測繪院檔案管理辦法第一章 總則 第一條 根據(jù)中華人民共和國檔案法、xx省檔案管理?xiàng)l例和測繪成果資料管理有關(guān)規(guī)定，為了加強(qiáng)本院檔案規(guī)范化、科學(xué)化、信息化管理，結(jié)合我院實(shí)際，特制定本辦法。 第二條 檔案是本院在開展各項(xiàng)工作活動中直接形成的、具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是我院事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的依據(jù)，各部門必須維護(hù)檔案的完整與安全。第三條 檔案工作是維護(hù)本院歷史真實(shí)面貌的重要基礎(chǔ)工作，全院必須重視檔案工作，把檔案工作列入重要議事日程，在經(jīng)費(fèi)、庫房設(shè)備和人4、員配備等方面給予保障。 第二章 檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)第四條 院設(shè)置測繪成果資料與檔案管理中心為檔案管理機(jī)構(gòu)，其業(yè)務(wù)接受省、市檔案行政部門的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。同時，依照有關(guān)檔案管理法規(guī)，對全院檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，促進(jìn)檔案工作進(jìn)一步完善和達(dá)標(biāo)。第五條 檔案室的職責(zé)（一）貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國家有關(guān)方針、政策，建立、健全本單位的檔案工作規(guī)章制度。（二）按照上級檔案部門要求，整理好本院文書檔案及對本院各部門檔案工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。（三）組織交流檔案工作經(jīng)驗(yàn)，培訓(xùn)檔案業(yè)務(wù)知識。第三章 檔案管理第六條 凡工作中形成的本年度具有保存價值的文件材料，均由相關(guān)科室按照“誰辦理、誰收集、誰整理”的立5、卷原則，負(fù)責(zé)相關(guān)資料、數(shù)據(jù)的收集、整理工作，按照有關(guān)規(guī)定要求，必須在規(guī)定的時限內(nèi)將本部門形成的業(yè)務(wù)檔案向檔案管理部門移交。第七條 制定本院的檔案分類大綱、文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍、檔案保管期限表，并對各類檔案實(shí)行集中管理，任何單位和個人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。第八條 承擔(dān)歸檔文件整理工作的部門和人員，應(yīng)做好文件材料的平時積累，各種文件材料及時收集完整、齊全。各類檔案的整理均符合有關(guān)規(guī)范要求。第九條 檔案庫房進(jìn)行溫濕度登記，箱柜內(nèi)有防蟲防霉藥物，按期對檔案和庫房安全情況進(jìn)行檢查，并做好記錄，不存在發(fā)霉、長蟲、丟失、損毀、泄密和未按規(guī)定銷毀檔案等情況。第十條 檔案室應(yīng)建立統(tǒng)計(jì)制度，對檔案基6、本情況進(jìn)行登記，建立統(tǒng)計(jì)臺帳，并對檔案接收、移交、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。第十一條 各部門向檔案管理部門移交檔案，必須符合規(guī)范要求整理裝訂，并根據(jù)案卷目錄，清點(diǎn)核對，交接雙方簽字認(rèn)可，手續(xù)清楚齊全后方可移交。第十二條 院建立檔案鑒定組織，鑒定組織應(yīng)深入實(shí)際加強(qiáng)具體指導(dǎo)。其任務(wù)是：根據(jù)文件材料歸檔要求，檢查文件材料是否齊全完整，整理方法是否符合相關(guān)制度的要求，鑒定、監(jiān)銷本院確無保管價值的檔案材料的銷毀工作，并進(jìn)行造冊登記，寫出銷毀報(bào)告，報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，實(shí)施銷毀。 第四章 檔案的開發(fā)利用第十三條 按規(guī)定程序開展檔案查借閱，做好查借閱登記，并對檔案利用效果事列進(jìn)行登記，由檔案室收集、整理上報(bào)。第十四7、條 本院各門類檔案均編制卷案目錄，全引目錄（案卷文件聯(lián)合目錄）歸檔文件目錄一式三套，編制文號索引，匯編發(fā)文匯集，編寫大事記錄。 第五章 檔案的基礎(chǔ)設(shè)施和現(xiàn)代化管理 第十五條 檔案室設(shè)有檔案專用庫房，能容納本單位10年形成的檔案，并配備鐵門、鐵護(hù)窗、厚窗簾以及滅火器、溫濕度計(jì)、去濕機(jī)、空調(diào)、電腦等設(shè)備；有單獨(dú)檔案整理室、查閱室，布置合理，室內(nèi)張貼或懸掛檔案法、xx省檔案管理?xiàng)l例和檔案管理五項(xiàng)制度。