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1、隧道工程局有限公司技術資料及檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 工程技術資料及檔案管理制度 第一章 范 圍 1、本制度規定了項目部所有部門工程技術資料管理標準、管理內容、要求與方法、檢查與考核。 2、本制度適用于本工程從項目立項前準備階段到項目竣工投產驗收期間所有工程項目技術資料的收集、整理、移交等管理。第二章 規范性引用文件建設項目（工程）檔案驗收辦法工程竣工圖文件編制規定國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范第三章 管理辦法與制度 一、工程技術資料歸檔范圍及要求 1、對與工程建設有關的重要活動、記載2、工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。2、項目凡持有上條所述標準規定之范圍中所列資料的，無論是由部門或者個人保管，均應按本制度要求進行整理，由檔案工作人員驗收后歸檔。 3、對與工程建設有關的主要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理后歸檔。有電子文檔資料的，應同時收集齊全。 4、所有歸檔的工程文件應為原件。 二、工程技術資料管理 1、接收：技術檔案室在接收資料時應仔細核對資料名稱、份數、資料狀況（正、副本、原件、復印件、完好、齊全、破損）。 2、登記：充分利用資料管理軟件，分類登記，確保軟件自動生成的檔案3、號與分類表一致。 3、填寫卷盒封面、脊背。 4、排架：資料按類別分類排架：依照從上到下，從左到右的原則，卷盒（袋）正面向左。 三、資料的分發及借閱 1、資料分發要填寫“文件和資料發放登記表”，借閱要填寫“資料借閱登記表”，簽字備查。(表格見附表1.1、1.2) 2、項目工程技術檔案資料原則上僅供項目內部人員使用，外單位調閱檔案要經項目領導批準，見有效證件才可接待。 3、資料外借一般不超過1個月，最長不超過3個月。超過規定時間應辦理續借手續。檔案室保存的資料數量任何時候不應少于二套，只剩二套時，原則上不再外借，特殊情況下急需借閱，必須經過綜合部主任簽字批準。 4、借閱資料要及時歸還。 5、對借出4、歸還的資料要認真核對清點。 6、收到歸還的資料要及時放回原處，并在借閱登記表上注銷。 7、檔案室對借出資料每月匯總一次，對到期末還的資料發出催還通知。 8、工程技術檔案管理。 四、收集 1、凡從項目立項前準備階段到項目竣工投產驗收期間，辦理完畢并能反應與生產、建設、技術等有關重要職能活動，對今后各項工作和延續本企業、本單位歷史發展具有查考和憑證價值的科技文件材料（紙質及其它載體）均需進行收集。2、檔案管理人員應堅持“五參加”（參加科研成果和科研項目鑒定；參加設備招、評標，參加設備開箱；參加工程項目驗收；參加重要的生產事故分析會），了解工程進度及有關資料情況，以保證各類檔案資料及時、齊全、準確的5、歸檔。 五、檔案的排架與保管 1、檔案柜（架）依次從上到下，從左到右的原則進行編號，檔案排架也依據從上到下，從左到右的方法。 2、本室檔案采用分類排架法，不同類別的檔案分別排架，同一類別的檔案按分類號及案卷順序號依次排列。 3、檔案保管應做到“四不”即：不使檔案分散；不使檔案互相混亂；不使檔案丟失與泄密；不使檔案遭到損壞。 六、報告與記錄 1、報告 項目以外的其他人員借閱檔案時，應經主管部門領導同意后方可借閱。發現借閱人員損壞檔案的現象時，應及時向主管部門領導匯報，并進行相應的處理。 2、記錄A：接收檔案材料必須有交接記錄。(見附表1.3)B：調、借、閱檔案材料必須有登記記錄。C：檔案安全檢查6、要有記錄。(見附表1.4)D：年度檔案管理總結應存檔備查。第四章 部門職責 一、綜合部 1、項目檔案室是直接管理部門，負責建立規范的項目檔案室，設立專職工程技術檔案管理人員。 2、負責根據國家和行業的檔案法規，制定項目工程技術檔案管理制度，報公司批準后，印發各部門執行。 3、及時向項目檔案室移交本部門構成元素的工程項目資料。 二、檔案室 1、負責工程技術資料及檔案的日常管理工作，負責圖紙、設備資料、合同文件、信函傳真文件、綜合文檔等的接收、發放、借閱及其登記、電腦錄入及編碼歸檔。 2、負責歸檔數據庫的數據備份。 3、負責指導項目各部門收集、整理相關工程技術資料。 4、負責檔案設施、設備的維護管7、理，負責庫存工程技術檔案的安全及保密工作。 5、負責達標投產的資料整理工作。 三、工程部 1、建立規范的工程技術資料室，設立專職工程技術管理人員。 2、督促參建各單位（包括監理單位、施工單位、調試單位）嚴格遵守項目工程技術檔案資料管理辦法，并納入合同條款中進行管理。 