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1、有限責任公司各種會議規(guī)范化管理規(guī)定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 會議管理規(guī)定(修訂版）1、目的：為規(guī)范公司會議管理，提高會議質量和會議效率，降低會議成本，特制定本規(guī)定。2、適用范圍：本規(guī)定適用于公司各種會議管理。3、管理權責：3.1 綜合管理部負責公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調及本規(guī)定的執(zhí)行監(jiān)督。3.2 會議主持人或主辦部門負責會議的組織工作，并有權對違反本規(guī)定的行為提出處罰。4、 會議種類：會議名稱會議頻次會議組織主持人主要內容會議時長會議資料提交股東會1次/年董事會董事長決定公司的經營方針和投資計劃，選舉和跟換懂事，決定2、董事的報酬，審議批準公司的利潤分配方案和彌補虧損方案，對公司發(fā)行債劵做出決議等視議程而定董事長批準董事會1次/年董事會董事長決定公司生產經營計劃及投、融資方案，制定公司年度財務預、決算方案和利潤分配方案、彌補虧損方案視議程而定董事長批準年終總結大會1次/年綜合管理部主管領導公司本年度經營工作總結與來年生產經營目標計劃4小時總經理批準年度營銷研討會1次/年市場營銷部主管領導營銷本年度工作總結分析與來年市場發(fā)展經營方向計劃安排12小時、8月總經理批準年度績效評價會暨工作計劃會1次/年綜合管理部總經理年度管理人員績效考評與來年工作計劃制定16小時、元月第3周總經理批準季度績效評價會暨工作計劃會1次/3、季度綜合管理部系統(tǒng)高管季度管理人員績效考評與下季度工作計劃制定12小時、季度頭月第2周總經理批準持續(xù)改善評優(yōu)大會2次/年生產制造部主管領導優(yōu)秀提案評選3小時、7月/次年元月召開總經理批準月度總結與計劃會1月/次各部門部門長工作計劃安排2小時主管領導批準月度產銷平衡會1月/次生產制造部系統(tǒng)高管生產、銷售溝通協(xié)調及訂單銷售目標控制3小時、月末周五主管領導批準質量例會1月/次品質部品質部長產品質量控制與成果報告3小時、主管領導批準安全例會1月/次生產制造部部門長安全生產落實與安全預防2小時主管領導批準成本例會1月/次財務部財務部長經營成本分析、控制2小時主管領導批準部門工作會1次/周各部門部門長部門4、工作總結2小時、周末不作要求早餐會1次/周綜合管理部系統(tǒng)高管部門工作支持及協(xié)調1小時、周五不作要求產銷平衡會1次/周生產制造部生產部長生產、銷售日常工作協(xié)調2小時、周四不作要求班前會1次/周各部門部門長、主管日常工作安排15分鐘不作要求5、管理內容：5.1 會議提擬與審批。5.1.1 公司月、周、日度例會無須提擬和審批。5.1.2 公司臨時行政會議、公司年度、季度例會由總經理直接提擬或由議題涉及業(yè)務的主辦部門負責人提擬、總經理批準。5.1.3 部門會議由各部門自行安排，但會議時間、參加人等，不得與公司會議沖突。其中，屬非例會性質且需另行拔付專項費用的，應向總經理報批同意。5.2 會議計劃與統(tǒng)籌5、。5.2.1 每月28日前，綜合管理部應與各部門協(xié)調確定下月計劃召開的臨時行政會議，統(tǒng)一報總經理審批后，會同公司月度例會編制月度會議計劃，于月底前發(fā)放至各部門負責人。5.2.2 凡綜合管理部已列入計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時，會議召集部門應提前2天完成會議提擬和報批手續(xù)，并報請綜合管理部調整會議計劃。未經綜合管理部同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。5.2.3 會議安排的原則為：小會服從大會，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。5. 3 會議通知。5.3.1 會議通知遵照以下規(guī)定：6、1、已列入月度會議計劃表的會議，月中無調整的，不再另行通知，由召集部門按計劃表直接通知與會人；2、屬下列情況之一者，按“誰提擬，誰通知”的原則進行會議通知：（1）未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議；（2）雖然已列入月度會議計劃，但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明；（3）其它提擬人認為應另行通知的情況。3、會議通知期一般應提前一天以上，通知對象為與會人、會務服務提供部門。4、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議，應以會議通知單進行書面通知；涉及多個部門和參加人數眾多的大型會議，主辦部門還應編制詳細的會議計劃通知相關部門。5.7、4會議準備。1、 會議提擬部門應提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應提交資料等）準備的組織工作。其中月度、季度及年度公司級會議資料按要求提交與會人員之前，月度會議應提交資料前24小時前提交主管公司領導和總經理審閱，季度提前3天，年度提前一周。2、會務服務提供部門應提前做好會務準備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等。3、召開公司級會議會務服務統(tǒng)一歸口綜合管理部負責。4、部門在公司召開會議需用公共會場的，應向綜合管理部書面提出，由綜合管理部統(tǒng)籌安排。5.5會議組織5.5.1 會議組織遵照“誰提擬，誰組織8、”的原則。