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1、軟件公司會計檔案借閱使用及銷毀管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總 則第一條 編制目的為加強軟件股份有限公司（以下簡稱“公司”）的會計檔案管理，統一檔案管理規定，更好地為生產經營服務，根據公司的實際管理需求，特制定本制度。第二條 適用范圍（一） 本制度適用于公司會計檔案 其它文書檔案依據公司的檔案管理制度執行。工作的管理。（二） 本制度適用于公司及公司所屬分公司，子公司、聯營公司可參照執行。第三條 原則與依據根據中華人民共和國會計法和中華人民共和國檔案法的有關規定。第四條 職責說明公司財務部門負責會計2、檔案工作的歸檔、保管、調閱、安全、指導、檢查、移交、銷毀等工作。審計部門主要負責監督制度的執行。 第二章 會計檔案的歸檔范圍第五條 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。（二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。（三）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。（四）其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案3、銷毀清冊。第三章 會計檔案的整理第六條 各單位必須依據本制度的規定，加強對會計檔案管理工作的領導，按照本會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理規定，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。第七條 各單位每年形成的會計檔案，應當由財務部門按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。會計賬簿類檔案歸檔前應按國家稅法的規定，照章粘貼印花稅。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，應當由財務部門編制存檔清冊，交由財務內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。第四章 會計檔案的借閱使用第八條 各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可4、以提供查閱或者復制。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。第五章 會計檔案的保管期限第九條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。第十條 本制度規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。各單位會計檔案的具體名稱如有同本制度附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。第六章 會計檔案的銷毀第十一條 保管期滿的會計檔案，除本制度第十二條規定的情形外，可以按照以5、下程序銷毀：（一）由本單位財務部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。（二）單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。（三）銷毀會計檔案時，應當由財務部門和審計部門派員參加監銷。（四）監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人及公司財務負責人。第十二條 保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案6、，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在建設期間的項目，超過保管期的會計檔案，也不得銷毀。第七章 會計檔案的存續和移交第十三條 采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，報總部財務部門備案。第十四條 單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由總部財務部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管，法律、行政法規另有規定的，從其規定。第十五條 單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案；單位7、分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或移交公司總部代管，各方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按規定辦理交接手續。單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可查閱、復制與其業務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務承接單位保存，并按規定辦理交接手續。第十六條 單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管；單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應由原各單位保管。第十七條 公司在項目8、建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后整理歸檔到財務部門檔案室，并按規定辦理交接手續。第十八條 單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。第八章 檔案出境及境外檔案管理第十九條 公司在中國境內的會計檔案不得攜帶出境。駐外子公司的會計檔案，應當按照本制度和國家有關規定進行9、管理。第九章 附則第二十條 本制度由公司財務管理中心負責解釋，自下發之日起實施。第二十一條 相關支持文件及附件附件1.會計檔案保管期限表附件2.規范性文件簽發流轉單附件1：會計檔案保管期限表序號檔 案 名 稱保管期限備 注一會計憑證類1原始憑證15年2記帳憑證15年3匯總憑證15年二會計帳簿類4總帳15年包括日記總帳5明細帳15年6日記帳15年現金和銀行存款日記帳保管25年7固定資產卡片固定資產報廢清理后保管5年8輔助帳簿15年三財務報告類包括各級主管部門匯總財務報告9月、季度財務報告3年包括文字分析10年度財務報告（決算）永久包括文字分析四其他類11會計移交清冊15年12會計檔案保管清冊永久13會計檔案銷毀清冊永久14銀行余額調節表5年15銀行對帳單5年附件2. 規范性文件簽發流轉單規范性文件編號/名稱2010第003號-會計檔案管理制度編制/修訂人 年 月 日編制部門經理年 月 日企管部經理年 月 日法務專員年 月 日編制部門直屬上級年 月 日員工代表（5人）本人作為職工代表，參與了本流轉單所附的2010第003號-會計檔案管理制度的制定討論，并給予了相關反饋，現同意該規范性文件的簽發。 年 月 日上層文件編制人 （如有）年 月 日審批人： 年 月 日