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1、 集團公司會議準(zhǔn)備及記錄管理制度附表編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 公司會議管理制度第一章 總 則第一條 本制度中會議指的是，在公司經(jīng)營管理過程中因縱向、橫向協(xié)調(diào)溝通的需要，或者是針對公司運作過程中所出現(xiàn)的問題而召開的各種會議。第二條 本制度適用于公司及各部門的工作會議和專項會議，如公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會、總經(jīng)理辦公會、公司產(chǎn)銷計劃會、部門例會、各種專項會議等。第三條 制訂本制度的目的是指導(dǎo)和規(guī)范公司經(jīng)營管理會議的運作，目的在于改進公司會風(fēng)，提高會議質(zhì)量，減少會議數(shù)量、縮短會議時間。公司決策層如董事會和決策委員會等的會議2、按照公司章程和單項有關(guān)制度或條例執(zhí)行。第二章 召開會議應(yīng)遵循的基本原則第四條 會議的召開須遵循下面幾個基本原則：1 一致性原則。公司的經(jīng)營管理會議討論的原則或議題須同公司現(xiàn)行制度保持一致性，遵循制度所規(guī)定的準(zhǔn)則或者同制度構(gòu)成一個完整的體系。其它制度包括：公司章程、公司的考評制度、公司的報酬制度、公司的業(yè)務(wù)運作流程、公司的工作報告制度等以及其它制度和規(guī)章。2 流程化原則。對于特定的會議類型，制定相應(yīng)的運作流程，按照一定的模式進行，做好必要的準(zhǔn)備工作，以便總經(jīng)理對所有公司內(nèi)部所召開的經(jīng)營管理會議進行有效的指導(dǎo)和控制。3 有效性原則。每一次所召開的公司經(jīng)營管理會議都應(yīng)該達到的預(yù)定的效果，絕對不能“會3、而不議，議而不果”。在召集會議前，應(yīng)通知與會者有關(guān)會議的議題、是否要求其發(fā)言等。每次會議只通知與會議議題有關(guān)的人員出席。4 節(jié)約性原則。會議的召開應(yīng)該遵循節(jié)約性原則，時間要安排得恰當(dāng)有效。會議的主持人根據(jù)會議的內(nèi)容以及重要程度將有關(guān)事項在會議召開之前界定好。主持人和發(fā)言人的時間也應(yīng)有所限定。5 求同存異原則。會議上應(yīng)該允許不同意見的出現(xiàn)，要讓持有不同意見的人暢所欲言。關(guān)于一般的問題，可以采納少數(shù)服從多數(shù)的原則，但對于事關(guān)重大或比較嚴肅的議題，則應(yīng)采納智者的意見。6 民主集中原則。會議討論議題，應(yīng)本著集思廣益的原則，鼓勵與會者充分參與討論，由會議主持人將集體的意見集中在一起，形成會議共識。7 會4、議備檔原則。對于會議過程中所出現(xiàn)的所有重要事情，特別是經(jīng)營管理的一些原則問題的討論，都應(yīng)該記錄下來，以備查閱，作為公司日后工作的參考資料。第三章 會前準(zhǔn)備第五條 公司召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口辦公室負責(zé)。各部門召開會議需用公司會議室的，應(yīng)向辦公室書面提出，由辦公室統(tǒng)籌安排。第六條 會議召集人在會議召開5日前將會議的主題、地點、時間和對與會者的要求等下發(fā)或通知所有與會者。第七條 會議主持人和與會人員都應(yīng)在會議召開3日前做好有關(guān)準(zhǔn)備工作，包括擬好會議提案、匯報總結(jié)提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草案等。記錄人根據(jù)會議通知和與會者的會前準(zhǔn)備資料在會議召開2日前擬定會議議程交會議召集人審核5、。第八條 所有與會者都應(yīng)該遵守公司的會議制度，不遲到，不早退，不無故缺席。因為特殊原因不能完整地參加會議的與會者，應(yīng)提前向會議召集人說明情況，并且將自己的觀點盡量用書面的形式轉(zhuǎn)達給會議召集人，由會議召集人代為表達。第九條 會議的基本人員應(yīng)該包括：召集人，與會者，記錄員。會議原則上應(yīng)由召集人主持，也可由召集人指定他人代為主持。第四章 會議組織及要求第十條 會議組織遵照“誰主辦，誰組織”的原則。第十一條 會議主持人須遵守以下規(guī)定：1 主持人應(yīng)不遲于會前5分鐘到達會場，檢查會務(wù)落實情況，做好會前準(zhǔn)備。2 主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決的問題及目標(biāo)、議程推進中應(yīng)注意的問題等，進行6、必要的說明。3 會議進行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進及會議效率。4 屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。5 主持人應(yīng)將會議議決事項付諸實施的程序、實施部門、達成標(biāo)準(zhǔn)和完成時限等會后跟進安排向與會人員明確。第十二條 參會人員須遵守以下規(guī)定：1 應(yīng)準(zhǔn)時到會，并在會議簽到表上簽到；2 準(zhǔn)確、充分地表達自己的立場，會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題；3 會議討論過程中，與會者應(yīng)注意7、文明用語。4 遵循會議主持人對議程控制的要求；5 屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進行討論性發(fā)言；6 遵守會議紀律，與會期間應(yīng)將手機調(diào)到振動或?qū)⑹謾C呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場；7 做好本人的會議紀錄。第五章 會議記錄第十三條 公司各類會議均應(yīng)設(shè)專用記錄本進行會議記錄并由會議召集人確定專人負責(zé)記錄。