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1、軟件公司文書管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 第一章 總 則第一條 為確保公司的文書事務(wù)正常順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，特制定本制度。第二條 本制度所指文書，包括以下內(nèi)容：1、 高層決策文件以及對(duì)基層下達(dá)的文件2、 會(huì)議文件、紀(jì)要與傳閱文件3、 公司規(guī)定的各項(xiàng)基本制度4、 業(yè)務(wù)工作往來(lái)公文、信件、傳真5、 公司購(gòu)置的圖書、報(bào)刊、雜志第三條 全部文書歸公司所有并收藏，任何個(gè)人不得占有。第四條 必須嚴(yán)格保守公司文件的機(jī)密。第五條 凡公司重要事宜的指示、請(qǐng)示、匯報(bào)、報(bào)告、傳達(dá)、答復(fù)等等，一律以書面形式進(jìn)2、行。第六條 文件的起草、領(lǐng)取與寄送，原則上由公司行政部負(fù)責(zé)。第二章 文件的起草第七條 凡公司內(nèi)的公務(wù)文件，除有特殊規(guī)定外，一律依照本制度制作。發(fā)往公司以外的文件除有特殊規(guī)定外，也適用本制度。第八條 公務(wù)文件應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，一事一議，語(yǔ)言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。第九條 文件的起草必須征得主管同意，并且在主管有了明確的決定之后進(jìn)行。文件起草只是一個(gè)“文書化”的過(guò)程與結(jié)果。第十條 文件上應(yīng)有公司制發(fā)單位規(guī)定的編碼，還應(yīng)標(biāo)明與此份文件有關(guān)的關(guān)鍵詞及復(fù)文文件的號(hào)碼和年月日，以便處理。第十一條 在文件有必要加蓋公司印章時(shí)，須經(jīng)主管同意批準(zhǔn)后，去印章保管員處申請(qǐng)加蓋公司印章。第十二條 公文印章加印在發(fā)文日期中間。第十3、三條 制作文件的用紙，除特殊情況外，原則上采用A4規(guī)格。第十四條 保密文件注明密級(jí)。第十五條 附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序號(hào)、標(biāo)題。第十六條 文件書寫需符合公文種類，使用規(guī)范格式，詳見(jiàn)附表1。第三章 文件的簽發(fā)第十七條 公司文件按類別分為公司經(jīng)營(yíng)管理類文件，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)檔案類文件，組織人事檔案類文件，普通文件等。第十八條 公司經(jīng)營(yíng)管理類文件（如公司股東會(huì)議文件、決策委員會(huì)文件、執(zhí)委員會(huì)文件、行政人事任免調(diào)整通知、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃書、合同書、公司制定的規(guī)章制度等）原則上由行政辦公室起草，公司董事長(zhǎng)或總經(jīng)理審核簽發(fā)。 第十九條 公司類財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)檔案文件（如年度決算報(bào)告，軟件注冊(cè)證等業(yè)務(wù)用公文等）由財(cái)4、務(wù)部門起草，公司董事長(zhǎng)或總經(jīng)理審核簽發(fā)。第二十條 公司組織人事檔案類文件（如短期勞動(dòng)協(xié)議書、勞動(dòng)合同書、保密合同等）由行政辦公室起草，公司董事長(zhǎng)或總經(jīng)理審核簽發(fā)。第二十一條 公司普通文件（如部門提案、會(huì)議紀(jì)要、通知、申請(qǐng)等）由各部門負(fù)責(zé)起草、辦公室審核編號(hào)，部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。第二十二條 文件的署名按下列規(guī)定進(jìn)行：1、 公司內(nèi)文件，一般往來(lái)文件只需主管署名；單純的上報(bào)文件，或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文件，只需部門署名；重要文件，按責(zé)任范圍由董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、常務(wù)董事署名，或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。2、 對(duì)外文件，如合同書、責(zé)任狀、回執(zhí)、公告等重要對(duì)外文件，一律署董事長(zhǎng)職務(wù)與姓名。如果是董事5、長(zhǎng)委托事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名。第二十三條 文件經(jīng)審核、簽發(fā)，由行政辦公室校對(duì)無(wú)誤后方能復(fù)印、蓋章。第四章 文書的收發(fā)第二十四條 公司所有文書的收發(fā)管理工作均由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。