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1、科技公司行政管理制度匯編（辦公室會議檔案）編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄一、總則.2一、 儀容儀表管理制度.2二、 辦公室管理制度.3三、 固定資產管理制度.4四、 OA辦公系統的管理.7五、 檔案管理制度.8六、 會議管理制度.10七、 考勤制度.10八、 員工宿舍管理制度.13十、附件.15第一章總則 為加強公司的規范化管理，完善各項工作制度，促進公司發展壯大，提高經濟效益，根絕國家有關規定、法律、法規及公司章程的規定特制訂重慶xx科技股份有限公司行政管理制度，要求全體員工必須認真遵守行政管理制度，此制2、度自頒布之日起正式實施，由綜合部進行監督和管理，如有人違反本制度，綜合部將視情節輕重對當事人進行處罰（口頭批評、通報批評、罰款等）。儀容儀表管理制度一、儀容儀表規范要求1、頭發干凈整潔，男士頭發不宜過長，前額的頭發不得遮住眉毛，女士前額頭發不得遮住眼睛。2、會務時女士須化淡妝，不得濃妝艷抹，不得佩戴體積過大及款式夸張的飾物。（淡妝標準：眉毛、眼睛、唇部要有明顯妝容。）3、雙手：指甲應修剪整齊并保持清潔，不宜過長?？赏繙\色指甲油（不得涂紅色、黑色等夸張顏色）。4、 著裝：每周星期一員工必須著工裝，其他時間衣著應大方得體，男士不能穿短褲及拖鞋，女士不能穿著過分暴露的衣服。會務必須著職業正裝：黑色西3、裝、黑色西褲（裙子）、白色襯衫、黑色皮鞋（會務有其他特殊要求除外）。辦公室管理制度一、辦公區管理1、嚴禁攜帶易燃易爆等危險品和與工作無關的物品進入辦公區，未經允許不得擅自進入財務室、檔案室。2、保持辦公室整潔統一，所有辦公設施、設備及辦公物品等應擺放整齊，不得在辦公室（桌）堆放雜物。3、辦公桌內不要存放大量現金及貴重物品，否則，如有遺失自行負責。 4、員工不得利用網絡傳播公司涉密資料，為保證公司正常網速，公司禁止使用bt軟件下載電影、視頻、游戲等與工作無關的內容。5、上班期間不得在辦公區域聚眾聊天，影響他人工作。6、使用完會議室或者其他公共設施后要及時歸位和整理。7、發現門窗、家具、辦公設備（4、包括通訊、照明、影音、電腦、建筑等）損壞或發生故障時，應立即向綜合部報修。8、公司員工在電腦及相關設備使用過程中，不得擅自拆開計算機主機機箱和調換電腦內的零部件。除公司網管外，員工不得擅自聯系其他單位對電腦設備進行維護。9、個人領用的辦公用品需妥善保管，不得隨意丟棄和外借，工作調動或離職時，必須辦理移交手續，如有遺失，照價賠償。10、節約用水、用電，下班后必須關閉電燈、電腦（含主機、和顯示器）、風扇、復印機、飲水機等電器，并切斷插線板電源；會務后勤部值班人員負責檢查、并及時關閉公共區域電源。11、辦公區只有值班或加班的部分人員時，應在保證正常工作的情況下，關閉部分燈光，下班后不得將公司重要資料5、留在辦公桌上。二、辦公衛生管理1、所有員工皆有義務保持辦公區的整潔與舒適。2、愛護辦公室及公共區域的整潔、衛生，不得隨地吐痰、扔煙頭、紙屑等任何垃圾，不得向窗外扔垃圾，應主動清潔地面雜物。3、員工上班時間吸煙應在指定吸煙區吸煙。（匯翁公司的指定吸煙區為公司后院露天區域）4、公司員工用餐時，應在廚房或自己的辦公桌上用餐，不得在一樓會議大廳會議桌上用餐，不得將飯菜撒落在地上。5、未經允許不得在辦公區內外張貼廣告、宣傳畫、標語，不得在辦公區堆放或懸掛雜物。6、愛護辦公區域的整潔衛生。電腦顯示器、打印機、電話等設備無積灰、污跡，無灰塵覆蓋，文件、資料擺放整齊有序。三、前臺接待管理（一）公司的接待工作主6、要由綜合部負責，接待人員須使用和善有禮的言行，對待客戶主動熱情。如有預約會議，接待部門應做好茶水、水果、鮮花、資料、水牌、橫幅工作。 (二)前臺人員必須保證時刻在崗，若有事需離開，應請其他同事看崗，不得出現空崗情況。（三）客戶來電，前臺接待人員應在三聲內接電話，并根據情況轉到相應部門，客戶來訪，須到前臺接待處填寫來訪人員登記表，通知相關部門，并根據客戶的來意和人數，合理安排洽談室（洽談室、接待區、會議室、領導辦公室），如遇有事無法接待，應向客戶說明請他人代為接待或另約時間，切忌讓客戶久候。 (四)保安員須加強對辦公區防火、防盜的安全巡查及各類安全保衛措施的落實。四、 辦公物品管理1、 辦公物品7、每月月底由各部門將申購清單交與綜合部，由綜合部統一購買。2、 申購物品由綜合部統一保管，并填寫辦公用品入庫單。