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1、實(shí)業(yè)公司會(huì)議管理制度附簽到表編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 第一章 總 則第一條 為提高公司各項(xiàng)辦公會(huì)議的工作效率，規(guī)范各類會(huì)議的組織工作和議事程序，進(jìn)一步提高會(huì)議質(zhì)量和效率，特制定本制度。第二條 公司會(huì)議包括： 公司年度經(jīng)營會(huì)議； 公司周例會(huì)； 部門內(nèi)部會(huì)議； 專題會(huì)議（包括：財(cái)務(wù)、行政人事、工程、銷售）； 公司臨時(shí)性召集的會(huì)議。第三條 行政人事部為會(huì)議事務(wù)的管理部門，負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)的組織和管理及會(huì)務(wù)后勤服務(wù)。第二章 會(huì)議的安排第四條 公司會(huì)議召開具體安排如下表：會(huì)議名稱時(shí)間會(huì)議召集人/主持人參會(huì)人員會(huì)議主要內(nèi)容年度經(jīng)2、營會(huì)每年二、三月份總經(jīng)理全體員工 傳達(dá)公司年會(huì)精神； 年度工作總結(jié)及下年度工作計(jì)劃； 年度工作指標(biāo)分解及責(zé)任狀簽訂；公司周例會(huì)每周一上午11:00總經(jīng)理公司總經(jīng)辦及各部門負(fù)責(zé)人 各部門匯報(bào)上周工作總結(jié)，本周工作計(jì)劃，提出重點(diǎn)、難點(diǎn)及需要配合的事項(xiàng)； 總經(jīng)辦對(duì)各部門工作作出指示。營銷策劃及物業(yè)部例會(huì)每周四14:30-15:30銷售部及物業(yè)部經(jīng)理總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)及營銷策劃部門負(fù)責(zé)人 上周工作總結(jié)，本周工作安排； 當(dāng)周、月度計(jì)劃方案提擬； 解決、協(xié)調(diào)工作中存在的問題。工程專題會(huì)每周六14:00-17:00工程部經(jīng)理總經(jīng)辦及工程負(fù)責(zé)人。施工員、標(biāo)段負(fù)責(zé)人 上周工程實(shí)施進(jìn)展，本周工程計(jì)劃； 跨部門工作需協(xié)調(diào)與3、配合事項(xiàng)溝通； 解決工作中存在問題。臨時(shí)性會(huì)議根據(jù)工作需要主辦部門負(fù)責(zé)人會(huì)議相關(guān)人員工作匯報(bào)；專題工作討論；其他。備注：各部門內(nèi)部會(huì)議由各部門自行組織召開。第三章 會(huì)議的準(zhǔn)備和召開第五條 會(huì)議計(jì)劃與統(tǒng)籌 1、每月25日前，行政人事部應(yīng)與各部門協(xié)調(diào)確定下月計(jì)劃，統(tǒng)一報(bào)總經(jīng)辦審批后，匯同公司例會(huì)編制月度會(huì)議計(jì)劃表（見附表四），于月底前發(fā)放至各部門負(fù)責(zé)人。2、凡行政人事部已列入計(jì)劃的會(huì)議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時(shí)行政會(huì)議時(shí)，會(huì)議召集部門應(yīng)提前2天完成會(huì)議提擬和備案手續(xù)，并報(bào)請(qǐng)行政人事部調(diào)整會(huì)議計(jì)劃。未經(jīng)行政人事部同意，任何人不得隨意打亂正常會(huì)議計(jì)劃。3、會(huì)議安排的原則為：小會(huì)服從大會(huì)，局4、部服從整體，臨時(shí)會(huì)議服從例會(huì)。各類會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)椋耗甓冉?jīng)營會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議、公司周例會(huì)、公司臨時(shí)行政會(huì)議、部門會(huì)議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會(huì)議不受此限。 第六條 會(huì)議準(zhǔn)備 1、會(huì)議通知遵照以下規(guī)定：（1） 已列入月度會(huì)議計(jì)劃表的會(huì)議，月中無調(diào)整的，不再另行通知，由行政人事部/部門按計(jì)劃表直接通知與會(huì)人；（2） 屬下列情況之一者，按“誰提擬，誰通知”的原則進(jìn)行會(huì)議通知：A. 未列入月度會(huì)議計(jì)劃而臨時(shí)提擬的會(huì)議；B. 雖然已列入月度會(huì)議計(jì)劃，但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說明；C. 其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。（3）會(huì)議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對(duì)象為與會(huì)人、會(huì)5、務(wù)服務(wù)提供部門；（4）會(huì)議通知形式一般為電話通知。但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說明的會(huì)議，應(yīng)以會(huì)議通知單進(jìn)行書面通知（見附表一：會(huì)議通知單）；涉及多個(gè)部門和參加人數(shù)眾多的大型會(huì)議，主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃通知相關(guān)部門。