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1、企業檔案資料歸檔分類及保管、統計管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理制度10 主要內容及適用范圍規定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統計、銷毀等管理內容。客戶檔案管理執行客戶檔案管理制度。20 檔案的管理機構21 文書結案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。22 各經辦部門或個人視實際需要，經有關領導批準后可留存影本。23 檔案室主要職責：231 制定或參與制定檔案工作的規章制度；232 對企業其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監督；233 做好企業檔案的收集、整理2、保管和利用工作；234 做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作；235 提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。30 檔案的種類31 法規性文件。包括上級頒發、需企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章制度等。32 企業的重大決議。包括由企業股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。33 計劃性文件。包括企業總體計劃或規劃、開發計劃、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。34 總結性文件。包括企業年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。35 批示性文件。包括企業各類計劃指標、技術指標、營銷指3、標等。以及企業各類命令、工作指示等。36 憑證性文書材料。包括企業各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產狀況、房屋銷售、合同書、協議書等的原始記錄和文本。37 證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。38 匯報性文書資料。包括企業上報各級主管部門的文件資料和相關統計表，以及公司領導在外部公共場合發言、匯報或發布的各類文書資料。39 勞資人力資源資料。包括企業下屬各部門的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。310 聲像制品資料4、。包括企業及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。311 題贈性資料。包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。312 技術性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。40檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。50 檔案的收集。就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關規定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產生的有保存5、價值的各種材料，由辦公室及企業下屬部門和個人定期協同檔案室進行整理、立卷、歸檔。51 立卷歸檔的范圍：凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。52 立卷歸檔的時間521 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸樓。522 對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。53 立卷歸檔的要求531 各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立卷歸檔。532 移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。533 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復6、印本和底稿、正文和附件必須立在一起534 立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。535 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。536 立卷應以本部門形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。537 立卷應以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。538 立卷應把上級文件與本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。7、539 立卷歸檔后，發現需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。5310 文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。5311 各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。5312 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。60 檔案的借閱61 檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。62 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔8、案，須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。63 檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。64 對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。65 必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。9、66 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延長借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。67 借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。70檔案保密要求71 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。72 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。73 有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。74 有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利10、用需經辦公室主任或副總以上領導批準。75 對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。76 外來參觀人員，統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。77 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。78 企業在職工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。80 超期檔案的銷毀81對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，11、按規定銷毀。82 經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。83 銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。90 檔案的保管檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。文件資料管理流程圖文件發行是否合格回收或銷毀表1表4NoYes文件資料編制文件會審是否合格文件批準是否合格文件登記及維護表2表3表5NoN12、oYes表1表2文件歸檔登記表文件名稱文件編號文件總頁數歸檔編號歸檔存放處保密等級保管期限說明：歸檔時間送交人接收人修改變更記錄象修改日期更改單號送交人接收人存檔變更記錄表3受控文件清單文件編號文件名稱發行日期最新版號發放部門舊版收回記錄歸 檔 案 卷 目 錄卷宗號：目錄號：部門：案卷順序號立卷類目號案卷標題起止日期卷內張數保管期限備注檔案內容登記表類號案 號內 容備 注（機密）文件保管備查簿類別：No.歸檔日期原文件編號內容摘要經辦部門檔號預定保存期限份數注副本影本閱檔催還單同志：您所調閱的下列檔案還期已逾，為方便他人使用和管理，請依檔案調閱規則于月日前送還。檔案室年 月 日檔號文號名稱借期13、送還期數量備注宗冊檔案調閱單檔案名稱或收發文號核批調閱人借出日期年 月 日檔號及件數還卷日期年 月 日（經收人簽章）共宗（件）注：本單一式二聯，第一聯于案卷退還后由檔案室退還調卷人，第二聯留存檔案室備查。企業檔案管理編號方案一級類目代碼二級類目范圍名稱及代號名稱及代號行政管理類XZ行政事務01廠務會議、行政事務工作等審計工作02各項審計工作后勤福利03職工生活福利、食堂、住房外事工作04涉外活動經營管理JY經營決策01企業改革，重大經營戰略性決策，企業發展規劃，方針目標計劃工作02企業年度計劃，各項發展計劃產品銷售03市場分析，用戶調查、產品銷售、廣告宣傳、售后服務工作等物料管理04產品包裝設14、計稿、倉庫管理、廢舊物資回收企業管理05企業普查人事管理RS按干部、員工分別設置人員編制、招聘，職務任免，勞動合同，勞動工資，社會保險，體檢表生產技術管理SC質量管理01質量控制，檢驗，批生產記錄技術管理02新產品開發，科技成果，技術引進，技術革新安全管理03安全生產，工傷事故處理，職工安全會計管理KJ會計報表01月、季、年度財務報告會計帳簿02總帳、明細帳、日記帳會計憑證03原始憑證、記帳憑證、匯總憑證其他04固定資產的新增、調撥設備儀器管理SB按設備種類、型號分類購置合同、協議，驗收報告，檢查、保養和大修記錄，報廢鑒定等基本建設JJ按工程性質或建筑項目購置土地合同、協議，房地產證，工程預算、決算，竣工圖紙、驗收報告、竣工總結等一級類目代碼二級類目范圍名稱及代號名稱及代號實物SW榮譽檔案01企業獲得的各種榮譽證書、獎狀、獎杯、獎牌、錦旗等紀念品02各種獲贈的紀念品印章03各種廢止印章照片04企業的宣傳照片等其他05企業宣傳品，產品樣品，科技成果等物品