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1、公司設計咨詢部文件收發部門例會管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 設計咨詢部管理制度本制度的制定目的是為了提高部門工作效率，規范工作程序，加強文件資料管理。設計咨詢部員工除了日常應遵守公司的各項規章制度，努力、勤奮、積極主動工作，培養良好的工作習慣之外，根據部門工作的特殊性，還應嚴格執行設計部內部管理制度，所有規定如與公司制度抵觸，以公司制度為準。同時也希望部門員工在執行中，提出意見和好的建議，為公司為部門的工作獻計獻策，制度具體內容如下：一.項目負責人制度1. 實行項目負責人制度，項目負責人根據項目總控計劃，2、制定項目設計管理的詳細計劃，并確保執行。2. 項目負責人負責主導項目的設計工作，協調項目現場及設計的各項事宜，并承擔相應的管理責任。3. 項目負責人負責組織設計單位向項目管理部、監理單位、施工單位等單位和部門進行設計交底，及時處理施工階段設計變更。4. 項目負責人負責認定和審核現場發生的設計變更，組織各專業工程師對設計方案進行優化設計，各專業工程師應積極配合。5. 項目負責人拿到設計圖紙后，組織各專業工程師進行圖紙審查工作，負責匯總各專業圖紙問題，并督促設計單位及時提供工程變更圖紙，按程序進行報批，各專業工程師應積極配合項目負責人工作。二.文件收發管理制度1. 所有與項目部的往來文件均應由資料3、員統一發送或接受，資料員必須做好收發文登記。2. 所有來文（包括設計院洽商、公司內部文件、傳真）必須先交到資料員處，資料員初審后把文件遞送給相關專業人員。3. 所有往來文件、圖紙、傳真等均是部門內重要的設計依據和資料，應妥善保管，資料員存檔不允許外借或遺失。4. 所有未按照程序直接交給當事人或其他工程師的文件，當事人應拒絕接收并向傳遞人員解釋，所有不遵守規定的擅自接收文件的人員，部門不對其個人行為負責，如造成公司損失的，應由當事人個人承擔。5. 需要轉發的文件，應在收到文件后，經部門負責人審核批準后立即發出。6. 發送任何文件必須經部門負責人審核簽字后，方可交給資料員統一發出，任何人不得私自簽4、發文件，未經部門負責人簽發的文件，均視為無效，發生的一切后果由個人承擔。7. 文件應在部門負責人簽發后當天發放，如有問題未能按時發放，須經部門負責人同意后向接受部門說明延遲原因。8. 所有往來文件資料員應認真分類、編號、存檔。三.來文審閱執行制度1. 專業人員收到文件時，應認真閱讀文件，承擔相應的工作和責任，并簽字確認。2. 文件聯系單的負責人，收到文件后應認真審閱并于2天內回復或執行文件要求內容，完畢后向部門負責人匯報具體執行情況，實行2天內向部門負責人回復制度，如遇到困難須及時向部門負責人反應。3. 所有給各個部門、單位的意見或問題，均應以書面文件形式提出，盡量杜絕打電話、口頭通知的形式。5、4. 如遇特殊要求，文件的負責人應認真審閱、備注要求，并按要求嚴格執行，如不能及時完成，應向部門負責人說明原因。5. 文件傳閱后，應返回資料員處保存，不得外借。四.變更洽商審核執行制度1. 有關設計修改的文件只有設計變更通知單以及設計修改洽商單兩種，其他任何有關修改的文件均不能簽發。注：設計變更通知單是由于甲方主動要求或由于施工存在問題，而由施工單位提出，經甲方及設計單位同意的修改，由施工單位為主動方要求進行的修改。設計修改洽商單是由于設計錯誤，由設計單位為主動方要求進行的修改。2. 所有涉及設計變更的文件應首先遞交到資料員處，由資料員簽收和分發給相關專業人員審閱。3. 專業工程師收到變更文件6、后，認真審核內容是否符合相關要求，編寫設計管理工作聯系單，寫明變更原因，交部門負責人簽字后方能生效，由資料員掃描留底備案，同時發送給相關單位。4. 任何私自填寫簽發或口頭答應施工單位的設計變更均為無效，如果由此發生的任何問題由簽發人或口頭應承人自行承擔。聯系單編號方式為：DMC-XXX-XXX-XXX 設管 項目 年份 編號五.圖紙審核發放制度1. 所有設計單位完成的圖紙應由資料員轉交給項目負責人，由項目負責人組織各專業工程師進行審核工作。2. 專業工程師收到圖之后，必須盡快對圖紙進行技術審核，原則上審圖時間不應超過一周。3. 圖紙審核完畢后應立即將圖紙中問題進行整理，匯同審圖意見填寫設計管理7、圖紙審核意見，返回給設計單位修改，并跟蹤設計單位的回復修改意見。4. 審核后的圖紙由項目負責人編寫工作聯系單，部門負責人簽字后，由資料員存檔并分發施工現場和其他單位。5. 圖紙發放的聯系單應該明晰發放圖紙的內容、作用以及所替代的圖紙，避免圖紙發放程序上的混亂。填寫原則如下：如果為新圖，只用填寫圖紙內容，即圖紙設計的專業，圖紙編號、份數。如果為修改圖，必須填寫修改原因，以及新圖所代替的圖紙及相關編號。六. 圖紙資料管理制度1. 資料員均應認真按項目、發文單位、時間、專業等順序分類保管資料，便于工程師查找。2. 所有資料員保管的的圖紙原則上不外借，能復印的復印，特殊情況的填寫借閱單。3. 審閱完的8、圖紙應及時整理歸檔，不應超過2天。七.部門例會制度1. 每月初進行一次較正式的部門例會，其他研討小會自行安排，資料員負責預定二樓會議室，由部門負責人邀請公司其他領導參加。2. 各專業工程師做好本月工作總結及下月工作安排，重點突出工作中的重點難點及對以后工作的一些建議。3. 資料員負責做好會議記錄，并于會后2天內形成會議紀要，傳閱給各參會人員。4. 部門負責人可根據實際工作需要和公司整體工作計劃中途調整每個專業工程師的工作計劃和內容，專業工程師應服從公司和部門負責人的安排，如有異議，可與部門負責人提出意見。八.外出登記制度1. 部門員工因公外出辦事，應提前與部門領導溝通，并在工作群里說明事由；出9、差需要預支備用金的，應按公司流程申請，出差費用報銷應符合公司報銷流程；申請公車出差的，由資料員在OA辦公系統上申請。2. 部門員工因私外出或不能上班，應征得部門負責人同意后，在OA系統上走請假流程，并在工作群中說明請假事由。設計管理圖紙審核意見 方案 初設 施工圖 第 頁共 頁工程名稱編號WTDMC-XX-XX-XX專業名稱設計人 校對 圖號審 核 意 見備注簽署及日期經辦人負責人審核人日期2017-08-21xxx項目設計管理工作聯系單項目名稱編號WTDMC-XXX-XXX-XXX主送收件人：電話：抄送主題XXX有限公司設計管理中心 年 月 日相關要求緊急 請回復 請辦理 請轉告周知 其他經辦人部門負責人簽發人