5.5.2 會議主持人須遵守以下規(guī)定：1、主持人應提前5分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備；2、主持人一般應于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明；3、會議進行中，主持人應根據會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權限定發(fā)言時間和中止與議題無關的發(fā)言，以確保議程順利推進及會議效率；4、屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。5、主持人應將會議決議事項付諸實施的程序、實施人（部9、門）、達成標準和時間等會后跟進安排向與會人明確。5.5.3 與會人須遵守以下規(guī)定：1、應準時到會，并在會議簽到表上簽到；2、會議發(fā)言應言簡意賅，緊扣議題；3、遵循會議主持人對議程控制的要求；4、屬工作部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發(fā)言；5、遵守會議紀律，與會期間應將手機調到振動，不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場；6、做好本人自己的會議記錄。5.4.4 多個部門參加的公司臨時行政會議原則上由總經理主持，總經理另有授權的，按總經理授權。5.4.5 公司月度例會、臨時行政會議一般應控制在2小時以內，根據會議進行情況確需延時的，主持人須征得與會人員同意。5.5.6 主持人為會議考勤的核準10、人，考勤記錄由會議記錄員負責。5.6會議記錄。5.6.1 公司各類會議均應以專用記錄本進行會議記錄。5.6.2 公司各類會議原則上應確定專人負責記錄。會議記錄員的確定應遵守以下規(guī)定：1、各部門應常設一名會議記錄員（一般為本部門的內務文員，名單報綜合管理部備案），負責本部門會議及本部門召集組織的會議的記錄工作；2、會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可根據本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務的需要，臨時指定會議記錄員；3、董事長、總經理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由總經理秘書綜合管理部綜合秘書負責會議記錄工作，總經理另有指定的，按總經理指定。5.6.3 會議記錄員應遵守以下規(guī)定11、：1、以綜合管理部領用的專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據需要整理會議紀要；2、會議記錄應盡量采用實錄風格，確保記錄的原始性；3、對會議已議決事項，應在原始記錄中括號注明“議決”字樣；4、會議原始記錄應于會議當日、會議紀要最遲不遲24小時內簽批下發(fā)。公司季度、年度大會48小時內出臺會議紀要。5、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經主持人核準的會議簽到表的考勤記錄報考勤人員。5.6.4 下列情況下，應整理會議紀要：1、公司各類臨時行政會議；2、須會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議；3、其它主持人要求整理會議紀要的會議。5.6.5 會議紀要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定12、。公司各類臨時行政會議的會議紀要須報綜合管理部一份存檔備查。5.6.6 會議原始記錄的備檔按以下規(guī)定：1、本部門負責組織的公司各類行政會議的會議記錄，由本部門常設會議記錄員負責日常歸檔、保管，但用完后的記錄本應作為機要檔案及時轉綜合管理部統(tǒng)一歸檔備查。2、本部門會議記錄由本部門常設會議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。5.6.7 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調閱應嚴格按公司文檔管理制度和保密制度的有關規(guī)定執(zhí)行。5.7會議落實5.7.1 會議決議、決策事項須會后跟進落實的，遵照“誰組織，誰落實”的原則；會議主持人另有指定的，按主持人指定。5.7.2總經理主持的會議的會后跟進工作原則上由綜13、合管理部負責落實，總經理另有指定的，按總經理指定。5.7.3 會議跟進的依據以會議原始記錄及會議紀要為準。針對未完成事項處以100元/每項罰款。出具整改通知并上報主管領導，責令限期完成。5.8獎懲5.8.1 獎勵。公司級會議上布置工作完成情況納入季度、年終績效考評，部門級會議上布置的工作納入員工月度績效考核范疇。5.8.2 遲到、早退、缺席。1、遲到。所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間內未到的，計為遲到。2、早退。凡參加會議人員，如未經主持人同意在會議召開未結束提前離開會場的，計為早退。3、缺席。凡必須參加會議人員未經請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的，計為缺席。4、違紀。凡是在會14、場講小話、接打手機、手機鈴聲、抽煙、打瞌睡、起哄、吃零食等不文明行為的，計為違紀。5.8.3 處罰。1、無正當理由遲到、早退每次處50-100元的罰款：其中普通員工按50元/次，中層按80元/次，高管按100元/次。2、無正當理由缺席每次處以100-200元的罰款：其中普通員工按100元/次，中層按150元/次，高管按200元/次。3、發(fā)現在會場違紀每次處以50-200元的罰款：其中普通員工按50元/次，中層按100元/次，高管按150元/次。4、會議超時對主持人處以100元罰款。5、凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔。6、附則。6.1 本制度由綜合管理部負責解釋。6.2 本制度由總經理批準后生效，自頒布之日起執(zhí)行。 有限責任公司 年12月26日