2、會(huì)議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定：（1） 會(huì)議提擬部門應(yīng)提前做好會(huì)議資料（如會(huì)議議程議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會(huì)人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的組織工作；（2） 會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會(huì)場(chǎng)，布置會(huì)場(chǎng)，備好座位、會(huì)議器材、茶具茶水等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等；（3） 公司召開的公司級(jí)會(huì)議會(huì)務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口行政人事部負(fù)責(zé)6、，各部門自行召開的會(huì)議由部門制定人員負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)服務(wù)。（4） 公司周例會(huì)需各部門負(fù)責(zé)人提前將周工作計(jì)劃與總結(jié)發(fā)送電子檔至總經(jīng)辦郵箱，另發(fā)送電子版至行政人事部經(jīng)理郵箱備案，紙質(zhì)版簽字版提交至行政人事專員處存檔。（5） 部門在公司召開的會(huì)議需用公共會(huì)場(chǎng)的，應(yīng)向會(huì)議室管理部門行政人事部書面提出，由會(huì)議室管理部門行政人事部統(tǒng)籌安排（會(huì)議室申請(qǐng)單見附表二）。3、重大會(huì)議的籌備工作，重要或大型會(huì)議應(yīng)根據(jù)需要注意以下事項(xiàng)：（1） 確定主席臺(tái)人員、座次；（2） 會(huì)議資料；（3） 會(huì)場(chǎng)布置：主席臺(tái)、姓氏牌、會(huì)標(biāo)、話筒、座次、音樂、茶水、花飾；（4） 膳食：就餐時(shí)間、地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、菜單、酒水；（5） 住宿：人員、性別、7、住宿標(biāo)準(zhǔn)、地點(diǎn)；（6） 簽到處安排，簽到冊(cè)、會(huì)議安排通知；（7） 會(huì)議車輛安排；（8） 錄像、錄音、照相、紀(jì)念品；（9） 頒獎(jiǎng)儀式：大紅花、證書、錦旗、托盤等；（10） 禮儀工作：禮儀人員、禮服、綬帶；4、會(huì)議室管理（1） 會(huì)議結(jié)束后，各部門必須將電燈、空調(diào)、電子設(shè)備關(guān)閉，并通知行政人事部會(huì)議室使用完畢，且歸還投影儀遙控。（2） 發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)向行政人事部人員說明情況。5、會(huì)議組織1、 會(huì)議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。2、 會(huì)議主持人須遵守以下規(guī)定：（1） 主持人應(yīng)不遲于會(huì)前5分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，檢查會(huì)務(wù)落實(shí)情況，做好會(huì)前準(zhǔn)備。（2） 主持人一般應(yīng)于會(huì)議開始后，將會(huì)議的議題、議程、須解決問題及8、達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要的說明。（3） 會(huì)議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)行中的實(shí)際情況，對(duì)議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率。（4） 屬討論、決策性議題的會(huì)議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議作出結(jié)論。對(duì)須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時(shí)提交與會(huì)人表明意見；對(duì)未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。（5） 主持人應(yīng)將會(huì)議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人（部門）、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間等會(huì)后跟進(jìn)安排向與會(huì)人明確。3、 與會(huì)人須遵守以下規(guī)定：（1） 出席會(huì)議的人員必須按照到會(huì)，不得無故缺席或遲到，參會(huì)人員因故不能參加時(shí)應(yīng)指定其9、他人代替，并于會(huì)前告知會(huì)議主持人。（2） 會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。（3） 遵循會(huì)議主持人對(duì)議程控制的要求。（4） 屬工作部署性質(zhì)的會(huì)議，原則上不在會(huì)上進(jìn)行討論性發(fā)言。（5） 遵守會(huì)議紀(jì)律，與會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動(dòng)或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會(huì)人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請(qǐng)離開會(huì)場(chǎng)。（6） 做好會(huì)議紀(jì)錄，會(huì)后立即貫徹執(zhí)行或傳達(dá)會(huì)議精神。