3、協調參建各單位工程技術資料管理的重大問題。 4、審定經過監理單位審查的各類技術資料，并及時移交資料室。 四、計劃合同部 1、負責提交本部門構成檔案元素的工程項目資料。 2、收集、積累以及移交檔案室之前的保存及管理。 3、負責借閱檔案資料的妥善保管及時歸還。 4、負責經手保密檔案和資料的保密工作。 5、負責與設備供貨方在技術資料8、方面的聯系。 6、負責新到設備領出開箱時通知工程部收取開箱資料。第五章 檢查與考核 1、項目領導班子不定期組織有關人員對各部門工程技術資料管理情況進行抽查。 對本辦法中規定的檔案材料不自覺上交且長期占為私有者，每件次扣罰責任部門200元。 3、不按規定收集整理檔案材料并移交檔案室的，或經催收仍不移交完整資料的，考核責任部門扣罰100-200元。 4、重要設備開箱驗收不通知檔案人員收取資料的，考核責任部門扣罰100元。 5、借閱檔案資料超過規定時間，收到催還通知仍不歸還或未辦理續借手續的，考核責任部門扣罰100元。 6、檔案資料遺失，每件次考核責任部門扣罰200元。 7、機密檔案材料不按規定收集9、整理、利用，違背程序而泄密者，考核責任部門扣罰200元，重者依法追究責任人行政和刑事責任。(見附表1.5)。附表1.1文件和資料發放登記表項目名稱：中國交建xx高速xx段xx-1項目經理部四分部 序號文件名稱頁數發文單位)接收單位接收人簽名日期備注123456789101112131415161718191.2檔案借閱登記表項目名稱：中國交建xx高速xx段xx-1項目經理部四分部 序號檔案名稱借閱人借閱時間歸還時間收檔人備注12345678910111213141516171819201.3檔案資料交接記錄表項目名稱：中國交建xx高速xx段xx-1項目經理部四分部 序號檔案名稱移交部門移交時10、間移交人接收人備注12345678910111213141516171819201.4檔案安全檢查表項目名稱：中國交建xx高速xx段xx-1項目經理部四分部 檢查時間檢查地點檢查人員檢查范圍檢查情況數量破損字跡褪變紙張破損霉 變蟲 蛀門窗安全火 災水 淹泄 密采取措施備注1.5檔案工作考核表考核單位(部門)： 年 月 日 項目考核內容分值評分標準自查得分考評得分備注人員配備20分有明確的分管領導主管檔案工作。5將檔案工作納入本單位年度工作計劃中 得5分有兼職檔案員且相對穩定，兼職檔案員因調動或調整時，辦理檔案移交手續并能及時配齊兼職檔案員。5有兼職檔案員且相對固定的得5分，調動或調整時辦理了檔11、案移交手續并及時配齊兼職檔案員的得3分分管領導與兼職檔案員能認真執行有關檔案工作規章制度，積極參加檔案工作會議、業務培訓和相關活動。10根據參加檔案工作會議和業務活動情況評分，每缺少一次扣2分。預立卷歸檔70分檔案存放有固定場所，配備專門檔案柜裝具等設施，有專人負責保管，并能經常性地收集、整理、編目、預立卷等。15有固定存放地方得5分，有裝具得5分，有專人保管得5分應交學校檔案館的文書、干部人事、學生等各類檔案齊全、完整（依據學校部門文件材料歸檔范圍檢查）。10應歸檔文件材料未歸的，發現一份未歸材料扣2分，超過3份不得分歸檔材料有電子版的，必須同時歸檔。收集文字材料的同時注意收集聲像、實物檔案12、。10電子文件、錄音、錄像、照片、磁盤、實物等應歸檔載體收集不全酌情扣分，未收集不得分；遵循文件材料形成規律，保持文件的系統有序，文件材料分類、預組卷正確合理。10不屬歸檔范圍而歸檔者扣2分，緊密相連的材料人為的分開（如請示與批復、正文與定稿等）扣3分，組卷紊亂、無條理、不規范者扣3分歸檔文件材料用紙規范、書寫完整，用墨符合要求，裝訂整齊，無金屬裝訂物。10文件材料中有圓珠筆、鉛筆、紅、純藍墨水字跡材料扣15分，有金屬裝訂物扣5分案卷標題準確揭示卷內文件的內容。文字簡練，不超過50字。5案卷標題不能反映案卷內容扣3分，內容不簡明、字跡不清楚者扣2 分文書檔案6月30日前定為歸檔時間，每年歸檔一13、次。（財會、基建檔案除外），各部門應在規定時間內完成年度預立卷歸檔工作，檔案移交手續完備。10以規定移交時間為準，無故逾期1周內扣4分，逾期2周內扣6分，逾期超過2周以上不得分安全保密10分安全保密意識強，認真負責保管檔案及文件材料。10建立查借閱登記簿，并且進行規范登記得5分，檔案及文件材料保管有條理得5分xx隧道工程局有限公司作業指導書管理臺賬項目名稱：xx高速xx段xx-1項目經理部四分部 序號工程名稱指導書名稱編制人員負責人下發時間備注123456789101112131415161718xx隧道工程局有限公司技術交底管理臺賬項目名稱：xx高速xx段xx-1項目經理部四分部 序號交底類型交底日期交底內容交底單位交底人技術負責人接收人備注12345678910111213141516