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1、公司會計電算化檔案日常帳務處理制度及流程編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 會 計 電 算 化 工 作 程 序 圖 審 核調整存檔審 核憑證帳務處理憑證打 印憑證記帳憑證憑證審 核原始憑證注 1、圖中為直接上機填制記帳憑證，則為審核人員上機審核記 帳憑證，為打印已在電腦中記帳的已審核記帳憑證，并及時 粘貼原始憑證，經核對無誤后，整理存檔； 2、會計人員主要分工為制單、審核和檔案管理人員； 3、各工作人員根據各種規章制度要求，并本著會計工作職業道德 要求認真執行相關工作。 8 帳 務 流 程 圖 月 初A錄入憑證修改憑證2、B審核憑證存在問題？ C記 帳D對 帳存在問題？A、 制單人員B、 審核人員C、 制單人員D、 審核、制單人員E、 制單人員F、 審核、制單人員G、 會計主管H、 制單、檔案管理人員E會計報表F帳表核對存在問題？G結 帳H檔案管理 8 會計報表系統業務流程圖 填制憑證審核憑證記 帳自動取數其他明細表資產負債表利潤及利潤分配表管理費用明細表營業成本明細表分析填列現金流量表財務分析指標財務報告 8 會計電算化管理制度 一、電算化崗位責任 根據財稅部門有關電算化管理規章制度及公司的管理核算特點，為穩妥高效地開展會計電算化工作，公司財務部設置以下工作崗位： 財務經理 對公司電算化發展方向、規模及重大硬3、件、軟件的使用及應用項目進行決策，領導各財務人員高質量、高效率、穩定地開展會計電算化工作。 會計主管 1、積極配合財務經理的工作，制訂公司電算化發展規劃及管理制度等，為財務經理提供相關決策依據；2、根據公司特點合理設置電算化工作崗位，正確分配系統各級操作人員的使用權限，組織協調好各財務人員開展各項具體的會計電算化工作；3、經常檢查各項電算化工作的執行情況和結果，嚴格執行責任制對各崗位人員責任的約束條款。 系統管理 1、參與制訂公司會計電算化發展規劃及管理制度；2、執行對操作人員的管理和對計算機檔案管理的職責；3、對系統軟硬件的日常運行進行維護，及時排除系統運行中出現的各種故障，確保系統正常穩定4、地運行。 8 會計電算化管理制度 檔案管理 1、及時備份系統中各種帳表數據，并分類編號存檔，數據備份至少 做一次硬盤備份和兩次軟盤備份；2、對打印輸出的憑證、帳簿、報表等應及時裝訂存檔；3、對系統軟硬件相關的光盤、磁盤、使用手冊等資料進行分類編號， 妥善保管。 成本、計劃管理 1、 配合財務經理及會計主管、系統管理人員工作，保證電算化日常工作正常進行；2、 制訂財務計劃，管理控制成本，對公司經濟活動進行準確而及時的財務分析，為財務經理決策提供依據；3、 為會計主管提供崗位責任制的考核依據。 系統操作1、 根據會計主管、系統管理人員對本崗位工作的具體安排、要求開展工作；2、 及時準確地輸入、打印5、輸出各種記帳憑證、帳簿、會計報表；3、 及時準確為領導查詢所需的各種財務數據；4、 正確使用權限內系統中的各種功能。 8 會計電算化管理制度 審 核1、 審核原始憑證的合法性、有效性以及是否手續齊全；2、 審核系統操作人員輸入的記帳憑證，確保系統記帳憑證的制作質量；3、 審核系統內總帳與明細帳、輔助帳及記帳憑證等是否試算平衡；4、 審核會計報表是否與相關總帳金額一致平衡。 資金管理1、 負責銀行、現金出納崗、收入、往來崗的日常管理；2、 負責流動資金的日常核算管理；3、 負責每日制印收入日報表及現金日報表；4、 負責對門票、發票、收據等重要票據的日常管理。 