4、主持人為會(huì)議考勤的核準(zhǔn)人，考勤記錄由會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)。第四章 會(huì)后工作的落實(shí)第七條 會(huì)議記錄1、 公司各類會(huì)議均應(yīng)以專用記錄本進(jìn)行會(huì)議記錄。2、 公司級(jí)會(huì)議由行政人事部安排專人完成，其他部門會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議等由會(huì)議主持人安排專人完成。3、 會(huì)議記10、錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定：(1) 以專用會(huì)議記錄本做好會(huì)議的原始記錄及會(huì)議考勤記錄，根據(jù)需要整理會(huì)議紀(jì)要。(2) 會(huì)議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。(3) 會(huì)議原始記錄應(yīng)于會(huì)議當(dāng)日、會(huì)議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報(bào)會(huì)議主持人審核簽發(fā)。(4) 做好會(huì)議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時(shí)將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的會(huì)議簽到表的考勤記錄報(bào)考勤人員。4、 下列情況下，應(yīng)整理會(huì)議紀(jì)要：(1) 年度經(jīng)營會(huì)；(2) 總經(jīng)理辦公會(huì)議；(3) 公司周例會(huì)；(4) 須會(huì)后對(duì)會(huì)議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會(huì)議；(5) 其它主持人要求整理會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議。5、 會(huì)議紀(jì)要按公司流程核定簽批后下發(fā)執(zhí)行，發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類11、臨時(shí)行政會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要須報(bào)行政人事部一份存檔備查。第八條 會(huì)議跟進(jìn)1、 會(huì)議決議、決策事項(xiàng)須會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)的，遵照“誰組織，誰跟進(jìn)”的原則；會(huì)議主持人另有指定的，從主持人指定。2、 年度經(jīng)營會(huì)、公司周例會(huì)的會(huì)后跟進(jìn)工作原則上由行政人事部落實(shí)，總經(jīng)辦另有指定的，由指定人員落實(shí)。3、 會(huì)議跟進(jìn)的依據(jù)以會(huì)議原始記錄及會(huì)議紀(jì)要為準(zhǔn)。4、 與會(huì)人員和工作人員，對(duì)會(huì)議內(nèi)容及會(huì)議材料負(fù)有保密和保管責(zé)任，不得造成失密事故。重大會(huì)議結(jié)束后須將會(huì)議材料、文件退還會(huì)議行政人事部。第九條 獎(jiǎng)懲1. 所有參加會(huì)議的人員在會(huì)議規(guī)定召開時(shí)間后5分鐘內(nèi)無故未到的，計(jì)為遲到。未經(jīng)主持人同意在會(huì)議召開結(jié)束前5分鐘提前離開會(huì)場(chǎng)的，計(jì)12、為早退。遲到、早退每次處10元的罰款。2. 凡必須參加會(huì)議人員未經(jīng)請(qǐng)假擅自不參加會(huì)議或請(qǐng)假未批準(zhǔn)而不參加會(huì)議的，計(jì)為缺席。無正當(dāng)理由缺席每次處以20元的罰款。3. 參會(huì)人員參會(huì)前應(yīng)將手機(jī)調(diào)成靜音模式，會(huì)議期間嚴(yán)禁接打私人電話，如因工作原因確需打電話的，應(yīng)向主持人請(qǐng)假，如無重大事項(xiàng)需在5分鐘內(nèi)結(jié)束通話繼續(xù)開會(huì)，違者每次處以20元罰款。4. 凡因通知原因造成應(yīng)參加會(huì)議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達(dá)人承擔(dān)。5. 所有罰款記入員工樂捐箱，作為組織員工活動(dòng)的特別經(jīng)費(fèi)。第五章 附 則第十條 本制度于 年 月 日發(fā)布，并自發(fā)布之日起施行，由*實(shí)業(yè)有限公司負(fù)責(zé)解釋及修訂。附件一 會(huì)議通知單會(huì)議通知單會(huì)議議題會(huì)議時(shí)間 會(huì)議地點(diǎn)參加人員主持人備注附件二 會(huì)議室申請(qǐng)單會(huì)議室申請(qǐng)單會(huì)議議題會(huì)議時(shí)間 會(huì)議地點(diǎn)參加人員主持人需配合的會(huì)務(wù)事宜申請(qǐng)人： 申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人： 行政人事部：附件三：會(huì)議簽到表會(huì)議簽到表會(huì)議議題：會(huì)議時(shí)間：參加人員： 簽字確認(rèn)：序號(hào)公司/部門姓名序號(hào)公司/部門姓名123456789101112131415附表四：月度會(huì)議計(jì)劃表序號(hào)內(nèi) 容主持人部門負(fù)責(zé)人會(huì)議時(shí)間參會(huì)人員備注123456789101112131415161718制表人： 行政人事部負(fù)責(zé)人： 總經(jīng)辦：