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1、企業公司行政檔案歸檔借閱與銷毀管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則1、為加強公司行政檔案管理，充分利用行政資源，發揮行政檔案為各職能部門工作服務的作用，使公司對行政檔案管理更加標準化、規范化、科學化，根據中華人民共和國檔案法的規定，并結合*公司的實際情況，特制定本行政檔案管理制度。第二章 行政檔案的范圍2、 本制度適用于*有限公司。3、 本制度規定了公司行政檔案的保管、借閱、移交、保管年限及銷毀等管理要求。本公司的具體行政檔案包括，財務資料、人事行政檔案、技術文件、質量體系文件、專利資料、認證資料、2、供銷合同、學習培訓資料、標準化文件、基建圖紙、公司日常會議、收文發文等行政資料、設備說明書、圖書、音像資料、照片、榮譽證書等相關檔案資料。第三章 行政檔案管理的職責4、 由行政檔案管理員負責公司行政檔案的保管、定期檢查和管理工作，并負責借閱檔案的審批，保證公司行政檔案的準確、安全、完整。5、 檔案管理人員按照公司行政檔案的整理要求，負責定期整理各種檔案資料，裝訂成冊,統一編號，并移送檔案室統一保管。6、 檔案管理人員應對一些常用文件進行掃描，做為電子檔保存。7、 檔案管理人員要嚴格遵守檔案保密制度，對檔案的安全、完整負責。8、 綜合辦負責對公司行政檔案的管理進行不定期的檢查。9、 總經辦負責對3、本制度的執行監督，并負責到期檔案銷毀的審查。10、 公司行政檔案的存放應做到：防火、防盜、防水、防潮、防蟲、防鼠、防霉變、防高溫、防強光。不允許隨便堆放，保證公司行政檔案完整無損。第四章 行政檔案的歸檔11、 歸檔范圍：凡是本公司在各項工作活動中直接形成的、已經辦理完畢的、具有查考保存價值的各種文字、圖紙、表格、聲像等不同形式和載體的文件材料，均應依法歸檔，任何人不得以任何理由扣留需要存檔的文件。12、 歸檔時間： （1）、文書檔案：本年度各部門形成的各種不同形式和載體的文件材料，應于完成工作后一周內移交檔案室保管。 （2）、會計檔案：由財務部門立卷保管。 （3）、人事檔案：由人事部門立卷保管4、。 （4）、技術檔案：由技術部門立卷保管。 （5）、設備檔案：按同一設備儀器名稱，含設備購置合同、固定資產驗收單、說明書、維修保養手冊、合格證、安裝、調試、驗收記錄等文字材料，由設備科收集整理。設備投入使用后及時移交檔案室保管。 （6）、聲像檔案：在每項工作活動完畢后即時整理移交檔案室保管。 （7）、實物檔案：所獲榮譽證書、獎品、銅牌等按時間順序即時交檔案室保管。13、 歸檔要求：（1）、歸檔的文件材料應為已結束的工作（或項目）的所有文件材料，并做到打印件與底稿，正件與附件，不同形式和載體的文件材料齊全完整，按照文件材料的形成規律及其內在聯系，進行分類、立卷，使案卷能正確反映出工作活動的真實情5、況，便于保管和利用。（2）、歸檔的文件材料一般一式一份。重要或利用頻繁的，可酌情增加歸檔份數。（3）、凡歸檔的文件材料，其制作材料必須利于長期保存，同時要保證圖樣清晰，字跡工整耐久，簽署完備。禁止用鉛筆、圓珠筆和復寫紙制作文件。（4）、各部門將文件材料和案卷向檔案室移交時，應編制行政檔案移交登記表（附錄1）一式二份，經交接雙方核對簽字后，各留一份，以備考查。14、 檔案管理員應根據本制度，及時對相關文件進行存檔，建立立卷號，并保證立卷號的唯一性，填寫行政檔案存檔登記表（附錄2）。第五章 行政檔案的借閱15、 本公司內部人員借閱公司行政檔案。經部門領導批準后，可直接到檔案室借閱，檔案保管人員應及6、時提供相關文件資料。16、 外單位人員因公需要查閱本公司行政檔案時，應持有查閱人身份證件，經相關部門負責人批準，報綜合辦批準，方能由檔案管理人員接待查閱。同時，檔案管理人員應詳細登記查閱人的工作單位、查閱日期、檔案名稱及查閱理由等。17、 公司行政檔案一般不得帶出室外。如有特殊情況，需要帶出室外復制或借出本公司的行政檔案，必須填寫行政檔案借用申請表（附錄3），經相關部門負責人、分管副總批準，同時在行政檔案借閱登記表（附錄4）上進行登記，注明借閱用途、歸還時間。18、 需要帶出檔案室借閱的行政檔案文件復印件，由行政檔案管理員復印，加蓋查詢章，并由借閱人填寫行政檔案借閱登記表（附錄4）。19、 查7、閱或借閱公司行政檔案的人員不得對檔案文件進行涂畫、抽換、污染和損壞，如需拆封檔案，需要由檔案管理員進行拆封。第六章 行政檔案的銷毀20、 公司行政檔案保管期滿需要銷毀時，由公司行政檔案管理人員提出銷毀意見，編制行政檔案銷毀登記表（附錄5），列明銷毀行政檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。21、 檔案的銷毀鑒定工作由綜合辦組織“檔案銷毀鑒定小組”負責，鑒定工作結束后，附上需要銷毀的檔案登記清冊，由鑒定小組負責人簽字，并報總經理批準后方可銷毀。并及時向主管檔案工作的領導寫檔案鑒定報告和說明。22、 銷毀檔案時必須注意保密，并指定專人（二人以上）監銷。8、23、 保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，檔案管理人員應將行政檔案存檔登記表（附錄2）及行政檔案銷毀登記表（附錄5）附注在其保留文件上，并注明部分銷毀之日期。第七章 處罰方法24、 私自在檔案文件上涂畫、拆封的罰款100元。25、 污染和損壞檔案的，罰款200元。26、 抽換、遺失檔案的，報請總經理處理。第八章 附則27、 本制度由綜合辦起草，并經總經理批準發布。28、 本制度自總經理批準之日起生效。附錄1行政檔案移交登記表送交部門：送交日期：序號文件名稱文件內容描述備注 交件人簽名： 收件人簽名：附錄2行政檔案存檔登記表日期文件名送存部門送存人立卷號備注附錄3行政檔案借用申請表申請部門：申請日期：借用檔案名稱借用檔案數量用 途使用時間原(復印)件總經理： 部門負責人： 申請人：附錄4行政檔案借閱登記表日期文件名檔案號借閱人歸還日期備注附錄5行政檔案銷毀登記表日期文件名檔案號執行人備注