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1、食品有限公司檔案歸檔保密、庫房管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: Xx 食品有限公司檔案管理制度第一章 總則1、為規范公司各類檔案的管理，更好的為生產工作服務，特制定本制度。2、本制度根據檔案法及有關條例制定，本制度僅適用于本公司內部檔案的管理，本公司相關崗位工作人員必須遵照執行。第二章 檔案歸檔制度3、本公司檔案管理工作由行政部負責主管，各部門分管的原則；公司行政部負責文書、人事、工程、設備類檔案的管理；各部門負責所屬業務范圍內檔案的管理。檔案工作人員崗位職責：（1）認真學習貫徹執行檔案法和檔案工作的方針、政2、策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。（2）負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。（3）積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。（4）做好檔案防火、防潮、防盜、防光、防高溫，防塵，防鼠，防蟲的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。（5）嚴格遵守“保密制度”工作，未經批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。4、文件材料的歸檔要求：（1）公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。（2）公司各部門負責本部門范圍內歸檔文件材料的3、收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。（3）歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。（4）歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。（5）歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。（6）歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。（7）歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。（8）歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。（9）非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。（10）外文材料若有漢譯文的應與漢譯文一并4、歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。（11）為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及傳真紙、復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。5、歸檔范圍及保管期限檔案分永久，長期和短期三種，永久為永久保存，長期保存期限在1650年之間，15年以下為短期保存。具體如下：（1）永久保存：公司章程；股東名冊；組織規程及辦事細則；董事會及股東會記錄；財務報表；政府機關核準文件；不動產所有權及其他債權憑證；工程設計圖；其他經核定須永久保存文件和材料等。（2）長期保存：預算、決算書類；會計憑證；事業計劃資料；其他經5、核定須保存16年以上的文件等。（3）短期保存：期滿或解除之合同；一般有保存期限的生產過程中形成的記錄；其他經核定保存5年以下的文件和記錄。6、歸檔時間：（1）管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度移交檔案室歸檔。（2）外購設備儀器的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。（3）工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。（4）每年形成的會計檔案，由財務部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。（5）榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統一歸檔。（6）聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。（7）相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束后歸檔。（8）變更、6、修改、補充的文件材料隨時歸檔。（9）公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。7、公司檔案主要分為文書檔案、人事檔案、基建檔案、設備檔案和財務檔案等幾類，具體管理辦法見具體的管理制度。