第十六條 檔案庫房安裝防火、放盜自動報(bào)警系統(tǒng)和庫房恒溫恒濕自動控制系統(tǒng)，并安裝指定的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)電腦檢索，現(xiàn)有檔案目錄錄入電腦，實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔，并采用光盤存儲檔案原文及條目。第六章 罰 則第十七8、條 有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，給與行政處分；造成損失的責(zé)令賠償損失；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任； （一）將公務(wù)活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有，拒絕交檔案機(jī)構(gòu)、檔案工作人員歸檔的；（二）損失、丟失、涂改、偽造或擅自銷毀檔案的；（三）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；（四）檔案工作人員、對檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。 第七章 附 則第十八條 本辦法由院成果資料與檔案管理中心負(fù)責(zé)解釋。第十九條 本辦法自二00八年六月一日起實(shí)行。xx省第一測繪院會計(jì)檔案管理辦法 一、會計(jì)檔案是我院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的重要史料和證據(jù)，是我院檔案的重要組成部分。9、 會計(jì)檔案包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬薄、財(cái)務(wù)報(bào)告及其它會計(jì)資料。二、會計(jì)檔案的歸檔范圍（一）會計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證。（二）會計(jì)賬薄：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資料卡片、輔助賬簿等。（三） 財(cái)務(wù)報(bào)告類：月、季、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明。（四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊等。（五）移交檔案室保管的會計(jì)檔案原則上保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的檔案，檔案室應(yīng)會同會計(jì)部門經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。三、會計(jì)檔案可采用紙、磁、光盤、縮微膠片等方便使用，易于保管的10、價質(zhì)保存。原始憑證、票據(jù)、合同等具有法律效力的資料，應(yīng)保存紙質(zhì)檔案。四、會計(jì)檔案保管期限的劃分（一）會計(jì)檔案的保管期限分為永久、25年、15年、10年、5年、3年，具體見會計(jì)檔案保管期限表。（二）會計(jì)檔案保管期限，從檔案所屬年度終了后的次年一日算起。（三）使用計(jì)算機(jī)會計(jì)賬務(wù)核算數(shù)據(jù)和資料的磁盤、軟盤等，其保管年限與書面檔案相同，縮微的會計(jì)檔案資料的保管期應(yīng)按上述規(guī)定執(zhí)行。五、保管期限界滿的會計(jì)檔案，按下列程序銷毀。（一）由檔案管理部門會同會計(jì)部門編制檔案銷毀清冊；（二）主管領(lǐng)導(dǎo)在會計(jì)檔案銷毀清同上簽署意見；（三）應(yīng)由檔案管理部門、會計(jì)部門、監(jiān)審部門共同派人現(xiàn)場監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽章確認(rèn)。六、11、保存期限已滿的會計(jì)檔案，如尚有未了的債權(quán)，債務(wù)或涉及未結(jié)案件，應(yīng)待債權(quán)、債務(wù)和案件結(jié)束，再按規(guī)定銷毀。七、會計(jì)檔案整理移交程序。會計(jì)檔案由會計(jì)部門確定一名會計(jì)兼職管理現(xiàn)行檔案并做好平時的立卷工作，由會計(jì)部門保管一年后，連同編制的各種目錄一式二份移交檔案室，檔案室收到檔案后進(jìn)行檢查、驗(yàn)收、裝盒、上架、入庫保管。八、分類保管永久保存及定期保存的全部會計(jì)檔案。以上會計(jì)檔案的管理按照財(cái)政部、國家檔案局（財(cái)會字【1998】32號）會計(jì)檔案管理辦法執(zhí)行。檔案管理制度一、凡屬本單位歸檔范圍的各種文件材料，必須依照法律法規(guī)的規(guī)定向檔案部門移交，并實(shí)行集中統(tǒng)一保管。二、按照文書、科技、會計(jì)檔案及其他類別檔案的不12、同特點(diǎn)及載體的差異，應(yīng)當(dāng)采用不同的形式和方法保管，將庫房溫度控制在檔案保護(hù)要求范圍內(nèi)。三、檔案庫房管理要做好防火、防盜、防光、防霉、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防有害氣體等方面工作，確保檔案安全。