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1、黃金冶煉公司檔案管理制度及要求規(guī)定編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: xx黃金冶煉有限公司 檔案管理部門及職能、歸檔范圍本公司檔案由綜合辦公室負(fù)責(zé)管理，建立檔案室，對黨政文書及科技、人事、會(huì)計(jì)、基建、設(shè)備等檔案實(shí)行統(tǒng)一集中管理。一、認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹黨和國家檔案工作法規(guī)、政策及有關(guān)規(guī)定，努力提高檔案管理水平。二、全面做好各種檔案的收集、整理、鑒定、保管和利用工作。三、監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)各部室（單位）做好各類文書、材料、圖紙、報(bào)表等檔案資料的積累、收集、整理、歸檔工作。四、負(fù)責(zé)檔案的安全、保密工作。五、檔案管理人員在工作2、調(diào)動(dòng)時(shí)，必須辦理檔案移交手續(xù)。六、本公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料列入歸檔范圍。七、歸檔文件材料的來源：1. 本公司內(nèi)部形成的文件材料；2. 本公司所屬單位應(yīng)報(bào)本公司的文件材料；3. 本公司引進(jìn)項(xiàng)目、外購設(shè)備等帶來的文件材料；4. 本公司參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本公司提交的文件材料；5. 本公司執(zhí)行、辦理的外來文件材料。八、歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式的材料。 xx黃金冶煉有限公司 檔案的收集與整理制度檔案的收集時(shí)間及方法：公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度。在檔案資料歸檔期，由檔3、案管理員分別向各部門、單位收集應(yīng)該歸檔的原始資料，各部門、單位主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極配合與支持。一、文書檔案：在檔案形成的次年三月底前，由綜合辦公室文書將收集的文書檔案整理立卷，移交檔案室。二、科技檔案：在每個(gè)生產(chǎn)技術(shù)項(xiàng)目或科研課題完成或告一段落后，由項(xiàng)目或課題負(fù)責(zé)人，將全部圖紙、資料收集齊全，登記整理后移交檔案室。三、會(huì)計(jì)檔案：在會(huì)計(jì)年度終了，由資產(chǎn)財(cái)務(wù)部保管一年期滿后，即在會(huì)計(jì)檔案形成的第三年一月移交檔案室。四、基建工程檔案：在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，由工程技術(shù)負(fù)責(zé)人對工程設(shè)計(jì)、施工圖紙連同概、預(yù)、決算等資料進(jìn)行系統(tǒng)收集、整理，移交檔案室。五、設(shè)備檔案：在設(shè)備開箱時(shí)，由設(shè)備管理部門派專人進(jìn)行收集后，移4、交檔案室。六、員工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。七、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。八、下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔：1. 變更、修改、補(bǔ)充的文件材料；2. 內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和員工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料；3. 產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料；4. 其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。 xx黃金冶煉有限公司檔案的歸檔要求一、 整理歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和要求。二、 歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。三、 非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明5、一并歸檔。四、 具有永久、長期保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。五、 歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。六、 歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。七、 兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，主辦單位保存全套文件材料，協(xié)辦單位保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行。八、 各部室（單位）的兼職檔案管理人員應(yīng)檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向檔案部門移交。