第三章、檔案查（借）閱制度8、檔案借閱是檔案室的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：9、凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室查閱。查閱必須取得相關領導簽字，同時做登記。10、本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。11、借閱檔案者應愛護檔案，7、確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。12、外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總理同意審核后方能帶出。第四章、檔案的保密制度13、非檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨時關鎖。14、全體員工對重要檔案、文件、資料均須嚴格執行公司保密規定，不失密。否則應追究責任。15、凡查閱重要檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。16、查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定8、造成后果者必須追究責任。17、檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。18、定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。第五章、檔案庫房管理制度19、檔案入庫檢查：（1）檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案，及時進行修補和復制。（2）入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒（袋）內。（3）定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。20、檔案庫房管理：（1）檔案庫房未經許可，外來人員不得擅自進入。（2）檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。（3）庫房門窗須9、安裝窗簾，庫房內采用白熾燈且照度不超過100勒克斯。（4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。（5）庫房內應有空氣調節和溫濕度計等設施，及時做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度24度，相對濕度控制在4560%。（6）庫內及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調設備。（7）庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。（8）檔案庫房要做到八防。（9）對庫藏檔案應經常進行檢查，發現問題，及時報告并采取措施予以處理。（10）每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。（11）檔案庫房嚴禁堆放食10、品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。第六章、檔案鑒定、銷毀制度21、根據檔案法及廣東省檔案管理條例中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。22、保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。23、從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。24、檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。25、銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。對于一些書藉、報紙等不具有保密性質和保存性質的材料，可以做回收處理；對于記載公司在行文、生產等過程中的一些文字性材料，必須造冊登11、記，并予以銷毀，一般做鍋爐銷毀處理。26、銷毀前要造冊登記，檔案管理人員提出銷毀申請，主管領導核查，并經總經理審批。銷毀檔時要嚴格執行保密規定。27、檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清單上簽字。第七章、文書檔案管理制度28、文書檔案管理是企業規范化管理的重要內容，也是企業發展過程中的重要見證資料，它記錄了一個企業的發展歷程，為企業的發展壯大提供了文字依據，文書檔案的規范化管理是企業走向規范和成熟的重要條件。 29、歸檔的文書檔案應字跡清晰、完整有效。 30、文書檔案歸檔范圍 ： 凡是公司經營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料均應歸檔，主要包括：（1）具有保存價值的本公司正式收文、發文，除文12、件的正件外，還應包括它的附件；（2）本公司在經營管理活動中產生的與上級領導部門間的往來文件（即外部文件），包括請示、報告、項目立項、重要函件、經營合同等；（3）本單位經營管理活動中產生的各種文件材料（即內部文件），如規章制度、調研材料、計劃、總結、條例、會議紀要、機構調整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責等；（4）企業在發展過程中獲得的被國家或社會認證或認可的證明其實力和相關資格的證書材料等。 