8 會計電算化管理制度 二、會計帳表6、的初始化1、 每個獨立核算的會計單位只能在系統內設立一套帳。新套帳必須經財務部經理、主管會計同意后方能在電算化系統（以下簡稱“系統“）內設立。2、 設置會計科目時，必須按照現行財務制度規定并結合公司實際情況來設置各級會計科目的名稱及編碼；同時應本著利于簡化核算、便于各種會計報表從電腦帳中自動取數的原則，合理適當地對部分科目設置輔助核算功能。3、 會計科目一經設定并已正式運用于系統中制單和記帳等功能，不得隨意修改，以避免造成系統數據庫的紊亂；因核算需要而需新增的會計科目則可在系統中增設。4、 轉換會計年度時，應于新會計年度開始后的20日內完成年初轉帳的工作，對結轉后的年初余額試算平衡、對帳無誤后7、，新會計年度電腦帳方可使用。對于已成功結轉的年初余額，不得隨意修改，以避免造成系統數據庫的紊亂。5、 套帳初始化工作完成后，應根據現行財務制度規定并結合公司實際情況，及時在電子報表系統中編制利潤及利潤分配表、資產負債表、財務狀況變動表、管理費用明細表等基本會計報表以及公司內部管理需要而要求編報的各種明細表等，并設定各種報表從系統取數的公式單元和批處理命令等。各種報表格式及公式單元、批處理命令等一經設定，不得隨意修改。 8 會計電算化管理制度 三、日常帳務處理1、 經濟業務原始憑證經審核后應于兩日內編制記帳憑證，并輸入系統，填制憑證時，應規范簡要填寫摘要。2、 當日所有原始憑證都輸入系統后，審核8、人員應及時審核記帳憑證，發現問題應及時修改，確保當日輸入的憑證都正確無誤。3、 記帳憑證經審核、修訂無誤后，即應打印輸出，并將打印出的已審核憑證和與其相對應的原始憑證裝訂，以備存檔。4、 記帳憑證經審核、打印輸出后，制單人員應及時在系統中記帳，記帳憑證未打印出之前，不得記帳。5、 當日憑證都輸入、審核、記帳后，應及時查詢打印當日現金收支情況日報表，以便于及時掌握現金收支狀況。6、 月末所有原始都已輸入系統并已記帳后，應及時運用系統匯總功能，對所有已記帳憑證進行匯總，并打印輸出匯總表；同時運用對帳、試算平衡等功能，核對各科目總帳、明細帳與輔助核算帳等，帳帳核對無誤后，即可開始編制當期會計報表。79、 各種基本會計報表應于該會計期后五日內編制完成并報出。會計報表報出之前應認真與系統有關帳簿、憑證進行核對，如帳表不符，應及時查找原因，并進行相應調整，直至帳表一致。其他輔助報表則應于核對無誤后在該會計期后十日內編報完畢。8、 經過層層核對，確認帳證一致、帳帳一致、帳表一致后，且確認當期發生的所有經濟業務已全部反映在系統帳中，則可由財務主管對當期會計帳結帳。結帳后，則不可也不能修改當期會計數據。 8 會計電算化管理制度 四、系統各級操作員權限分工序 號使用功能權限權限運用人員備 注1財務分工1表中“權限使用人員”數碼的代表意義如下： 1會計主管 2系統管理人員 3系統操作人員 4資金管理人員 10、5審核人員 6成本管理人員 7檔案管理人員上列崗位中，一名工作人員最多可擔任三個，但制單、制表和審核崗位不可由一人兼任；出納和資金管理不可由一人兼任。