3、 物品到綜合部領取，并填寫辦公用品出庫單。 固定資產管理制度一、 固定資產的范圍固定資產指單位價值在2000元以上，或耐用期限超過1年的與經營辦公有關的設備，器具，工具等。二、 固定資產的分類與編號公司統一由英語字母表示，如：設備編號為HWXSQ01 匯翁 顯示器 順序號三、 固定資產管理部門固定資產由綜合部進行統一管理；1、 對固定資產進行統一分類編號；2、 對固定資產的使用落實到使用部門、使用人；3、 編制固定資產總臺賬，粘貼固定資產標簽。四、 固定資產核算部門職責財務部為公司8、固定資產的核算部門，綜合部設置固定資產臺賬，財務部對固定資產的增減變動及時進行賬務處理。每年12月由財務部協同綜合部對固定資產進行一次盤點，做到賬物相符，保持賬，物，卡一致。五、固定資產的購置1、固定資產的購置須提前做好預算，且預算通過審批。固定資產請購必須填寫物品申購單報上級審批。2、固定資產到貨后，由綜合部負責驗收、并粘貼固定資產標簽。保存說明書、更新臺賬，落實使用責任人。六、固定資產的維修及報廢處理1、當固定資產嚴重損壞，由使用部門填寫維修申請單交綜合部，由綜合部派人維修。沒有維修價值時，填寫固定資產報廢申請表交綜合部經理審批，和董事長審批。經批準后，綜合部對實物進行處理。處理后對臺賬及9、固定資產卡片進行更新，并將處理結果通知財務部進行資產變動更新，以及賬務處理。2、對閑置及報廢的固定資產，可采取二手出售或者回收方式。由綜合部提出申請，報批財務部。獲得批準后方可進行出售。出售所得金額，上交財務部，綜合部對固定資產臺賬進行相應處理。七、固定資產外借固定資產外借時，由租借人填寫固定資產租借申請單，由綜合部核實租借，固定物資歸還時如有損壞，由租借人按照原價賠償，租借單由綜合部留存。八、 固定資產清查 公司建立固定資產清查制度，每年12月份，由綜合部和財務部共同執行固定資產清查。固定資產的清查應填制固定資產明細表，。若有盤贏或盤虧，需列出原因和責任，報部門負責人、綜合部、財務部批準后，10、財務部進行相應的賬務調整，綜合部對固定資產臺賬進行更新。1、劃分區域，各部門經理負責登記部門員工的固定資產（包括未安排使用人的資產但實際劃分到各部門的）編號，統一上報到綜合部。綜合部須對上報的數據進行抽查，確保準確無誤。2、對于各部門固定資產調整改變，各部門新進員工的固定資產安排，部門經理需協助綜合部進行調整，若發現損壞，遺失資產的情況，須在第一時間上報綜合部，綜合部定期對各部門固定資產進行定期抽查。3、九、固定資產丟失的處理對于固定資產丟失，由相應責任人照價賠償。附件：第13頁固定資產申購單 第14頁固定資產借用申請單 第15頁固定資產租用申請單 第16頁固定資產總臺賬 第17頁固定資產明細11、表 OA辦公系統的管理制度一、 用戶管理基本要求1、 申請開通與注銷賬號必須由綜合部操作。2、 賬號開通后必須更改初始密碼，不得設置低于六位數的密碼，更不得設置類似123456或000000極易被破解的密碼。賬號屬于專人專用，不得以任何形式將賬號借于他人使用。3、 綜合部有責任對新進員工進行OA操作培訓。二、適用范圍 1、網上公文及協同處理流程所涉及的相關人員處理時間原則上不超過4小時。如有出差、請假、培訓等特殊原因離開時，須通過代理設置功能委托相關人員代為辦理，且處理時間不得超過6小時。2、對于通知類信息，在查看信息后須做出答復，可回復“收到”或“知悉”，若針對該通知有疑問則必須回復自己的意12、見。檔案管理制度一、檔案的保管和接收1、檔案管理工作由公司綜合部統一領導，行政助理負責接收、整理、立卷、保管，并監督、檢查和指導公司各部門的檔案管理工作。公司重要的綜合性文件資料由綜合部管理，各部門資料要安排專人或兼職負責做好文件、資料的歸檔管理，接受綜合部的檢查、監督和指導。二、檔案管理存檔1、各部門明確規定檔案責任人對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用等。2、檔案包括合同、協議書、財務資料、各項專利證書、營業執照、活動方案、各部門工作資料等，根據內容統一裝訂并對其進行編號：如HWDA（匯翁檔案）-07（月份）-01（序號）3、綜合部全權負責管理資料室，分類存放，擺放整齊有序，做到查找13、方便、迅捷。4、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案是否完好。三、檔案的查詢和借閱 檔案資料借閱需到綜合部登記借閱，填寫資料借閱登記表，重要資料借閱需請示分管領導。