四、定期做好檔案鑒定工作，對保管期滿的檔案應(yīng)編制銷毀清冊，檔案鑒定小組提出鑒定意見，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，統(tǒng)一監(jiān)銷。五、保持庫房清潔，適時對檔案資料進(jìn)行檢測、清理、核對工作；如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)當(dāng)立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，對破損或蛻變檔案應(yīng)及時搶救。六、檔案及有關(guān)檔案資料的接收、移交等，要嚴(yán)格履行交接手續(xù)及審批制度。整理歸檔制度一、按照檔案法律法規(guī)和國家檔案局有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，分別列出各種門類檔案材料歸檔與不歸13、檔范圍。二、凡屬文書、科技、會計(jì)等各門類檔案歸檔范圍內(nèi)的文字材料、圖標(biāo)、聲像、照片等，分別由具體承辦的文書處理部門和業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集，并按有關(guān)要求整理歸檔。三、各種文件材料歸檔整理時間要求，除有特殊規(guī)定者外，均應(yīng)當(dāng)在翌年四月底前完成。四、確保檔案安全、完整，并保持歸檔文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，因公外出人員所帶回的文件、資料等，應(yīng)按規(guī)定予以歸檔保存，不允許據(jù)為已有。五、注重歸檔文件質(zhì)量，做到分類合理，裝訂規(guī)范，編號準(zhǔn)確，字跡美觀。庫房管理制度一、檔案管理人員應(yīng)對所管庫房的全部檔案的安全負(fù)責(zé)。嚴(yán)格按照黨和國家有關(guān)檔案安全和保密的規(guī)定，維護(hù)檔案的完整與安全，嚴(yán)守崗位，履行職責(zé)。二、搞好庫房門、窗的密封14、，檔案柜要關(guān)閉、上鎖。嚴(yán)禁易燃、易爆、有腐蝕性物品和有害氣體進(jìn)入庫內(nèi)，未經(jīng)允許，非本室工作人員不得進(jìn)入庫房。三、檔案庫房應(yīng)做到“十防”。即防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲、防霉、防有害氣體、防光、防塵。經(jīng)常保持庫房清潔、整齊、通風(fēng)良好，庫內(nèi)不得存放任何雜物，工作人員要脫鞋入庫，每星期對地板進(jìn)行一次干擦，每月進(jìn)行一次庫內(nèi)除塵，每季檢查一次防蟲情況。四、嚴(yán)格控制庫房的溫濕度。堅(jiān)持做好每天的溫濕度記錄，按時調(diào)節(jié)庫房內(nèi)溫濕度，力求將庫內(nèi)溫濕度控制在規(guī)定的范圍內(nèi)。五、入庫檔案應(yīng)保持整齊，排列有序，便于查找。每半年對照目錄，分類分柜清點(diǎn)，確保檔、冊、卡相符，如有不符，應(yīng)及時查明原因。六、每天下班前應(yīng)檢查庫內(nèi)15、庫外門窗、箱、柜和電器設(shè)備的關(guān)閉與上鎖情況，處理好不安全隱患。保密制度一、嚴(yán)格遵守保密法、檔案法。二、不因工作以外的原因，打聽國家秘密或案件情況。三、不在公共場所和家屬、子女、親友面前談及國家機(jī)密。四、不在私人交往中泄露國家秘密和案件情況。五、不私自抄錄、復(fù)印秘密文件、資料。六、不攜帶秘密文電和案卷到宿舍和公共場所。七、不用普通電報(bào)和無線電話傳遞國家機(jī)密事項(xiàng)。八、不用明碼電報(bào)和不加密傳真機(jī)傳輸秘密文件。九、不在個人著作和文章中引用國家秘密。十、發(fā)現(xiàn)失、泄密問題要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并采取補(bǔ)救措施，防止擴(kuò)散。檔案利用制度一、檔案提供利用，須嚴(yán)格遵守保密制度，不能隨意離開查閱室；外單位來查閱未開放檔案的，除持有單位介紹信外，還須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。二、未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄錄、復(fù)制檔案，不準(zhǔn)涂改、劃圈、折疊、撕毀和拆散檔案材料；不得擅自擴(kuò)大查閱范圍；查閱檔案場地不準(zhǔn)吸煙、喝茶。三、未經(jīng)許可，非檔案工作人員不得進(jìn)入檔案庫房查找檔案。四、檔案工作人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)開發(fā)利用檔案資源的需要，編制適用的檢索工具和參考資料，為檔案利用創(chuàng)造條件，簡化程序，力爭主動搞好服務(wù)。五、做好檔案利用登記和效果記錄，搞好信息反饋，及時總結(jié)檔案利用的經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)檔案管理工作的不斷深化。