2建帳、科目初始設置1、2、33期初余額管理1、2、34制單、匯總、記帳1、35憑證審核1、56對帳、試算平衡1、3、57結帳、恢復記帳前狀態1、28自動轉帳定義、生成1、39查詢、打印1、3、5、610數據備份、恢復1、2、711刪除以前年度數據1、212重建帳、帳套參數調整1、213上機日志1、214銀行現金管理1、415計劃管理1、616項目管理1、3、517部門管理1、3、518匯率管理1、3、519單位往來1、3、520個人往來1、3、11、521報表初始化1、2、322編制報表1、323報表審核1、524報表修改1、5 8 會計電算化管理制度 五、會計電算化檔案管理 會計電算化檔案定義主要指存儲在硬盤、軟磁盤或其他存儲介質上的會計數據和程序等， 并包括打印輸出的各種憑證、帳簿、報表等核算數據及系統開發運行中的全套文檔資料。 檔案管理任務1、 收集和整理應存檔的會計資料；2、 保管和利用好會計檔案；3、 遵守會計檔案的保存期限。 檔案管理內容 一、會計憑證的收集、整理和存檔1、 收集齊全應存檔的會計憑證，按憑證順序號和本號檢查有無短缺，原始憑證是否齊全，清理出不屬于會計檔案范圍和無須存檔的一些資料，補充可能被遺留的一些必不可少的核12、算資料；2、 與負責憑證打印、裝訂、暫時保管的操作人員辦理好檔案入存手續；3、 應每月裝訂一次憑證，為便于翻閱憑證，避免憑證散失，裝訂憑證時應按適當厚度統一裝訂；4、 認真填列會計憑證封面，封面各記事欄都應填列完整清晰，以便于查閱。 8 會計電算化管理制度 二、會計帳簿的收集、整理和存檔1、 各業務日或各月的會計帳簿可由業務經辦人在當期打印輸出并保管，日常系統數據由系統管理人員和業務經辦人負責維護；2、 會計年度終了，必須將全年的所有帳簿，包括總帳、明細帳、輔助帳等都統一打印輸出，并整理裝訂；3、 檔案管理人員在與業務經辦人辦理帳簿交接手續時，應認真檢查帳簿是否有殘缺、遺漏，確定無誤后，應對所13、有帳簿進行歸類、編號，妥善保存；4、 會計帳簿封面應書寫規范，應填項目都應填列齊全清晰。 三、會計報表的收集、整理和存檔1、 各會計期的會計報表可由各業務經辦打印輸出，并負責保管；2、 會計年度終了，各業務經辦人將全年會計報表整理裝訂后交檔案管理人員；3、 檔案管理人員對會計報表檢查無誤后，應對會計報表分類編號歸檔；4、 會計報表封面應書寫規范，應填項目都應填列齊全清晰。 四、軟硬盤數據的收集、整理和存檔1、 每月結帳前，各會計主管都應對會計數據做一次硬盤備份和軟盤備份；結帳后，再重新做一次硬盤備份和兩次軟盤備份，以確保數據的安全； 8 會計電算化管理制度 2、 備份軟盤應由檔案管理人員統一集14、中管理；3、 備份軟盤應貼上保護標簽并用印章或封條簽封；4、 備份軟盤應裝在包裝盒內，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所；雙備份的軟盤應存放于不同的地點。 檔案的保管和利用1、 只有由系統“打印”功能打印出的會計憑證、帳簿、報表等核算資料，經財務經理、會計主管、系統管理人員和業務經辦人簽字認可后，才能作為正式的書面檔案資料保存。帶有“查詢”字樣的會計核算資料不能作為正式的書面檔案資料保存；2、 會計電算化檔案發生缺損時，應重新打印補充，操作人員在打印出的資料上注明此種情況并簽字，經會計主管和系統管理人員簽字認可后歸檔；3、 查閱已存檔的會計核算資料應填寫檔案查閱登記表，查閱時不得在會計檔15、案上做任何記錄、勾刪和修改，更不能抽取單據；4、 對于存儲在硬盤上的會計數據及其備份數據，不得做任何刪除、修改操作。 檔案保存期限1、 對打印出的會計檔案，其保存期限按會計檔案管理辦法的規定執行；2、 軟盤形式的會計檔案保管期限必須在五年以上。儲存在硬盤中的會計數據，可在兩年后根據需要進行存毀。 