第二十五條 收發(fā)業(yè)務(wù)范圍包括：文件、郵件、報(bào)刊、信件、傳真的發(fā)送、登記，以及特殊文件資料的遞送。第二十六條 文書由行政辦公室指定專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。第二十七條 簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文書的要求報(bào)送給有關(guān)部門和人員，不得積壓遲誤，屬于急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。第二十八條 對(duì)于貴重物品、匯款、郵包，要進(jìn)行專門登記，并由個(gè)人簽字領(lǐng)取。收件登記表詳見(jiàn)附表2。第二十九條 寫明各部門或個(gè)人收啟的，如系公文應(yīng)主動(dòng)送行政部登記處理6、。第三十條 未經(jīng)登記的文書材料，不得先行使用、閱讀。第一節(jié) 文件管理第三十一條 公司文件分為電子文檔和紙質(zhì)文稿兩種形式，按其重要性和機(jī)密程度，由行政辦公室確認(rèn)以一種或兩種形式發(fā)放，分類處理和歸檔，保存?zhèn)洳椤５谌l 不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文件屬于機(jī)密文件，核稿人應(yīng)注明“保密”字樣，并請(qǐng)示簽發(fā)人，確定報(bào)送范圍。機(jī)密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。第三十三條 普通文件無(wú)秘級(jí)，可在公司員工層內(nèi)部流通，供員工參考。第三十四條 文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)專送或郵寄。送件人應(yīng)將文件名稱、報(bào)送日期、簽發(fā)部門（人）、接件人等事項(xiàng)登記在冊(cè)備查，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。機(jī)密文件應(yīng)由專人按核定的范圍報(bào)送。文7、件發(fā)放登記表見(jiàn)附表3。第三十五條 有必要在各部門傳閱的文件，必須附上“文件閱辦登記表”，按規(guī)定欄目填寫，并最終交還文件管理人。文件閱辦登記表見(jiàn)附表4。第三十六條 個(gè)人不得保存公司文件，借閱文件應(yīng)及時(shí)歸還，調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件清理移交。第三十七條 對(duì)于公司領(lǐng)導(dǎo)做出指示的文件，行政辦公室應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。第三十八條 下發(fā)的與部門有關(guān)的文件，在處理意見(jiàn)上如果存在分歧，應(yīng)上報(bào)或請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，由上級(jí)裁決。第二節(jié) 圖書管理第三十九條 公司對(duì)所有購(gòu)置的圖書資料進(jìn)行統(tǒng)一管理。凡公司內(nèi)各部門購(gòu)買的圖書，均需到行政辦公室登記編目，備案后方能允許借閱。第四十條 員工購(gòu)買業(yè)務(wù)類應(yīng)用書籍需公司報(bào)銷的，應(yīng)遵循公司圖8、書管理的統(tǒng)一流程。第四十一條 購(gòu)書人須提出申請(qǐng)，提供所購(gòu)書籍明細(xì)單，由部門經(jīng)理簽字；第四十二條 圖書管理員審核公司是否已有此類書籍；第四十三條 購(gòu)書人攜所購(gòu)書籍及發(fā)票到行政辦公室辦理入庫(kù)登記（內(nèi)容包括書名、價(jià)格、購(gòu)書人簽字）；第四十四條 行政辦公室根據(jù)購(gòu)買圖書資料發(fā)票逐一登記、編號(hào)、加蓋公章。第四十五條 圖書借閱時(shí)限為1個(gè)月，借書人應(yīng)在期限內(nèi)及時(shí)歸還圖書；如需續(xù)借，到行政辦公室辦理續(xù)借手續(xù)；第四十六條 圖書歸還時(shí)要完好無(wú)缺，如圖書有損壞則由借書人按損壞程度賠償；第四十七條 圖書為公司的公共財(cái)產(chǎn)，不得據(jù)為己有。第五章 文件的存檔與廢除第四十八條 公司經(jīng)營(yíng)管理類文件的存檔、編輯與廢除工作原則上由行政辦公室辦理。第四十九條 文件在結(jié)辦后3天內(nèi)，交行政部專職人員歸存。第五十條 文件的存檔應(yīng)按照文件的編號(hào)進(jìn)行分類編輯歸檔。 第五十一條 按年度計(jì)，年底將重要的、經(jīng)整理編號(hào)的文件按類別進(jìn)行匯總，裝訂成冊(cè)，存入檔案。第五十二條 保存期限按下列規(guī)定確定：1、 永久保存。凡屬于規(guī)則、指令、決議及人事勞資文件，都?xì)w為“永久保存”文件。2、 保存五年。沒(méi)有必要永久保存的文件，保存期從編輯日起算，可保存五年。第五十三條 保存期滿或者在保存期內(nèi)沒(méi)必要繼續(xù)保存的文件，應(yīng)及時(shí)予以廢除或銷毀。廢除必須經(jīng)有關(guān)部門合議，報(bào)董事長(zhǎng)認(rèn)可，由行政辦公室予以登記執(zhí)行。