重要項(xiàng)目的文件材料移交時(shí)應(yīng)編寫歸檔說明。九、 交接雙方應(yīng)認(rèn)真6、核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。十、 檔案管理人員在接受檔案資料過程中，要認(rèn)真細(xì)致地進(jìn)行審查，以保證檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確、系統(tǒng)。十一、 檔案室把收集起來的檔案資料經(jīng)過進(jìn)一步加工整理后進(jìn)行科學(xué)分類，做好編目和編號工作，并保持檔案的有機(jī)連續(xù)，以便于保管和利用。xx黃金冶煉有限公司檔案分類、名稱及編號 一、檔案分類1. 檔案分類方案中文書檔案按年度問題進(jìn)行分類；會(huì)計(jì)檔案按年度類型（結(jié)合價(jià)值）進(jìn)行分類；科技檔案中的幾件檔案按性質(zhì)項(xiàng)目進(jìn)行分類；設(shè)備檔案按設(shè)備性質(zhì)型號進(jìn)行分類，產(chǎn)品檔案按產(chǎn)品的種類型號進(jìn)行分類；科研檔案按科研課題進(jìn)行分類；聲像、電子、實(shí)物檔案按年度載體形式進(jìn)行分類7、。2. 同一小類（或細(xì)類）的案卷以裝訂在一個(gè)檔案盒為原則，如案卷較多，一個(gè)檔案盒不能滿足需要時(shí)，可分為兩個(gè)以上案卷裝訂，并于小類（或細(xì)類）之后卷次編號，以便查考。3. 每個(gè)檔案盒封面首頁應(yīng)設(shè)卷內(nèi)目錄表，案卷歸檔時(shí)依序編號、登錄，并在同一目錄中每卷按順序編號為原則。二、檔案名稱及編號1. 檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容、性質(zhì)為原則，并要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。2. 各級分類、卷次及目次編號，均以十進(jìn)制阿拉伯?dāng)?shù)字表示，其位數(shù)使用視案卷多少及增加情況酌情決定。3. 檔案分類各級名稱確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，按順序依次排列8、，以便查閱。4. 檔案分類各級編號內(nèi)容應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。5. 檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不得隨意改動(dòng)。三、 檔號編寫1. 新進(jìn)檔案，應(yīng)根據(jù)“檔案分類編號表”，查明該檔案所屬的類別及卷次、目次順序，以此編寫檔號。2. 檔號以一案一號為原則，遇有一檔案卷敘述數(shù)事或一案歸入多類的，應(yīng)先確定其主要類別，在編寫檔號。3. 檔號應(yīng)自左而右編列，一般應(yīng)將檔號填寫于案卷首頁的右上角。xx黃金冶煉有限公司檔案保管制度 一、 檔案文件應(yīng)放在庫房密集架內(nèi)，不得隨意堆放，案卷入柜時(shí)必須按案卷目錄號、分類號、順序號排列，保持案卷整齊，以便于查找利用。二、 檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常對庫存9、檔案的安全狀況進(jìn)行檢查，對已破損的檔案及時(shí)予以修補(bǔ)和調(diào)換，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)處理并報(bào)告。三、 圖紙管理及圖紙修改補(bǔ)充1. 凡歸檔的圖紙必須與原圖一致，圖面干凈、線條清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。每套圖紙應(yīng)有圖紙目錄，有設(shè)計(jì)、制圖及審核、校對人員簽字，并放置在最前面。2. 設(shè)備及零部件更改時(shí)，必須出圖紙變更單，以確保圖紙與實(shí)物相符。3. 整個(gè)保管單位內(nèi)舊圖紙作廢時(shí)，由新圖代替，按原保管單位編號存放。4. 設(shè)備報(bào)廢、轉(zhuǎn)讓時(shí)，圖紙應(yīng)銷毀或隨設(shè)備轉(zhuǎn)讓。撤銷原保管單位，并注明原因存檔備查。四、 庫房管理1. 檔案室要做到門窗堅(jiān)固，采取安裝窗簾、配置滅火器、溫濕度計(jì)、投放滅蟲、鼠藥等措施，切實(shí)做好防火、防盜、防塵、防潮、防蟲10、防曬等工作，確保庫存檔案的安全。2. 對庫內(nèi)配置的滅火器、安裝的溫濕度計(jì)及投放的藥物要進(jìn)行定期檢查，使其經(jīng)常保持完好和有效狀態(tài)。3. 嚴(yán)禁在檔案室?guī)旆績?nèi)吸煙、存放易燃、易爆物品。4. 檔案庫房必須經(jīng)常清掃，保持室內(nèi)整潔衛(wèi)生。5. 檔案室工作人員下班時(shí)，應(yīng)注意檢查庫房，關(guān)好門窗，做好防盜工作。xx黃金冶煉有限公司檔案保存期限、鑒定與銷毀及利用規(guī)定 保存期限：文件保存期限參照國家有關(guān)法令并結(jié)合本公司實(shí)際情況，依下列規(guī)定辦理：一、文書檔案的保管期限規(guī)定為永久、定期二種，永久為無限期保存，定期分30年，10年。二、組織規(guī)程及辦事規(guī)則；不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；工程設(shè)計(jì)圖永久保存。鑒定與銷毀：一、綜11、合辦公室每年第一季度應(yīng)對庫藏檔案進(jìn)行一次審查、鑒定。