（3）借閱的注意事項借閱檔案要保持整潔，嚴禁涂改、擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。因工作需要進行摘錄和復制時，須獲得部門經理和綜合部的批準。并在規定時間內送還，做好借閱登記臺賬。 4、資料的銷毀 任何個人或部門未經允許無權銷毀公司資料。對于需要銷毀的文件，必須將復印件交還綜合部一同銷毀，填寫檔案銷毀清單，做好銷毀記錄。附件：第19頁設施報廢申請單會議管理制度一、會前準備1）會議由發起人根據會議內容14、擬定參會人員，必須通過OA提前知會到參會人員，確認參會者是否能如期出席或進行協調并做出相應安排。會議現場由綜合部統一布置，其他部門協助。2）會議通知應詳細說明會議時間、地點和會議議題。會議組織者應提前5分鐘做好各項準備并進入會場。3)會議到場人員必須如實簽到，對無故缺席或遲到、早退的參會人員，按公司考勤規定處理，由會議記錄人員進行登記并報綜合部進行備案處罰。二、會中管理1、會議中不要隨意走動或喧嘩，手機調至震動或靜音狀態。2、會議記錄：由會議組織者安排專人做會議記錄。三、會后整理 會議紀要須在會議結束后通過OA發給相關人員；會議組織者應對會議紀要及資料進行整理以便備查，重要的會議成果、決議要歸15、檔備案。說明：以上制度同樣適用于公司培訓或其他會務活動。附件：第20頁例行會議安排注：例會若有變動，綜合部須提前一個工作日通過OA和電話通知每一位參會者?？记谥贫纫?、打卡1、 考勤由綜合部行政前臺制作，綜合部主管負責核實后交予上清寺公司人事部。2、 公司實行每日上下班指紋錄入打卡制度，上班時間為09:30-18:00（保潔：08:30-17:00、夜班保安18:00-09:00）。望全體員工自覺遵守工作時間。3、 因公外出需事先征得直屬領導的同意，并在前臺處填寫外出登記表。4、 因外出無法按時到公司打卡的，事先應征得直屬領導的同意，并于次日內在未打卡登記表上完成登記，未填此表著，按空卡處理，新16、入職的員工上下班填寫未打卡登記表，待七天導入期過后由綜合部錄入指紋后正常打卡。二、請假規定1、 員工請假在綜合部領取請假條，2天以內由部門經理審批，2天以上由董事長或分管領導審批。換休需填寫換休申請單，未經批準擅離工作崗位的按曠工處理。2、 參加公司組織的會議、培訓、學習、考試、或其他團隊活動，如有事需請假的，必須提前向組織者或帶隊者請假，在規定時間內遲到或早退的，按照本制度的相關條款處理，未經批準擅自不參加的視為曠工。3、 員工按規定享受婚假、產假、年假、喪假等，具體時間參照重慶日日月月科技有限公司假期規定。員工宿舍管理制度一、范圍：宿舍區：重慶xx科技股份有限公司員工宿舍二、具體內容：1、17、所有住宿舍人員入住或搬離之前，需到綜合部登記，辦理相關手續，并填寫員工住宿/搬離申請表。2、宿舍內選取室長一名，負責宿舍內相關事務并安排室內人員輪流打掃衛生，如特殊情況室長不能處理的由綜合部統一協調。3、公司為員工提供宿舍，由綜合部統一規劃宿舍設施，員工本人有權選擇是否入住宿舍，凡是宿舍內的員工，必須遵守員工宿舍管理制度之規定，若有違反者，綜合部視情況給予處罰或取消其住宿資格。4、為保障員工的安全，避免非本公司人員進入宿舍,杜絕已辭工、解雇、自離等人員留在宿舍。5、嚴禁在休息時間或半夜發出噪音擾民，若因此發生的投訴等，由當事人自行承擔。6、入住員工每人一把大門鑰匙，進出隨手關門，保證室內人員物18、品安全。7、自覺愛護公物，損壞公物照價賠償，不得在地面，墻壁，陽臺上亂涂亂寫，未經房東允許不得在墻壁上打鐵釘、掛畫等。8、宿舍所產生的水、電、氣，由住宿人員據實分攤.每月繳費由住宿人員輪流繳費。9、保護好宿舍設施、器具設備及門窗棚壁的完好，損壞者按價賠償，故意損壞者加倍罰款，若責任不清或知情不舉，宿舍集體賠償。貴重物品自行帶好，注意提防盜賊。（每位入住員工須繳納押金100元，按程序辦完離職手續立即返還押金。）固定資產申購單申請日期產品名稱數量金額申請人合計部門經理審批：綜合部審批：財務審批：總經理（副總經理）審批：固定資產借用申請單借用人借用部門借用日期歸還日期固定資產名稱及編號計量單位數量借用事由部門審批綜合部審批固定資產總臺賬序號資產名稱資產編號使用部門存放地點編號使用人備注設 施 報 廢 申 請 單設備名稱設備編號設備使用人數量單位變賣單價合計報廢原因其他合計金額: 報廢原因申請人： 日期： 審核意見批準人： 日期：批準意見批準人： 日期：來訪人員登記表姓名電話證件號碼及名稱訪問部門備注