8 會計電算化管理制度 六、上機操作登記 計算機操作人員必須每日登記當天上機操作情況，填列內容主要為操作時間、操作人姓名、操作內容、機器運行情況等； 如在操作過程中機器或系統出現故障或異常情況，應及時向系統管理人員報告，同時將運行情況作詳細記錄； 未進行登記者，不得作任何軟硬件的維護操作； 系統管理人16、員在維護過程中發現的異常情況及對其處理方法、處理結果都應有所記載；對于重大運行故障，出按規定登記外，還應另行填寫故障報告單，向有關管理人員報告； 系統管理人員應每天運用系統中“上機日志”功能，查詢當日各操作人員上機操作情況，并與當日上機記錄核對； 操作記錄應每月裝訂成冊，日常由檔案管理人員妥善保管，年度終了再整理歸檔。 8 會計電算化管理制度 七、硬件設備維護 硬件維護范圍 打印機 1工作站 1網線打印機 2工作站 2服務器打印機 3工作站 3工作站 4 注：上圖為我公司電算化專用設備主要配置情況。 8 會計電算化管理制度 硬件維護與管理1、 會計電算化專用硬件設備由財務部統一管理和使用，其他17、部門一 般情況下不得使用電算用計算機；確需使用時必須經財務部經理 批準，并確認不會影響會計電算的正常工作，切操作使用時必須 進行操作登記；2、 為使電算化設備有一個良好的運行環境，財務部門應確保良好的衛生環境；3、 任何人員不得使用電算化專用設備玩游戲、進行個人文字處理和對外服務；4、 為保證系統不受計算機病毒干擾，使用軟盤前，必須先對其進行病毒檢測，檢測合格后方能使用；5、 系統維護人員應經常檢測硬件設備，一般應每周全面檢查一次，并作好相關的檢查記錄；6、 加強設備的安全和保護工作，上機操作時嚴禁吸煙，并杜絕一切火源；7、 注意用電安全，在工作中遇到突然停電的情況，應及時關閉所有設備電源；下18、班時，應及時關閉所有設備電源；8、 應按照正確的開機順序啟動設備，即：不間斷電源 打印機 顯示器 主機。 8 會計電算化管理制度 八、軟件維護 軟件維護范圍主要為用友軟件公司研制的集成帳務7.01（NT版）、UFO電子表7.02（NT版）和固定資產（單用戶版），上列軟件均已通過國家財政部評審。 軟件維護與管理1、 由于公司使用的是用友公司的商品化軟件，因此程序修正和軟件參數的調整一般都由用友公司來實施，會計數據的更正與恢復則一般由系統維護人員負責，其他人員一律不得進行維護操作；2、 操作人員在操作過程中如發現軟件的原設計功能未能正常運行或現有軟件功能無法滿足公司電算化實際需要，應及時將信息反饋19、至系統管理人員，由系統管理人員向用友公司提出程序修正和軟件參數調整要求；3、 財務部門在收到用友公司修正程序或調整參數后的軟件時，應由系統管理人員進行安裝和運行，經測試正常后方能正式使用；4、 因憑證錄入錯誤導致的會計帳簿的錯誤只能通過修改憑證的方法來修正數據，不得通過數據庫維護操作來進行修改；5、 出現下列情況，系統管理人員可通過數據庫維護來修正數據： A、 未錄入年初余額或年初余額不平但已記帳；B、 記帳時中斷；C、 錯誤操作引起的數據錯誤。 8 會計電算化管理制度 6、 一般情況下，不允許進行數據恢復操作，只有當硬盤數據已遭到嚴重破壞，并無法修正或更換硬件設備時，才能實施數據恢復操作；7、 財務部在取得軟件以及升級軟件并在硬盤上安裝后，一般情況下不得隨意重新安裝；8、 檔案管理人員應妥善保管各種財務軟件及相關資料；財務部應加強對會計軟件及會計數據的安全保護工作，在系統登錄程序及開機程序中必須加入密碼，重要的文件夾和文件應加入口令保護，所設密碼和口令應視情況適時適當變更；各操作人員應對自己的密碼嚴格保密，不得泄露。