1. 檔案員每年十二月份對各類檔案登記造冊。2. 綜合辦公室對檔案進(jìn)行鑒定，并在清冊中簽出鑒定意見、注明日期。3. 鑒定工作結(jié)束后，檔案員必須寫出檔案鑒定報(bào)告，對保管期限劃分不準(zhǔn)、卷內(nèi)資料不完整、保管質(zhì)量達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)的檔案要擬定整改計(jì)劃。二、經(jīng)鑒定認(rèn)可銷毀的檔案，由檔案員造具銷毀清冊，并寫出銷毀報(bào)告，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批和報(bào)上級檔案部門備案。財(cái)務(wù)檔案銷毀另由資產(chǎn)財(cái)務(wù)部報(bào)上級財(cái)務(wù)部門備案。三、銷毀檔案應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度的有關(guān)規(guī)定，派專人監(jiān)銷。會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)，資產(chǎn)財(cái)務(wù)部應(yīng)派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。銷毀清冊由檔案室妥善保管備查。四12、綜合辦公室要把檔案利用作為本職工作，牢固樹立檔案為生產(chǎn)服務(wù)、為基層服務(wù)、為公司各項(xiàng)管理工作服務(wù)的思想。五、檔案管理人員應(yīng)端正工作態(tài)度、增強(qiáng)服務(wù)意識，對前來查檔的人員要熱情接待，耐心細(xì)致，積極協(xié)助其完成查檔工作。六、檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案知識，熟悉檔案業(yè)務(wù)，并編制快捷、便利的檢索工具，為檔案的查找利用創(chuàng)造條件。七、檔案管理人員應(yīng)多方了解信息，掌握企業(yè)在生產(chǎn)、工作中對檔案的要求，主動(dòng)提供有效的檔案服務(wù)。xx黃金冶煉有限公司檔案借閱管理制度一、借閱檔案的人員，首先填寫借閱登記表，然后方可借閱，用完后及時(shí)歸還。二、勾畫、撕毀、拆散、剪裁和轉(zhuǎn)借他人。三、凡借出的檔案，未經(jīng)檔案室主管領(lǐng)導(dǎo)同意，不得隨13、意拿出去加工、訂貨或現(xiàn)場施工。如確需攜帶外出，應(yīng)由檔案管理人員跟蹤服務(wù)。四、借閱人事、會(huì)計(jì)、技術(shù)檔案必須經(jīng)各主管部門和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。五、檔案借閱期限，一般檔案為兩周，機(jī)密檔案為一周，如遇特殊情況，檔案室有權(quán)及時(shí)收回所借出的檔案。如需延借，須經(jīng)檔案室主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意并辦理續(xù)借閱手續(xù)。六、借閱者丟失或損壞檔案時(shí)，檔案室根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定視其情節(jié)輕重，進(jìn)行處罰。如丟失和損壞的是保密檔案，還需寫出書面檢查，并報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理。七、借閱者調(diào)離單位、請假或外出一個(gè)月以上時(shí)，須事先將所借檔案全部歸還。八、檔案原則上不得外借，凡外單位人員借閱檔案，憑單位介紹信，辦公室負(fù)責(zé)人同意后只限在檔案閱覽室查閱。如確須外借，14、須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理相關(guān)手續(xù)后方可借出(屬公司機(jī)密和關(guān)鍵技術(shù)資料的檔案一律不予外借)。九、歸還檔案時(shí)經(jīng)檔案管理人員清點(diǎn)檢查，確實(shí)完好方可辦理注銷手續(xù)。xx黃金冶煉有限公司檔案的保密管理制度一、檔案管理人員必須加強(qiáng)保守國家機(jī)密的自覺性和紀(jì)律性，嚴(yán)格遵守國家工作人員保密守則規(guī)定。二、非工作人員未經(jīng)允許嚴(yán)禁進(jìn)入檔案庫房。對外來參觀人員需持有正式介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。三、絕密級文件、科技情報(bào)、圖紙資料不得外借，借閱一般密級的文件、科技資料、圖紙按借閱制度辦理借閱手續(xù)，并按期歸還，個(gè)人不得長期保存。四、外出開會(huì)、參觀學(xué)習(xí)帶回的資料、科技情報(bào)、圖紙文件不得個(gè)人占有，必須交檔案室統(tǒng)一保存。五、密級文件要分別登記，配備專盒保存，因工作需要轉(zhuǎn)發(fā)或復(fù)印密級文件時(shí)，須請示上級主管部門，未經(jīng)同意一律不得轉(zhuǎn)發(fā)和復(fù)印。六、不得將檔案內(nèi)容與親朋好友談?wù)摚膊坏盟阶凿N毀文件、材料。七、嚴(yán)禁將組織上鑒定認(rèn)可銷毀的檔案做廢品處理或做其他用途。八、如發(fā)現(xiàn)丟失、泄密，要及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并按情節(jié)輕重進(jìn)行處理。九、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。本制度解釋權(quán)歸綜合辦公室。