會議記錄應(yīng)遵守以下規(guī)定：1 以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀要；2 會議記錄應(yīng)堅持實事求是的原則，盡量采用實錄風(fēng)格，確保記錄的原始性，記錄員應(yīng)署名；3 對會議已議決事項，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣；4 會議原8、始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀要最遲不遲于會議后2個工作日呈報會議主持人審核簽名；5 負責(zé)會議考勤記錄，并報會議主持人核準(zhǔn)；6 做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的會議簽到表的考勤記錄報考勤人員。第十四條 會議紀要和會議記錄的發(fā)放、傳閱、歸檔：1 公司級會議紀要的發(fā)放或傳閱范圍由會議主持人確定，并由辦公室存檔備查，按年度移交公司檔案室。2 各部門的會議記錄，由本部門常設(shè)會議記錄員負責(zé)日常歸檔、保管；3 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄，其調(diào)閱應(yīng)嚴格按照公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第六章 會議精神的督辦及執(zhí)行第十五條 會議跟進 1 會議決議、決策事項9、需要會后跟進落實的，按照部門職責(zé)分工由主辦部門跟進落實，會議主持人另有指定的，從主持人指定； 2 會議跟進的依據(jù)以會議決議、紀要及會議原始記錄為準(zhǔn)； 3 辦公室負責(zé)會議議定事項的督辦和催辦，定期檢查會議決議、紀要及會議記錄及落實情況，并將督辦和催辦情況報告會議主持人，并將作為考核當(dāng)事人工作的依據(jù)； 4 部門會議的跟進落實、督促檢查工作由各部門自行安排。第七章 會議紀律和要求第十六條 公司級會議的保密 1 與會人員要嚴格遵守保密紀律，不得將會議內(nèi)容、討論的有關(guān)情況向外泄露。 2 會議議決事項，應(yīng)嚴格保密，除按規(guī)定履行職責(zé)需要外，與會人員不得外傳會議討論和議決情況。 3 故意泄漏、傳播會議有關(guān)情況10、的，視負面影響的大小作出相應(yīng)處罰。第十七條 管理權(quán)責(zé)和處罰1 辦公室負責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。2 會議主辦部門負責(zé)會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。3 遲到、早退、缺席（1） 遲到：參會人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi)未到的，計為遲到；（2） 早退：凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議結(jié)束前5分鐘提前離開會場的，計為早退;（3） 缺席：凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準(zhǔn)而不參加會議的，計為缺席。第十八條 處罰1 無正當(dāng)理由遲到、早退每次處10元的罰款；2 無正當(dāng)理由缺席每次處以20元的罰款；3 凡因通知原因造成應(yīng)參加會議人員遲到或缺席的，以上11、處罰由傳達人承擔(dān)。4 以上處罰由會議記錄人將召集人簽字確認的會議記錄出勤記錄交人力資源部從工資扣除。第八章 附則第十九條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。第二十條 本制度由辦公室負責(zé)解釋。第九章 會議運作流程第二十一條 根據(jù)本制度的總則和基本要求，會議的召開應(yīng)遵行下面的流程：會議運作流程工作標(biāo)準(zhǔn)編號： 編制日期： 重要步驟工作內(nèi)容的簡要描述重要輸入重要輸出相關(guān)文件A1會議召集人在會議召開5日前將會議的主題、地點、時間和對與會者的要求等擬定成會議通知，交指定會議記錄人下發(fā)。會議通知會議通知會議管理制度C1OA下發(fā)會議通知，并手機短信提示手機提示短信B2與會者根據(jù)會議通知要求，擬定會前準(zhǔn)備資料，并在開會312、日前交會議記錄人。會前準(zhǔn)備資料C2記錄人按時收集會前準(zhǔn)備資料，并提醒與會者提交資料。提醒電話C3記錄人根據(jù)會議通知和與會者的會前準(zhǔn)備資料在會議召開2日前擬定會議議程交會議召集人審核。會議議程草案A3審核會議議程。ABC4參會者提前5分鐘進入會場簽到。簽名A5會議主持人（召集人）宣布會議開始，宣讀會議議程、布置任務(wù)或下達指令。AB5會議討論過程中，與會者應(yīng)注意文明用語。發(fā)生爭執(zhí)時，會議主持人應(yīng)該采取恰當(dāng)?shù)姆绞竭M行協(xié)調(diào)。A7由主持人（召集人）對會議進行總結(jié)。B7會議效果與主持人（召集人）對會議的準(zhǔn)備及過程的把控有很大關(guān)系，為保證會議效果，提高會議質(zhì)量；與會者在會議結(jié)束后需對會議效果進行不記名評價或13、表決，評價或表決內(nèi)容只有兩項：務(wù)實、務(wù)虛；或者好、不好。如采取表決方式進行時主持人（召集人）需回避，最后由記錄人在會場將會議效果的統(tǒng)計結(jié)果用百分比的形式告知所有與會人員包括主持人（召集人）。會議效果的統(tǒng)計結(jié)果C7會議記錄人應(yīng)堅持實事求是的原則，記錄會議議題、出勤情況、討論要點，包括形成的一致意見和不同意見。記錄員應(yīng)署名。會議記錄須在會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)簽發(fā)。會議記錄【附件：會議記錄范本】第一頁：封面一、會議基本情況會議時間會議地點會議主題會議召集人會議主持人與會人員會議出勤遲到： 原因：早退： 原因：缺席： 原因：記錄頁數(shù)共 頁（連同本頁封面）記錄附件散發(fā)文件 頁； 主持人講話稿 頁； 與會者發(fā)言稿 頁簽 字記錄員： 主持人： 召集人：續(xù)頁：記錄正文二、會議進程記錄結(jié)束頁三、會議結(jié)果（決定或決議等）