31、文書檔案歸檔要求 （1）已經辦理完畢并有保存價值的文件都應及時歸檔，任何人不得隨意留存，各部門每季度應將歸檔的文件材料清理一次，登記造冊。 （2）歸檔的文件材料要收集齊全（包括附件），按13、照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的廢稿、重復稿和不重要的便條等。 （3）存檔文件必須為原件，至少三份（包括復印件）。 （4）文件歸檔時要有交接手續。 （5）各部門的相關人員有責任協助檔案管理人員共同做好文件的收集和保管工作。 32、根據公司基建檔案的現狀，基建檔案相對較少狀況，這一塊的檔案收集由行政部檔案管理員設立專門卷宗保管。具體基檔案資料的收集范圍：凡屬新建、改建、擴建的房屋，從設計資料，項目建議書、可行性研究報告及擴初設計的批復，地質鉆探資料，廠區規劃、土方平衡，網絡，室外標高、外水、外電、下水，初步設計，擴大初步設計，施工預算，開工報告，測量定位記錄，施工合同，工程協議書，圖紙14、會審記錄，修改設計資料，設計修改圖，工程變更，竣工圖，隱蔽工程圖，竣工結算，招投標工作文件等資料。第八章、人事檔案管理制度33、為更有效的對員工人事檔案進行妥善保管，有效保守機密；同時為了維護人事檔案材料的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案材料，特制定本辦法。34、本制度適用于全體員工之個人檔案，包括：員工入職檔案；員工培訓檔案；員工個人檔案；績效管理檔案；員工離崗檔案35、由行政部專人負責保管人事檔案，收集、鑒別和整理檔案材料，保證檔案資料齊全完整，并做好檔案的安全、保密、保護工作。管理人員定期進行核查。36、檔案管理內容（1）員工入職檔案：（1）個人簡歷；（2）體檢報告；（3）試15、用期員工考核表;(4)各類合同及協議；（5）離職證明；（6）員工培訓統計表等（2）員工培訓檔案：（1）培訓通知；（2）考評結果；（3）派出培訓審批表；（4）證書原件（3）員工個人檔案A、員工人事檔案包括員工履歷類、鑒定考核類、學歷和評聘專業技術職務材料、黨團類材料、獎勵材料、處分材料、錄用任免、崗位異動等材料等。B、日常使用的檔案資料：學歷學位、資格證書復印件材料、員工聘任、獎勵的文件及復印件。（4）績效管理檔案：將員工績效考核相關的檔案資料按月歸整。（5）員工離崗檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，退休、死亡等情形。37、人事檔案管理相關規定1、基礎管理（1）分類標準、歸檔及時16、排列有序、層次清楚、整理規范。（2）員工入職前，行政部應對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。（3）人事檔案按入司時間（或部門）分類存檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時做好在職員工人事檔案目錄和離職員工人事檔案目錄，并在檔案袋上填寫各種人事資料的名稱及對檔案袋進行編號。人事檔案原則上為永久保存。（4）當在職員工的基本檔案資料有變動時（如學歷變動，身份證號碼變動、個人技術職稱變動，婚姻狀況變動等），應及時將相關資料復印交行政部歸案，原件當場查驗。（5）員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上二年后方可銷毀（高管及核心技術人員保留至該員工離崗5年止）。（17、6）行政部檔案管理人員根據氣候的不同變化，經常注意檔案的“八防”工作。2、檔案的查、借閱（1）各部門因工作需要查、借閱屬本部門人員的檔案，須填寫申請，并經行政部主管批準后方可辦理。（2）任何單位一般不得跨部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工人事檔案，特殊情況下經行政部主管批準后方可辦理。（3）所有經批準后借閱出的人事檔案需于借閱的三天之內歸還(特殊情況可延長期限)，對借閱后到期未還者、歸還破損、私自復印檔案者、遺失者依檔案管理的相關規定處理。（4）檔案管理人員應做好查、借閱登記。3、查、借閱檔案注意事項（1）嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料；（2）不得擅自復制(拍攝)檔案18、內容，如因工作需要從檔案中取證必須事先經行政部主管同意。（3）查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節輕重，予以懲處。38、人事檔案銷毀（1）對到銷毀期限的人事檔案于每年12月下旬由總經理審批后，進行集中統一銷毀。（2）檔案銷毀時要有二人以上，共同在銷毀清冊上簽字確認。（3）人事檔案銷毀暫留：也到銷毀期限的人事檔案，由于特殊原因需作保留的，檔案管理員編制人事檔案銷毀暫留清單，確認需繼續保留的期限，按審批權限審批后，繼續列入保存。第九章、設備檔案管理制度39、為加強對公司設備檔案的管理，根據中華人民共和國檔案法等有關規定制定本辦法。40、設備檔案，是設備制造、使用、管理、維修的重要依據，為保19、證設備維修工作質量、使設備處于良好的技術狀態，提高使用、維修水平，充分發揮設備檔案資料為日常設備管、修、用服務的職能，必須加強對公司設備檔案的管理。