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1、集團公司文件檔案規范化管理制度附處理一覽表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔 案 管 理 制 度一、 目的：為對集團公司文件檔案進行規范化管理，提高存檔文件材料的質量，方便查尋參閱，特制定本制度。二、 職責1. 各中心（事業部）設專人負責本機構的檔案管理；2. 行政中心設檔案管理員，負責集團公司檔案的歸口管理；3. 集團公司所有員工應嚴格遵守本管理制度。三、 具體管理辦法一）歸檔范圍：與集團公司生產、經營、業務拓展活動相關的，并在活動中形成的以文件資料、傳真、書信、圖表、相片、錄音帶、錄像帶、電腦盤片等載體記載的各2、種有備查和參考價值的資料都應列入歸檔文件的范圍。具體歸檔資料包括：1. 行政中心：公司重要文件，重要會議紀要，經營決策，公司投資計劃，各中心總結計劃，人事資料，勞動工資，各項管理制度，重要外來文件，法律法規，合同，協議，各類證書，榮譽，資質等；2. 財務中心：總帳，明細帳帳等各種帳簿，現金、銀行存款等各種日記帳，財務報表等各種財務內部報表，審計報告，驗資報告等外部檢查報告，內部考核制度，核算流程等；3. 客戶服務中心：競品資料，各類銷售數據的統計資料，渠道及網絡客戶資料，價格表，活動方案，銷售手冊，培訓資料，廣告策劃文書，市場調查，分析與預測報告，促銷方案，客戶資料，公司宣傳資料、其他內部需存3、檔資料等；4. 生產中心：生產成本，反映生產能力的各類資料，供應商資料，機械設備資料，修（擴）建方案，廠區規劃方案，其他內部需存檔資料等；5. 技術服務中心：新產品開發計劃，產品實驗報告，企業產品標準體系，工藝文件，技術規范，質量管理文件，質量活動記錄，外來標準，產品配方，產品，樣品，各檢驗、工作標準等；6. 采供中心：供應商資料、供應商評定、市場調查、分析與預測報告、其他需內部存檔資料；7. 事業部：各種項目資料、申報項目備檔資料、其他需要內部存檔的資料。二）檔案的管理A、檔案分類：檔案實行分級管理，根據重要程度，技術水平及失密后危害大小將密級劃分為：絕密、機密和普通三級。1. 絕密： 公司4、秘密中的核心部分，主要包括：1）經營決策，廣告策劃文書，市場調查與預測報告，促銷方案，新產品開發計劃，公司投資計劃等；2）產品配方，關鍵工藝以及先進技術，科研成果，設備等核心機密；3）通過秘密渠道引進的技術、設備、產品、樣品和來源等；4）產品成本及其利潤等財務資料；5）董事會資料；6）其他重要文件資料。2機密： 公司秘密中比較重要的部分，主要包括：1） 經營戰略，遠景規劃，財務帳簿，銷售網絡；2） 反映公司生產能力的方案，計劃及特殊原材料等情況的計劃，統計事項，產品試驗報告，檢驗報告；3） 新產品的研發項目，有成效的技術革新，發明創造，工藝方案，及公司發生的重大技術質量問題；4） 引進的產品、5、設備、儀器、經過改進，性能，功能有顯著提高的部分；5） 公司各項管理制度，目標管理方案，月度運行報告等；6） 公司人事檔案，勞動工資、公司組織構架、人員配備及運作方式等。7） 客戶、供應商資料，價格方案、重大合同、協議等，8） 重要會議記錄、決議、決定等。3.普通： 1） 營業執照、衛生許可證等經營證件，榮譽證書2） 一般會議記錄、決議、決定、委任書、通告、通知3） 各中心、部門、個人工作總結及計劃4） 一般的統計資料5） 企業宣傳的文字、圖片等各媒體資料B、檔案管理的具體規定：1. 檔案管理員要保證原始資料及單據齊全完整，存檔時用代碼區分檔案密級類別，并保證檔案安全。.2. 機密級以上文件的6、電子檔案必須加密。3. 公司員工因工作需要借閱或復印已歸檔的資料，須經相關領導批準，并做好借閱/復印登記，在指定期限內歸還。借走的文件不得涂改、復印、摘錄、轉借他人或遺失。4. 已歸檔的文件要定期清理，對內容已發生變化并與新內容有出入或相抵觸、有效期已過，失去保存意義和查考價值、分發較廣且有出處可查的一般性文件及文件的草稿，在經檔案管理部門負責人同意并報公司相關領導批準后集中銷毀。5. 經批準銷毀的文件檔案，檔案人員要認真填寫銷毀登記表，并由專人監督銷毀。6. 公司任何文件資料不得外流。檔 案 處 理 一 覽 表級別絕密機密普通級別代碼ABC級別的界定總經理中心（事業部）負責人部門經理存檔1由各中心負責人或指定管理員存檔。2. 各中心絕密文件必須將原件交行政中心備檔。由各中心負責人或指定管理員存檔。由部門自行存檔借閱1.總經理、副總經理可直接提檔2.由總經理和副總經理批準的直接需要的人員可使用1.各中心負責人可直接提檔2.由中心負責人批準的人員可使用部門經理批準即可復印不得復印（除總經理和副總經理允許的特殊情況）不得復印（除中心負責人允許的情況）部門經理批準即可銷毀由總經理批準由副總經理/中心負責人批準部門經理批準保存期限長期3-10年根據實際情況決定清理頻次每半年每三個月隨時檔案借閱/復印登記表編號名稱借閱/復印人用途借閱/復印日期主管核準歸還日期檔案管理人： 年 月 日