41、設備資料，是指從設備規劃、設計、制造（購置）、安裝、使用、維修改造、更新、直至報廢等全過程中形成并經整理應當歸檔保存的圖紙、圖表文字說明、計算資料、照片、錄像、錄音帶等科技文件資料。42、設備管理員負責將公司生產設備逐臺建立設備資料袋、設備資料的管理工作。43、設備檔案資料應當包括下列內容：（1）制造廠的技術檢驗文件、合格證、技術說明書、裝箱單。（2）設備安裝驗收移交書。（3）設備附件及工具清單。（4）設備大、小修理施工記錄，竣工驗收單，修理20、檢測記錄。（5）精度校驗及檢驗記錄。（6）設備改裝、更新技術。（7）設備缺陷記錄及事故報告單（原因分析處理結果）。（8）設備技術狀況鑒定表。（9）安裝基礎圖及土建圖。（10）設備結構及易損件、主要配件圖紙。（11）設備操作規程（包括：崗位職責、主要技術條件、操作程序，維護保養項目等）。（12）設備檢修規程（包括：檢修周期、工期、項目、質量標準及驗收規范等）。（13）其他資料。44、設備檔案資料管理的內容包括公司內機械、動力設備及土建的有關圖紙說明書、技術文件、設備制造圖、備件圖冊、設備檔案袋、設備改裝圖紙及設備維修、使用記錄等。45、設備檔案資料由行政部所屬資料室負責統一集中管理，保管設備檔案21、資料。46、新設備進公司，開箱應當通知設備管理員及有關人員收集隨機帶來的圖紙資料，如果是進口設備需提請主管生產（設備）的領導組織翻譯工作。隨機說明書上的電器圖，在新設備安裝前必須復制，以指導安裝施工，原圖交由設備管理員妥善保管。47、隨機帶來的圖紙資料及外購圖紙和測繪圖紙由行政部組織審核、校對，發現圖紙與實物不符，必須做好記錄，并在圖紙上修改。設備管理員應將有關圖紙復 制后供生產車間維修使用，原圖未經批準一律不外借或者帶出資料室。48、圖紙入資料室后必須按總圖、零件、標準件、外購件目錄、部件總圖、零件圖的圖號順序整理成套，并填寫圖紙目錄和清單，詳細記明實有張數，圖面必須符合國家制圖標準，有名稱22、圖號，有設計、校對、審核人簽字。49、底圖的保管。（1）所有底圖按設備類別清點、編號等。（2）底圖的修改應當由有關負責人員簽名（蓋章）批準，注明個性日期。（3）底圖作廢、銷毀，應當由設備管理員提出，經有關部門負責人批準后方可銷毀。50、動力傳導設備技術檔案資料的保管。（1）動力傳導設備技術檔案資料是指蒸汽、自來水管系、高低壓電力電纜、電話電纜等的平面附設布置圖。（2）動力傳導設備檔案資料由有關部門組織有關技術人員按照各種電纜、管道的實際附設走向進行測繪，底圖交公司資料室作密級資料保管。（3）檔案資料必須保持與實物或者實際情況相符，根據公司管線布置變動的情況，檔案資料必須作相應的變動，修改后歸23、檔。51、檢驗（檢測）、檢修、驗收記錄等資料由設備管理人員作分類整理后集中統一管理、核對，并在圖紙索引中加以注明。52、設備經改裝或者改造后，圖紙應當及時修改。53、圖紙的修改應當表示在底圖上，并在修改索引上注明。54、嚴禁將圖冊中的圖紙拆下作為加工和外協等用。55、設備檔案資料的借閱必須按有關規定辦理借閱手續。第十章、財務檔案管理制度56、財務檔案包括：原始憑證、記賬憑證、手工賬薄、財務報表、納稅申報表及稅務相關資料、各種票據領購使用登記薄、財務人員移交清單及交接登記薄、財務軟件計算機拷貝磁盤或光盤、各種經濟合同、項目成本資料、資產評估報告、借款合同及抵押登記合同、驗資報告、審計報告、已作廢24、的各種票據、已使用完的各種票據存根、各項內部審計報告等。 57、財務檔案管理人員職責：負責全部財務檔案的整理、編號、調閱、借閱、復印、查詢等，對財務會計檔案的安全、完整、保密負責，對于應當入庫保管的資料應及時入庫納入管理。 58、每月的原始憑證、記賬憑證應在每月賬務完成納稅申報后，由會計人員協同會計主管人員整理、裝訂，并登記編號入庫管理。對于財務報表、納稅申報資料、手工賬薄、各種登記薄、移交清單等在年終賬務完后整理裝訂入庫。 59、建立“財務檔案登記薄”，每項財務檔案歸檔前，由主管人員確定檔案的分類，按照不同的檔案類別分別編號登記管理，由檔案管理人員和會計主管人員在登記薄上簽字（蓋章）。 6025、建立“財務檔案調閱、借閱登記薄”，財務部門內部需要查閱檔案的，需由檔案管理人員陪同查閱；需要復印財務資料的，必須由財務負責人批準，由檔案管理人員負責復印；財務部門以外的人員原則上不能直接查閱財務檔案資料，如有特殊需要，確需查閱、復印財務資料的，必須經財務負責人批準，并且做好登記手續。61、財務資料只能保留在公司范圍內，不能帶出公司。除了財務部門內部工作需要以外，不能借閱給其他人員。62、財務檔案的保管按照檔案法及會計基礎工作規范的規定執行。如果超過規定的保管時間需要銷毀的，應并建立“財務檔案銷毀清冊”，在保管人員、主辦會計或財務負責人共同監督下銷毀，“銷毀清冊”作為財務檔案保管；其中未清債權債務雖超過期限也不得銷毀。 63、財務檔案管理人員及其他財務人員不得擅自公布財務資料；不得擅自銷毀、涂改、偽造財務檔案；不得擅自提供、抄寫、復制財務檔案；不得損毀、分散、丟失財務檔案；如發生以上情況，應對當事人進行嚴肅處理，對公司造成損失的，應承擔經濟賠償責任；情章嚴重，違反國家法律的，依法移送檢查機關追究法律責任。 第十一章、附則64、本制度由行政部制定，由行政部、財務部等相關部門主管會審，并經總經理批準后實施。65、本制度由公司行政部負責解釋說明；本制度自批準之日起試行三個月，試行結束開始執行。